¿Qué es un flujo de trabajo con IA?
Un flujo de trabajo con IA es un procedimiento escrito para una tarea recurrente en el que una herramienta de IA realiza uno o varios pasos y una persona se encarga del resto, incluida la comprobación. 'Cada lunes, pegue las solicitudes de soporte de la semana anterior, pida que se identifiquen los temas con nuestra instrucción guardada, contraste cada tema con tres solicitudes de ejemplo y después publique el resumen para el equipo' es un flujo de trabajo con IA. 'Use ChatGPT para ayudar con el soporte' no lo es.
El término también se utiliza para referirse a la automatización: programas que transfieren datos entre aplicaciones y realizan llamadas a un modelo de IA sin intervención humana. Eso puede ser útil, pero es otro proyecto con otros riesgos. Esta página trata sobre la versión que la mayoría de los equipos necesita primero, que no requiere código y mantiene una comprobación humana en cada ejecución. Una vez que un flujo de trabajo manual haya funcionado de forma fiable durante unas semanas, sabrá si es seguro automatizar alguna de sus partes.
¿Qué contiene un buen flujo de trabajo con IA?
Un buen flujo de trabajo con IA especifica seis elementos: el desencadenante, los datos de entrada, la instrucción, la comprobación, la aprobación y el resultado. Si alguno de ellos solo está en la cabeza de una persona, el flujo de trabajo falla la primera vez que esa persona se va de vacaciones.
Activador
Cuándo se ejecuta el flujo de trabajo: cada lunes, cuando llega un nuevo contrato de proveedor, cuando una solicitud de asistencia se deriva a un nivel superior.
Datos de entrada
Exactamente qué material se introduce y qué debe eliminarse antes. 'Solo el texto de las solicitudes de soporte, con los nombres de los clientes sustituidos por [CLIENTE]' es específico; 'las solicitudes de soporte' no lo es.
Instrucción
La instrucción guardada, con el rol, el público, el formato y las reglas, como 'use solo datos del material; marque cualquier dato que falte como [COMPROBAR]'.
Revise
Qué verifica el revisor y cómo: los hechos se contrastan con la fuente, las cifras se recalculan, las promesas se comparan con la política y el texto se lee en voz alta para evaluar el tono.
Aprobación final
Quién decide si el resultado es apto para su uso y qué ocurre si no lo es.
Resultado
Dónde se entrega el trabajo terminado y en qué formato, para que la siguiente persona sepa qué esperar.
¿Cómo se crea un flujo de trabajo con IA paso a paso?
Diseñe el flujo de trabajo a partir de una tarea que ya haga bien manualmente, no de la lista de funciones de una herramienta. Hacer primero la tarea de forma manual le permite saber cómo es un buen resultado, que será el estándar que deba cumplir la versión con IA.
1. Elija una tarea recurrente
Elija una tarea semanal o diaria que cuente con material de referencia y una persona que la revise, y en la que los errores se detecten internamente.
2. Anote cómo lo hace ahora
Enumere los pasos, los datos de entrada y lo que comprueba. Esto se convierte en la estructura básica del flujo de trabajo.
3. Marque el paso en el que la IA podría preparar un borrador
Normalmente, el primer borrador, el resumen o la extracción. Deje en manos de la persona los pasos que requieren criterio.
4. Escriba y pruebe la instrucción para la IA
Pruébelo con tres ejemplos anteriores cuya respuesta correcta conozca. Ajuste la instrucción hasta que los borradores solo necesiten pequeños cambios.
5. Escriba cómo comprobar el resultado
Convierta lo que corrigió durante las pruebas en una breve lista de verificación. Los errores que detectó en las pruebas son los que debe buscar cada vez.
6. Páseselo a otra persona
Pida a un colega que lo lleve a cabo basándose únicamente en la versión escrita. Cada pregunta que haga revela una carencia en el documento.
7. Revise al cabo de un mes
Revise algunos resultados, las correcciones de quien los revisó y los incidentes que estuvieron a punto de ocurrir. Mantenga, modifique o retire el flujo de trabajo.
¿Cómo es un flujo de trabajo real con IA?
Northgate Lettings es una agencia de alquileres ficticia de 30 personas. Los administradores de propiedades dedican las tardes de los viernes a redactar correos electrónicos para informar a los propietarios sobre las reparaciones. La agencia convierte esta tarea en un flujo de trabajo. Activador: todos los viernes. Datos de entrada: las entradas del registro de reparaciones de la semana correspondientes a una propiedad, copiadas del sistema de mantenimiento, con los nombres de los inquilinos sustituidos por [INQUILINO]. Instrucción: 'Está redactando una actualización breve y objetiva para un propietario. Utilice únicamente las entradas del registro que aparecen a continuación. Para cada reparación, indique qué se notificó, qué se ha hecho y qué se hará a continuación. Si un costo, una fecha o el nombre de un contratista no figura en el registro, escriba [VERIFICAR]. No se disculpe en nombre de la agencia ni prometa fechas de finalización.'
La primera prueba muestra por qué importan las reglas. Sin ellas, el borrador le decía a un propietario que la caldera estaría 'reparada a principios de la próxima semana', algo que nadie había confirmado, y estimaba la reparación 'en torno a £150'. Con las reglas, el borrador describe la situación de la caldera como 'visita del técnico programada; fecha de finalización [VERIFICAR]' y omite el costo. La comprobación consta de tres puntos: todas las fechas y los costos figuran en el registro, no se promete nada que el contratista no haya confirmado, y el nombre del propietario y la dirección del inmueble se añaden en el sistema de correo de la agencia, nunca en la herramienta de IA.
La aprobación final corresponde al administrador de propiedades para las actualizaciones rutinarias y al responsable de la sucursal para cualquier reparación que supere el límite de aprobación de la agencia. El flujo de trabajo ocupa una página y se guarda en la unidad compartida. Una nueva administradora de propiedades lo ejecutó correctamente en su segunda semana basándose únicamente en el documento. Esa es la prueba que importa.
¿Quiere ver cómo se relaciona esto con un puesto?
Explore la prueba prevista para equipos ↗¿Por qué todo flujo de trabajo con IA necesita una revisión humana?
Porque la herramienta cometerá errores expresados con seguridad de vez en cuando, y las personas que utilizan un flujo de trabajo cada semana dejan de revisarlo gradualmente. El perfil de IA generativa de NIST describe la confabulación, es decir, la producción de contenido erróneo o falso expresado con seguridad, y el sesgo de automatización, una confianza excesiva en los sistemas automatizados que, según señala, puede agravar otros riesgos. Una pauta de revisión por escrito contrarresta ambos: indica a quien revisa exactamente qué debe comprobar e impide que la revisión se vuelva opcional.
Mantenga la comprobación lo bastante breve para realizarla cada vez. Tres o cuatro preguntas concretas son mejores que una lista larga que nadie termina. Si la comprobación lleva más tiempo que hacer la tarea manualmente, el flujo de trabajo no supone ningún ahorro y debe rediseñarse o abandonarse.
¿Cuál es la mejor herramienta de IA para automatizar flujos de trabajo?
No existe una herramienta que sea la mejor en general, y la mayoría de los equipos no debería elegir una hasta haber comprobado que un flujo de trabajo manual funciona. Las plataformas de automatización conectan aplicaciones y pueden ejecutar modelos de IA de forma programada, lo que evita copiar y pegar, pero también elimina la pausa natural en la que una persona lee el resultado. Si automatiza, mantenga un paso de revisión antes de que algo llegue a un cliente y compruebe dónde almacena la plataforma los datos que procesa.
La automatización es más adecuada cuando los datos de entrada están estructurados, el resultado se utiliza internamente y los errores son fáciles de revertir, como al etiquetar correos entrantes para que una persona los gestione. No es adecuada para nada que envíe mensajes, modifique registros o tome decisiones sin una revisión previa.
¿Cuándo no es un flujo de trabajo con IA la solución adecuada?
Omita el paso de IA cuando la tarea sea poco frecuente, cuando los datos de entrada sean demasiado sensibles para introducirlos en la herramienta aprobada o cuando una plantilla sea suficiente. Una carta estándar en la que cambian dos campos cada vez necesita una combinación de correspondencia, no un modelo. Una tarea que requiera criterio sobre una persona concreta, como una inquietud sobre su desempeño, debe quedar en manos de una persona.
Y si un flujo de trabajo sigue produciendo resultados que la persona encargada de revisarlos tiene que reescribir desde cero, deje de utilizarlo. Eso es información útil, no un fracaso.
¿Cómo se aprende a ejecutar bien los flujos de trabajo con IA?
Probándolas con ejemplos realistas y comentarios antes de que haya consecuencias reales. Practique la comprobación tanto como la redacción de instrucciones: entregue a los participantes un borrador con errores introducidos deliberadamente, como una fecha inventada o un coste que no aparece en la fuente, y compruebe si los detectan. Nuestra guía de plantillas de instrucciones ofrece estructuras reutilizables para redactarlas.
Tosheo.ai se está creando en torno a este tipo de práctica. Los escenarios de práctica previstos son simulaciones en las que la persona utiliza IA en una situación laboral realista y explica qué cambió y por qué, con una evaluación basada en una rúbrica visible. Está en fase previa al desarrollo; los precios previstos se encuentran en la página de precios.