हा नमुना कसा वापरावा?
खालील कलमे तुमच्या स्वतःच्या दस्तऐवजात कॉपी करा, चौकोनी कंसातील प्रत्येक जागी योग्य माहिती भरा आणि संबंधित कार्यप्रवाहाची जबाबदारी असलेल्या व्यक्तीशी प्रत्येक कलमावर चर्चा करा. प्रत्यक्ष वापरली जाणारी साधने, संबंधित माहिती आणि जबाबदाऱ्या तपासल्याशिवाय हे कंपनीचे धोरण म्हणून स्वीकारू नका. व्यावसायिक डेटा अपलोड करण्याची सरसकट परवानगी असल्याचा दावा यात जाणीवपूर्वक टाळला आहे.
तयार झालेला दस्तऐवज वापरून कर्मचारी प्रत्यक्ष काम करू शकतो का, हे तपासण्यासाठी त्याला परिचित असलेले काम द्या. उदाहरणार्थ, सार्वजनिकरीत्या उपलब्ध माहितीवरून ईमेलचा मसुदा तयार करण्यासाठी कोणते खाते मंजूर आहे आणि ग्राहकाचा अहवाल शेअर करण्यापूर्वी कोणाला विचारायचे, हे त्याला सांगता येते का? उत्तर स्पष्ट नसेल, तर कर्मचाऱ्यांना धोरण वाचून समजल्याची पुष्टी करायला सांगण्यापूर्वी त्यात सुधारणा करा.
या नमुन्यात सर्वसाधारण माहिती दिली आहे, कायदेशीर सल्ला नाही. डेटा संरक्षण, रोजगार आणि क्षेत्रनिहाय नियम देशानुसार बदलतात. तुम्ही स्वीकारणार असलेली आवृत्ती पात्र सल्लागाराने तपासावी.
उद्देश, व्याप्ती आणि जबाबदारी यांबाबतच्या कलमांमध्ये काय असावे?
पहिली तीन कलमे धोरण का आहे, ते कोणाला लागू होते आणि संदिग्धता असल्यास निर्णय कोण घेते हे सांगतात. ती थोडक्यात ठेवा; त्यांचा उद्देश दिशा देणे आहे, कायदेशीर परिणाम घडवणे नाही.
कलम 1, उद्देश: "[कंपनी] कर्मचाऱ्यांना मसुदे तयार करणे, सारांश काढणे, संशोधन करणे आणि विश्लेषण करणे यांत मदत करण्यासाठी AI साधने वापरते. कोणत्या साधनांना मंजुरी आहे, त्यांत कोणती माहिती वापरता येते, निष्पत्ती कशा तपासल्या जातात आणि प्रश्न कोणाला विचारावेत, हे या धोरणात स्पष्ट केले आहे. हे आमच्या [माहिती सुरक्षा / माहिती संरक्षण / गोपनीयता] धोरणांना पूरक आहे; त्यांची जागा घेत नाही."
कलम 2, व्याप्ती: "हे धोरण [कंपनी] साठी कोणत्याही उपकरणावर काम करणाऱ्या सर्व कर्मचाऱ्यांना, कंत्राटदारांना आणि [स्वतंत्र व्यावसायिकांना / प्रशिक्षणार्थींना] लागू होते. यात आम्ही आधीपासून वापरत असलेल्या सॉफ्टवेअरमधील, जसे की [कार्यालयीन सॉफ्टवेअर संच, रचना साधन, CRM], अंतर्भूत AI वैशिष्ट्यांचाही समावेश आहे."
कलम 3, जबाबदारी: "या धोरणाची आणि मंजूर साधनांच्या नोंदवहीची जबाबदारी [नाव, भूमिका] यांच्याकडे आहे. ते उपलब्ध नसताना [पर्यायी व्यक्तीचे नाव] ही जबाबदारी सांभाळतील. प्रश्न [ईमेल किंवा संवाद माध्यम] येथे पाठवा. वैयक्तिक माहितीचा समावेश असलेल्या कोणत्याही कार्यपद्धतीला [नाव, भूमिका] मंजुरी देतील."
साधने आणि माहिती यांसंबंधीची कलमे कशी भरावीत?
बहुतेक जोखीम कलम 4 आणि 5 शी संबंधित आहे, त्यामुळे त्यांची उत्तरे सर्वाधिक नेमकी हवीत. कलम 4 मध्ये नेमकी कोणती खाती वापरावीत ते नमूद केले आहे; कलम 5 मध्ये प्रत्येक खात्यात कोणत्या प्रकारची माहिती टाकता येते ते सांगितले आहे.
कलम 4, मंजूर साधने: "फक्त मंजूर साधनांच्या नोंदवहीत नमूद केलेली साधने वापरा आणि त्यांत तुमच्या [कंपनी] खात्याने प्रवेश करा. नोंदवहीत नसलेली वैयक्तिक खाती, मोफत योजना आणि ब्राउझरमधील जोडसाधने [कंपनी] किंवा ग्राहकांच्या कामासाठी वापरू नयेत. नवीन साधनाची मागणी करण्यासाठी [जबाबदार व्यक्ती] यांना ईमेल करून साधन, योजना, काम आणि त्यात वापरली जाणारी माहिती यांचा तपशील द्या."
कलम 5, माहिती: "मंजूर साधनांमध्ये तुम्ही सार्वजनिक माहिती आणि [अंतर्गत माहिती] वापरू शकता. त्या कामासाठी त्या साधनाला नोंदवहीत मंजुरी दिलेली नसेल, तर [ग्राहकांची गोपनीय सामग्री / किंमतविषयक माहिती / अप्रकाशित आर्थिक माहिती / स्रोत कोड / प्रवेश तपशील] टाकू नका. [नाव] यांनी त्या विशिष्ट कार्यपद्धतीला मंजुरी दिलेली नसेल, तर कर्मचारी, उमेदवार किंवा ग्राहक यांची वैयक्तिक माहिती टाकू नका. फक्त नावे काढून टाकल्याने माहिती इतरांना देण्यासाठी सुरक्षित होत नाही."
नोंदवहीतील प्रत्येक मंजुरीमध्ये सेवा आणि योजना, परवानगी असलेले काम, वापरता येणारी माहिती, पुनरावलोकन करणारी व्यक्ती आणि पुनरावलोकनाची तारीख असणे आवश्यक आहे. तुमच्या डेटावर प्रशिक्षण देणे, डेटा साठवून ठेवणे, प्रशासकांना असलेला प्रवेश आणि डेटा हटवणे यांबद्दल विक्रेत्यांना स्वतंत्रपणे विचारा. त्यांच्या सध्याच्या अटी काय सांगतात, हे तपासलेल्या तारखेसह नोंदवा. प्रशिक्षणासाठी डेटा वापरत नसल्याचे विधान म्हणजे डेटा साठवला जात नाही असे नाही.
| नोंदवहीतील रकाना | काल्पनिक कंपनीसाठी नमुना नोंद |
|---|---|
| सेवा आणि योजना | [सहाय्यक] चे व्यावसायिक कार्यक्षेत्र, फक्त कंपनीची खाती |
| परवानगी असलेले काम | अंतर्गत दस्तऐवज आणि सार्वजनिकरीत्या उपलब्ध संशोधनावर आधारित मसुदे व सारांश तयार करणे |
| वापरण्यास परवानगी असलेली माहिती | सार्वजनिक आणि अंतर्गत; ग्राहकांचे साहित्य फक्त परिशिष्ट A मध्ये नमूद केलेल्या ग्राहकांसाठी |
| पुनरावलोकनकर्ता | संबंधित कार्यक्षेत्राचा संघप्रमुख |
| जबाबदार व्यक्ती आणि पुनरावलोकनाची तारीख | [जबाबदार व्यक्तीचे नाव], दर सहा महिन्यांनी किंवा अटी बदलल्यावर आढावा घ्या |
AI ने तयार केलेल्या सामग्रीचे पुनरावलोकन आणि व्यक्तींविषयीचे निर्णय यासंबंधीच्या तरतुदींमध्ये काय नमूद असावे?
कलम 6 नुसार, निष्पत्ती वापरणारी व्यक्ती ती तपासण्यासाठी जबाबदार असते; कलम 7 नुसार, लोकांबद्दलचे निर्णय माणसांनीच घ्यायचे असतात. दोन्ही कलमे तुमच्याकडे आधीपासून असलेल्या मंजुरी व्यवस्थेशी सुसंगत असावीत; त्यांनी त्या व्यवस्थेची जागा घेऊ नये.
कलम 6, निष्पत्तीची तपासणी: "AI च्या मदतीने केलेले कोणतेही काम तुम्ही वापरत किंवा पाठवत असाल, तर त्याची जबाबदारी तुमची आहे. वापरण्यापूर्वी तथ्ये, आकडे, उद्धरणे आणि संदर्भ मूळ सामग्रीशी किंवा नाव दिलेल्या स्रोताशी पडताळा. ज्या आकडेवारीचा, निष्कर्षाचा, समर्थनाचा किंवा संदर्भाचा स्रोत शोधता येत नाही, तो काढून टाका. ज्या कामाची तपासणी सामान्यतः [कायदा विभाग / वित्त विभाग / व्यवस्थापक] करतात, त्याची तपासणी यापुढेही त्यांच्याकडूनच होईल."
कलम 7, लोकांबद्दलचे निर्णय: "नियुक्ती, वेतन, कामगिरी, शिस्तभंग, पतपुरवठा किंवा ग्राहकाची तक्रार यांबाबतचे निर्णय AI साधनांच्या आधारे घेऊ नयेत. सामग्रीचा मसुदा तयार करण्यासाठी किंवा ती व्यवस्थित लावण्यासाठी त्यांची मदत घेता येईल, पण एका नामनिर्दिष्ट व्यक्तीने मूळ माहिती तपासून निर्णय घेतला पाहिजे."
तुमचा संघ मदतविषयक प्रश्नांना उत्तरे देण्यासारखे मोठ्या प्रमाणावरील काम करत असल्यास, नमुना तपासणीविषयी एक वाक्य जोडा: AI च्या मदतीने दिलेल्या उत्तरांपैकी नमुने कोण तपासेल, किती वेळा तपासेल आणि एकाच प्रकारच्या चुका वारंवार दिसल्यास काय केले जाईल.
याचा एखाद्या भूमिकेशी कसा संबंध आहे हे पाहायचे आहे का?
टीमसाठी नियोजित चाचणी जाणून घ्या ↗माहिती जाहीर करणे, अहवाल देणे आणि पुनरावलोकन यांसंबंधीची कलमे कशी लागू होतात?
शेवटची तीन कलमे AI वापरल्याचे इतरांना कधी सांगावे, काही चुकल्यास काय करावे आणि धोरण अद्ययावत कसे ठेवावे हे सांगतात.
कलम 8, वापराची माहिती देणे: "एखाद्या मसुद्याचा मोठा भाग AI च्या मदतीने तयार केला असेल, तर तपासणी करणाऱ्या व्यक्तीला तसे सांगा. AI ने तयार केलेल्या सामग्रीबाबत ग्राहकांशी केलेले करार आणि संबंधित मंच किंवा प्रकाशनाचे नियम पाळा. [ऐच्छिक: ग्राहकांना दिसणाऱ्या, AI ने तयार केलेल्या प्रतिमा किंवा मजकुरावर [मजकूर] असे नमूद केले जाते.]"
कलम 9, अहवाल देणे: "मर्यादित वापराची माहिती मंजुरी नसलेल्या साधनात गेली असण्याची शक्यता असेल किंवा AI च्या मदतीने तयार केलेल्या निष्पत्तीमुळे समस्या उद्भवली असेल किंवा उद्भवता उद्भवता टळली असेल, तर त्याच दिवशी [जबाबदार व्यक्ती] यांना साधन, खाते आणि कोणती माहिती दिली गेली याचा तपशील कळवा. जिथे लागू असेल तिथे [घटनांसाठीची विद्यमान प्रक्रिया] पाळा. त्वरित कळवणे हे गैरवर्तन मानले जाणार नाही."
कलम 10, आढावा: "[जबाबदार व्यक्ती] किमान दर [सहा / बारा] महिन्यांनी आणि एखादे साधन, योजना, करार किंवा कार्यपद्धती बदलल्यावर या धोरणाचा आणि नोंदवहीचा आढावा घेते. आवृत्ती [क्रमांक], [नाव] यांनी [तारीख] रोजी मंजूर केली."
कोणत्या रिकाम्या जागा भरण्यासाठी प्रत्यक्ष निर्णय घ्यावे लागतील?
कंसातील प्रत्येक बाब ही अद्याप न घेतलेला निर्णय दर्शवते, सुरक्षित पूर्वनिर्धारित पर्याय नव्हे. त्यामुळे माहीत नसलेल्या बाबी विश्वासार्ह वाटणाऱ्या नियमांनी भरण्याऐवजी पुनरावलोकनासाठी चिन्हांकित करा. कंपनीने धोरणाची जबाबदारी असलेली व्यक्ती, मंजूर सेवा आणि योजना, परवानगी असलेली कामे, निर्बंध असलेली माहिती, पुनरावलोकनाच्या जबाबदाऱ्या, कळवण्याची पद्धत आणि पुनरावलोकनाची तारीख पुरवली पाहिजे.
एखादे साधन विशिष्ट कामासाठी का मंजूर केले आहे ते नोंदवा. मॉडेलच्या प्रशिक्षणाची संरचना, डेटा साठवून ठेवणे, प्रवेश नियंत्रणे आणि करारानुसार परवानगी हे स्वतंत्र मुद्दे आहेत. साधनाचा एक वापर स्वीकारार्ह असू शकतो, तर दुसऱ्या वापरासाठी अतिरिक्त मंजुरी लागू शकते. हा फरक नोंदवहीत स्पष्ट ठेवा.
सोडवून दाखवलेले प्रकरण: 18 जणांच्या एका काल्पनिक लेखानोंदणी व्यवसायाने सर्वप्रथम कलम 5 भरायला घेतले आणि त्याचे उत्तर देता येत नसल्याचे लक्षात आले, कारण ग्राहकांसोबतच्या कामाच्या करारपत्रांत AI बद्दल काहीच नमूद नव्हते. अंदाज बांधण्याऐवजी मालकाने पुनरावलोकन होईपर्यंत ग्राहकांची सामग्री वापरण्यास मनाई असल्याची नोंद केली, सार्वजनिक आणि अंतर्गत वापराला लगेच मंजुरी दिली आणि करारपत्रे अद्ययावत करण्याबद्दल आपल्या सल्लागाराशी चर्चा ठरवली.
पुनरावलोकन करणाऱ्याने काय तपासावे?
धोरण विद्यमान माहिती-सुरक्षा, गोपनीयता, रोजगार आणि प्रकाशन प्रक्रियांशी सुसंगत आहे आणि त्यांना नकळत बाजूला सारत नाही, हे पुनरावलोकन करणाऱ्या व्यक्तीने तपासावे. AI विषयीच्या छोट्या दस्तऐवजामुळे गोपनीय माहिती किंवा महत्त्वाचे परिणाम घडवणारे निर्णय नियंत्रित करणारा विद्यमान नियम शिथिल होता कामा नये. योग्य पुनरावलोकनकर्ते कोण असतील हे संस्था, कार्यप्रवाह आणि लागू कायदेशीर अधिकारक्षेत्रावर अवलंबून असते.
NIST च्या AI जोखीम व्यवस्थापन चौकटीच्या कृती मार्गदर्शिकेतील प्रशासनविषयक सामग्रीमध्ये भूमिका, जबाबदाऱ्या, प्रशिक्षण आणि तृतीय-पक्ष जोखमींची चर्चा आहे; हा साचा म्हणजे लहान टीमसाठी आम्ही केलेले व्यावहारिक रूपांतर आहे. AI आणि माहिती संरक्षणावरील ICO चे मार्गदर्शन हे वैयक्तिक माहितीविषयक प्रश्नांसाठी ब्रिटनमधील अधिकृत साधन आहे. माहिती (वापर आणि प्रवेश) कायद्यानंतर त्याचे पुनरावलोकन सुरू असल्याचे सध्या त्याच्या पानांवर म्हटले आहे, त्यामुळे सध्याची आवृत्ती तपासा. हा साचा अनुपालनाचे प्रमाणपत्र नाही किंवा तुमच्या कंपनीने नियंत्रणे लागू केली आहेत असे सांगणारे निवेदनही नाही.
सातत्य
कोणतेही कलम विद्यमान डेटा, सुरक्षा किंवा मानव संसाधन धोरणाशी विसंगत आहे का?
करार
ग्राहक किंवा पुरवठादारांसोबतचे करार AI वापरावर निर्बंध घालतात का किंवा त्याच्या वापराची माहिती उघड करणे बंधनकारक करतात का?
वैयक्तिक डेटा
डेटा संरक्षणाची जबाबदारी असलेल्या व्यक्तीने कलम 5 आणि कलम 7 पाहिले आहे का?
व्यवहार्यता
कोणते खाते वापरायचे, काय वगळायचे आणि कोणाला विचारायचे, हे नव्याने रुजू झालेल्या व्यक्तीला सांगता येते का?
संघाला धोरणाची ओळख कशी करून द्यावी?
वाचनासाठी मजकूर देण्याऐवजी तुमच्या स्वतःच्या कामातील उदाहरणांद्वारे याची ओळख करून द्या. परवानगी असलेले एक उदाहरण, निर्बंध असलेले एक उदाहरण आणि निर्णय स्पष्ट नसलेले एक प्रकरण समजावून सांगा. लोकांना त्यांतील फरक स्पष्ट करायला आणि शंका असल्यास कोणाकडे जावे हे शोधायला सांगा. ते प्रत्यक्ष वापरत असलेल्या साधनांबद्दल आणि खात्यांबद्दल प्रश्न विचारायला त्यांना वेळ द्या. केवळ मान्य केल्याने एखाद्याला मर्यादांचे पालन करता येते हे सिद्ध होत नाही.
पहिल्या सराव सत्रानंतर धोरणाकडे पुन्हा वळा. निर्णय घेणे अधिक स्पष्ट करणारी उदाहरणे जोडा आणि कामाच्या पद्धतीशी न जुळणाऱ्या सूचना दुरुस्त करा. आवृत्ती क्रमांक आणि जबाबदार व्यक्ती नमूद करा, जेणेकरून सध्याचे नियम कुठे मिळतील हे कर्मचाऱ्यांना समजेल.
तुम्हाला नियोजित सराव हवा असल्यास, Tosheo.ai असे विकसित केले जात आहे की प्रत्येक भूमिकेसाठी छोटे धडे मिळतील आणि प्रत्येक धड्याच्या शेवटी खऱ्या AI साधनात प्रत्यक्ष काम करावे लागेल. त्या कामाचे मूल्यमापन सर्वांना दिसणाऱ्या निकषांनुसार होईल. ते तुमचे धोरण लिहीत नाही किंवा मंजूर करत नाही.
सर्वसाधारण साच्यापासून सुरुवात करणे कधी अयोग्य ठरते?
तुम्ही विकत असलेल्या उत्पादनात AI समाविष्ट करत असाल, विशेष श्रेणीतील वैयक्तिक डेटावर प्रक्रिया करत असाल, नियमनाधीन व्यवसायात काम करत असाल किंवा तुमच्या करारांमध्ये आधीच AI संबंधी अटी असतील, तर सर्वसाधारण साच्यापासून सुरुवात करणे चुकीचे आहे. पात्र सल्लागाराच्या मदतीने त्या बंधनांपासून सुरुवात करा आणि ही रचना केवळ विषयांची तपासणी यादी म्हणून वापरा.
त्याची जबाबदारी कोणीही घेणार नसेल, तरही ते चुकीचे आहे. एकदा भरलेला आणि पुन्हा कधीही पुनरावलोकन न केलेला नमुना म्हणजे टीम आता वापरतही नसलेल्या साधनांच्या नियमांची यादी बनते. कलम 4 भरण्यापूर्वी जबाबदार व्यक्तीचे नाव ठरवा.
स्रोत आणि व्याप्ती
NIST AI RMF कृती मार्गदर्शिका: प्रशासन, 16 October 2026 रोजी तपासलेली ↗
ICO, AI आणि माहिती संरक्षणावरील मार्गदर्शन (पुनरावलोकन सुरू आहे), 16 ऑक्टोबर 2026 रोजी तपासले ↗