人事部門は日常業務にAIをどう活用できますか？
人事業務でAIを最も安全かつ有用に使えるのは、承認済みの資料を渡して形を変えてもらう作業です。規定を平易な言葉の要約にする、ハンドブックの一節をFAQにする、研修の概要を各回の進行計画にする、といったものです。資料があることで出力が根拠から離れにくくなり、すべての文を元資料と照合できます。
採用には専用のガイドを用意しています。書類選考や採否の決定には、固有の法的な論点があるためです。このページでは、それ以外の人事業務を扱います。
規程の草案作成と平易化
承認済みの方針を従業員が読みやすい要約にまとめるか、新しい方針の構成案を作成し、適切な専門知識を持つ確認担当者が完成させます。
導入研修資料
実際の業務手順に基づいて作成する、特定の職種向けの第1週の計画、チェックリスト、歓迎メッセージ。
社内向けFAQ
ハンドブックをもとに、よくある質問への回答の下書きを作成し、各回答に参照先の節を併記します。
アンケートの主なテーマ
匿名化した自由記述コメントをテーマ別に整理して要約し、確認できるよう元のコメントも残します。
研修と周知
セッションの概要、管理職向けの説明資料、決定済みの変更に関するお知らせ。
人事業務でAIに判断を任せてはいけないのはどのようなことですか？
人事評価、昇進、給与、個人の特性に基づく業務配分、懲戒処分、解雇など、働く人の職業生活に影響する判断をAIに任せてはいけません。自分のメモを整理したり、決定後に通知文の下書きを作成したりするなど、準備には役立ちます。ただし、判断とその根拠については、それを説明し、妥当性を示せる人が責任を持たなければなりません。
規制当局はこの分野を重く見ています。EU AI Actの附属書IIIでは、雇用など仕事上の関係の条件、昇進、契約終了に影響する判断、個人の行動や特性に基づく業務の割り当て、業績や行動の監視・評価を目的とするAIシステムが、高リスク用途に含まれています。組織がEU域内で事業を行う場合、この分類に伴う義務を、こうしたツールの導入前に理解しておく必要があります。これは一般的な情報であり、法的助言ではありません。
AIが作成した社内規程の要約は、確認を経るとどのような内容になりますか？
架空のデザイン事務所、従業員40人のリンデンフィールド・スタジオを考えてみます。人事責任者は、既存の8ページにわたる育児休業規定を、従業員向けに1ページにまとめたいと考えています。
最初の指示は「従業員向けに、当社の育児休業規定を要約してください。」でした。規定を添付しなかったため、ツールは、一定の週数にわたり給与が全額支給されるという記述を含め、一般的な規定にありがちな内容を自信ありげに要約しました。Lindenfieldの規定には、そのような記載はありません。法定を上回る給与支給の条件は勤続年数によって異なります。このような要約を従業員に配布すると、会社が合意していない待遇への期待を生み、紛争につながるおそれがあります。
2回目は規定の全文を貼り付け、こう指示しました。「従業員向けに、平易な英語で300語未満に要約してください。規定に書かれている内容だけを使ってください。各項目に節番号を付けてください。従業員から出そうな質問のうち、規定に答えがないものを列挙してください。」結果は元資料に忠実で、特に価値があったのは未回答の質問の一覧でした。規定の不足が2つ明らかになり、人事責任者はそれをスタジオの雇用問題のアドバイザーに相談しました。最終版の要約には、適用されるのは規定の全文であることを示し、職員に全文を参照するよう促す一文を添えました。
AIは従業員アンケートの自由記述を安全に要約できますか？
注意して使えば役立ちます。自由記述のコメントをテーマ別に分類する作業は手間がかかり、AIが比較的うまく対応できます。ただし、小さな会社では匿名性は簡単に損なわれます。「ブリストルのオフィスで唯一パートタイム勤務をしている人」に言及するコメントは、名前を削除しても個人を特定できます。生成された要約にも、その情報が繰り返される可能性があります。
コメントを外部に渡す前に個人を特定できる情報を取り除き、承認済みのツールとプランを使います。引用ではなく、テーマとおおよその出現頻度を求めてください。その後、元のコメントと照合して件数を自分で確認します。AIツールは数え間違えたり、ある意見の多さを実際以上に示したりすることがあるためです。経営層にはテーマを報告し、個人については報告しません。
職種とのつながりを確認してみませんか？
計画中のチーム向けトライアルを見る ↗従業員に関するどのような情報をAIツールに入力できますか？
多くの人が考えるほど多くはありません。従業員の記録には個人情報が含まれ、健康状態、民族的出自、労働組合への加入状況などは、多くの国のデータ保護法で特に慎重な取り扱いが求められます。特定のツールに入力できるかどうかは、処理の法的根拠、そのプランに適用される提供事業者の規約、データの処理場所、自社の方針によって異なります。
多くの人事チームにとって実用的なルールは、従業員の記録ではなく、規程やテンプレートを基に下書きすることです。苦情申立ての記録の要約など、個人データが本当に必要な業務では、作業中に手軽な近道として使うのではなく、組織のデータ保護責任者が判断する事項として扱います。名前を削除しただけでは、情報が匿名化されたことにはなりません。
人事部門はAIが下書きした規程やガイダンスをどのように確認すべきですか？
下書きを元の文書と照合したうえで、法令や影響を受ける人々の観点からも確認してください。以下の項目は確認の出発点となるものであり、法的な効力を持つ方針について専門家が行う審査に代わるものではありません。
元資料との一致
すべての権利、適用条件、日数、通知期間が承認済みの規定と一致しています。
管轄
下書きに他国のルールが持ち込まれていません。AIツールは、何も指定しないと特定の国の労働法を前提にすることがよくあります。
追加されたものはありません
組織が合意していない新たな特典、約束、手続きは含まれていません。
わかりやすく公平な表現
表現が明確で、誰も排除せず、性別、年齢、家族構成を決めつけていません。
権限
要約には、準拠すべき文書が規程の全文であることと、誰に問い合わせればよいかが明記されています。
最終承認
法的効力のある規程は、雇用問題の専門家など、通常その確認を担当する人に回します。
小規模チームが検討すべき人事向けAIツールはどれですか？
下書きと要約には、通常、会社がすでに利用を承認している汎用アシスタントで十分です。現在、多くの人事情報システムには、社内規程に関する質問への回答や文書の下書きを行うAI機能が搭載されています。便利な場合もありますが、その機能がどのデータを読み取るのか、入力した内容がモデルの学習に使われるのか、どのくらいの期間保存されるのか、誰が出力を閲覧できるのかを提供会社に確認してください。
従業員を採点、順位付け、監視するツールには、特に慎重に対応してください。これらは下書きの補助を超えて、人に関する判断に踏み込むため、前述の法律面や公平性の問題が生じます。
人事業務にAIが適していないのは、どのような場合ですか？
AIは、慎重な対応が必要な会話、調査、そして文面の調子が特定の人に対する組織の姿勢と受け取られかねないメッセージには不適切です。勤務成績への懸念を伝えるために生成された文書は、一見妥当でも、その人やそれまでの経緯には合っていない場合があります。
根拠にできる承認済みの資料がない場合にも適していません。汎用アシスタントに休暇の権利や予告期間がどうあるべきかを尋ねても、得られるのはもっともらしい回答であり、自社の規程でも、自社に適用される法律でもありません。
人事部門は、他部門の従業員向けAI研修でどのような役割を担いますか？
小規模企業では人事がAI導入を担当することが多いため、まず自ら使ってみることが役立ちます。人事は、適正利用方針の作成、研修の計画、従業員からの質問への回答を求められることがよくあります。EU AI Actの対象となる組織については、第4条が、AIシステムの提供者と導入者に対し、従業員の知識と利用状況を考慮して、AIリテラシーを支援する措置を講じるよう求めています。
Tosheo.aiは、予定している人事コース、チームの他のメンバー向けの職種別コース、チャット履歴を表示せずスキルの進捗を確認できる管理者画面で、その業務を支援できるように構築を進めています。まだ開発前の段階なので、予定している提供範囲として捉えてください。AIに関する社内方針がまだない場合は、以下のリンク先の方針策定ガイドから始めるのが適切です。