كيف ينبغي أن تستخدم هذا القالب؟
انسخ البنود أدناه إلى مستندك، واستبدل كل حقل بين أقواس مربعة، وناقش كل بند مع المسؤول عن سير العمل المعني. لا تعتمدها سياسةً للشركة قبل التحقق من الأدوات والمعلومات والالتزامات الفعلية ذات الصلة. تتجنب هذه البنود عمدًا افتراض وجود إذن شامل لرفع بيانات العمل.
استخدم مهمة مألوفة لاختبار قدرة الموظف على تطبيق الوثيقة بعد اكتمالها. على سبيل المثال، هل يستطيع تحديد الحساب المعتمد لصياغة رسالة بريد إلكتروني استنادًا إلى معلومات متاحة للعامة، والشخص الذي ينبغي سؤاله قبل مشاركة تقرير عميل؟ إذا لم تكن الإجابة واضحة، فحسّن السياسة قبل أن تطلب من الموظفين الإقرار بالاطلاع عليها.
يقدم هذا النموذج معلومات عامة، وليس مشورة قانونية. تختلف قواعد حماية البيانات والعمل والقطاعات باختلاف البلد، وينبغي أن يراجع مستشار مؤهل النسخة التي تعتمدها.
ما الذي تتضمنه بنود الغرض والنطاق والمسؤولية؟
توضح البنود الثلاثة الأولى سبب وجود السياسة، ومن تشملهم، ومن يبتّ في الأمر عند وجود غموض. اجعلها قصيرة؛ فالغرض منها توجيهي، لا إحداث أثر قانوني.
البند 1، الغرض: "تستخدم [الشركة] أدوات الذكاء الاصطناعي لمساعدة الموظفين في الصياغة والتلخيص والبحث والتحليل. توضح هذه السياسة الأدوات المعتمدة، والمعلومات التي يجوز استخدامها معها، وكيفية التحقق من المخرجات، والجهة التي تُوجَّه إليها الأسئلة. وهي تدعم سياساتنا الخاصة بـ[أمن المعلومات / حماية البيانات / السرية] ولا تحل محلها."
البند 2، النطاق: "تنطبق هذه السياسة على جميع الموظفين والمتعاقدين و[العاملين المستقلين / المتدربين] الذين يؤدون عملًا لصالح [الشركة]، على أي جهاز، بما في ذلك ميزات الذكاء الاصطناعي المدمجة في البرامج التي نستخدمها بالفعل، مثل [حزمة برامج مكتبية، أداة تصميم، CRM]."
البند 3، المسؤولية: "يتولى [الاسم، الدور الوظيفي] مسؤولية هذه السياسة وسجل الأدوات المعتمدة. وينوب عنه [اسم البديل] عند غيابه. تُوجَّه الأسئلة إلى [البريد الإلكتروني أو القناة]. ويعتمد [الاسم، الدور الوظيفي] أي سير عمل يتضمن معلومات شخصية."
كيف تستكمل بنود الأدوات والمعلومات؟
يرتبط معظم المخاطر بالبندين 4 و5، لذا يحتاجان إلى الإجابات الأكثر تحديدًا. يحدد البند 4 الحسابات بدقة؛ ويوضح البند 5 فئات المعلومات التي يجوز إدخالها في كل منها.
البند 4، الأدوات المعتمدة: "لا تستخدم إلا الأدوات المدرجة في سجل الأدوات المعتمدة، مع تسجيل الدخول بحسابك لدى [الشركة]. يُحظر استخدام الحسابات الشخصية والخطط المجانية وإضافات المتصفح غير المدرجة في السجل لأعمال [الشركة] أو عملائها. لطلب أداة جديدة، أرسل بريدًا إلكترونيًا إلى [المسؤول] يوضح الأداة وخطة الاشتراك والمهمة والمعلومات التي سيتضمنها استخدامها."
البند 5، المعلومات: "يجوز لك استخدام المعلومات العامة و[المعلومات الداخلية] في الأدوات المعتمدة. ويُحظر إدخال [مواد العملاء السرية / الأسعار / البيانات المالية غير المنشورة / الشفرة المصدرية / بيانات تسجيل الدخول] ما لم يسمح السجل باستخدام تلك الأداة لتلك المهمة. لا تُدخل معلومات شخصية عن الموظفين أو المرشحين أو العملاء ما لم يعتمد [الاسم] سير العمل المحدد. فإزالة الأسماء لا تجعل المعلومات آمنة للمشاركة بحد ذاتها."
يجب أن يتضمن كل اعتماد في السجل الخدمة والخطة والمهمة المسموح بها والمعلومات المسموح باستخدامها والمراجع وتاريخ المراجعة. اسأل المورّدين، كلًّا على حدة، عن التدريب على بياناتك والاحتفاظ بها وصلاحيات وصول المسؤولين وحذف البيانات، وسجّل ما تنص عليه شروطهم الحالية مع تاريخ التحقق. التصريح بعدم استخدام البيانات في التدريب لا يعني عدم تخزينها.
| حقل السجل | نموذج سجل لشركة خيالية |
|---|---|
| الخدمة والخطة | مساحة عمل [المساعد] للأعمال، بحسابات الشركة فقط |
| المهمة المسموح بها | صياغة المستندات الداخلية والأبحاث المتاحة للجمهور وتلخيصها |
| المعلومات المسموح بها | عام وداخلي؛ مواد العملاء مخصّصة فقط للعملاء المدرجين في الملحق A |
| المراجع | قائد الفريق المسؤول عن مجال العمل |
| المسؤول وموعد المراجعة | [اسم المسؤول]، المراجعة كل ستة أشهر أو عند تغيّر الشروط |
ما الذي ينبغي أن تنص عليه بنود مراجعة المخرجات والقرارات المتعلقة بالأفراد؟
يُحمّل البند 6 الشخص الذي يستخدم المخرجات مسؤولية التحقق منها؛ ويُبقي البند 7 القرارات المتعلقة بالأشخاص بيد البشر. ويجب أن يتوافق كلاهما مع الموافقات المعمول بها لديك، لا أن يحل محلها.
البند 6، مراجعة المخرجات: "أنت مسؤول عن أي عمل تستخدمه أو ترسله أُنجز بمساعدة الذكاء الاصطناعي. قبل الاستخدام، تحقّق من الحقائق والأرقام والاقتباسات والإحالات المرجعية بمقارنتها بالمادة المصدرية أو بمصدر محدد بالاسم. احذف أي إحصائية أو نتيجة أو تأييد أو إحالة مرجعية لا يمكنك تتبع مصدرها. ويظل العمل الذي يخضع عادة لمراجعة [الشؤون القانونية / الشؤون المالية / أحد المديرين] خاضعًا لمراجعتهم."
البند 7، القرارات المتعلقة بالأشخاص: "يُحظر استخدام أدوات الذكاء الاصطناعي أساسًا لاتخاذ قرارات بشأن التوظيف أو الأجور أو الأداء أو الإجراءات التأديبية أو الائتمان أو شكاوى العملاء. ويمكنها المساعدة في صياغة المواد أو تنظيمها، لكن يجب أن يراجع شخص محدد بالاسم المعلومات التي يستند إليها القرار ويتخذه بنفسه."
إذا كان فريقك يؤدي أعمالًا بكميات كبيرة، مثل الردود على استفسارات الدعم، فأضف جملة عن الفحوص بالعينة: من يراجع عينات من الردود المعدّة بمساعدة الذكاء الاصطناعي، وبأي وتيرة، وماذا يحدث عند ظهور نمط متكرر من الأخطاء.
هل تريد معرفة صلة هذا بدور وظيفي؟
استكشف الفترة التجريبية المخطط لها للفرق ↗كيف تُطبَّق بنود الإفصاح والإبلاغ والمراجعة؟
توضح البنود الثلاثة الأخيرة متى يجب إبلاغ الآخرين باستخدام الذكاء الاصطناعي، وما الذي ينبغي فعله عند حدوث خطأ، وكيف تبقى السياسة محدّثة.
البند 8، الإفصاح: "أبلغ المراجع عندما تكون المسودة قد أُنتجت إلى حد كبير باستخدام الذكاء الاصطناعي. التزم بعقود العملاء وأي قواعد تضعها المنصات أو جهات النشر بشأن المحتوى المُولَّد بالذكاء الاصطناعي. [اختياري: توضع على الصور أو النصوص المُولَّدة بالذكاء الاصطناعي والموجَّهة للعملاء علامة توضيحية بصيغة [الصياغة].]"
البند 9، الإبلاغ: "إذا احتُمل إدخال معلومات مقيّدة في أداة غير معتمدة، أو تسببت مخرجات أُنتجت بمساعدة الذكاء الاصطناعي في مشكلة أو كادت تتسبب فيها، فأبلغ [المسؤول] في اليوم نفسه، مع ذكر الأداة والحساب وما تمت مشاركته. اتبع [إجراءات الحوادث المعمول بها] حيثما تنطبق. لن يُعامل الإبلاغ السريع بوصفه مخالفة سلوكية."
البند 10، المراجعة: "يراجع [المسؤول] هذه السياسة والسجل مرة واحدة على الأقل كل [ستة / اثني عشر] شهرًا، وكلما تغيرت أداة أو خطة اشتراك أو عقد أو سير عمل. الإصدار [الرقم]، اعتمده [الاسم] بتاريخ [التاريخ]."
ما الحقول المخصّصة للتعبئة التي تتطلب قرارات فعلية؟
كل حقل بين قوسين معقوفين يمثل قرارًا لم يُحسم، لا خيارًا افتراضيًا آمنًا، لذا علّم البنود غير المعروفة للمراجعة بدلًا من ملئها بقاعدة تبدو معقولة. يجب أن تحدد الشركة المسؤول عن السياسة، والخدمات والخطط المعتمدة، والمهام المسموح بها، والمعلومات المقيّدة، ومسؤوليات المراجعة، وقناة الإبلاغ، وتاريخ المراجعة.
وثّق سبب اعتماد أداة لمهمة معيّنة. إعدادات تدريب النموذج والاحتفاظ بالبيانات وضوابط الوصول والسماح التعاقدي مسائل منفصلة. قد يكون للأداة استخدام مقبول واستخدام آخر يتطلب موافقة إضافية. أبقِ هذا التمييز واضحًا في السجل.
حالة تطبيقية: بدأ مكتب افتراضي لمسك الدفاتر يضم 18 شخصًا بتعبئة البند 5، واكتشف أنه لا يستطيع الإجابة عنه، لأن خطابات التعاقد مع عملائه لم تتطرق إلى الذكاء الاصطناعي. وبدلًا من التخمين، صنّف المالك مواد العملاء على أنها غير مسموح باستخدامها إلى حين المراجعة، واعتمد فورًا استخدام المواد العامة والداخلية، وحدد موعدًا مع مستشاره لمناقشة تحديث خطابات التعاقد.
ما الذي ينبغي أن يفحصه المراجع؟
ينبغي أن يتحقق المراجع من توافق السياسة مع إجراءات أمن المعلومات والخصوصية والتوظيف والنشر القائمة، ومن أنها لا تتجاوزها ضمنيًا. يجب ألا تؤدي وثيقة قصيرة بشأن الذكاء الاصطناعي إلى تخفيف قاعدة قائمة تنظّم البيانات السرية أو القرارات ذات العواقب المهمة. ويعتمد اختيار المراجعين المناسبين على المؤسسة وسير العمل والاختصاص القضائي.
تتناول مواد الحوكمة في الدليل التطبيقي لإطار NIST لإدارة مخاطر الذكاء الاصطناعي الأدوار والمسؤوليات والتدريب ومخاطر الأطراف الخارجية؛ وهذا القالب هو تكييفنا العملي للفرق الصغيرة. وتُعد إرشادات ICO بشأن الذكاء الاصطناعي وحماية البيانات مرجعًا بريطانيًا رسميًا للأسئلة المتعلقة بالبيانات الشخصية، وتشير صفحاتها حاليًا إلى أنها قيد المراجعة بعد صدور قانون البيانات (الاستخدام والوصول)، لذا راجع النسخة المنشورة حاليًا. هذا القالب ليس شهادة امتثال ولا إقرارًا بأن شركتك قد طبقت الضوابط.
الاتساق
هل يتعارض أي بند مع سياسة حالية للبيانات أو الأمن أو الموارد البشرية؟
العقود
هل تقيّد عقود العملاء أو الموردين استخدام الذكاء الاصطناعي أو تشترط الإفصاح عنه؟
البيانات الشخصية
هل اطّلع المسؤول عن حماية البيانات على البند 5 والبند 7؟
قابلية التطبيق
هل يستطيع الموظف الجديد تحديد الحساب الذي ينبغي استخدامه، وما يجب استبعاده، ومن ينبغي سؤاله؟
كيف تعرّف الفريق بالسياسة؟
قدّمه بأمثلة من عملك، لا بمواد تطلب منهم قراءتها. استعرض مثالًا مسموحًا وآخر مقيّدًا وحالة غير واضحة. اطلب من المشاركين توضيح الفرق وتحديد مسار التصعيد. امنحهم وقتًا لطرح أسئلة عن الأدوات والحسابات التي يستخدمونها فعليًا. فالإقرار وحده لا يثبت قدرة الشخص على الالتزام بحدود الاستخدام.
عُد إلى السياسة بعد أول جلسة تطبيق عملي. أضف الأمثلة التي ساعدت على توضيح القرارات، وصحح أي تعليمات لم تتوافق مع سير العمل. احتفظ برقم للإصدار وحدد مسؤولاً عن السياسة، ليعرف الموظفون أين يجدون القواعد الحالية.
إذا كنت تريد ممارسة منظّمة، فإن Tosheo.ai قيد البناء لتقديم دروس قصيرة لكل دور وظيفي، تنتهي بمهمة عملية باستخدام أداة ذكاء اصطناعي فعلية، وتُقيَّم وفق دليل معايير تقييم واضح. ولا تكتب المنصة سياستك ولا تعتمدها.
متى يكون القالب العام نقطة بداية غير مناسبة؟
لا يُعد القالب العام نقطة بداية مناسبة إذا كنت تدمج الذكاء الاصطناعي في منتج تبيعه، أو تعالج بيانات شخصية من فئات خاصة، أو تعمل في مهنة خاضعة للتنظيم، أو لديك عقود تحدد بالفعل شروط استخدام الذكاء الاصطناعي. ابدأ من هذه الالتزامات بمساعدة مستشار مؤهل، واستخدم هذا الهيكل بوصفه قائمة تحقق للموضوعات فقط.
كما أنه خيار غير مناسب إذا لم يتولَّ أحد مسؤوليته. فالنموذج الذي يُملأ مرة واحدة ولا يُراجع أبدًا يتحول إلى قائمة قواعد عن أدوات لم يعد الفريق يستخدمها. حدّد المسؤول قبل ملء البند 4.
المصادر والنطاق
الدليل العملي لإطار إدارة مخاطر الذكاء الاصطناعي لدى NIST: الحوكمة، تم التحقق في 16 أكتوبر 2026 ↗