ผู้จัดการจะใช้ AI ในงานของตนเองได้อย่างไร?
ผู้จัดการใช้ AI ช่วยเตรียมงานและเขียนเนื้อหาที่เกี่ยวกับการบริหารคนได้ ตราบใดที่ผู้จัดการยังเป็นผู้ตัดสินใจ งานที่เหมาะกับการใช้ AI มีจุดร่วมอย่างหนึ่งคือ ผู้จัดการรู้ข้อเท็จจริงอยู่แล้วและต้องการความช่วยเหลือในการจัดระเบียบหรือเรียบเรียงข้อมูลเหล่านั้น
ใช้ข้อมูลส่วนบุคคลให้น้อยที่สุดเท่าที่งานจำเป็นต้องใช้ และใช้เฉพาะเครื่องมือที่องค์กรอนุมัติแล้วเท่านั้น บันทึกเกี่ยวกับสุขภาพ สถานการณ์ครอบครัว หรือข้อร้องทุกข์ของบุคคลไม่ควรอยู่ในผู้ช่วยอเนกประสงค์
เตรียมการพูดคุยแบบตัวต่อตัว
นำบันทึกจากการประชุมครั้งล่าสุดและเรื่องที่บุคคลนั้นให้ความสำคัญในขณะนี้มาจัดเป็นวาระการประชุม พร้อมคำถามปลายเปิดสองหรือสามข้อ
จัดโครงสร้างข้อเสนอแนะ
ก่อนพูดคุย ให้จัดข้อสังเกตที่เฉพาะเจาะจงให้อยู่ในรูปแบบสถานการณ์ พฤติกรรม และผลกระทบ ข้อสังเกตเหล่านี้ต้องมาจากคุณเอง
สรุปความคืบหน้าของทีม
รวมรายงานความคืบหน้าที่เป็นลายลักษณ์อักษรหลายฉบับเป็นภาพรวมเดียวสำหรับผู้จัดการของคุณ โดยยังระบุว่าแต่ละประเด็นเป็นของใคร
อธิบายการเปลี่ยนแปลง
ร่างข้อความถึงทีมเกี่ยวกับกระบวนการใหม่ แล้วถามผู้ช่วยว่าทีมน่าจะมีคำถามอะไรบ้าง
คิดพิจารณาให้รอบด้านก่อนตัดสินใจ
แจกแจงทางเลือกและผลที่ตามมาเพื่อประกอบการตัดสินใจจัดสรรทรัพยากรหรือจัดลำดับความสำคัญ แล้วตัดสินใจด้วยตัวเอง
วางแผนการประชุม
เปลี่ยนจุดประสงค์ที่คลุมเครือเป็นวาระการประชุมที่ระบุเรื่องที่ต้องตัดสินใจและเวลาสำหรับแต่ละหัวข้อ
การใช้ AI ช่วยให้ข้อเสนอแนะอย่างเหมาะสมเป็นอย่างไร?
หากทำอย่างถูกต้อง ผู้จัดการจะให้ข้อสังเกตที่เจาะจง และ AI จะช่วยเฉพาะเรื่องโครงสร้างและถ้อยคำ หากทำอย่างไม่เหมาะสม AI จะเปลี่ยนบันทึกที่มีข้อมูลเพียงน้อยนิดให้กลายเป็นคำตัดสินอย่างมั่นใจเกี่ยวกับลักษณะนิสัยของใครบางคน.
ตัวอย่างสมมติ ดานาดูแลทีมบริการลูกค้าขนาดเล็กที่คอปเปอร์ลีฟ บุ๊กคีปปิง เธอบันทึกเกี่ยวกับแซม ซึ่งเป็นสมาชิกคนหนึ่งในทีมว่า 'ส่งงานลูกค้าไม่ทันกำหนดสองครั้งในเดือนกันยายน (ไฟล์เงินเดือนของแอคมี และชุดเอกสารภาษีมูลค่าเพิ่มของริเวอร์ไซด์) ลูกค้าทั้งสองรายส่งอีเมลมาหาฉัน แซมคุยโทรศัพท์กับลูกค้าได้ดีมาก ลูกค้าระบุชื่อว่าต้องการคุยกับเขา ดูเหมือนจะรับภาระมากเกินไปตั้งแต่เริ่มดูแลบัญชีลูกค้าฮอลลิส'
คำสั่งกว้าง ๆ ว่า 'เขียนข้อเสนอแนะให้แซมจากบันทึกเหล่านี้' สร้างข้อความอย่าง 'แซมขาดทักษะการจัดระบบงานและต้องแสดงความมุ่งมั่นให้มากขึ้น' และ 'สิ่งนี้ทำให้ชื่อเสียงของเราในสายตาลูกค้าสำคัญเสียหาย' ทั้งสองข้อความไม่มีอยู่ในบันทึก 'ขาดความมุ่งมั่น' เป็นการตัดสินลักษณะนิสัยที่ไม่มีหลักฐานรองรับ ส่วนข้ออ้างเรื่องชื่อเสียงเป็นสิ่งที่แต่งขึ้น
คำสั่งที่ดีกว่า: 'ช่วยจัดโครงสร้างข้อเสนอแนะสำหรับการพูดคุยแบบตัวต่อตัว ใช้เฉพาะข้อสังเกตด้านล่าง อธิบายพฤติกรรมและผลที่เกิดขึ้น ไม่ใช่บุคลิกภาพ รวมข้อสังเกตเชิงบวกไว้ด้วย ปิดท้ายด้วยคำถามปลายเปิดหนึ่งข้อเกี่ยวกับภาระงาน อย่าสรุปเกี่ยวกับทัศนคติของบุคคลนั้น' ฉบับที่ตรวจสอบแล้วเริ่มด้วยการส่งงานไม่ทันกำหนดสองครั้งและอีเมลจากลูกค้า ชื่นชมการโทรคุยกับลูกค้าอย่างเจาะจง และถามว่า 'ตั้งแต่คุณรับผิดชอบลูกค้าฮอลลิสมา คุณจัดการภาระงานได้มากน้อยแค่ไหน และอะไรจะช่วยได้บ้าง?' จากนั้นดานาปรับถ้อยคำให้เป็นสำนวนของตัวเองก่อนเข้าประชุม
ผู้จัดการไม่ควรใช้ AI ในการตัดสินใจเรื่องใด?
อย่าใช้ AI ตัดสินใจเกี่ยวกับบุคคล ไม่ว่าจะเป็นการประเมินผลงาน ค่าตอบแทน การเลื่อนตำแหน่ง การลงโทษทางวินัย การเลิกจ้าง หรือการจัดสรรงานตามพฤติกรรมหรือลักษณะเฉพาะของแต่ละคน ใช้ AI เพื่อเตรียมข้อมูลและเรียบเรียงข้อความ ไม่ใช่เพื่อตัดสินคน
EU AI Act ระบุการใช้งานที่มีความเสี่ยงสูงในภาคผนวก III ซึ่งรวมถึงระบบ AI ที่มีวัตถุประสงค์เพื่อตัดสินใจซึ่งส่งผลต่อเงื่อนไขความสัมพันธ์ในการทำงาน การเลื่อนตำแหน่งหรือการเลิกจ้าง เพื่อจัดสรรงานตามพฤติกรรมหรือลักษณะส่วนบุคคล หรือเพื่อติดตามและประเมินผลการปฏิบัติงานและพฤติกรรมของผู้ปฏิบัติงาน การที่ผู้จัดการขอให้ผู้ช่วยจัดระเบียบบันทึกของตนเองไม่ใช่การนำระบบลักษณะดังกล่าวมาใช้ แต่การขอให้เครื่องมือให้คะแนนหรือจัดอันดับสมาชิกในทีมเริ่มเข้าใกล้การใช้งานลักษณะนั้น
การติดตามตรวจสอบเป็นอีกกับดักที่เกี่ยวข้อง แนวทางของ ICO สหราชอาณาจักรเกี่ยวกับการติดตามตรวจสอบพนักงานระบุว่า นายจ้างต้องแจ้งให้พนักงานทราบถึงการติดตามตรวจสอบ ระบุวัตถุประสงค์ให้ชัดเจน และเลือกวิธีที่รุกล้ำความเป็นส่วนตัวน้อยที่สุดเพื่อบรรลุวัตถุประสงค์นั้น อีกทั้งระบุว่าการมีวิธีติดตามตรวจสอบให้ใช้ ไม่ได้หมายความว่าวิธีนั้นจะเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการบรรลุเป้าหมาย การอ่านบทสนทนาที่พนักงานคุยกับ AI เพื่อดูว่าพวกเขาใช้เครื่องมืออย่างไรถือเป็นการติดตามตรวจสอบ ข้อมูลนี้เป็นข้อมูลทั่วไป ไม่ใช่คำแนะนำทางกฎหมาย
อยากดูว่าสิ่งนี้เชื่อมโยงกับบทบาทงานอย่างไรไหม?
สำรวจการทดลองใช้สำหรับทีมที่อยู่ในแผนพัฒนา ↗จะนำทีมที่ใช้ AI ได้อย่างไร?
ให้กติกาที่ชัดเจน เวลาฝึก และตัวอย่างงานที่ดีแก่ทีม จากนั้นตรวจดูตัวงานจริง ปัญหาส่วนใหญ่ในการนำมาใช้ไม่ได้อยู่ที่เครื่องมือ แต่เป็นเพราะพนักงานไม่แน่ใจว่าอนุญาตให้ทำอะไรได้บ้าง ไม่มีเวลาเรียนรู้ หรือไม่เคยเห็นว่าการใช้งานที่ดีในงานของตนเป็นอย่างไร
บอกว่าอนุญาตให้ทำอะไรได้บ้าง
ระบุเครื่องมือที่อนุมัติ ข้อมูลที่นำเข้าได้ และสิ่งที่ต้องให้คนตรวจสอบเสมอ เขียนไว้เป็นลายลักษณ์อักษรด้วยภาษาที่เข้าใจง่าย
เริ่มจากคนละหนึ่งงาน
ให้แต่ละคนเลือกงานที่ทำซ้ำได้และมีความเสี่ยงต่ำจากบทบาทงานของตนเองหนึ่งงาน เช่น การเขียนร่างแรกหรือการสรุป
กันเวลาไว้สักเล็กน้อย
การจัดเวลาฝึกสั้น ๆ เป็นประจำได้ผลดีกว่าการจัดเวิร์กช็อปยาวเพียงครั้งเดียวที่ผู้คนเรียนแล้วลืม
แชร์ผลงานก่อนและหลัง
ในการประชุมทีม ให้ใครสักคนแสดงคำสั่งที่ใช้ ผลลัพธ์แรกที่ได้ และสิ่งที่แก้ไข การแก้ไขสอนอะไรได้มากกว่าตัวคำสั่งเอง
ตรวจทานผลงาน ไม่ใช่ยอดการใช้งาน
สุ่มตรวจงานที่ใช้ AI ช่วย เช่นเดียวกับที่คุณตรวจงานทั่วไป ถามว่าได้ตรวจสอบอะไรแล้วบ้าง และตรวจสอบอย่างไร
ทำให้ดูเป็นตัวอย่างด้วยตัวเอง
บอกทีมว่าคุณใช้ AI ทำอะไรและต้องแก้ไขอะไรบ้าง วิธีนี้ช่วยให้การตรวจสอบเป็นเรื่องปกติ ไม่ใช่เรื่องน่าอาย
จะรู้ได้อย่างไรว่าทีมของคุณใช้ AI ได้ดีหรือไม่?
ดูคุณภาพของงานและเหตุผลเบื้องหลัง ไม่ใช่ความถี่ในการเปิดเครื่องมือ จำนวนคำสั่งบอกได้ว่ามีการใช้เครื่องมือ แต่ไม่ได้บอกว่าคำตอบถูกต้อง บทสรุปตรงตามต้นฉบับ หรือมีการตรวจสอบตัวเลขแล้วหรือไม่
สัญญาณที่เป็นประโยชน์ต้องเป็นรูปธรรม: สมาชิกในทีมอธิบายได้ไหมว่าตัดข้อกล่าวอ้างใดออกจากร่างและเพราะอะไร? เอกสารที่ใช้ AI ช่วยยังต้องให้คุณแก้ไขมากอยู่หรือไม่? ทุกคนใช้ AI กับงานที่ตกลงกันไว้ โดยใช้เครื่องมือที่อนุมัติแล้วหรือไม่?
นี่คือหลักการออกแบบเบื้องหลังหน้าสรุปสำหรับผู้จัดการของ Tosheo.ai ที่วางแผนไว้ ผู้จัดการจะเห็นความคืบหน้าด้านทักษะ การเรียนจบ และสรุปรายสัปดาห์ พร้อมตัวเลือกส่งข้อความเตือนผู้เรียนที่ไม่ได้เข้าใช้งาน แต่จะไม่เห็นบันทึกแชตดิบของผู้เรียน เป็นการมองเห็นการเรียนรู้ ไม่ใช่การเฝ้าดูบทสนทนา ผลิตภัณฑ์ยังอยู่ในระยะก่อนเริ่มพัฒนา และจะจัดทำเอกสารระบุช่องข้อมูลฉบับสุดท้ายก่อนเปิดตัว
การฝึกอบรม AI สำหรับผู้จัดการควรครอบคลุมอะไรบ้าง?
การฝึกอบรมสำหรับผู้จัดการควรครอบคลุมทั้งการใช้งานของตนเองและการนำผู้อื่น แต่ส่วนที่สองมักขาดหายไป หลักสูตรที่เป็นประโยชน์ควรมีสิ่งต่อไปนี้:
การนำไปใช้จริงด้วยตนเอง
ร่าง สรุป และเตรียมงาน โดยยึดวิธีตรวจสอบแบบเดียวกับที่คาดหวังให้ทีมใช้.
การตรวจทานงานที่ใช้ AI ช่วย
วิธีตั้งคำถามกับฉบับร่าง สังเกตรายละเอียดที่แต่งขึ้น และถามสมาชิกในทีมว่าได้ตรวจสอบอะไรไปแล้วบ้าง.
ข้อกำหนดด้านนโยบายและขอบเขตการใช้ข้อมูล
สิ่งที่องค์กรอนุญาต เหตุผลที่อนุญาต และวิธีตอบคำถามของทีมในประเด็นที่ยังไม่ชัดเจน.
การตัดสินใจเกี่ยวกับบุคลากร
เรื่องใดที่ต้องไม่ให้ AI เข้ามาเกี่ยวข้อง และเหตุใดความเป็นธรรมกับการคุ้มครองข้อมูลจึงสำคัญต่อการบริหารบุคลากรมากกว่างานด้านอื่น
การสอนงาน
วิธีช่วยสมาชิกในทีมที่ลังเลหรือมั่นใจเกินไปให้หางานเริ่มต้นที่เหมาะสมได้.
เมื่อไรคู่มือนี้หรือ Tosheo.ai จึงไม่ใช่คำตอบที่เหมาะสม?
หากคุณเป็นผู้บริหารระดับสูงที่กำหนดกลยุทธ์ AI ให้กับองค์กร ตัดสินใจเรื่องการลงทุน โครงสร้างการกำกับดูแล และระดับความเสี่ยงที่ยอมรับได้ หลักสูตรสำหรับผู้บริหารหรือหลักสูตรจากสถาบันบริหารธุรกิจเหมาะกว่าคู่มือเชิงปฏิบัติ คู่มือการกำกับดูแลและนโยบาย AI ของเราเป็นจุดเริ่มต้นสำหรับงานลักษณะนี้ในบริษัทขนาดเล็ก
Tosheo.ai มีแผนพัฒนามาเพื่อให้ฝึกลงมือทำกับงานประจำวัน บทบาทที่วางแผนจัดไว้แบ่งตามสายงาน เช่น การตลาด การขาย ปฏิบัติการ สนับสนุนลูกค้า ทรัพยากรบุคคลและสรรหา การเงิน ผลิตภัณฑ์ และงานทั่วไป โดยแผนเปิดตัวยังไม่มีเส้นทางเฉพาะสำหรับผู้จัดการที่ดูแลคน ผู้จัดการจะเรียนตามเส้นทางของสายงานตนเองหรือเส้นทางงานทั่วไป และแพ็กเกจเติบโตที่วางแผนไว้จะเพิ่มบทบาทที่กำหนดเองได้ นอกจากนี้ยังมีแผนให้ผู้จัดการใช้แดชบอร์ดสำหรับทีมด้วย