นโยบายการใช้ AI อย่างเหมาะสม: อะไรควรอนุญาต จำกัด และตรวจสอบ

นโยบายการใช้ AI ที่ยอมรับได้คืออะไร?

นโยบายการใช้ AI ที่ยอมรับได้ ซึ่งมักย่อว่า AI AUP ระบุพฤติกรรมเฉพาะที่คาดหวังจากทุกคนที่ใช้เครื่องมือ AI ให้บริษัท ขอบเขตของนโยบายนี้แคบกว่านโยบาย AI ฉบับเต็ม โดยไม่ได้อธิบายว่าใครอนุมัติผู้ให้บริการหรือทบทวนทะเบียนอย่างไร แต่บอกพนักงานในจังหวะที่เปิดเครื่องมือว่าอะไรทำได้และอะไรทำไม่ได้

หลายบริษัทมีนโยบายการใช้งานเทคโนโลยีสารสนเทศที่ยอมรับได้อยู่แล้ว ซึ่งครอบคลุมอีเมล อุปกรณ์ และอินเทอร์เน็ต นโยบายการใช้งาน AI ที่ยอมรับได้อาจเป็นส่วนใหม่ในเอกสารนั้น หรือเป็นหน้าแยกที่เชื่อมโยงไปยังเอกสารเดิม สิ่งสำคัญคือต้องอธิบายผ่านงานและตัวอย่าง ไม่ใช่แนวคิดนามธรรม "ใช้ AI อย่างรับผิดชอบ" ไม่ได้ช่วยให้ใครตัดสินใจได้ แต่ "ห้ามวางสัญญาของลูกค้าลงในเครื่องมือ AI ใด ๆ" ช่วยได้

หน้านี้เป็นข้อมูลทั่วไป ไม่ใช่คำแนะนำทางกฎหมาย ควรให้ที่ปรึกษาที่มีคุณสมบัติเหมาะสมตรวจทานฉบับที่คุณจะนำไปใช้ โดยเฉพาะหากคุณจัดการข้อมูลส่วนบุคคลหรือทำงานภายใต้ข้อกำหนดการรักษาความลับของลูกค้า.

จะตัดสินใจได้อย่างไรว่าจะอนุญาตให้ใช้ AI ในงานใดบ้าง?

แบ่งการใช้งานเป็นสามระดับตามข้อมูลที่เกี่ยวข้องและผลกระทบหากเกิดข้อผิดพลาด ได้แก่ อนุญาต อนุญาตเมื่อได้รับการอนุมัติ และไม่อนุญาต การใช้งานไม่ได้เสี่ยงเพียงเพราะมี AI เข้ามาเกี่ยวข้อง แต่เสี่ยงเพราะข้อมูลที่ป้อนเข้าไปและวัตถุประสงค์ที่นำผลลัพธ์ไปใช้ เครื่องมือเดียวกันอาจเหมาะสำหรับการเขียนบทความบล็อกสาธารณะใหม่ แต่ยอมรับไม่ได้หากใช้สรุปแฟ้มการดำเนินการทางวินัย

กำหนดระดับจากรายการงานจริง ขอให้หัวหน้าทีมแต่ละคนระบุห้าสิ่งที่คนในทีมใช้ AI ทำอยู่แล้วหรืออยากใช้ทำ จัดแต่ละสิ่งเข้าระดับ แล้วแต่ละระดับจะมีตัวอย่างที่เป็นรูปธรรมตั้งแต่วันแรก

ข้อกำหนดการใช้งานที่ยอมรับได้ที่ดีควรเป็นอย่างไร?

ข้อกำหนดที่ดีระบุชื่อเครื่องมือ งาน และข้อมูล พร้อมบอกว่าควรทำอะไรแทน ด้านล่างคือตัวอย่างข้อกำหนดสำหรับบริษัทซอฟต์แวร์สมมติที่มีพนักงาน 40 คน ชื่อนอร์ทเกต แอปส์ ซึ่งใช้พื้นที่ทำงานสำหรับธุรกิจของผู้ช่วยสนทนา และใช้ฟีเจอร์ AI ในระบบจัดเก็บโค้ดและชุดโปรแกรมสำนักงาน

ข้อกำหนดแต่ละข้อสั้นพอให้จำได้และชัดเจนพอให้ทำตามได้ สังเกตว่าไม่มีข้อไหนบอกเพียงว่า "ระวัง" แต่ทุกข้อระบุพฤติกรรมที่ต้องทำ.

นโยบายการใช้ AI อย่างเหมาะสมควรจำกัดการใช้ข้อมูลใดบ้าง?

จำกัดข้อมูลตามระดับชั้น แทนการไล่ระบุเอกสารทุกประเภท และกำหนดว่าข้อมูลแต่ละชั้นใช้กับบัญชีใดได้บ้าง โดยทั่วไปแบ่งเป็นข้อมูลสาธารณะ ข้อมูลภายใน ข้อมูลลับหรือข้อมูลลูกค้า ข้อมูลส่วนบุคคล และข้อมูลลับเฉพาะ เช่น รหัสผ่านและกุญแจเข้าถึงระบบ กฎสำหรับข้อมูลลับเฉพาะเขียนได้ง่ายที่สุด: ห้ามใช้กับเครื่องมือใดทั้งสิ้น

แนวทางเรื่องโมเดลภาษาขนาดใหญ่ของศูนย์ความมั่นคงปลอดภัยไซเบอร์แห่งชาติของสหราชอาณาจักรชี้ประเด็นทั่วไปว่า องค์กรที่ให้บริการโมเดลสามารถเห็นคำถามที่ส่งเข้าไปได้ และแนะนำว่าไม่ควรใส่ข้อมูลที่ละเอียดอ่อนในคำถามที่ส่งไปยังโมเดลสาธารณะ พื้นที่ทำงานสำหรับธุรกิจของบริษัทอาจมีข้อสัญญาที่แตกต่างกัน จึงควรบันทึกว่าแผนบริการของคุณระบุไว้อย่างไร ตัวอย่างเช่น เอกสารของ Microsoft ระบุว่า Copilot Chat ที่องค์กรใช้อยู่ภายใต้ภาคผนวกว่าด้วยการคุ้มครองข้อมูล และจะไม่นำคำสั่งกับคำตอบไปฝึกโมเดลพื้นฐาน พร้อมระบุว่ามาตรการควบคุมแตกต่างกันตามแผนการสมัครใช้บริการ จากนั้นนโยบายการใช้งานที่ยอมรับได้ของคุณจึงระบุได้ว่าข้อมูลประเภทใดใช้ในพื้นที่ทำงานนั้นได้ และประเภทใดห้ามใช้ในทุกพื้นที่

สำหรับธุรกิจในสหราชอาณาจักรที่จัดการข้อมูลส่วนบุคคล แนวทางของ ICO เรื่อง AI และการคุ้มครองข้อมูลเป็นแหล่งอ้างอิงอย่างเป็นทางการ ขณะนี้หน้าเว็บระบุว่าแนวทางดังกล่าวอยู่ระหว่างการทบทวนหลังการออกกฎหมายว่าด้วยข้อมูล (การใช้และการเข้าถึง) จึงควรตรวจสอบข้อมูลที่เผยแพร่อยู่ในปัจจุบันก่อนอ้างอิงประเด็นใดโดยเฉพาะ

พนักงานควรตรวจสอบอะไรบ้างก่อนนำผลลัพธ์จาก AI ไปใช้?

พนักงานควรตรวจสอบข้อกล่าวอ้างเชิงข้อเท็จจริง ตัวเลข ข้อความอ้างอิง และแหล่งอ้างอิงทุกรายการก่อนส่งต่อ และลบสิ่งที่ตรวจสอบย้อนกลับไปยังแหล่งที่มาไม่ได้ออก เอกสารแนวทางด้านความเสี่ยงของ AI เชิงสร้างสรรค์ของ NIST อธิบายการแต่งข้อมูลขึ้นเองว่าเป็นการสร้างเนื้อหาที่กล่าวอย่างมั่นใจแต่ผิดพลาดหรือเป็นเท็จ คำตอบที่อ่านลื่นไหลไม่ใช่หลักฐาน นโยบายการใช้งานที่ยอมรับได้ควรกำหนดให้ผู้ที่นำผลลัพธ์ไปใช้เป็นผู้รับผิดชอบต่อผลลัพธ์นั้น

ตัวอย่างประกอบ: นักการตลาดของ Northgate ขอให้ผู้ช่วยเขียนย่อหน้าสั้น ๆ ว่าเหตุใดทีมขนาดเล็กจึงเลือกใช้เครื่องมือจัดการโครงการ ร่างที่ได้มีข้อความว่าธุรกิจขนาดเล็กส่วนใหญ่เปลี่ยนเครื่องมือเมื่อปีที่แล้ว พร้อมระบุชื่อแหล่งข้อมูล แต่นักการตลาดหาตัวเลขดังกล่าวในแหล่งข้อมูลที่ระบุไม่พบ ตามข้อกำหนดเรื่องการกล่าวอ้างใน AUP จึงต้องตัดข้อความนั้นออก และเขียนย่อหน้าใหม่โดยอธิบายเหตุผลที่ลูกค้าให้ไว้ในรายการแจ้งปัญหาของ Northgate เอง โดยไม่ใส่ตัวเลข

ฉบับที่ยังไม่ดี: "ทีมขนาดเล็กส่วนใหญ่เปลี่ยนเครื่องมือจัดการโครงการเมื่อปีที่แล้ว ตามผลสำรวจล่าสุดในอุตสาหกรรม" ฉบับที่ผ่านการตรวจทาน: "ทีมที่ติดต่อเรามักกล่าวถึงเหตุผลสองข้อที่ต้องการเปลี่ยน คือ การส่งต่องานที่ตกหล่นและการมีเครื่องมือมากเกินไป" ข้อความที่สองหวือหวาน้อยกว่าและมีหลักฐานรองรับได้ทั้งหมด

ควรให้พนักงานลงนามในนโยบายการใช้ AI อย่างเหมาะสมหรือไม่?

การให้ลงนามหรือยืนยันการรับทราบเป็นเรื่องสมเหตุสมผล แต่แสดงได้เพียงว่าบุคคลนั้นได้รับนโยบายแล้ว ควรทำควบคู่กับการอธิบายกรณีจากงานของคุณสามกรณีโดยใช้เวลาสิบนาที ระดับละหนึ่งกรณี แล้วให้แต่ละคนจัดกรณีเหล่านั้นเข้าระดับพร้อมอธิบายเหตุผล วิธีนี้ให้หลักฐานว่าพนักงานใช้กฎได้จริง ซึ่งมีค่ามากกว่าลายเซ็นหากเกิดปัญหาขึ้น

คำถามและคำตอบด้านความรู้เท่าทัน AI ของคณะกรรมาธิการยุโรป ซึ่งเกี่ยวกับมาตรา 4 ของ EU AI Act ระบุว่าไม่จำเป็นต้องมีใบรับรอง และการเก็บบันทึกการฝึกอบรมหรือกิจกรรมอื่น ๆ ไว้ภายในก็เพียงพอแล้ว หากกฎของสหภาพยุโรปมีผลกับคุณ การเก็บบันทึกสั้น ๆ ว่าใครเรียนรู้ตามขั้นตอนจบแล้วและเมื่อใดเป็นแนวปฏิบัติที่เหมาะสม ควรขอคำปรึกษาว่ากฎหมายนี้มีผลกับธุรกิจของคุณหรือไม่และอย่างไร

จะบังคับใช้นโยบายการใช้ AI ที่ยอมรับได้โดยไม่เฝ้าติดตามพนักงานได้อย่างไร?

บริษัทขนาดเล็กส่วนใหญ่บังคับใช้นโยบายการใช้ AI ที่ยอมรับได้ผ่านบัญชีที่อนุมัติ การตั้งค่าเริ่มต้นที่เหมาะสม และวัฒนธรรมที่คนรายงานข้อผิดพลาด ไม่ใช่ด้วยการตรวจสอบทุกคำสั่ง จัดบัญชีธุรกิจที่อนุมัติให้พนักงาน เพื่อให้วิธีที่สะดวกเป็นวิธีที่อนุญาตด้วย เปิดใช้การตั้งค่าผู้ดูแลระบบที่แผนของคุณมีให้ ทำให้พนักงานรู้สึกปลอดภัยที่จะรายงาน และหากมีการละเลยกฎซ้ำ ๆ ให้พูดคุยเช่นเดียวกับการพูดคุยเรื่องผลงานตามปกติ

หากคุณตรวจบันทึกการใช้งานที่มีให้ในแพ็กเกจสำหรับธุรกิจ ให้ระบุไว้ในนโยบายและตรวจสอบกฎด้านการจ้างงานและความเป็นส่วนตัวที่เกี่ยวข้อง การติดตามโดยไม่เปิดเผยมักทำลายวัฒนธรรมการรายงานปัญหาซึ่งจำเป็นต่อการใช้นโยบายนี้

Tosheo.ai ใช้แนวทางเดียวกันในการออกแบบที่วางแผนไว้ นั่นคือผู้จัดการจะเห็นความก้าวหน้าด้านทักษะและการเรียนจบ แต่จะไม่เห็นบันทึกแชตดิบของผู้เรียนเด็ดขาด.

เมื่อใดที่นโยบายการใช้งานที่ยอมรับได้ยังไม่เพียงพอ?

นโยบายการใช้งานที่ยอมรับได้ครอบคลุมพฤติกรรมของพนักงาน แต่ไม่ได้ตัดสินว่าผู้ให้บริการรายใดปลอดภัย กระบวนการทำงานใดต้องประเมินผลกระทบด้านการคุ้มครองข้อมูล หรือควรนำ AI ไปใช้ในผลิตภัณฑ์ที่คุณขายอย่างไร หากบริษัทของคุณพัฒนาฟีเจอร์ AI ใช้ระบบอัตโนมัติตัดสินใจเกี่ยวกับบุคคล หรือทำงานในวิชาชีพที่มีหน่วยงานกำกับดูแล คุณยังต้องมีระบบกำกับดูแลและการตรวจสอบโดยผู้เชี่ยวชาญด้วย

นอกจากนี้ยังไม่ใช่การฝึกอบรม กฎอย่าง "ตรวจสอบทุกข้อกล่าวอ้าง" เป็นเรื่องที่เห็นด้วยได้ง่าย แต่ทำให้ดีได้ยากเมื่อมีเส้นตาย ผู้คนต้องฝึกกับงานที่สมจริงเพื่อสร้างนิสัยนี้ ซึ่งเป็นจุดประสงค์ของการฝึกตามบทบาท

แหล่งข้อมูลและขอบเขต

NCSC, ChatGPT และโมเดลภาษาขนาดใหญ่: มีความเสี่ยงอะไรบ้าง?, 14 มีนาคม 2023 ↗

Microsoft Learn, การคุ้มครองข้อมูลระดับองค์กรใน Microsoft Copilot และ Copilot Chat, ตรวจสอบเมื่อ 16 ตุลาคม 2026 ↗

ICO, แนวทางเกี่ยวกับ AI และการคุ้มครองข้อมูล (อยู่ระหว่างการทบทวน), ตรวจสอบเมื่อ 16 ตุลาคม 2026 ↗

NIST, แนวทางความเสี่ยงสำหรับ AI เชิงกำเนิด (NIST AI 600-1), July 2024 ↗

คณะกรรมาธิการยุโรป ความรู้ความเข้าใจด้าน AI - คำถามและคำตอบ ปรับปรุงล่าสุดเมื่อ 27 July 2026 ↗