AI voor presentaties: eerst de verhaallijn, dan de dia's

Waarom slaan door AI gemaakte presentaties zo vaak de plank mis?

Met AI gegenereerde presentaties missen hun doel doordat mensen om dia's vragen voordat ze weten wat de presentatie moet bereiken. De tool vult vervolgens twaalf dia's met algemene koppen en aannemelijke maar ongecontroleerde cijfers. De oplossing is om AI een besluit te geven dat de presentatie moet ondersteunen, niet een onderwerp om te behandelen.

Neem het fictieve bedrijf Harbourline, dat logistieke software maakt en 35 medewerkers heeft. Amira, het hoofd klantensucces, moet donderdag de kwartaalresultaten presenteren aan het managementteam. Haar ruwe materiaal ziet er zo uit: 'Q3 verlengingen 41 van 46, twee verloren vanwege de prijs, één naar een concurrent, twee nog onbeslist. Aantal ondersteuningsverzoeken 18% hoger na de routeringsrelease, vooral inlogproblemen, opgelost in week 9. NPS-enquête 62 reacties. Wil goedkeuring voor een tweede specialist voor klantinwerking. Ook het klantevenement in Leeds noemen?'

Als Amira dat in een AI-tool plakt en om een presentatie vraagt, krijgt ze een verzorgde presentatie over 'Hoogtepunten klantensucces Q3' waarin het verzoek om extra personeel pas op dia elf staat en 41 van 46 mogelijk wordt omgerekend naar een percentage dat niemand heeft gecontroleerd.

Hoe werkt de methode waarbij u eerst de structuur bepaalt voor AI-presentaties?

Bij de methode waarbij u eerst de opzet bepaalt, legt u achtereenvolgens vier dingen vast: doelgroep, één boodschap, verhaallijn en pas daarna dia's. U laat de AI elke fase uitwerken op basis van uw eigen feiten. Elke fase is kort genoeg om in een minuut te controleren. Zo blijft de uiteindelijke presentatie feitelijk correct.

Hoe zien een zwakke en een verbeterde presentatieopzet van AI eruit?

Zwakke prompt: 'Maak een presentatie van 10 dia's over onze resultaten op het gebied van klantsucces in Q3.' Gebruikelijk resultaat: een titeldia, 'Agenda', 'Belangrijkste resultaten', 'Verlengingspercentage: 89%', 'Hoge klanttevredenheid', 'Uitdagingen', 'Volgende stappen', 'Bedankt'. Het cijfer van 89% is een afronding van 41 van de 46, oftewel 89.1%, dus het klopt deze keer toevallig, maar de presentatie vraagt nergens om de specialist voor klantintroductie, en 'Hoge klanttevredenheid' is nergens op gebaseerd: in de aantekeningen staat alleen hoeveel mensen op de enquête hebben gereageerd, niet welke scores ze gaven.

Verbeterde prompt: 'Doelgroep: directieteam dat beslist over de personeelsbezetting. Boodschap: een tweede inwerkspecialist stelt de contractverlengingen veilig die we dit kwartaal bijna misliepen. Gebruik alleen de onderstaande feiten. Schrijf zes kernzinnen die deze redenering opbouwen, vermeld onder elke zin het ondersteunende feit en markeer elke kernzin waarvoor een feit nodig is dat ik niet heb aangeleverd.' Het resultaat begint met 'We hebben 41 van de 46 klantcontracten verlengd, en bij de vijf risicoklanten verliep het inwerkproces traag', behandelt vervolgens de piek in ondersteuningsverzoeken en de oplossing daarvoor, en eindigt met het verzoek en de kosten. De AI signaleert twee ontbrekende gegevens: de NPS-score zelf en het verband tussen de verloren klanten en het inwerkproces. Amira moet dat verband aan de hand van de klantnotities bevestigen. Het evenement in Leeds wordt verplaatst naar een bijlage van één regel.

Hoe controleert u een door AI gemaakte presentatie voordat u die geeft?

Controleer elk getal, elke naam en elke bewering over oorzaak en gevolg aan de hand van uw bron, lees alleen de koppen om te zien of ze samen een verhaal vormen en oefen de sprekersnotities één keer hardop. In presentaties richt een ongecontroleerd cijfer de meeste schade aan, omdat het met overtuiging wordt uitgesproken tegenover de mensen die beslissingen nemen.

Wat zijn veelgemaakte fouten bij het gebruik van ChatGPT voor PowerPoint?

De meest voorkomende fout is eerst om dia's vragen; de tweede is de AI statistieken, citaten of referentiewaarden laten toevoegen die u niet heeft aangeleverd. Andere fouten: onderwerpkoppen zoals 'Uitdagingen' accepteren in plaats van koppen die een concrete boodschap overbrengen, het verzoek pas aan het einde plaatsen wanneer de tijd op is, vertrouwelijke klantcijfers plakken in een tool die uw werkgever niet heeft goedgekeurd, en de bespaarde tijd besteden aan animaties in plaats van oefenen.

Waar past deze les over presentaties binnen een leertraject van Tosheo.ai?

In een leertraject van Tosheo.ai maakt deze methode deel uit van de communicatielessen voor managers en medewerkers in klantensucces, verkoop en bedrijfsvoering. Na de instaptoets oefent de cursist met het opbouwen van een verhaallijn op basis van materiaal uit de eigen functie. De praktijkopdracht wordt beoordeeld aan de hand van een beoordelingsschema zoals hieronder, met gerichte feedback over waar de redenering of de onderbouwing zwak is.