AI จะช่วยสรรหาบุคลากรได้อย่างไร?
AI ช่วยได้มากที่สุดในงานเขียนที่เกี่ยวข้องกับการสรรหาบุคลากร เจ้าหน้าที่สรรหาหรือผู้จัดการที่รับคนเข้าทีมให้ข้อมูลตำแหน่งงาน คุณสมบัติที่ต้องการ และขั้นตอนการสรรหา แล้วเครื่องมือจะจัดทำร่างที่หากเขียนเองอาจต้องใช้เวลาทั้งบ่าย ร่างแต่ละฉบับยังต้องได้รับการตรวจสอบความถูกต้อง ความเป็นธรรม และน้ำเสียงก่อนนำไปใช้.
ประกาศรับสมัครงาน
ร่างประกาศรับสมัครงานจากบันทึกความต้องการที่ได้รับจากผู้จัดการผู้ว่าจ้าง โดยใช้ภาษาที่เข้าใจง่าย และแยกคุณสมบัติที่จำเป็นออกจากคุณสมบัติที่มีก็ดี
การเตรียมรับงาน
ระบุคำถามที่ต้องถามผู้จัดการที่ต้องการรับพนักงานก่อนเริ่มค้นหาผู้สมัคร เพื่อให้รายละเอียดความต้องการครบถ้วน
แนวทางการสัมภาษณ์แบบมีโครงสร้าง
เปลี่ยนสมรรถนะที่ตกลงกันแล้วเป็นชุดคำถามที่สอดคล้องกันและคู่มือให้คะแนนที่ผู้สัมภาษณ์ทุกคนใช้
การติดต่อผู้สมัครและแจ้งความคืบหน้า
ร่างข้อความติดต่อครั้งแรก ข้อความนัดหมาย และข้อความอัปเดตสถานะที่ชัดเจนและสุภาพ
สรุปบันทึกของคุณเอง
จัดบันทึกลายมือของผู้สัมภาษณ์ให้เป็นบันทึกที่มีโครงสร้าง โดยไม่เพิ่มข้อวินิจฉัยที่ผู้สัมภาษณ์ไม่ได้ระบุไว้.
การใช้ ChatGPT เขียนประกาศรับสมัครงานเหมือนกับการใช้ AI คัดกรองผู้สมัครหรือไม่?
ไม่ใช่ และความแตกต่างนี้สำคัญ การร่างประกาศรับสมัครงานด้วยผู้ช่วยทั่วไปเป็นการช่วยเขียน โดยมีคนอ่าน แก้ไข และเผยแพร่ ส่วนเครื่องมือที่ค้นหา ให้คะแนน คัดกรอง หรือจัดอันดับผู้สมัครเป็นส่วนหนึ่งของการตัดสินใจคัดเลือกโดยตรง จึงเกี่ยวข้องกับกฎด้านการคุ้มครองข้อมูล การเลือกปฏิบัติ และในบางพื้นที่ยังมีกฎเฉพาะด้าน AI ด้วย.
สำนักงานกรรมาธิการสารสนเทศแห่งสหราชอาณาจักรแยกความแตกต่างแบบเดียวกันในรายงานผลการตรวจสอบเครื่องมือ AI สำหรับการสรรหาบุคลากรเมื่อเดือนพฤศจิกายน 2024 การตรวจสอบครอบคลุมเครื่องมือค้นหา คัดกรอง และคัดเลือกผู้สมัคร และระบุชัดว่าไม่รวม AI เชิงกำเนิดที่ใช้กับแชทบอตและการร่างประกาศรับสมัครงาน EU AI Act จัดให้ระบบ AI ที่มีวัตถุประสงค์เพื่อสรรหาหรือคัดเลือกบุคลากรเป็นหนึ่งในการใช้งานที่มีความเสี่ยงสูง ซึ่งรวมถึงการลงประกาศรับสมัครงานแบบเจาะกลุ่มเป้าหมาย การวิเคราะห์และกรองใบสมัคร และการประเมินผู้สมัคร กฎหมายท้องถิ่นฉบับที่ 144 ของนครนิวยอร์กกำหนดให้ต้องตรวจสอบอคติภายในหนึ่งปีก่อนใช้เครื่องมือตัดสินใจด้านการจ้างงานแบบอัตโนมัติ เผยแพร่สรุปผลต่อสาธารณะ และแจ้งให้ผู้สมัครทราบ
หน้านี้เป็นข้อมูลทั่วไป ไม่ใช่คำแนะนำทางกฎหมาย หากคุณกำลังพิจารณาใช้เครื่องมือคัดกรองหรือจัดอันดับ ให้ผู้รับผิดชอบด้านการคุ้มครองข้อมูลและกฎหมายแรงงานขององค์กรเข้ามามีส่วนร่วมก่อนประมวลผลข้อมูลผู้สมัครใด ๆ.
ประกาศรับสมัครงานที่ร่างด้วย AI และผ่านการตรวจทานแล้วมีหน้าตาอย่างไร?
ไบรต์วอเตอร์คลินิกส์ กลุ่มคลินิกกายภาพบำบัดสมมติที่มีสามแห่ง ต้องการผู้ประสานงานคลินิก บันทึกของผู้จัดการฝ่ายสรรหาระบุว่า: จัดการตารางนัดหมายให้นักกายภาพบำบัดสามคน รับสายและตอบอีเมลผู้ป่วย ดำเนินการรับชำระเงิน ทำงานสัปดาห์ละ 30 ชั่วโมงในสี่วัน หากมีประสบการณ์ใช้ระบบจองใด ๆ จะเป็นประโยชน์ ไม่จำเป็นต้องมีวุฒิปริญญา.
คำสั่งเพียงบรรทัดเดียวทำให้ได้ประกาศรับสมัครที่ระบุว่าต้องการ 'ผู้ประสานงานมือฉมังมาร่วมทีมคนรุ่นใหม่ที่เปี่ยมพลังของเรา' กำหนดว่าต้องมีวุฒิปริญญา และเพิ่มว่า 'สภาพแวดล้อมการทำงานที่เร่งรีบ ต้องทำงานได้ดีภายใต้แรงกดดัน' สามปัญหาในสามบรรทัด: ข้อกำหนดเรื่องวุฒิขัดกับโจทย์และจำกัดกลุ่มผู้สมัครโดยไม่มีเหตุผล คำว่า 'คนรุ่นใหม่' เกี่ยวข้องกับอายุและอาจทำให้ผู้สมัครที่อายุมากกว่าไม่อยากสมัครหรือถูกกีดกัน ส่วนข้อความเรื่องแรงกดดันก็บรรยายงานในลักษณะที่ไม่มีใครเคยกำหนดไว้
คำสั่งที่ผ่านการตรวจทานวางบันทึกลงไปและระบุว่า 'เขียนประกาศรับสมัครงานไม่เกิน 250 คำ ใช้เฉพาะข้อกำหนดเหล่านี้ แยกคุณสมบัติจำเป็นออกจากคุณสมบัติที่มีแล้วจะเป็นประโยชน์ ใช้ภาษาที่เข้าใจง่ายและไม่กีดกันใคร ห้ามบรรยายอายุ บุคลิก หรือวัฒนธรรมของทีมนอกเหนือจากข้อมูลที่ให้มา' จากนั้นผู้สรรหาบุคลากรตรวจสอบเวลาทำงาน ข้อความเรื่องค่าตอบแทน และขั้นตอนสมัครกับข้อมูลตำแหน่งงานว่างที่ได้รับอนุมัติก่อนเผยแพร่ วิธีตรวจสอบขั้นสุดท้ายที่มีประโยชน์คือให้เครื่องมือแจกแจงข้อกำหนดทุกข้อในประกาศ แล้วนำรายการนั้นมาเทียบกับบันทึกของผู้จัดการที่รับคนเข้าทีม
AI ช่วยสร้างกระบวนการสัมภาษณ์ที่เป็นธรรมได้หรือไม่?
ได้ หากคุณเป็นผู้กำหนดสมรรถนะเอง ระบุสิ่งที่บทบาทนั้นจำเป็นต้องมีจริง ๆ สามหรือสี่ข้อให้เครื่องมือ แล้วขอคำถามสองข้อต่อสมรรถนะ พร้อมคำถามเจาะลึกเพิ่มเติมสำหรับแต่ละข้อ และเกณฑ์การให้คะแนนแบบง่ายที่อธิบายว่าคำตอบระดับอ่อน พอใช้ และดีควรมีอะไรบ้าง การถามคำถามเดียวกันกับผู้สมัครทุกคนช่วยให้เปรียบเทียบได้เป็นธรรมกว่าการพูดคุยแบบไม่มีโครงสร้าง
จากนั้นทบทวนคำถามเพื่อหาข้อที่ชวนให้เปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคลซึ่งไม่ควรนำมาประกอบการตัดสิน เช่น แผนครอบครัว สุขภาพ หรือสัญชาติ รวมถึงคำถามที่เฉพาะคนที่มีภูมิหลังบางอย่างเท่านั้นจึงจะตอบได้ดี เกณฑ์การให้คะแนนช่วยสนับสนุนวิจารณญาณของผู้สัมภาษณ์ ไม่ได้ใช้แทนวิจารณญาณนั้น
อยากดูว่าสิ่งนี้เชื่อมโยงกับบทบาทงานอย่างไรไหม?
สำรวจการทดลองใช้สำหรับทีมที่อยู่ในแผนพัฒนา ↗คุณควรตรวจสอบอะไรบ้างก่อนใช้เครื่องมือคัดกรองด้วย AI?
ขอให้ผู้ให้บริการแสดงเป็นลายลักษณ์อักษรว่าเครื่องมือนี้ตอบสนองความคาดหวังที่หน่วยงานกำกับดูแลกำหนดไว้แล้วอย่างไร รายงานการตรวจสอบของ ICO มีคำแนะนำสำหรับผู้สรรหาบุคลากร และรายการด้านล่างนำคำแนะนำหลายข้อมาปรับเป็นคำถามที่ทีมขนาดเล็กสามารถใช้ถามได้ คำถามเหล่านี้เป็นจุดเริ่มต้น ไม่ใช่การตรวจสอบการปฏิบัติตามข้อกำหนดอย่างครบถ้วน
การประเมินผลกระทบ
ได้ประเมินผลกระทบด้านการคุ้มครองข้อมูลก่อนเริ่มประมวลผลแล้วหรือไม่ และจะปรับปรุงการประเมินเมื่อเครื่องมือเปลี่ยนแปลงหรือไม่?
บทบาทและสัญญา
ในการใช้ข้อมูลผู้สมัครแต่ละครั้ง ผู้ให้บริการมีสถานะเป็นผู้ควบคุมข้อมูล ผู้ควบคุมข้อมูลร่วม หรือผู้ประมวลผลข้อมูล และมีการระบุสถานะนั้นไว้ในสัญญาหรือไม่?
คำสั่งและการใช้ข้อมูลเท่าที่จำเป็น
คุณระบุคำสั่งอย่างชัดเจนได้ไหมว่าจะให้ประมวลผลข้อมูลช่องใดและเพื่อวัตถุประสงค์ใด พร้อมยืนยันว่าผู้ให้บริการจะไม่นำข้อมูลนั้นไปใช้ซ้ำเพื่อวัตถุประสงค์ของตนเอง?
ลักษณะที่อนุมานได้
เครื่องมือนี้อนุมานลักษณะต่าง ๆ เช่น เพศหรือชาติพันธุ์ จากชื่อหรือข้อมูลอื่นหรือไม่? ICO พบว่าผู้ให้บริการบางรายทำเช่นนี้ และระบุว่าข้อมูลที่อนุมานขึ้นในลักษณะดังกล่าวยังคงถือเป็นข้อมูลส่วนบุคคลประเภทพิเศษ.
ข้อมูลผู้สมัครงาน
ใครเป็นผู้แจ้งผู้สมัครว่า AI จะประมวลผลข้อมูลของพวกเขาอย่างไร และจะแจ้งอะไรบ้าง?
การตรวจทานโดยคน
คนจะตรวจทานผลลัพธ์ของเครื่องมือและแก้ไขข้อผิดพลาดอย่างไร? ICO ระบุว่าผู้สรรหาบุคลากรไม่ควรใช้ AI ตัดสินใจเรื่องการสรรหาโดยอัตโนมัติ หากเครื่องมือไม่ได้ออกแบบมาเพื่อจุดประสงค์นั้น.
ผู้สรรหาบุคลากรวางประวัติย่อของผู้สมัครลงใน ChatGPT ได้ไหม?
ไม่ควรใช้เป็นทางลัดแบบไม่คิดให้รอบคอบ ประวัติย่อมีข้อมูลส่วนบุคคลของคนที่ไม่ได้ยินยอมให้ส่งข้อมูลไปยังบริการ AI และการขอให้ผู้ช่วยทั่วไป 'จัดอันดับประวัติย่อทั้งห้าฉบับนี้' ก็เท่ากับเปลี่ยนการสนทนาให้เป็นเครื่องมือคัดเลือกที่ยังไม่ผ่านการตรวจสอบ ผลลัพธ์อาจสะท้อนอคติจากถ้อยคำหรือภูมิหลัง และไม่มีบันทึกว่าทำไมผู้สมัครคนหนึ่งจึงได้คะแนนสูงกว่าอีกคน.
หากองค์กรของคุณต้องการให้ AI ช่วยจัดการใบสมัครงาน ให้ถือว่านี่เป็นการตัดสินใจเลือกใช้เครื่องมือ โดยต้องมีบริการที่ได้รับอนุมัติ วัตถุประสงค์ที่ชัดเจน การประเมินผลกระทบ ข้อมูลแจ้งผู้สมัคร และการตรวจสอบผลลัพธ์ทุกรายการโดยมนุษย์ จนกว่าจะพร้อม ให้ใช้ AI เพียงช่วยร่างข้อความจากบันทึกของคุณเอง.
ผู้สรรหาบุคลากรให้ความสำคัญหรือไม่ว่าผู้สมัครใช้ AI?
หลายคนทำเช่นนั้น แต่คำถามที่มีประโยชน์กว่าคือ การประเมินนั้นต้องการแสดงให้เห็นอะไร ผู้สมัครใช้ AI ช่วยปรับประวัติการทำงานและจดหมายสมัครงานมากขึ้น ดังนั้นใบสมัครที่เขียนดีจึงบอกความสามารถในการเขียนได้น้อยกว่าเดิม การสัมภาษณ์และตัวอย่างงานที่ให้ผู้สมัครอธิบายเหตุผล หรืออธิบายว่าตนจะตรวจสอบงานชิ้นหนึ่งอย่างไร เป็นสิ่งที่ให้ผู้อื่นหรือเครื่องมือทำแทนได้ยากกว่า
ควรระวังการใช้ซอฟต์แวร์ตรวจจับข้อความที่เขียนด้วย AI ผลตัดสินของเครื่องมือตรวจจับเป็นเพียงการคาดคะเนที่อาจผิดได้ และการปฏิเสธผู้สมัครโดยอาศัยผลนั้นก็เป็นการตัดสินใจที่คุณอาจอธิบายเหตุผลไม่ได้ ระบุให้ชัดเจนในกระบวนการว่าอนุญาตให้ใช้ AI หรือไม่และอย่างไร แล้วออกแบบงานทดสอบให้สอดคล้องกัน
งานสรรหาบุคลากรส่วนไหนที่ไม่ควรใช้ AI?
AI ไม่ควรปฏิเสธ คัดเลือกเข้ารอบ หรือจัดอันดับผู้สมัคร เว้นแต่เครื่องมือนั้นได้รับการออกแบบ ประเมิน และอนุมัติสำหรับวัตถุประสงค์ดังกล่าว โดยมีคนตรวจสอบผลลัพธ์ ไม่ควรใช้ AI อนุมานคุณลักษณะที่กฎหมายคุ้มครอง ประเมิน 'ความเข้ากันได้กับวัฒนธรรมองค์กร' หรือสรุปการสัมภาษณ์เป็นคำตัดสินที่ผู้สัมภาษณ์ไม่ได้ตัดสินไว้.
นอกจากนี้ยังไม่ใช่เครื่องมือที่เหมาะกับช่วงเวลาที่ผู้สมัครจะจดจำ เช่น การแจ้งปฏิเสธหลังสัมภาษณ์รอบสุดท้าย การพูดคุยเรื่องข้อเสนอจ้างงาน หรือการให้ข้อมูลอ้างอิงที่ลำบากใจ ใช้ช่วยร่างได้ถ้าเป็นประโยชน์ แล้วตรวจให้แน่ใจว่าข้อความฟังดูเหมือนมาจากคนที่ใส่ใจสละเวลาเขียน
ทีมสรรหาบุคลากรจะฝึกใช้ AI อย่างเหมาะสมได้อย่างไร?
ทำแบบฝึกหัดประกาศรับสมัครงานข้างต้นโดยใช้โจทย์สมมติของคุณเอง ให้ทุกคนใช้ AI ร่างประกาศ แล้วระบุว่าลบอะไรออกบ้างและเพราะเหตุใด ผู้สรรหาที่จับได้ว่า AI แต่งข้อกำหนดด้านวุฒิการศึกษาขึ้นเองและใช้ถ้อยคำที่สื่อถึงการเลือกปฏิบัติด้านอายุ คือผู้ที่กำลังใช้วิจารณญาณ และแบบฝึกหัดนี้ทำให้เห็นทักษะนั้นได้ชัดเจน
Tosheo.ai มีแผนพัฒนามาเพื่อสอนเรื่องนี้ในเส้นทางทรัพยากรบุคคลและสรรหาที่วางแผนไว้ โดยมีบทเรียนสั้น งานฝึกร่างเนื้อหาด้วยเครื่องมือ AI จริง ข้อเสนอแนะตามเกณฑ์การให้คะแนนที่เห็นได้ และหน้าสำหรับผู้จัดการดูความก้าวหน้าด้านทักษะโดยไม่มีบันทึกการสนทนา ระบบฝึกเจ้าหน้าที่สรรหาที่คุณมีอยู่ให้ใช้ AI อย่างรอบคอบ ไม่ใช่เครื่องมือคัดกรองและไม่ประเมินผู้สมัคร ผลิตภัณฑ์ยังไม่ได้เริ่มสร้าง ดังนั้นนี่จึงเป็นขอบเขตที่วางแผนไว้