આ માર્ગદર્શિકામાં શું આવરી લેવાયું છે અને શું નથી આવરી લેવાયું?
આ માર્ગદર્શિકા પોતાના કામમાં AI વાપરતા નાણાં વિભાગના સભ્યો માટે છે: અહેવાલો, ટિપ્પણીઓ અને વિશ્લેષણ તૈયાર કરતા FP&A વિશ્લેષકો, નાણાકીય વ્યવસાય ભાગીદારો, વ્યવસ્થાપન હિસાબનીશો અને નાણાં મેનેજરો. તે ChatGPT, Claude, Gemini અથવા Excelમાં Copilot જેવાં સાધનોથી મુસદ્દા તૈયાર કરવા, સમજાવવા અને ચકાસવા વિશે છે.
આ બૅન્કિંગ કે નાણાકીય સેવાઓના ઉદ્યોગમાં AI વિશે નથી, જેમ કે છેતરપિંડી શોધવી, ધિરાણપાત્રતાના ગુણ નક્કી કરવા, અલ્ગોરિધમ આધારિત વેપાર કે સ્વચાલિત રોકાણ સલાહ. તે પ્રણાલી તરીકે બનાવવામાં અને નિયમિત કરવામાં આવતાં ઉત્પાદનો છે, અને તે અલગ પ્રશ્નો ઊભા કરે છે. હિસાબ અને નામું રાખવાના કામ માટે અલગ માર્ગદર્શિકા છે, જેની લિંક નીચે છે. અહીંની કોઈ વાત રોકાણ, કર કે હિસાબી સલાહ નથી.
નાણાકીય ટીમોને AI સૌથી વધુ ક્યાં મદદ કરે છે?
જ્યાં કામ નવા આંકડા તૈયાર કરવાને બદલે તમારી પાસે પહેલેથી રહેલા આંકડા સમજાવવાનું હોય ત્યાં AI સૌથી વધુ મદદરૂપ થાય છે. તે ભાષા અને રચનામાં સારું છે, પરંતુ અંકગણિતમાં અને કોઈ આંકડો શા માટે બદલાયો તે સમજવામાં ભરોસાપાત્ર નથી.
વિશ્લેષણાત્મક ટિપ્પણીઓના મુસદ્દા
ચકાસેલા તફાવતના કોષ્ટકમાંથી સંચાલકીય ટિપ્પણીનો પ્રથમ મુસદ્દો તૈયાર કરવો, જેને તમે પછી સુધારો અને ખાતરી કરેલાં કારણો ઉમેરીને પૂર્ણ કરો.
સૂત્રો માટે મદદ
અગાઉથી મળેલું સૂત્ર સરળ અંગ્રેજીમાં સમજાવવું, વધુ સુવ્યવસ્થિત રચના સૂચવવી અથવા મૂલ્ય શોધવાનું સૂત્ર લખવું, અને પછી જાણીતા મૂલ્યો સામે તેની ચકાસણી કરવી.
દસ્તાવેજોના સારાંશ
લાંબા કરાર, ભાડાપટ્ટા અથવા બોર્ડ સમક્ષના દસ્તાવેજમાંથી મોડેલ માટે મહત્વની શરતોનો સાર કાઢવો અને કલમોના સંદર્ભો જાળવી રાખવા.
સમીક્ષા માટેના પ્રશ્નો
આગાહી વિશે શંકાશીલ મુખ્ય નાણાકીય અધિકારી કયા પ્રશ્નો પૂછે તેની યાદી બનાવવી, જેથી તમે જવાબો તૈયાર કરી શકો.
નાણાં વિભાગ બહારના સહકર્મીઓને સમજાવવું
નફા-નુકસાનનાં પત્રકો ન વાંચતા વિભાગના વડા માટે બજેટની સમજૂતી ફરી લખવી.
AI દ્વારા તૈયાર કરાયેલી અને ચકાસાયેલી આંકડાકીય તફાવતોની સમજૂતી કેવી હોય છે?
માર્લો આઉટડોર કેમ્પિંગનાં સાધનો વેચતો કાલ્પનિક છૂટક વિક્રેતા છે. તેના ઓક્ટોબરના સંચાલકીય અહેવાલમાં અંદાજિત આવક 420 (હજારમાં) અને વાસ્તવિક આવક 388 છે, તેમજ અંદાજિત માર્કેટિંગ ખર્ચ 60 અને વાસ્તવિક ખર્ચ 71 દર્શાવેલો છે. વિશ્લેષકે કોષ્ટક સહાયકમાં પેસ્ટ કરીને 'ઓક્ટોબરની કામગીરી પર ટિપ્પણી' માંગી.
મુસદ્દામાં કહેવાયું હતું કે આવકમાં 8.2 ટકાનો ઘટાડો 'મોસમી માંગ નરમ પડવાને કારણે' થયો હતો, માર્કેટિંગમાં થયેલો વધુ ખર્ચ 'પાનખરના અભિયાનમાં કરેલું રોકાણ દર્શાવે છે, જેનાથી નવેમ્બરમાં વધુ સારાં પરિણામો મળવાં જોઈએ', અને એકંદર સ્થિતિને 'મોટે ભાગે આયોજન મુજબ' ગણાવી હતી. ફરી ગણતરી કરતાં આવકમાં 32ની ઘટ નીકળી, જે બજેટના 7.6 ટકા છે, 8.2 નહીં. માર્કેટિંગનો ખર્ચ બજેટ કરતાં 11 વધુ હતો, એટલે કે 18.3 ટકા. કોષ્ટકમાં મોસમી અસર કે પાનખરના અભિયાન વિશે કશું કહેવાયું નહોતું, અને 'નવેમ્બરમાં વધુ સારાં પરિણામો મળવાં જોઈએ' એ એવી આગાહી છે જે કોઈએ કરી જ નહોતી.
વિશ્લેષકે સૂચના ફરી લખી: 'ફક્ત આ કોષ્ટકનો ઉપયોગ કરીને, દરેક તફાવત નિરપેક્ષ આંકડા અને ટકાવારીમાં જણાવો. કારણો કે આગાહીઓ આપશો નહીં. દરેક તફાવત સમજાવતાં પહેલાં મારે જે પ્રશ્નોના જવાબ આપવા જરૂરી છે તેની યાદી બનાવો.' નવા મુસદ્દામાં આંકડા યોગ્ય રીતે રજૂ થયા અને ઉપયોગી પ્રશ્નો પૂછાયા: શું માર્કેટિંગમાં વધુ ખર્ચ થવાનું કારણ બિલોના સમયનો તફાવત હતો, અને શું આવકની ઘટ એક જ માધ્યમમાં કેન્દ્રિત હતી? વિશ્લેષકે ખાતાવહી અને ઇ-વાણિજ્ય અહેવાલમાંથી તેના જવાબ મેળવ્યા, પછી પુષ્ટિ થયેલાં કારણો પોતાના શબ્દોમાં ઉમેર્યાં.
આમાંથી અપનાવવા જેવી ટેવ છે કામને બે ભાગમાં વહેંચવું. સાધનને માળખું અને શબ્દરચના તૈયાર કરવા દો. ગણતરી અને કારણની સમજૂતી સ્રોતના આધારે જાતે કરો.
તમે સ્પ્રેડશીટ સાથે AI નો સુરક્ષિત રીતે ઉપયોગ કેવી રીતે કરો છો?
AIએ લખેલાં સૂત્રોને નવા સહકર્મચારી પાસેથી મળેલાં સૂત્રો જેવાં ગણો: ઉપયોગી, પણ ભરોસો કરતાં પહેલાં ચકાસવા જરૂરી. Microsoft જણાવે છે કે Excelમાં Copilot કાર્યપત્રકોમાં ફેરફાર કરી શકે છે, સૂત્રો બનાવી શકે છે, આલેખો અને સારાંશ કોષ્ટકો બનાવી શકે છે તથા સંપાદન, આયોજન કે ચેટ સ્થિતિમાં કામ કરી શકે છે; અને તે શું બદલે છે તેનું નિયંત્રણ તમારી પાસે જ રહે છે. આયોજન સ્થિતિમાં ફેરફાર કરતાં પહેલાં અભિગમ સૂચવવામાં આવે છે, તેથી મહત્ત્વના કામ માટે તે વધુ સુરક્ષિત શરૂઆત છે.
દરેક નવા સૂત્રને એવી થોડી પંક્તિઓ પર તપાસો જેના જવાબ તમે પહેલેથી જાણો છો. તેમાં ખાલી કોષ, ઋણ મૂલ્ય અથવા મહિનાના અંતની તારીખ જેવી અપવાદરૂપ સ્થિતિ પણ સામેલ કરો. જ્યાં કોષના સંદર્ભો હોવા જોઈએ ત્યાં સીધા લખેલા આંકડા, સંપૂર્ણ માહિતી આવરી ન લેતી શ્રેણીઓ અને જાણ કર્યા વિના પ્રથમ મેળ ખાતું પરિણામ આપતી શોધની પ્રક્રિયાઓ તપાસો. જો સામાન્ય AI સહાયક કોઈ સૂત્ર સૂચવે, તો તેને વર્કબુકની નકલમાં પેસ્ટ કરો, ઉપયોગમાં રહેલા મૂળ મોડેલમાં નહીં.
આ કોઈ ભૂમિકા સાથે કેવી રીતે જોડાય છે તે જોવા માંગો છો?
ટીમ માટે આયોજન હેઠળના અજમાયશી ઉપયોગ વિશે જાણો ↗AI દ્વારા કરાયેલા નાણાકીય વિશ્લેષણની ચકાસણી કેવી રીતે કરવી જોઈએ?
તેની તપાસ એવી રીતે કરો જાણે કોઈ આત્મવિશ્વાસુ કનિષ્ઠ કર્મચારીએ ખાતાવહી જોયા વિના તેને તૈયાર કર્યું હોય. NISTની જનરેટિવ AI માટેની રૂપરેખામાં મનઘડંત રજૂઆતને આત્મવિશ્વાસથી રજૂ કરાયેલી પરંતુ ભૂલભરેલી અથવા ખોટી સામગ્રીના સર્જન તરીકે વર્ણવવામાં આવી છે, અને આત્મવિશ્વાસથી લખાયેલાં નાણાકીય લખાણમાં જ આવી ભૂલ સહેલાઈથી નજર બહાર રહી જાય છે.
ફરી ગણતરી કરો
મૂળ સ્રોતના આધારે દરેક સરવાળો, તફાવત અને ટકાવારી ફરી ગણો; મનમાં નહીં, સ્પ્રેડશીટમાં.
એકમો અને સમયગાળા
આંકડા હજારોમાં છે કે એકમોમાં, સમયગાળો એક મહિનાનો છે કે વર્ષની શરૂઆતથી આજ સુધીનો, અને બજેટની કઈ આવૃત્તિ સાથે સરખામણી થઈ રહી છે તેની ખાતરી કરો.
ધન અને ઋણ ચિહ્નો વાપરવાના નિયમો
અનુકૂળ અને પ્રતિકૂળની નોંધ યોગ્ય રીતે થઈ છે કે નહીં તે તપાસો, ખાસ કરીને ખર્ચની પંક્તિઓમાં.
કારણ સામે ફેરફાર
કોઈ આંકડો શા માટે બદલાયો તેની સમજૂતી બીજા સ્રોતથી ચકાસી ન હોય તો તેને કાઢી નાખો.
આગાહી માટેની ભાષા
આગાહી તૈયાર અને મંજૂર થયેલી ન હોય તો 'થવું જોઈએ', 'થશે' અને 'થવાની અપેક્ષા છે' જેવા શબ્દપ્રયોગો કાઢી નાખો.
પગેરું
મૂળ કોષ્ટક, તમારી ફરી કરેલી ગણતરી અને અંતિમ લખાણ સાથે રાખો, જેથી સમીક્ષક તેમને સમજી શકે.
શું નાણાકીય કામ માટે કોઈ ChatGPT છે, અને નાણાકીય વિશ્લેષણ માટે કયું AI શ્રેષ્ઠ છે?
નાણાકીય કામ માટેનું કોઈ એક સંસ્કરણ સ્પષ્ટપણે શ્રેષ્ઠ નથી. નાણાં વિભાગની ટીમો સામાન્ય રીતે ત્રણ પ્રકારનાં સાધનોમાંથી પસંદ કરે છે: ફાઇલ વિશ્લેષણની સુવિધાઓ ધરાવતા સામાન્ય સહાયકો, Excelમાં Copilot જેવા ગણતરીપત્રકમાં સમાવેલા AI, અને નાણાં તથા આયોજન સોફ્ટવેરની અંદરની AI સુવિધાઓ. યોગ્ય પસંદગી આ મહિને કયું મોડેલ ક્રમાંકનમાં ટોચ પર છે તેના કરતાં તમારી માહિતી પહેલેથી ક્યાં છે અને તમારી કંપનીએ શાને મંજૂરી આપી છે તેના પર વધુ આધાર રાખે છે.
તમે ગમે તે વાપરો, અપલોડ કરેલી ફાઇલો કેવી રીતે સંગ્રહાય છે અને સામગ્રીનો ઉપયોગ મોડેલ સુધારવા માટે થાય છે કે નહીં તે અંગે પ્લાનની શરતો તપાસો. સંચાલન માટેના અહેવાલોનો સંચ વ્યક્તિગત ખાતામાં અપલોડ કરવો અને મંજૂર વ્યવસાયિક કાર્યસ્થળમાં તેનું વિશ્લેષણ કરવું એ બે અલગ બાબતો છે.
નાણાકીય બાબતોની કઈ માહિતી AI સાધનોમાં દાખલ ન કરવી જોઈએ?
તમારી કંપનીએ સંબંધિત સાધન માટે મંજૂર ન કરેલી કોઈ પણ માહિતી તેમાં ન મૂકો. અપ્રકાશિત પરિણામો, પગારપત્રક અને વ્યક્તિગત પગારનો ડેટા, સોદા અને હસ્તગત કરવાની કામગીરી, બેંકની વિગતો તથા ભાવને અસર કરી શકે તેવી કોઈ પણ માહિતી અંગે સૌથી વધુ કડક રહો. શેરબજારમાં સૂચિબદ્ધ કંપનીઓ માટે આંતરિક માહિતી પર લાગુ પડતા નિયમો સાધન અનુકૂળ હોવાને કારણે બદલાતા નથી.
વ્યવહારુ ટેવ એ છે કે કાલ્પનિક અથવા ઓળખ દૂર કરેલા ડેટા પર અભ્યાસ કરીને માળખું તૈયાર કરવું, પછી તૈયાર થયેલું સૂત્ર કે નમૂનો મંજૂર પ્રણાલીઓની અંદર વાસ્તવિક ફાઇલ પર લાગુ કરવો.
નાણાં વિભાગની ટીમોએ ક્યારે AI નો ઉપયોગ ન કરવો જોઈએ?
અહેવાલમાં આપેલા આંકડાના સ્રોત તરીકે, હકીકત તરીકે રજૂ કરેલી આગાહી તરીકે કે ઓડિટના પુરાવા તરીકે AIના જવાબનો ઉપયોગ ન કરો. હિસાબી વ્યવહારની પદ્ધતિ, કરવેરા અંગેનું વલણ કે રોકાણ નક્કી કરવા માટે તેનો ઉપયોગ ન કરો. યોગ્ય લાયકાત ધરાવતા સલાહકારને પૂછવાના પ્રશ્નનો મુસદ્દો બનાવવામાં તે મદદ કરી શકે છે, અને ઘણી વાર તે તેની સૌથી ઉપયોગી ભૂમિકા હોય છે.
નાની, પરિચિત ગણતરીઓ માટે પણ તેનો ઉપયોગ કરવો યોગ્ય નથી. ચેટમાં તફાવત લખીને જવાબ ચકાસવામાં સૂત્ર લખવા કરતાં વધુ સમય લાગે છે.
નાણાં વિભાગની ટીમ આ કુશળતા કેવી રીતે વિકસાવી શકે?
Marlow Outdoorના અભ્યાસનો, અથવા તેના જેવા અભ્યાસનો, ટીમના પ્રાયોગિક કાર્ય તરીકે ઉપયોગ કરો: સૌને એક જ કોષ્ટક, AIનો મુસદ્દો અને દરેક વ્યક્તિએ શું સુધાર્યું તેની ટૂંકી યાદી. આ સુધારા દર્શાવે છે કે કોણ ફરી ગણતરી કરે છે અને કોણ લખાણ પર ભરોસો મૂકે છે.
Tosheo.ai નાણાંના આયોજન હેઠળના અભ્યાસક્રમ સાથે વિકસાવવાની પ્રક્રિયામાં છે, જેમાં આ પ્રકારનાં કાર્યો, દેખાતા મૂલ્યાંકન માપદંડો મુજબ પ્રતિસાદ અને મેનેજર માટે ચેટના રેકોર્ડ વિના કૌશલ્યની પ્રગતિ જોવાની સુવિધા હશે. તેનું નિર્માણ હજી શરૂ થયું નથી, તેથી આ આયોજન હેઠળની બાબતો છે, ચાલુ સેવા નહીં. આ પાઠો વ્યાવસાયિક નાણાકીય તાલીમ કે સલાહ નથી.
સ્રોતો અને વ્યાપ
NIST, કૃત્રિમ બુદ્ધિમત્તા જોખમ વ્યવસ્થાપન માળખું: જનરેટિવ AI પ્રોફાઇલ (NIST AI 600-1), July 2024 ↗