採用業務のAI：任せることと人が担うべきこと

採用業務にAIはどう役立ちますか？

AIが最も役立つのは、採用に伴う文書作成です。採用担当者や採用する部署の責任者が職務内容、要件、選考プロセスを伝えると、ツールは通常なら半日かかる下書きを作成します。ただし、どの下書きも使用前に正確性、公平性、文体を確認する必要があります。

ChatGPTで求人広告を作成することと、AIで応募者を選考することは同じですか？

いいえ。この違いは重要です。汎用AIアシスタントで求人広告の下書きを作るのは、文章作成の支援です。人が読み、編集し、公開します。一方、候補者の発掘、採点、絞り込み、順位付けを行うツールは、選考判断そのものの一部です。そのため、データ保護や差別に関する規則に加え、地域によってはAI固有の規則も関わってきます。

英国情報コミッショナー事務局も、採用で使われるAIツールについての2024年11月の監査結果報告書で、同じ区別をしています。監査対象は候補者の発掘、書類審査、選考のツールであり、チャットボットや求人広告の下書きに使う生成AIは明確に除外されていました。EU AI Actは、対象を絞った求人広告の掲載、応募書類の分析・絞り込み、候補者の評価など、採用や選考を目的としたAIシステムを高リスク用途に挙げています。ニューヨーク市の地方法144号は、自動雇用意思決定ツールを使用する前の1年以内のバイアス監査、結果の概要の公表、候補者への通知を義務付けています。

このページは一般的な情報を提供するものであり、法的助言ではありません。応募者の選考や順位付けを行うツールを検討している場合は、応募者データを処理する前に、組織内でデータ保護と雇用法を担当する人に相談してください。

AIが作成した求人広告は、確認を経るとどのような内容になりますか？

架空の理学療法クリニック3院からなるブライトウォーター・クリニックスでは、運営調整担当者を募集しています。採用責任者のメモには、施術者3名の予約管理、患者からの電話とメールへの対応、支払い処理、週4日で週30時間勤務、何らかの予約システムの使用経験があると望ましい、学位不要、と記載されています。

1行のプロンプトから生成された求人広告には、「若く活気のあるチームに加わる、抜群の実力を持つコーディネーターを募集」とあり、学位が必須条件として挙げられ、「変化の速い職場で、プレッシャーの下でも成果を出せること」が追加されていました。3行に3つの問題があります。学位の要件は依頼内容に反し、理由もなく応募者の範囲を狭めています。「若い」は年齢に関わる表現で、年齢の高い応募者を遠ざけたり、排除したりするおそれがあります。また、プレッシャーに関する記述は、誰もそのように定義していない仕事内容を示しています。

確認・修正後のプロンプトでは、メモを貼り付け、次のように指示しました。'250語未満の求人広告を書いてください。この要件だけを使ってください。必須条件と歓迎条件を分けてください。平易で、特定の人を排除しない表現を使ってください。提示されていないチームの年齢、性格、文化については書かないでください。'その後、採用担当者は公開前に、勤務時間、給与の記載、応募手順を承認済みの求人記録と照合しました。最後の確認として役立つのは、広告内の要件をすべてツールに列挙させ、採用責任者のメモと比較することです。

AIは公平な面接プロセスづくりに役立ちますか？

はい。評価する能力を自分で定めることが条件です。その職種に本当に必要な能力を3つか4つツールに伝え、能力ごとに2つの質問、それぞれを掘り下げる追加質問、そして不十分・十分・優れた回答に何が含まれるかを示す簡単な採点基準を作るよう依頼してください。すべての候補者に同じ質問をするほうが、自由な会話よりも公平に比較できます。

次に質問を見直し、家族計画、健康、国籍など、判断材料にすべきでない個人情報を引き出すものがないか確認します。また、特定の経歴を持つ人しか十分に答えられない質問がないかも確認します。採点基準は面接担当者の判断を支えるものであり、その代わりになるものではありません。

AI選考ツールを使う前に何を確認すべきですか？

規制当局がすでに示している要件や期待に、そのツールがどのように対応しているかを、書面で示すよう提供元に求めてください。ICOの監査報告書には採用担当者向けの推奨事項が含まれており、以下の項目は、そのいくつかを小規模なチームが確認できる質問に置き換えたものです。これらは出発点であり、網羅的なコンプライアンス審査ではありません。

採用担当者が履歴書をChatGPTに貼り付けてもよいですか？

手軽な近道として使うべきではありません。履歴書は、AIサービスへの共有に同意していない人の個人情報です。汎用のAIアシスタントに「この五つの履歴書に順位をつけて」と頼むと、チャットが検証されていない選考ツールになってしまいます。出力には表現や経歴に関する偏りが反映されることがあり、ある候補者が別の候補者より高く評価された理由も記録されません。

採用応募の処理にAIの支援を使いたい場合は、ツールの導入判断として扱ってください。承認済みのサービス、明確な利用目的、影響評価、応募者への情報提供、すべての結果に対する人の確認が必要です。それまでは、AIの利用を自分で作成したメモからの下書きにとどめてください。

採用担当者は、応募者がAIを使うことを気にしますか？

多くの人が使っていますが、それ以上に重要なのは、その評価で何を確かめたいのかという点です。応募者が履歴書や志望動機書を整えるためにAIを使うことが増えているため、整った応募書類から文章力を判断することは、以前ほどできなくなっています。考え方を説明してもらったり、成果物をどう確認するかを話してもらったりする面接や実技課題は、他者やAIに任せにくい評価方法です。

ソフトウェアでAIが書いた文章を検出しようとする際は注意してください。検出ツールの判定は誤る可能性のある推定であり、それを根拠に応募者を不採用にすること自体、説明できない判断になりかねません。選考手順の中でAIを使ってよいか、どのように使ってよいかを明示し、それを踏まえて課題を設計してください。

採用でAIを使うべきではないのは、どのような場面ですか？

その目的のために設計・評価・承認されたツールを使い、人が結果を確認する場合を除き、AIに候補者の不採用判断、選考対象の絞り込み、順位付けをさせてはいけません。法的に保護される属性を推測したり、「企業文化との相性」を評価したり、面接担当者が下していない結論を面接の要約として示したりしてはいけません。

候補者の記憶に残る場面にも適していません。最終面接後の不採用連絡、内定条件についての話し合い、対応の難しいリファレンス確認などです。役立つなら下書きに使ってもかまいませんが、最後は、きちんと時間をかけて向き合った人の言葉になっているかを確認してください。

採用チームはAIを適切に使う練習をどう進めればよいですか？

独自の架空の依頼条件を使って、上記の求人広告の演習を行います。全員がAIで下書きを作成し、その後、削除した内容と理由を挙げます。根拠なく追加された学位要件や年齢を暗示する表現に気づく採用担当者は、判断力を発揮しています。この演習によって、そのスキルが見えるようになります。

Tosheo.aiは、予定している人事・採用コースの中でこれを学べるように構築を進めています。短いレッスン、実際のAIツールを使う文章作成の実践課題、明示された採点基準に沿ったフィードバック、チャット履歴を表示せずスキルの進捗を確認できる管理者画面を予定しています。現在の採用担当者がAIを慎重に使うための研修であり、選考ツールではなく、候補者の評価も行いません。製品はまだ開発前の段階なので、これは予定している提供範囲です。

出典と対象範囲

英国情報コミッショナー事務局、採用におけるAIツール：報告書の概要ページ、2024年11月6日 ↗

英国情報コミッショナー事務局、採用におけるAIツール：監査結果報告書（PDF）、2024年11月 ↗

欧州委員会AI法相談窓口、規則（EU）2024/1689附属書III、高リスクAIシステム ↗

ニューヨーク市消費者・労働者保護局、自動雇用意思決定ツール（市条例144） ↗