人事評価でAIが役立つのはどのような場面ですか？また、どのような場面ではリスクがありますか？

管理職がすでに具体的な根拠を持ち、その整理や分かりやすい表現を必要としている場合、AIは人事評価に役立ちます。一方、職種名だけを基にフィードバックを作らせたり、評価を決めさせたりするのは危険です。個人情報の取り扱いが認められていないツールに個人情報を入力することにもリスクがあります。

架空の従業員60人の保険代理店、Ashcombe Partnersでは、半年ごとに人事評価を行っています。チームリーダーのPriyaは、ここでは従業員Aと呼ぶ顧客担当者を評価しています。メモは断片的です。'更新チーム、上半期に230件の更新に対応。Marlowの会社の顧客からお礼のメールあり。3月に締め切りを2回逃した（システム移行の影響？）。チーム会議では発言が少ないが、新入社員の受け入れを手伝った。企業向け保険部門への異動を希望。改善が必要な点：書類の提出をもっと早く催促すること。' Priyaの手元には、4つの見出しと評価尺度がある様式があり、12人分の評価を書かなければなりません。

AIで公正な人事評価を作成する具体的な手順は何ですか？

まず根拠を集め、個人を特定できる情報を削除し、提供した内容の整理と文章化だけをAIに依頼してください。表現に偏りや先入観がないかを確認し、評価は自分で判断してください。AIによる人事評価文の作成は下書きの補助であり、評価そのものではありません。

1. ルールを確認する

勤務先のAI利用方針と人事部門の指針を読んでください。承認されたツールだけを使い、そのツールでの利用が認められた範囲を超える個人データは含めないでください。多くのチームでは「従業員A」などの仮名を使い、健康、欠勤、家族に関する詳細は含めません。

2. 形容詞ではなく根拠を集める

実際に確認した事例、成果、日付を書き留めます。「230件の更新に対応した」は根拠になりますが、「勤勉である」は根拠になりません。

3. AIに判断ではなく分類を依頼する

各根拠を評価の見出しと目標に対応づけてください。こちらが提供していない事例、称賛、批判を追加しないよう指示してください。

4. 表現のバランスを整える

曖昧な言葉、性格に基づく言葉、偏った含意のある言葉を指摘し、行動に基づく表現を提案するよう依頼します。

5. 判断と責任

評価は自分で決め、必要に応じて人事部門と相談し、最終的な文章は自分の言葉で書き直してください。

AIが作成した人事評価は、不十分な例と改善後の例でどう違いますか？

不十分なプロンプト：'仕事はできるものの、ときどき締め切りに遅れ、口数が少ない顧客担当者の人事評価を書いてください。' よくある結果：'従業員Aは、常に期待を上回る、熱心で信頼できるチームメンバーです。ただし、チームでの活動では、もっと自己主張し、積極的に行動するとよいでしょう。' 内容が矛盾しており、'常に期待を上回る'という評価を作り出しています。また、'もっと自己主張'という指摘は、職務に関わる行動ではなく、性格を批判しています。

改善後のプロンプト：'以下の根拠だけを使い、各項目を「成果」「品質」「チームワーク」「能力開発」に分類してください。事例、称賛、批判を追加しないでください。観察できる行動ではなく、性格に関する表現には印を付けてください。根拠：[顧客名を削除したプリヤのメモ]。' 結果：成果：上半期に230件の契約更新に対応し、顧客から書面で感謝の言葉を受けました。品質：システム移行中の3月に更新期限を2件逃しており、背景について話し合う必要があります。チームワーク：新入社員の受け入れを支援しました。能力開発：企業向け保険に関心があり、更新手続きの早い段階で書類を依頼することに重点を置くと合意しました。指摘：'チーム会議では無口'は性格を表しています。職務に関係する行動として話し合うべき点があるか検討し、なければ削除してください。プリヤは関連性がないと判断し、削除します。

AIの支援を受けて作成した人事評価を共有前に確認するには、どうすればよいですか？

すべての文が提供した根拠に基づいていること、人格ではなく行動を記述していること、選んだ評価に語調が合っていることを確認します。そのうえで、従業員の立場で読みます。本人がそれぞれの事例に心当たりを持ち、次に何をすべきか分かる内容でしょうか。

追跡可能性

メモで裏付けられない称賛、批判、具体例はすべて削除します。

偏りとバランス

「とげとげしい」「感情的」「攻撃的」「存在感がない」など、人によって偏った使われ方をしやすい表現や、仕事ではなく人格を評価しているフィードバックを探してください。

背景情報

移行作業など、業務への影響が分かっている状況で目標を達成できなかった場合は、その背景も併せて記載する必要があります。

プライバシー

健康、欠勤、その他の機微な個人情報を、ツールにも文章にも入力していないことを確認してください。

AIで人事評価を書くときによくある間違いは何ですか？

最も重大な間違いは、上司が実際には確認していない事柄について、AIにフィードバックを作らせることです。ほかにも、未承認のツールに氏名や健康・欠勤に関する詳細を貼り付ける、AIに評価を決めさせる、全員に同じAIの言い回しを使って評価文が似通う、本人の立場で読み返さずに下書きを共有する、といった間違いがあります。

Tosheo.aiの学習コースで、このレッスンはどのような位置づけですか？

人事評価は、Tosheo.aiの人事チーム向け・管理職向け学習コースに含まれており、AIポリシーや個人データの責任ある利用に関するレッスンと併せて学びます。実践課題では、評価の根拠となる架空の資料が与えられます。採点基準に沿ったフィードバックでは、内容の捏造、人格に基づく表現、背景情報の不足を確認します。