लेखापालांसाठी AI: व्यावहारिक उपयोग, पडताळणी आणि मर्यादा

लेखांकनाच्या कामात AI कसे वापरले जात आहे?

व्यावसायिक सेवा संस्थांमध्ये आणि कंपन्यांच्या अंतर्गत टीममध्ये, AI चा वापर मुख्यतः आकडेमोडीसाठी न होता त्या आकड्यांशी संबंधित लेखन आणि स्पष्टीकरणासाठी होतो. तिथेच ते सर्वाधिक विश्वासार्ह असते आणि चूक पकडणेही सर्वात सोपे असते.

अनेक लेखांकन आणि हिशेब ठेवण्याच्या प्रणालींमध्येही सुचवलेल्या वर्गवारी किंवा स्वयंचलित जुळवणी यांसारख्या AI सुविधा असतात. त्यांची संरचना सॉफ्टवेअर पुरवठादार आणि तुमचे प्रशासक ठरवतात; हा मार्गदर्शक वैयक्तिक लेखापाल स्वतःच्या कामात AI सहाय्यक कसे वापरतात आणि AI च्या सूचना कशा तपासतात याबद्दल आहे.

लेखापालांनी AI वापरण्याबाबत व्यावसायिक मार्गदर्शन काय सांगते?

व्यावसायिक संस्था पूर्णपणे स्वतंत्र नियमावली लिहिण्याऐवजी विद्यमान नैतिक तत्त्वे AI ला लागू करत आहेत. ICAEW च्या जनरेटिव्ह AI मार्गदर्शकात सचोटी, वस्तुनिष्ठता, व्यावसायिक क्षमता व योग्य दक्षता, गोपनीयता आणि व्यावसायिक वर्तन ही पाच मूलभूत तत्त्वे या साधनांच्या वापराला लागू केली आहेत.

त्यातील व्यावहारिक मुद्द्यांवर प्रत्येक लेखापाल आजच कृती करू शकतो. सार्वजनिक जनरेटिव्ह AI साधनांमध्ये गोपनीय माहिती टाकू नये, असा तो सल्ला देतो, कारण डेटा कोण पाहतो आणि किती काळ ठेवला जातो यावर वापरकर्त्यांचे नियंत्रण मर्यादित असते. मिळालेला मजकूर तपासताना व्यावसायिक संशयवृत्ती ठेवण्यास तो सांगतो आणि स्वयंचलित परिणामांवर आंधळा विश्वास ठेवण्याविरुद्ध सावध करतो. ग्राहकांच्या कामात जनरेटिव्ह AI वापरण्याबाबत खुलेपणा ठेवण्यास तो प्रोत्साहन देतो. ही साधने व्यावसायिक ज्ञान आणि कौशल्याची उणीव भरून काढू शकत नाहीत, असेही तो स्पष्टपणे सांगतो आणि त्यात सध्याच्या कायद्यांचे प्रतिबिंब असेलच असे नाही, याची नोंद करतो.

तुम्ही दुसऱ्या संस्थेचे सदस्य असाल, तर तिचे स्वतःचे मार्गदर्शन आणि आचारसंहिता तपासा; त्यात अपेक्षा वेगळ्या शब्दांत मांडलेल्या असू शकतात. हे पान सर्वसाधारण माहितीसाठी आहे, व्यावसायिक किंवा कायदेशीर सल्ला नाही.

AI ने तयार केलेला आणि तपासलेला ग्राहकाला पाठवायचा ईमेल कसा असतो?

प्रिया नायर या उदाहरणात एकल मालक म्हणून अंतर्गत सजावटीचा व्यवसाय चालवतात. वर्षअखेरीचे हिशेब तयार करण्यापूर्वी त्यांच्या लेखापालाला काही न मिळालेली कागदपत्रे आणि माहिती हवी आहे: तीन महिन्यांची बँक विवरणपत्रे, उपकरणांच्या दोन मोठ्या खरेदींच्या पावत्या आणि त्या घराचा किती भाग कामासाठी वापरतात याची पुष्टी.

'वर्षअखेरीसाठी आवश्यक असलेली, अद्याप न मिळालेली कागदपत्रे मागण्यासाठी ग्राहकाला मैत्रीपूर्ण ईमेल लिहा' असे सांगितल्यावर सहाय्यकाने सौम्य भाषेतील ईमेल तयार केला. पण त्यात विवरणपत्र दाखल करण्याची अंतिम तारीखही दिली, ठरावीक रकमेच्या दंडाचा इशारा दिला आणि घरातील कार्यालयाचा खर्च '30 टक्के निश्चित दराने' दावा करता येतो असे म्हटले. यापैकी कोणतीही माहिती लेखापालाने दिलेली नव्हती. अंतिम तारीख आणि दंड हे तिच्या लागू कायदेशीर अधिकारक्षेत्रावर आणि विवरणपत्र दाखल करण्याच्या स्थितीवर अवलंबून होते. घरातील कार्यालयाबाबतचे विधान तर सर्वसाधारण नियम म्हणून चुकीचेच होते.

तपासलेल्या सूचनेत तीन बाबी, लेखापालाला त्या ज्या तारखेपर्यंत हव्या होत्या ती तारीख आणि त्या अपलोड करण्याची पद्धत दिली होती, तसेच पुढील मजकूर जोडला होता: 'करासंबंधी कोणताही नियम, अंतिम मुदत, दर किंवा दंड नमूद करू नका.' त्यानंतर लेखापालाने कर प्राधिकरणाने प्रकाशित केलेल्या तारखांशी पडताळून अंतिम मुदतीबद्दल स्वतःचे एक वाक्य जोडले. अंतिम ईमेल अधिक छोटा आणि नेमका होता आणि त्यात लेखापालाला पुष्टी देता येणार नाही असे काहीही नव्हते.

बँक खाते ताळमेळाच्या नोंदी तयार करण्यात AI मदत करू शकते का?

ते तुम्हाला त्या स्पष्टपणे लिहायला मदत करू शकते, पण त्यांचा निपटारा त्याने करू नये. समजा, एका काल्पनिक ग्राहकाच्या बँक ताळमेळात न जुळलेल्या दोन नोंदी आहेत: पुरवठादाराला दिलेली 1,240 रक्कम बँकेकडून आलेल्या व्यवहारांच्या नोंदींत दोनदा दिसते, आणि 380 ची जमा रक्कम आहे जिच्याशी जुळणारे बीजक नाही.

AI ने तयार केलेल्या मसुद्यात पहिल्या नोंदीचे वर्णन 'पुरवठादाराकडून परत वसूल करावयाचे दुबार देयक' असे आणि दुसऱ्या नोंदीचे वर्णन 'बहुधा ग्राहकाकडून मिळालेली आगाऊ रक्कम' असे केले होते. दोन्ही खरे असू शकते आणि दोन्ही अंदाज आहेत. दोनदा केलेले देयक एकाच रकमेच्या दोन खऱ्या चलनांसाठी असू शकते; जमा झालेली रक्कम परतावा, हस्तांतरण किंवा ठेव असू शकते. उपयुक्त आवृत्तीत प्रत्येक नोंद, तिची तारीख व रक्कम, संभाव्य स्पष्टीकरणे आणि तिचा निपटारा करण्यासाठी आवश्यक पुरावे नोंदवले जातात. निष्कर्ष काढण्याचे काम पुरवठादाराचे खातेविवरण आणि ग्राहकाच्या नोंदी तपासणाऱ्या व्यक्तीवर सोडले जाते.

AI कर आणि लेखांकनातील तांत्रिक प्रश्नांची उत्तरे देऊ शकते का?

कर किंवा लेखांकन मानकांवरील AI चे कोणतेही उत्तर हे संशोधनासाठीचा धागा समजा, अंतिम उत्तर नाही. सर्वसाधारण सहाय्यक कालबाह्य किंवा अपूर्ण साहित्याचा आधार घेऊ शकतात, वेगवेगळ्या देशांचे नियम एकत्र करू शकतात आणि नंतर बदललेल्या मर्यादा सांगू शकतात—तेही आत्मविश्वासपूर्ण भाषेत. ICAEW च्या मार्गदर्शकातही सध्या लागू कायद्यांबाबत हाच मुद्दा मांडला आहे.

प्रश्न नेमका मांडण्यासाठी, संबंधित क्षेत्र ओळखण्यासाठी आणि काय शोधायचे याची यादी करण्यासाठी AI वापरा. त्यानंतर मूळ स्रोताकडे जा: कायदा, कर प्राधिकरणाचे स्वतःचे मार्गदर्शन किंवा लेखांकन मानक. कोणत्या स्रोतावर अवलंबून राहिलात याची नोंद करा. साधनाने एखादा स्रोत दिला, तर तो उघडा आणि संबंधित उतारा शोधा; खरा वाटणारा संदर्भ म्हणजे योग्य संदर्भ असे नाही.

लेखा नोंदी ठेवणाऱ्यांनी AI ने केलेले वर्गीकरण कसे तपासावे?

केवळ व्यवहारांचे नव्हे, नियमांचे पुनरावलोकन करा. हिशेब ठेवण्याच्या सॉफ्टवेअरमधील AI वर्गीकरण सहसा पूर्वी केलेल्या खातेवर्गीकरणातून शिकते, त्यामुळे सुरुवातीची एखादी चूक दर महिन्याला पुन्हा होऊ शकते. नवीन पुरवठादार, मिश्र वापराचे खर्च, भांडवली आणि महसुली वर्गीकरणाच्या सीमारेषेजवळील बाबी आणि ऑनलाइन बाजारपेठांना कार्डद्वारे केलेल्या पेमेंटसारखी अस्पष्ट वर्णने असलेले व्यवहार तपासा.

सुचवलेल्या जुळवणीत ज्या पैसे स्वीकारणाऱ्यांबाबत आणि नमुन्यांबाबत चुका होतात, त्यांची अपवाद यादी ठेवा आणि प्रत्येक कालावधीत ती तपासा. स्पष्ट प्रकरणांमध्ये सुचवलेली जुळवणी वेळ वाचवू शकते; अस्पष्ट प्रकरणांमध्ये मात्र पावती आवश्यकच असते.

AI लेखापालांची जागा घेईल का?

याचे खात्रीलायक उत्तर कोणीही देऊ शकत नाही. भाकिते तथ्य म्हणून मांडली जात असतील, तर त्यांच्याकडे सावधपणे पाहिले पाहिजे. एवढे सांगता येते की लेखांकनातील मसुदे तयार करणे, सारांश काढणे आणि नमुने जुळवणे ही अधिकाधिक कामे AI करत आहे. मात्र विवेकाने निर्णय घेणे, व्यावसायिक दृष्टिकोनातून शंका घेऊन तपासणे, ग्राहकांची गोपनीयता राखणे आणि आकड्यांना अंतिम मंजुरी देणे यांची जबाबदारी व्यावसायिक नियमांनुसार पात्र व्यक्तींकडेच राहते.

AI पात्र लेखापालापेक्षा चांगले आहे का, हा संबंधित प्रश्न मुळात दोन वेगळ्या प्रकारच्या गोष्टींची तुलना करतो. AI साधन सल्ल्यासारखा वाटणारा मजकूर तयार करू शकते; पण त्या सल्ल्याची व्यावसायिक जबाबदारी घेऊ शकत नाही, ग्राहकाची संपूर्ण परिस्थिती जाणून घेऊ शकत नाही किंवा त्याला आचारसंहितेनुसार जबाबदार धरता येत नाही. या जबाबदाऱ्या स्वतःकडे ठामपणे ठेवून ही साधने वापरायला शिकणाऱ्या लेखापालांना त्यांचा फायदा होण्याची शक्यता आहे.

ग्राहकांची कोणती माहिती AI साधनात टाकता येते?

त्या विशिष्ट साधनासाठी आणि योजनेसाठी तुमच्या संस्थेने मंजूर केलेली माहितीच वापरा. ग्राहकाची माहिती गोपनीय असेल तर सार्वजनिक ग्राहक साधनात अजिबात टाकू नका. सेवेच्या करारातील अटींमुळेही ग्राहकांच्या माहितीवर कशी प्रक्रिया करता येते आणि कोण करू शकते यावर निर्बंध असू शकतात.

सरावासाठी आणि नमुने तयार करण्यासाठी, या पृष्ठावरील उदाहरणांप्रमाणे काल्पनिक डेटा वापरा. मंजूर प्रणालीमध्ये ग्राहकांच्या प्रत्यक्ष कामासाठी AI वापरताना, इतर कोणत्याही कामाप्रमाणेच तपासणीची नोंद ठेवा: मूळ स्रोत, केलेल्या तपासण्या आणि अंतिम आवृत्तीला कोणी मंजुरी दिली.

लेखांकन संघ या सवयींचा सराव कसा करू शकतो?

ग्राहकाला पाठवायचा ईमेल आणि ताळमेळाची उदाहरणे काल्पनिक माहितीसह संघाच्या सरावासाठी वापरा. प्रत्येकाने AI च्या मदतीने मसुदा तयार करावा आणि नंतर त्यातून काय काढले किंवा कोणते मुद्दे अनिर्णित ठेवले याची यादी करावी. या याद्यांमधून कोण बनवलेले नियम ओळखते आणि कोण पुराव्याचा आधार नसलेल्या बाबींवर निष्कर्ष काढते हे दिसते.

Tosheo.ai हे नियोजित वित्त आणि लेखांकन अभ्यासक्रमासह विकसित करण्याचे नियोजन आहे. यात अशा प्रकारची कामे, शिकणाऱ्याला दिसणाऱ्या मूल्यमापन निकषांनुसार अभिप्राय आणि व्यवस्थापकाला संभाषणांच्या नोंदी न दाखवता कौशल्यातील प्रगती दाखवण्याची सोय असेल. उत्पादनाची उभारणी अद्याप सुरू झालेली नाही, त्यामुळे ही नियोजित व्याप्ती आहे. हे लेखांकन, कर किंवा नियामक बाबींचे प्रशिक्षण देत नाही आणि तुमच्या व्यावसायिक संस्थेने मान्यता दिल्याशिवाय सातत्यपूर्ण व्यावसायिक विकासाच्या आवश्यकतांमध्ये याची गणना होत नाही.

स्रोत आणि व्याप्ती

ICAEW, जनरेटिव्ह AI मार्गदर्शक: जनरेटिव्ह AI आणि नीतिमत्ता ↗