વેચાણમાં AI: વેચાણ પ્રતિનિધિઓ તેનો સારી રીતે ઉપયોગ કેવી રીતે કરી શકે

વેચાણના રોજિંદા કામમાં AIનો ઉપયોગ કેવી રીતે થાય છે?

AI નો સારી રીતે ઉપયોગ કરતા મોટાભાગના વેચાણ પ્રતિનિધિઓ તેનો ઉપયોગ વાતચીતની તૈયારી અને તેને લગતા લેખન માટે કરે છે, વાતચીત કરવા માટે નહીં. આ સાધન તેમને માહિતી સાથે તૈયાર થવામાં અને પછી સ્પષ્ટ રીતે અનુસંધાન કરવામાં મદદ કરે છે; સાંભળવાનું, નિર્ણય લેવાનું અને વચન આપવાનું કામ હજી પણ પ્રતિનિધિ જ કરે છે.

આ માર્ગદર્શિકા પોતાના કામમાં AI સહાયકો વાપરતા વ્યક્તિગત વેચાણકર્મીઓ અને વેચાણ મેનેજરો વિશે છે. વેચાણમાં ગ્રાહક સંપર્ક માટેનું પ્લેટફોર્મ અથવા CRMમાંની AI સુવિધા ખરીદવી એ અલગ નિર્ણય છે, જેના માટે સેવા પ્રદાતાની અલગ સમીક્ષા જરૂરી છે.

વેચાણ પ્રતિનિધિએ AIની મદદથી ગ્રાહક સંસ્થા વિશે સંશોધન કેવી રીતે કરવું જોઈએ?

સાધનને કંપની વિશે તે શું જાણે છે એવું પૂછવાને બદલે, તેને સ્રોતો આપો અને તેમનો સારાંશ બનાવવા કહો. વેબની સુવિધા વગરનો સામાન્ય સહાયક જૂના તાલીમ ડેટાના આધારે કંપનીનું વર્ણન કરી શકે છે, અને વેબની સુવિધા ધરાવતો સહાયક પણ સમાન નામવાળી કંપનીઓ વચ્ચે ગૂંચવાઈ શકે છે. બંને કિસ્સામાં, સારાંશ એ આગળ ચકાસવા માટેનો આધાર છે, ફરી રજૂ કરવા જેવી હકીકત નહીં.

ધારો કે એક કાલ્પનિક સોફ્ટવેર કંપનીનો વેચાણ પ્રતિનિધિ નોર્થગેટ લોજિસ્ટિક્સ નામની કાલ્પનિક પ્રાદેશિક માલવાહક કંપનીને ફોન કરવાની તૈયારી કરે છે. 'નોર્થગેટ લોજિસ્ટિક્સ વિશે જણાવો' એમ પૂછતાં સહાયકે વિશ્વાસપૂર્વક કહ્યું કે કંપનીએ તાજેતરમાં રોકાણ મેળવ્યું છે અને તે આયર્લૅન્ડમાં વિસ્તરણ કરી રહી છે. આ બેમાંથી એક પણ વાત નોર્થગેટની પોતાની વેબસાઇટ કે સમાચાર પૃષ્ઠ પર નહોતી. જો પ્રતિનિધિએ 'રોકાણ મળવા બદલ અભિનંદન' કહીને વાત શરૂ કરી હોત, તો ફોનની શરૂઆત જ ગ્રાહકના પોતાના વ્યવસાય વિશેની ભૂલથી થઈ હોત.

વધુ સારી સૂચનામાં Northgateનાં પરિચય અને સમાચારનાં પાનાંનું લખાણ મૂકીને પૂછવામાં આવ્યું હતું: 'વાહનકાફલાની કામગીરી માટે ખરીદી કરતા વ્યક્તિને ઉપયોગી થાય એવા પાંચ મુદ્દામાં આનો સારાંશ આપો. દરેક મુદ્દા માટે તે જે વાક્યમાંથી લેવાયો હોય તે ટાંકો. વેચાણ પ્રતિનિધિએ ધારણા બાંધવાને બદલે શું પૂછવું જોઈએ તેની યાદી આપો.' પરિણામ ટૂંકું અને ઓછું આકર્ષક હતું, અને દરેક પંક્તિ સેકન્ડોમાં ચકાસી શકાતી હતી.

AI દ્વારા લખાયેલો અને સમીક્ષા કરાયેલો અનુવર્તી ઇમેઇલ કેવો હોય છે?

સારો અનુવર્તી સંદેશ ખરીદદારે શું કહ્યું, તમે શું નક્કી કર્યું અને હવે આગળ શું થશે તેની પુષ્ટિ કરે છે. AIના મુસદ્દા સામાન્ય વેચાણ ઇમેઇલમાં કહેવાતી વાતો તરફ વળી જાય છે, જે એક જ બાબત નથી.

કાલ્પનિક ઉદાહરણ આગળ વધારીએ તો, વેચાણ પ્રતિનિધિની કૉલની નોંધોમાં લખ્યું હતું: ખરીદદાર 40 વાહનોનું સંચાલન કરે છે, હાથેથી રૂટનું આયોજન કરવાથી કંટાળેલો છે, પોતાનાં ડેપોનાં સ્થળો સાથે નિદર્શન જોવા માગે છે અને આગામી મીટિંગમાં પોતાના નાણાં વિભાગના વડાને સામેલ કરવા માગે છે. AIના પ્રથમ મુસદ્દામાં ખરીદદારનો આભાર માન્યા પછી ઉમેરાયું કે 'અમારું પ્લેટફોર્મ તમારા ઇંધણના ખર્ચમાં નોંધપાત્ર ઘટાડો કરશે' અને 'તમારા જેવી કંપનીઓને ઝડપથી વળતર મળ્યું છે'. કૉલની નોંધોમાં ખર્ચ અંગે કોઈ ચર્ચા નહોતી અને પ્રતિનિધિ પાસે તે કદના માલવાહક પરિવહન વ્યવસાયની કોઈ કેસ સ્ટડી નહોતી.

પ્રતિનિધિએ બંને પંક્તિઓ કાઢી નાખી અને સાધનને કહ્યું કે 'મારી નોંધોમાંના મુદ્દા જ વાપરો અને અંતે સહમતી થયેલું આગળનું પગલું લખો'. અંતિમ ઇમેઇલમાં ચાર વાક્યો હતાં: ખરીદદારના શબ્દોમાં માર્ગ ગોઠવવાની સમસ્યાનો સારાંશ, તેમના ડેપોના ડેટા સાથે નિદર્શનની પુષ્ટિ, નાણાં વિભાગના વડા ક્યારે ઉપલબ્ધ છે તેની વિનંતી અને એક સૂચિત તારીખ. તેમાં પ્રતિનિધિ પાળી ન શકે એવું કોઈ વચન નહોતું, અને આ જ બાબત આગળની કાર્યવાહીના સંદેશને વિશ્વસનીય બનાવે છે.

ગ્રાહકોના વાંધાઓનો જવાબ આપવાની અને વેચાણ કૉલની પ્રેક્ટિસ કરવામાં AI કેવી રીતે મદદ કરી શકે?

ગ્રાહકોના વાંધાઓનો જવાબ આપવાની પ્રેક્ટિસમાં AI ધીરજવાળો સાથી છે. તેને ચોક્કસ પ્રકારના ખરીદદારની ભૂમિકા ભજવવા કહો, સંદર્ભ આપો અને તમારી સાથે સહમત થવાને બદલે વાસ્તવિક રીતે વાંધા ઉઠાવવા કહો. ઉદાહરણ તરીકે: 'તમે 60 કર્મચારીઓવાળી પેઢીના નાણાં નિયામક છો. તમને લાગે છે કે અમારું સાધન ખૂબ મોંઘું છે અને તમારી પાસે સ્પ્રેડશીટ પર આધારિત સસ્તી પ્રક્રિયા છે જે મોટાભાગે કામ કરે છે. પાંચ વારના સંવાદ સુધી મને પડકારો. અસ્પષ્ટ જવાબો સ્વીકારશો નહીં.'

ભૂમિકા ભજવવાના અભ્યાસ પછી, તેને પૂછો કે તમારા કયા જવાબો અસ્પષ્ટ હતા અથવા આધાર વિનાના હતા. હેતુ તૈયાર સંવાદ ગોખવાનો નથી. હેતુ એ શોધવાનો છે કે તમે ક્યાં એવો દાવો કરી બેસો છો જેને સમર્થન આપી શકતા નથી, અને તેના બદલે સાચો જવાબ તૈયાર કરવાનો છે. જો તમારો જવાબ અમલીકરણમાં લાગતા સમય જેવા કોઈ આંકડા પર આધાર રાખતો હોય, તો વાતચીતમાં તેનો ઉપયોગ કરતાં પહેલાં તમારી ટીમ સાથે તેની પુષ્ટિ કરો.

વેચાણ સંબંધિત કઈ માહિતી AI સાધનોમાં દાખલ ન કરવી જોઈએ?

જ્યાં સુધી તમારી કંપનીએ આ ઉપયોગ માટે સાધન અને યોજના મંજૂર ન કર્યાં હોય, ત્યાં સુધી ગ્રાહકોનો વ્યક્તિગત ડેટા, કરારની શરતો, વાટાઘાટથી નક્કી કરેલા ભાવ અને ગોપનીયતા કરાર હેઠળ આવતી કોઈપણ માહિતી દાખલ ન કરવી એવું માનો. કૉલનાં રેકોર્ડિંગ અને લિખિત રૂપાંતરોમાં ઘણી વાર અન્ય લોકોની વ્યક્તિગત માહિતી અને ગ્રાહકે વિશ્વાસમાં આપેલી વિગતો હોય છે.

મુખ્ય સહાયકોની વ્યવસાયિક યોજનાઓમાં માહિતી કેટલો સમય સાચવવામાં આવે છે અને મોડેલ સુધારવા માટે સામગ્રી વપરાય છે કે નહીં તે અંગેની શરતો ઘણી વાર વ્યક્તિગત ખાતાં કરતાં અલગ હોય છે. CRMની અંદરની AI સુવિધાઓ તમારા વ્યવસ્થાપકે કરેલી ગોઠવણી મુજબ ચાલે છે. અનુમાન લગાવવાને બદલે ચોક્કસ યોજનાની શરતો તપાસો. શંકા હોય ત્યારે શબ્દશઃ નોંધ ચોંટાડવાને બદલે તમારી પોતાની નોંધો પરથી સારાંશ બનાવો.

AI દ્વારા લખાયેલા વેચાણ માટેના ઇમેઇલને કયા નિયમો લાગુ પડે છે?

ઇમેઇલ વ્યક્તિએ લખ્યો હોય કે AI સાધને, નિયમો સમાન જ લાગુ પડે છે. અમેરિકામાં ફેડરલ ટ્રેડ કમિશનની CAN-SPAM પાલન માર્ગદર્શિકા જણાવે છે કે કાયદો વ્યવસાયથી વ્યવસાયને મોકલાતા ઇમેઇલ માટે કોઈ અપવાદ રાખતો નથી; તેમાં પ્રામાણિક વિષયપંક્તિઓ અને હેડર, માન્ય ટપાલ સરનામું અને ઇમેઇલ બંધ કરાવવાની કાર્યરત સુવિધા જરૂરી છે, જેની વિનંતીનો 10 કામકાજના દિવસમાં અમલ થવો જોઈએ. તમારા ઇમેઇલ મોકલવા બીજી કંપનીને કામ સોંપવાથી તમારી કાનૂની જવાબદારી તેને સોંપાઈ જતી નથી. અન્ય દેશોમાં સીધા માર્કેટિંગના પોતાના નિયમો છે, જે વધુ કડક હોઈ શકે છે.

AI ની મદદથી વ્યક્તિગત રીતે લખાયેલા લાગતા ઘણા ઈમેઇલ ઝડપથી તૈયાર કરવા સરળ બને છે. તેનાથી યોગ્ય લોકોને લક્ષ્ય બનાવવાનું અને પ્રામાણિક સામગ્રી લખવાનું મહત્ત્વ ઘટતું નથી, વધે છે. સંબંધ ('મેં ગયા અઠવાડિયે તમારું વક્તવ્ય જોયું હતું') અથવા સમયમર્યાદા ઘડી કાઢતો ઈમેઇલ કાનૂની મુદ્દો બને તે પહેલાં જ વેચાણની ખોટી રીત છે. આ સામાન્ય માહિતી છે, કાનૂની સલાહ નથી.

વેચાણનાં કામમાં શરૂઆત કરવા માટે કયાં AI સાધનો ઉપયોગી છે?

સંશોધનના સારાંશ, મુસદ્દા અને અભ્યાસ માટે તમારી કંપનીએ પહેલેથી મંજૂર કરેલા સામાન્ય સહાયકથી શરૂઆત કરો, જેમ કે ChatGPT, Claude, Gemini અથવા Copilot. તમારા CRM કે વેચાણ માટે ગ્રાહકો સાથે સંપર્ક કરવાના મંચમાં AI સુવિધાઓ હોય, તો નોંધો અને સારાંશ માટે તે સગવડભરી છે, કારણ કે માહિતી પહેલેથી ત્યાં છે. પરંતુ તે સુવિધા શું વાંચી શકે છે અને તેનું પરિણામ કોણ જોઈ શકે છે તે તમારા પ્રબંધક સાથે ખાતરી કરી લો.

સંભવિત ગ્રાહકોને આપમેળે શોધવા કે કૉલનું વિશ્લેષણ કરવા માટેનાં સૉફ્ટવેર જેવાં વેચાણ માટેનાં ખાસ AI સાધનો ખરીદવાનો નિર્ણય વેચાણ વિભાગના વડા અને વિક્રેતાઓની સમીક્ષા કરનાર વ્યક્તિએ લેવાનો છે. તેમનું મૂલ્યાંકન પ્રદર્શનના આધારે નહીં, પણ તમારી પોતાની માહિતી વાપરવાના નિયમો સાથે વાસ્તવિક કાર્ય પર કરો.

વેચાણમાં AIએ ક્યાં આગેવાની ન લેવી જોઈએ?

AI એ તમારા વતી વચનો ન આપવાં જોઈએ. કિંમતો, છૂટ, કરારની શરતો, ડિલિવરીની તારીખો અને આગાહીના આંકડા તેમની જવાબદારી લેતા લોકોના હાથમાં હોવા જોઈએ. પ્રસ્તાવના મુસદ્દામાં એવી સમયમર્યાદા આપેલી હોય જેના પર કામ પૂરું કરનારી ટીમ ક્યારેય સંમત જ ન થઈ હોય, તો એ સમસ્યા સોદો નક્કી થયા પછી સામે આવે છે.

વિશ્વાસ ઊભો કરતી ક્ષણો માટે પણ તે યોગ્ય સાધન નથી: કરારના નવીનીકરણ અંગેનો મુશ્કેલ કૉલ, સેવામાં ખામી બદલ માફી કે વાટાઘાટ. મદદ થતી હોય તો AI સાથે તેની તૈયારી કરો, પછી વાતચીત જાતે કરો. અને જો ખરીદદાર એવો પ્રશ્ન પૂછે જેનો જવાબ તમને ન આવડતો હોય, તો સરળતાથી વહેતો બનાવટી અંદાજ આપવા કરતાં પ્રામાણિકપણે 'મને તપાસવા દો' કહેવું વધુ સારું છે.

વેચાણ ટીમ આ ટેવો કેવી રીતે વિકસાવી શકે?

બધા માટે એક સરખો અભ્યાસ રાખો: કૉલની એકસરખી કાલ્પનિક નોંધો, AI વડે લખવાનો અનુવર્તી ઈમેલ અને દરેક પ્રતિનિધિએ શું કાઢી નાખ્યું તેની ટૂંકી સમજ. આ સમજૂતીઓ સરખાવવાથી કોણ દાવા ચકાસે છે અને કોણ સાધને લખેલું એમ જ મોકલે છે તે દેખાય છે.

Tosheo.aiનો આયોજિત વેચાણ-ભૂમિકા માટેનો અભ્યાસક્રમ આ પ્રકારના કાર્યને ધ્યાનમાં રાખીને તૈયાર થઈ રહ્યો છે: પ્રારંભિક ક્ષમતા તપાસ, વેચાણનાં ઉદાહરણો ધરાવતા ટૂંકા પાઠ, સ્પષ્ટ દેખાતા મૂલ્યાંકન માપદંડો મુજબ ગુણ અપાતા ભૂમિકા ભજવવાના પ્રસંગો, અને ચેટ નોંધો જાહેર કર્યા વિના કૌશલ્યમાં પ્રગતિ દર્શાવતી મેનેજર માટેની માહિતી. તે હજી નિર્માણ પહેલાંના તબક્કામાં છે, તેથી આ વિગતો આયોજિત કાર્યક્ષેત્ર છે, અત્યારે ઉપલબ્ધ સેવા નહીં.

સ્રોતો અને વ્યાપ

યુનાઇટેડ સ્ટેટ્સનું ફેડરલ ટ્રેડ કમિશન, CAN-SPAM અધિનિયમ: વ્યવસાયો માટે અનુપાલન માર્ગદર્શિકા ↗