ฝ่ายทรัพยากรบุคคลจะใช้ AI ในงานประจำวันได้อย่างไร?
งานฝ่ายบุคคลที่ปลอดภัยและมีประโยชน์ที่สุดสำหรับ AI คืองานที่คุณให้แหล่งข้อมูลที่อนุมัติแล้วและต้องการปรับรูปแบบ เช่น เปลี่ยนนโยบายเป็นบทสรุปภาษาที่เข้าใจง่าย เปลี่ยนเนื้อหาส่วนหนึ่งของคู่มือเป็น FAQ หรือเปลี่ยนโครงร่างการฝึกอบรมเป็นแผนการสอน แหล่งข้อมูลช่วยให้ผลลัพธ์ยึดข้อเท็จจริง และคุณสามารถตรวจสอบทุกประโยคเทียบกับต้นฉบับได้
การสรรหาบุคลากรมีคู่มือแยกต่างหาก เพราะการคัดกรองและคัดเลือกมีประเด็นกฎหมายเฉพาะ หน้านี้ครอบคลุมงานด้านบุคลากรส่วนอื่น ๆ
การร่างนโยบายและปรับให้อ่านเข้าใจง่าย
สรุปนโยบายที่ได้รับอนุมัติแล้วให้พนักงานอ่านเข้าใจง่าย หรือร่างโครงสร้างเบื้องต้นของนโยบายใหม่เพื่อให้ผู้ตรวจทานที่มีคุณสมบัติเหมาะสมเติมให้สมบูรณ์
เอกสารแนะนำการเริ่มงาน
แผนสัปดาห์แรก รายการตรวจสอบ และข้อความต้อนรับสำหรับบทบาทที่ระบุ โดยจัดทำจากกระบวนการทำงานจริงของคุณ
คำถามที่พบบ่อยภายในองค์กร
ร่างคำตอบสำหรับคำถามที่พบบ่อยจากคู่มือ โดยคงข้อมูลอ้างอิงหัวข้อไว้ข้างคำตอบแต่ละข้อ
ประเด็นจากแบบสำรวจ
จัดกลุ่มความคิดเห็นแบบข้อความอิสระที่ลบข้อมูลระบุตัวตนแล้วตามประเด็นเพื่อทำสรุป โดยมีความคิดเห็นต้นฉบับให้ตรวจสอบได้
การฝึกอบรมและการสื่อสาร
โครงร่างการเรียนแต่ละครั้ง บันทึกสรุปสำหรับผู้จัดการ และประกาศเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงที่ตัดสินใจแล้ว
งานด้านทรัพยากรบุคคลใดที่ไม่ควรให้ AI ตัดสินใจ?
AI ไม่ควรตัดสินใจเรื่องใดที่เปลี่ยนชีวิตการทำงานของคน ไม่ว่าจะเป็นคะแนนประเมินผลงาน การเลื่อนตำแหน่ง ค่าตอบแทน การจัดสรรงานตามลักษณะส่วนบุคคล ผลการพิจารณาทางวินัย หรือการเลิกจ้าง AI ช่วยเตรียมการได้ เช่น จัดระเบียบบันทึกของคุณเอง หรือร่างจดหมายหลังจากตัดสินใจแล้ว แต่การตัดสินใจและเหตุผลต้องมาจากบุคคลที่สามารถอธิบายและชี้แจงเหตุผลรองรับได้.
หน่วยงานกำกับดูแลให้ความสำคัญกับเรื่องนี้อย่างจริงจัง EU AI Act จัดให้ระบบ AI ที่มีวัตถุประสงค์เพื่อตัดสินใจเกี่ยวกับเงื่อนไขความสัมพันธ์ในการทำงาน การเลื่อนตำแหน่งหรือการเลิกจ้าง การมอบหมายงานตามพฤติกรรมหรือลักษณะส่วนบุคคล หรือการติดตามและประเมินผลงานและพฤติกรรม อยู่ในกลุ่มการใช้งานที่มีความเสี่ยงสูงในภาคผนวก III หากองค์กรของคุณดำเนินงานในสหภาพยุโรป การจัดประเภทนี้ทำให้มีหน้าที่ที่ควรทำความเข้าใจก่อนนำเครื่องมือลักษณะดังกล่าวมาใช้ ข้อมูลนี้เป็นข้อมูลทั่วไป ไม่ใช่คำแนะนำทางกฎหมาย
สรุปนโยบายที่จัดทำด้วย AI และผ่านการตรวจทานแล้วมีหน้าตาอย่างไร?
ลองพิจารณา Lindenfield Studio สตูดิโอออกแบบสมมติที่มีพนักงาน 40 คน หัวหน้าฝ่ายบุคคลต้องการสรุปนโยบายการลาเพื่อเลี้ยงดูบุตรที่มีอยู่ของสตูดิโอ ซึ่งยาวแปดหน้า ให้เหลือหนึ่งหน้าสำหรับพนักงาน
การลองครั้งแรกใช้คำสั่งว่า: 'สรุปนโยบายการลาเพื่อเลี้ยงดูบุตรของเราให้พนักงานอ่าน' เมื่อไม่ได้แนบนโยบาย เครื่องมือก็สร้างสรุปอย่างมั่นใจจากสิ่งที่นโยบายประเภทนี้มักระบุ รวมถึงข้อความว่าพนักงานจะได้รับค่าจ้างเต็มจำนวนตามจำนวนสัปดาห์ที่กำหนด นโยบายของ Lindenfield ไม่ได้ระบุเช่นนั้นเลย เงื่อนไขการจ่ายเงินเพิ่มเติมของบริษัทขึ้นอยู่กับอายุงาน หากส่งสรุปแบบนี้ให้พนักงาน จะสร้างความคาดหวังที่สตูดิโอไม่ได้ตกลงไว้ และอาจกลายเป็นข้อพิพาทได้
ครั้งที่สอง ผู้ใช้วางนโยบายฉบับเต็มแล้วสั่งว่า: 'สรุปเรื่องนี้ให้พนักงานอ่านเป็นภาษาอังกฤษที่เข้าใจง่าย ความยาวไม่เกิน 300 คำ ใช้เฉพาะสิ่งที่นโยบายระบุ แต่ละประเด็นให้ระบุเลขหัวข้อด้วย รวบรวมคำถามที่พนักงานน่าจะถามแต่นโยบายไม่ได้ตอบไว้' ผลลัพธ์ยึดต้นฉบับอย่างใกล้ชิด และรายการคำถามที่ยังไม่มีคำตอบกลับเป็นส่วนที่มีค่าที่สุด เพราะเผยให้เห็นช่องว่างสองจุดที่หัวหน้าฝ่ายบุคคลนำไปปรึกษาที่ปรึกษาด้านการจ้างงานของสตูดิโอ บทสรุปฉบับสุดท้ายมีข้อความชี้ให้พนักงานไปอ่านนโยบายฉบับเต็ม ซึ่งเป็นฉบับที่มีผลใช้บังคับ
AI สรุปความคิดเห็นจากแบบสำรวจพนักงานได้อย่างปลอดภัยหรือไม่?
ช่วยได้ แต่ต้องระมัดระวัง การจัดกลุ่มความคิดเห็นแบบข้อความอิสระตามประเด็นเป็นงานที่ใช้เวลาและ AI ทำได้ค่อนข้างดี แต่ในบริษัทเล็ก การปกปิดตัวตนทำได้ยาก ความคิดเห็นที่กล่าวถึง 'คนเดียวในสำนักงานบริสตอลที่ทำงานไม่เต็มเวลา' สามารถระบุตัวบุคคลได้แม้จะลบชื่อออกแล้ว และบทสรุปที่สร้างขึ้นอาจยกข้อมูลนั้นมาซ้ำ.
ลบรายละเอียดที่ระบุตัวบุคคลได้ก่อนส่งความคิดเห็นไปที่ใดก็ตาม ใช้เครื่องมือและแพ็กเกจที่ได้รับอนุมัติ และขอให้สรุปประเด็นพร้อมความถี่โดยประมาณ แทนการยกคำพูดโดยตรง จากนั้นตรวจสอบจำนวนกับความคิดเห็นด้วยตนเอง เพราะเครื่องมือ AI อาจนับผิดและกล่าวเกินจริงว่าความเห็นหนึ่งพบได้บ่อยเพียงใด รายงานประเด็นต่อผู้บริหาร ไม่ใช่รายงานเป็นรายบุคคล
อยากดูว่าสิ่งนี้เชื่อมโยงกับบทบาทงานอย่างไรไหม?
สำรวจการทดลองใช้สำหรับทีมที่อยู่ในแผนพัฒนา ↗ข้อมูลพนักงานประเภทใดบ้างที่ป้อนลงในเครื่องมือ AI ได้?
น้อยกว่าที่คนทั่วไปคิด แฟ้มข้อมูลพนักงานมีข้อมูลส่วนบุคคล และข้อมูลบางอย่าง เช่น สุขภาพ เชื้อชาติ หรือการเป็นสมาชิกสหภาพแรงงาน ถือเป็นข้อมูลที่มีความอ่อนไหวเป็นพิเศษตามกฎหมายคุ้มครองข้อมูลในหลายประเทศ จะนำข้อมูลเหล่านี้ใส่ในเครื่องมือใดได้หรือไม่ ขึ้นอยู่กับฐานทางกฎหมายของคุณ เงื่อนไขของผู้ให้บริการสำหรับแผนบริการนั้น สถานที่ประมวลผลข้อมูล และนโยบายของคุณเอง
กฎที่นำไปใช้ได้จริงสำหรับทีมทรัพยากรบุคคลส่วนใหญ่: ร่างงานจากนโยบายและแม่แบบ ไม่ใช่จากแฟ้มพนักงาน หากงานจำเป็นต้องใช้ข้อมูลส่วนบุคคลจริง ๆ เช่น การสรุปแฟ้มเรื่องร้องทุกข์ ให้ถือว่าเป็นเรื่องที่ผู้รับผิดชอบการคุ้มครองข้อมูลในองค์กรต้องตัดสินใจ ไม่ใช่ทางลัดที่จะเลือกใช้ระหว่างทำงาน การลบชื่อออกเพียงอย่างเดียวไม่ได้ทำให้ข้อมูลไม่สามารถระบุตัวบุคคลได้.
ฝ่ายทรัพยากรบุคคลควรตรวจสอบนโยบายและแนวทางที่ AI ร่างอย่างไร?
ตรวจสอบร่างเทียบกับเอกสารต้นฉบับ จากนั้นตรวจสอบกับกฎหมายและผู้ที่ได้รับผลกระทบ รายการด้านล่างเป็นรายการตรวจสอบเบื้องต้น ไม่ใช่สิ่งทดแทนการตรวจทานนโยบายที่มีผลทางกฎหมายโดยผู้เชี่ยวชาญ
ความสอดคล้องกับแหล่งข้อมูล
สิทธิที่พึงได้รับทุกข้อ กฎเกณฑ์การมีสิทธิ จำนวนวัน และระยะเวลาแจ้งล่วงหน้า ตรงกับนโยบายที่อนุมัติแล้วทั้งหมด
เขตอำนาจศาล
ร่างนี้ไม่นำกฎของประเทศอื่นมาใช้ เครื่องมือ AI มักยึดกฎหมายแรงงานของประเทศใดประเทศหนึ่งเป็นค่าเริ่มต้น
ไม่มีการเพิ่มข้อมูล
ไม่มีสิทธิประโยชน์ คำสัญญา หรือขั้นตอนใหม่ที่องค์กรยังไม่ได้ตกลงไว้ปรากฏอยู่.
ภาษาที่เข้าใจง่ายและเป็นธรรม
ใช้ถ้อยคำชัดเจน ครอบคลุมทุกคน และไม่ตั้งสมมติฐานเกี่ยวกับเพศ อายุ หรือรูปแบบครอบครัว
อำนาจในการตัดสินใจ
บทสรุประบุให้ใช้นโยบายฉบับเต็มเป็นเอกสารหลักในการอ้างอิง และบอกว่าควรสอบถามใคร
การอนุมัติขั้นสุดท้าย
นโยบายที่มีผลทางกฎหมายต้องส่งให้ผู้ที่ทำหน้าที่ตรวจสอบตามปกติ เช่น ที่ปรึกษาด้านการจ้างงาน
ทีมขนาดเล็กควรพิจารณาเครื่องมือ AI สำหรับงานทรัพยากรบุคคลตัวไหนบ้าง?
สำหรับการร่างและสรุปงาน ผู้ช่วยอเนกประสงค์ที่บริษัทอนุมัติให้ใช้อยู่แล้วมักเพียงพอ ปัจจุบันระบบสารสนเทศด้านทรัพยากรบุคคลหลายระบบมีฟีเจอร์ AI สำหรับตอบคำถามเกี่ยวกับนโยบายหรือร่างเอกสาร ฟีเจอร์เหล่านี้อาจสะดวก แต่ควรถามผู้ให้บริการว่าฟีเจอร์อ่านข้อมูลใดบ้าง เนื้อหาของคุณถูกนำไปฝึกโมเดลของผู้ให้บริการหรือไม่ เก็บไว้นานเท่าใด และใครบ้างที่เห็นผลลัพธ์ได้
ต้องระมัดระวังเป็นพิเศษกับเครื่องมือที่ให้คะแนน จัดอันดับ หรือเฝ้าติดตามพนักงาน เครื่องมือเหล่านี้ก้าวจากการช่วยร่างงานไปสู่การตัดสินใจเกี่ยวกับคน ซึ่งนำมาซึ่งประเด็นด้านกฎหมายและความเป็นธรรมที่กล่าวไว้ข้างต้น
เมื่อใดที่ AI ไม่ใช่เครื่องมือที่เหมาะสมสำหรับงานทรัพยากรบุคคล?
AI ไม่ใช่เครื่องมือที่เหมาะกับบทสนทนาที่ละเอียดอ่อน การสอบสวน และข้อความใดก็ตามที่น้ำเสียงอาจถูกตีความว่าเป็นจุดยืนขององค์กรต่อบุคคลคนหนึ่ง จดหมายที่ AI สร้างขึ้นเกี่ยวกับข้อกังวลด้านผลการปฏิบัติงานอาจฟังดูสมเหตุสมผล แต่ยังไม่เหมาะกับบุคคลนั้นและประวัติที่ผ่านมาของเขา.
นอกจากนี้ยังไม่ใช่เครื่องมือที่เหมาะเมื่อไม่มีแหล่งข้อมูลที่ได้รับอนุมัติให้ใช้อ้างอิง การถามผู้ช่วยทั่วไปว่าสิทธิการลาหรือระยะเวลาแจ้งล่วงหน้าของคุณควรเป็นเท่าไร จะได้คำตอบที่ฟังดูสมเหตุสมผล แต่ไม่ใช่นโยบายของคุณ และไม่ใช่กฎหมายที่ใช้กับคุณ
ฝ่ายทรัพยากรบุคคลมีบทบาทอย่างไรในการฝึกอบรม AI ให้พนักงานฝ่ายอื่น?
ในบริษัทขนาดเล็กหลายแห่ง ฝ่ายบุคคลเป็นผู้รับผิดชอบการนำ AI มาใช้ จึงควรได้ฝึกใช้ก่อน ฝ่ายบุคคลมักได้รับมอบหมายให้เขียนนโยบายการใช้งานที่ยอมรับได้ วางแผนการฝึกอบรม และตอบคำถามพนักงาน สำหรับองค์กรที่อยู่ภายใต้ EU AI Act มาตรา 4 กำหนดให้ผู้ให้บริการและผู้ใช้งานระบบ AI ในองค์กรดำเนินมาตรการเพื่อส่งเสริมความรู้ความเข้าใจด้าน AI ของพนักงาน โดยคำนึงถึงความรู้ของพนักงานและบริบทการใช้งาน
Tosheo.ai มีแผนพัฒนามาเพื่อสนับสนุนงานนั้นด้วยเส้นทางทรัพยากรบุคคลที่วางแผนไว้ เส้นทางตามบทบาทสำหรับคนอื่น ๆ ในทีม และหน้าสำหรับผู้จัดการดูความก้าวหน้าด้านทักษะโดยไม่แสดงบันทึกการสนทนา ผลิตภัณฑ์ยังไม่ได้เริ่มสร้าง จึงควรมองว่านี่เป็นขอบเขตที่วางแผนไว้ หากคุณยังไม่มีนโยบาย AI คู่มือนโยบายที่ลิงก์ไว้ด้านล่างเป็นจุดเริ่มต้นที่เหมาะกว่า