متى يكون الذكاء الاصطناعي مفيدًا في كتابة رسائل البريد الإلكتروني؟
تكون أكبر فائدة للذكاء الاصطناعي في رسائل البريد الإلكتروني التي تعرف ما يجب قوله فيها، لكن صياغتها تتطلب جهداً: مستجدات منظّمة، أو متابعة مهذبة، أو رد يجب أن يغطي عدة نقاط من سلسلة مراسلات طويلة، أو رسالة تحتاج إلى اختصارها أو جعلها أكثر حزماً. في هذه الحالات، تكون الحقائق والقرار من عندك، وتتولى الأداة التنظيم والصياغة.
تقل فائدته وتزداد مخاطره أكثر ما يكون عندما تكون رسالة البريد نفسها هي القرار. فالرسالة التي تُلزم الشركة برد مبلغ أو بموعد أو بسعر أو بموقف تعاقدي تحتاج إلى شخص يقرر مضمونها أولًا. وإذا طلبت من الأداة تحديد ما ينبغي عرضه، فستعرض شيئًا، وقد يكون شيئًا لم يأذن به أحد.
ما الذي ينبغي أن تخبر به أداة الذكاء الاصطناعي قبل أن تكتب رسالة بريد إلكتروني؟
أخبر الأداة بمن سيتلقى البريد الإلكتروني، وسبب مراسلتك له، والحقائق التي يمكنها استخدامها، والإجراء الوحيد الذي تريده من القارئ، وأي قيود على النبرة والطول. كل ما تغفله، تملؤه الأداة بتخمين. وهذه التخمينات مصدر معظم مشكلات رسائل البريد الإلكتروني التي يكتبها الذكاء الاصطناعي: اعتذارات مختلقة، وتواريخ ملفقة، وعروض لم يوافق عليها أحد.
المستلم والعلاقة به
عميل جديد، أو مورّد تتعامل معه منذ فترة طويلة، أو مديرك، أو زميل في فريق آخر. هوية المتلقي تحدد النبرة أكثر من أي تعليمات تتعلق بها.
الغرض
إبلاغ، أو طلب، أو رفض، أو متابعة، أو اعتذار، أو تأكيد. غرض رئيسي واحد لكل رسالة بريد إلكتروني.
الحقائق التي يجوز له استخدامها
ألصق تفاصيل الطلب أو سلسلة الرسائل أو الملاحظات. واذكر أن هذه هي الحقائق الوحيدة المسموح باستخدامها.
المطلوب
ما ينبغي للقارئ فعله بعد ذلك والموعد المحدد له، إن كان هناك إجراء مطلوب.
الحدود
الطول، والنبرة، والأمور التي يجب عدم ذكرها، والوعود التي يجب عدم تقديمها، مثل الخصومات أو مواعيد التسليم.
كيف تبدو صياغة تعليمة جيدة لكتابة بريد إلكتروني بالذكاء الاصطناعي ومراجعة الناتج؟
إليك مثالًا تطبيقيًا من متجر أثاث خيالي يضم 18 موظفًا، Brightwell Interiors. أرسلت إحدى العميلات، السيدة Okafor، رسالة بريد إلكتروني تسأل عن مكان أريكتها. الحقائق المقدّمة: كان من المقرر شحن الطلب في 3 نوفمبر؛ وأبلغ المستودع عن نقص في القماش؛ ولم يحدد المورّد موعدًا جديدًا بعد؛ ويمكن لمسؤول الدعم عرض تغيير القماش أو إلغاء الطلب مع استرداد المبلغ كاملًا؛ ولم تُعتمد أي تعويضات.
تعليمة ضعيفة: اكتب ردًا على هذه العميلة تعتذر فيه عن تأخر أريكتها. نتيجة معتادة: السيدة أوكافور المحترمة، نعتذر بشدة عن التأخير. ستصلك أريكتك الآن في 14 نوفمبر، وبادرةً منا لحسن النية، طبّقنا خصمًا بنسبة 10 بالمئة على طلبك. كلٌّ من الموعد والخصم مختلق. وإذا أُرسلت هذه الرسالة، تكون الشركة قد قطعت وعدَين لا تستطيع الوفاء بهما.
تعليمات أفضل: اكتب ردًا قصيرًا وودودًا لعميلة تسأل عن تأخر أريكة. الحقائق التي يمكنك استخدامها: موعد الشحن الأصلي 3 نوفمبر؛ سبب التأخير نقص في الأقمشة لدى المورّد؛ لا يوجد موعد جديد حتى الآن؛ الخياران المتاحان هما اختيار قماش متوفر أو الإلغاء مع استرداد المبلغ كاملًا. لا تحدد موعدًا جديدًا. لا تعرض خصمًا أو تعويضًا. اسألها أي الخيارين تفضّل، أو إن كانت تفضّل انتظار مستجدات. أقل من 120 كلمة.
المسودة بعد المراجعة: عزيزتي السيدة أوكافور، شكرًا لتواصلك للاستفسار، وأعتذر عن الانتظار. كان من المقرر شحن أريكتك في 3 نوفمبر، لكن مورّدنا يعاني نقصًا في القماش الذي اخترته ولم يؤكد موعدًا جديدًا بعد. لديك ثلاثة خيارات: التبديل إلى قماش متوفر لدينا، أو الإلغاء واسترداد المبلغ كاملًا، أو الانتظار وسنوافيك بالمستجدات فور تأكيد المورّد. ما عليك سوى الرد بالخيار الأنسب لك. طابق المراجع تاريخ الشحن مع الطلب، وأكّد الخيارين مع مسؤول الدعم، وتحقّق من عدم تقديم أي وعود أخرى.
كيف تستخدم الذكاء الاصطناعي للرد على سلسلة طويلة من رسائل البريد الإلكتروني؟
استخدم الذكاء الاصطناعي لتلخيص سلسلة الرسائل أولًا، وراجع الملخص، ثم صُغ الرد استنادًا إلى الملخص الذي راجعته. فالانتقال مباشرةً من سلسلة طويلة إلى رد في خطوة واحدة يحجب ما اعتبرته الأداة مهمًا. وتتيح لك خطوة التلخيص المنفصلة معرفة ما إذا كانت قد أسقطت سؤالًا طرحه أحدهم، أو أخطأت في فهم من وافق على ماذا.
تعليمات مفيدة للتلخيص: أدرج كل سؤال لم يُحسم في سلسلة الرسائل هذه، ومن طرحه، وما إذا أُجيب عنه. ثم أدرج أي التزامات قُطعت، مع ذكر من قطعها. اقتبس السطر المعني لكل منها. راجع القائمة بمقارنتها بسلسلة الرسائل، ولا سيما الالتزامات، لأن الأدوات كثيرًا ما تحول الاقتراح إلى اتفاق. ثم اطلب ردًا يجيب عن الأسئلة غير المحسومة بالترتيب.
هل تريد معرفة صلة هذا بدور وظيفي؟
استكشف الفترة التجريبية المخطط لها للفرق ↗كيف تغيّر نبرة رسالة بريد إلكتروني باستخدام الذكاء الاصطناعي؟
اطلب تغييرًا محددًا وبيّن ما يجب ألا يتغير. عبارة «اجعلها أكثر ودًّا» مبهمة؛ أما «أبقِ كل حقيقة والموعد النهائي كما وردا تمامًا، واحذف جملتَي الاعتذار، وضع الطلب في السطر الأول» فهي دقيقة وقابلة للتحقق. بعد أي إعادة صياغة، قارن الحقائق في النسخة الجديدة بالقديمة. فتعديلات النبرة كثيرًا ما تتسبب في تغيّر تاريخ أو شرط.
تستحق مهمتان تتعلقان بالنبرة التدريب عليهما لأن صياغتهما يدويًا صعبة: الرفض بلباقة، والحزم دون فظاظة. للرفض، أعطِ الأداة السبب الذي تقبل الإفصاح عنه والبديل الذي يمكنك تقديمه. وللمتابعة الحازمة، أعطها الطلب الأصلي وموعد استحقاقه والعاقبة التي أنت مستعد لذكرها. ثم اقرأ النص من منظور المتلقي.
ما دور Copilot في Outlook وGemini في Gmail؟
تطبّق المساعدات المدمجة، مثل Copilot في Outlook وGemini في Gmail، الفكرة نفسها داخل صندوق بريدك، وتسري عليها القواعد نفسها. تشرح صفحة دعم Microsoft إعداد مسودة بفتح رسالة جديدة، واختيار Copilot، وكتابة تعليمات، ثم توليد مسودة، مع خيارات لتعديل الطول والنبرة أو إعادة التوليد، ثم الاحتفاظ بها وتحريرها وإرسالها. وتشير الصفحة أيضًا إلى أن تصنيف حساسية المسودة قد يتغير إذا كانت المخرجات المولّدة ذات مستوى حساسية أعلى.
تذكر صفحة مساعدة Google الخاصة بـ Gemini في Gmail أنه يستطيع إنشاء رسائل بريد إلكتروني جديدة أو تحسين مسودات موجودة من حيث النبرة والوضوح، وأنه يتطلب خطة مؤهّلة من Google Workspace أو خطة ذكاء اصطناعي مؤهّلة من Google، وتحذّر من أن ميزات Gemini قد تقترح معلومات غير دقيقة أو غير ملائمة. يعتمد التوفر على خطتك وإعدادات المشرف، لذا راجع المسؤول عن إدارة حساباتك. الأداة المدمجة ليست أكثر أمانًا تلقائيًا؛ إنها أقرب إلى زر الإرسال فحسب.
ما الذي ينبغي ألا تُدخله أبدًا في أداة بريد إلكتروني مدعومة بالذكاء الاصطناعي؟
لا تُدخل معلومات لم توافق شركتك على استخدامها في تلك الأداة. ويعني ذلك عادةً عدم إدخال بيانات شخصية للعملاء تتجاوز ما تسمح به خطة الاشتراك المعتمدة، أو كلمات مرور أو أرقام حسابات، أو مواد سرية للعملاء، أو أي شيء يخضع لاتفاقية عدم إفصاح، ما لم تنص سياستك على اعتماد الأداة لهذا الغرض. عند الشك، استبدل الأسماء والمعرّفات بحقول نائبة مثل [العميل] و[رقم الطلب]، ثم أعدّ المسودة وأكمل هذه الحقول بنفسك.
توخّ حذرًا خاصًا مع سلاسل الرسائل المعاد توجيهها. فقد تحتوي سلسلة تلصقها لتلخيصها على بيانات شخصية لشخص آخر أو على اقتباس من مرفق سري في موضع لاحق منها. اختصرها إلى الجزء الذي تحتاجه. ويتناول دليل سياسة الذكاء الاصطناعي للشركات الصغيرة كيفية تدوين هذه القواعد.
ما الذي ينبغي أن تتحقق منه قبل إرسال رسالة بريد إلكتروني صاغها الذكاء الاصطناعي؟
اقرأ الرسالة كاملة من منظور المستلم، ثم تحقّق من كل معلومة بمقارنتها بمصدرها. تستغرق القائمة أدناه دقيقة وتكشف معظم المشكلات.
الأسماء والمسميات الوظيفية
اسم المستلم مكتوب بشكل صحيح، والرسالة موجّهة إلى الشخص الصحيح، ولم يُذكر فيها أي زميل لا ينبغي ذكره.
التواريخ والأسعار والأرقام
يمكن إرجاع كل منها إلى الطلب أو سلسلة المحادثات أو ملاحظاتك. لا شيء مختلق.
الوعود
كل عرض أو التزام أو اعتذار يتوافق مع ما أنت مخوّل بتقديمه.
المطلوب
يستطيع القارئ أن يعرف من نظرة واحدة ما تريد منه فعله.
النبرة
ملائم لطبيعة العلاقة؛ دون إفراط في الاعتذار، أو حماس مصطنع، أو عبارات لا تستخدمها عادةً.
الحقول النائبة والبقايا غير المحذوفة
لا [أقواس]، ولا عبارة ختامية عامة لم تقصد استخدامها، ولا سطر يشير إلى مرفق لم تضفه.
متى ينبغي عدم استخدام الذكاء الاصطناعي لكتابة رسالة بريد إلكتروني؟
اكتب الرسالة بنفسك عندما تكون شخصية أو حساسة أو ذات أهمية قانونية. فرسالة التعزية، أو محادثة صعبة بشأن الأداء، أو الرد على شكوى رسمية أو تظلّم، أو رسالة إلى جهة تنظيمية، أو تفاوض تُحسب فيه كل كلمة، كلها حالات لا يناسبها استخدام الذكاء الاصطناعي. من المعقول أن يتوقع المتلقي أن تكون الكلمات كلماتك، وقد تُحدث عبارة مولّدة لا تراعي حساسية الموقف ضررًا لا يمكن للتنقيح إصلاحه بالكامل.
كما أن كتابة التعليمات غالبًا ما تكون أبطأ من كتابة رد من سطرين. تظهر جدوى كتابة البريد الإلكتروني بالذكاء الاصطناعي في الرسائل الأطول والمنظّمة، وليس في كل رد سريع. يتناول هذا الدليل بريد العمل اليومي؛ أما مستندات الأعمال الأوسع نطاقًا، فراجع دليل الكتابة للأعمال بالذكاء الاصطناعي.
المصادر والنطاق
مساعدة Gmail، التعاون مع Gemini في Gmail، تاريخ الاطلاع 16 أكتوبر 2026 ↗
NIST، الذكاء الاصطناعي 600-1: ملف مخاطر الذكاء الاصطناعي التوليدي، يوليو 2024 ↗