Vì sao nên bắt đầu với công việc quen thuộc?
Bắt đầu với công việc quen thuộc vì người đánh giá đã biết thế nào là kết quả tốt. Nếu người quản lý có thể đánh giá email gửi khách hàng hoặc ghi chú bàn giao mà không cần AI, họ có thể giải thích tiêu chí đánh giá trước khi bất kỳ ai mở công cụ. Khi đó, cuộc trao đổi sau đó sẽ tập trung vào các quyết định thay vì việc công cụ có gây ấn tượng hay không.
Một nhiệm vụ phụ thuộc vào kiến thức chuyên môn mà không ai trong phòng có sẽ khó đánh giá một cách có trách nhiệm hơn nhiều. Nếu người đánh giá không phân biệt được câu trả lời đúng với câu trả lời nghe có vẻ tự tin, bài tập sẽ dạy mọi người tin vào cách diễn đạt trôi chảy, trái ngược với thói quen bạn muốn xây dựng.
Điều gì làm nên một bài thực hành đầu tiên phù hợp?
Một công việc phù hợp để bắt đầu phải đáp ứng sáu tiêu chí kiểm tra. Nếu không đáp ứng một tiêu chí, hãy chọn việc khác hoặc điều chỉnh cho đến khi đáp ứng đủ.
Quen thuộc
Đó là một sản phẩm công việc mà nhóm vẫn thường tạo ra, chẳng hạn email, bản tóm tắt hoặc bản đề bài ngắn.
Rủi ro thấp
Không có hậu quả xấu nếu lần thử đầu tiên sai, vì kết quả không được gửi cho khách hàng hay cơ quan quản lý.
Nguồn thông tin được giới hạn
Các dữ kiện được phép dùng chỉ gói gọn trong một trang nên rất dễ phát hiện nhận định bịa đặt.
Xác định rõ người đọc
Sẽ có một người cụ thể đọc bài, giúp người học biết mình đang viết cho ai.
Người kiểm tra được chỉ định
Một người am hiểu công việc đồng ý rà soát trong vòng một hoặc hai ngày.
Không có dữ liệu mật
Nội dung sử dụng tài liệu giả định hoặc đã được phê duyệt, tuân theo chính sách AI của công ty bạn.
Những nhiệm vụ nào phù hợp để bắt đầu với từng vai trò?
Bảng đưa ra một nhiệm vụ khởi đầu cho mỗi vai trò. Mỗi nhiệm vụ đều có nguồn để người rà soát kiểm tra nhanh và một điểm rõ ràng mà bản nháp do AI tạo có thể vượt quá thông tin cho phép.
| Vai trò | Nhiệm vụ đầu tiên | Người đánh giá kiểm tra những gì |
|---|---|---|
| Tiếp thị | Lời mời tham dự sự kiện từ bản yêu cầu dài một trang | Không bịa số người tham dự, kết quả hay tình trạng khan hiếm |
| Bán hàng | Email sau cuộc họp dựa trên ba ghi chú | Mọi cam kết đều có trong ghi chú |
| Hỗ trợ | Phản hồi khiếu nại dựa trên chính sách được dán vào | Không đưa ra cam kết trái với chính sách |
| Vận hành | Bản tóm tắt một SOP ngắn dành cho nhân viên mới | Không bỏ qua bước an toàn hay ghi nhật ký nào |
| Tài chính | Phần giải thích dài hai dòng về một thay đổi trong bảng nhỏ | Các số liệu khớp nhau và nguyên nhân không bị bịa ra |
Bạn muốn xem nội dung này liên quan thế nào đến một vai trò công việc?
Tìm hiểu đợt dùng thử cho đội ngũ đang được lên kế hoạch ↗Nhiệm vụ đầu tiên có hướng dẫn thực hiện trông như thế nào?
Một công ty tư vấn giả định đang tổ chức buổi hội thảo trực tuyến kéo dài 60 phút về cách viết bản mô tả yêu cầu dự án rõ ràng hơn, có kèm phiếu bài tập và phần hỏi đáp trực tiếp. Toàn bộ thông tin nguồn chỉ gồm ba dữ kiện đó. Câu lệnh của học viên: "Viết email ngắn mời các trưởng bộ phận vận hành tham gia hội thảo này. Chỉ sử dụng các dữ kiện bên dưới. Viết dưới 120 từ và có một lời kêu gọi hành động rõ ràng."
Bản nháp đầu tiên thường trôi chảy nhưng nói quá những gì có căn cứ. Nó nói buổi tập huấn được "hàng trăm nhóm tin tưởng", rằng "số chỗ còn lại đang giảm nhanh" và người tham dự sẽ "giảm một nửa thời gian chậm trễ của dự án". Không điều nào có trong tài liệu nguồn. Bản đã rà soát giữ lại ba dữ kiện, giải thích vì sao trưởng bộ phận vận hành có thể quan tâm đến bản yêu cầu công việc rõ ràng hơn và kết thúc bằng một dòng đăng ký duy nhất.
Phần hữu ích là ghi chú rà soát của người học: "Đã bỏ thông tin về số người tham dự, câu tạo cảm giác khan hiếm và lời hứa về kết quả vì bản yêu cầu không có căn cứ cho những nội dung này." Ghi chú đó cho người quản lý nội dung để trao đổi. Cách làm với nguồn tài liệu được giới hạn rõ ràng và một cái bẫy dễ nhận thấy này áp dụng được cho mọi vai trò.
Khi mới bắt đầu, bạn nên tránh những nhiệm vụ nào?
Tránh mọi việc sử dụng dữ liệu cá nhân của khách hàng, có hệ quả về pháp lý, tài chính hoặc an toàn, hay không có người được chỉ định kiểm tra. Những việc đó có thể phù hợp để làm sau, nhưng không phù hợp để bắt đầu vì sai sót sẽ gây tổn thất lớn và việc kiểm tra sẽ tập trung vào rủi ro thay vì học hỏi.
Cũng nên tránh các nhiệm vụ quá rộng như "dùng AI để viết chiến lược cho chúng ta". Nhiệm vụ này không có phạm vi nguồn tài liệu xác định, không có người đọc rõ ràng và không có cách phân biệt một câu trả lời tốt với một câu trả lời dài. Nhiệm vụ đầu tiên nên được hoàn thành, rà soát và thảo luận trong vòng một tuần.
Buổi thảo luận đầu tiên nên đề cập đến những gì?
Hỏi ba câu: người học đã cung cấp bối cảnh gì, đã kiểm chứng nhận định nào và đã thay đổi gì trước khi chia sẻ. Đặt tài liệu nguồn, bản nháp đầu tiên và bản chỉnh sửa cuối cùng cạnh nhau để người khác có thể theo dõi quá trình suy luận.
Bài thực hành đầu tiên nên mở đầu cho một cuộc trao đổi, không phải để gắn nhãn ai đó là chuyên gia hay người mới. Hãy dùng thêm một ví dụ khác trước khi đưa ra kết luận rộng hơn về kỹ năng của một người.
Điều này liên quan thế nào đến Tosheo.ai?
Bài kiểm tra đầu vào và các bài học dự kiến của Tosheo.ai tuân theo cùng một nguyên tắc: bài tập thực hành ngắn có tài liệu nguồn được cung cấp, hướng dẫn chấm điểm công khai và ghi chú về những gì đã thay đổi. Tuy nhiên, bạn không cần sản phẩm nào để tổ chức một bài tập đầu tiên hiệu quả. Một bản yêu cầu, một người đánh giá và cuộc trao đổi dài mười lăm phút là đủ để bắt đầu; hơn nữa, Tosheo.ai hiện vẫn chưa được xây dựng.