在 Excel 中使用 AI：可核查的公式编写、数据清理与分析

AI 在 Excel 中能做什么？

AI 可以根据日常语言描述编写公式，解释别人留下的公式，建议如何清理杂乱数据，推荐数据透视表或图表，并描述某个数据区域中的规律。它最能帮上忙的任务，是你知道自己想要什么，却不清楚具体语法的任务，例如按多个条件求和，或处理缺失值的查找。

它无法判断你的数据是否正确。如果一列日期被存储为文本、同一个地区有三种不同的写法，或数据区域内夹着一行合计，AI 助手就可能生成语法完全正确、计算结果却错误的公式。电子表格技能仍然重要；AI 改变的是你把时间花在哪一部分上。

哪些 AI 工具可以配合 Excel 和 Google 表格使用？

主要选择包括 Excel 中的 Copilot、Google 表格中的 Gemini，以及配合电子表格使用的 ChatGPT 或 Claude 等通用助手。选择哪一种，应取决于公司批准使用什么，以及你的套餐包含什么。

Microsoft 的支持页面介绍了 Excel 中 Copilot 的三种模式。编辑模式会直接修改工作簿，适合多步骤操作。规划模式会先提出方案，待你确认后再作修改。仅聊天模式会提供分析见解，但不修改工作簿。该页面指出，你的 Microsoft 365 订阅可能不包含 Copilot，或者其功能可能受到组织设置的限制。培训时，从规划模式或聊天模式入手比较合适，因为学员可以在工作表发生变化之前先查看方案。

Google 的帮助页面说明，表格中的 Gemini 可以创建表格和公式、生成分析和洞察、制作图表和数据透视表，以及应用条件格式。使用这些功能需要订阅符合条件的 Google Workspace 或 Google AI 方案。页面提醒，Gemini 可能会提供不准确的信息，并指出，Gemini 添加到共享电子表格中的内容可能会被你所在网域之外的人看到。

有一项变化值得注意：Microsoft 的单元格内 COPILOT 函数页面表示，自 2026 年 9 月 14 日起，该函数在 Excel 中不再可用。此前计算出的结果会保留为缓存值，但重新计算的单元格会返回 #NAME? 错误。如果团队的表格依赖该函数，请检查这些表格。搜索结果还显示有适用于 Excel 和 Google Sheets 的 ChatGPT 加载项，但编写本指南时，我们无法打开 OpenAI 的帮助页面，因此这里不介绍其套餐或价格；请查阅 OpenAI 的官方文档。

如何让 AI 编写可靠的 Excel 公式？

准确描述工作表的布局，明确具体条件，然后通过手动核算验证公式。下面以一家虚构的活动公司“橡树岭活动公司”为例，展示具体做法。工作表的 A 列为发票日期，B 列为类别，C 列为地区，D 列为金额；第 1 行是表头，第 2 至 500 行是数据。管理者想要计算 2026 年 7 月至 9 月“工作坊”类别的总收入。

模糊提示词：给我一个计算上季度工作坊总收入的公式。典型回答：=SUMIF(B:B,"Workshop",D:D)。它看起来没问题，却有两处错误。表格中的类别写作 Workshops，因此筛选条件匹配不到任何内容；而且公式完全没有日期条件，所以即使修正拼写，也会把所有历史记录中的工作坊发票金额全部相加。

精确的提示词：在 Excel 中，A 列是发票日期（实际日期，不是文本），B 列是类别，D 列是金额，数据在第 2 至 500 行，表头在第 1 行。请编写一个公式，汇总 B 列恰好为 Workshops 且 A 列日期从 1 July 2026 至 30 September 2026（含当天）的 D 列金额。解释每个部分。答案：=SUMIFS(D2:D500,B2:B500,"Workshops",A2:A500,">="&DATE(2026,7,1),A2:A500,"<"&DATE(2026,10,1))。使用小于 1 October 而不是小于或等于 30 September，可以避免漏掉最后一天带有时间戳的发票。

核查方法：在表格中筛选“工作坊”类别和 7 月至 9 月的数据，选中可见金额，将状态栏显示的总和与公式结果比较。如果不同，检查是否有日期被存成文本、类别末尾有多余空格，或有行未纳入计算范围。只有与不依赖 AI 的核查结果一致，公式才算正确。

AI 能解释别人写的公式吗？

可以，而且这是最安全、最实用的练习之一。粘贴公式和相关列标题，让 AI 用通俗语言解释公式的每一部分，以及边界情况下会发生什么。原始公式仍然保留，因此即使解释不够准确，也不会造成损失。

示例：=IFERROR(VLOOKUP(F2,Rates!A:B,2,FALSE),0)。好的解释会说明：该公式在Rates工作表的第一列中查找F2中的代码，返回第二列中对应的值，要求精确匹配，并在出现任何错误时返回0。关键的追问在于最后一部分：返回0是否会掩盖费率缺失的问题？通常会，这意味着无法识别的代码会在没有任何提示的情况下变成零收费。请让工具提供一个改为返回明显标记的版本，例如显示“缺少费率”，再决定你实际需要哪种处理方式。

AI 如何帮助清理电子表格中的数据？

AI 擅长建议数据清理步骤及所需公式，例如去除多余空格、将姓名拆分为两列、统一区域名称，或转换文本格式的日期。先让它提出步骤，再在工作表的副本上操作，不要直接修改原表。

清理后，检查数量。除非你原本就打算删除部分行，否则行数应与清理前相同。清理后的列中，不同值的数量应当合理：如果统一了地区名称，就应该只剩下预期的少数几个，而不是几十个。抽查几行之前比较混乱的数据，确认现在已正确。

可以把电子表格上传到 ChatGPT 吗？

许多助手都允许你粘贴数据或上传文件，但是否应该这样做，取决于表格里有什么，以及公司批准了哪些用途。包含客户姓名、薪资或客户财务信息的电子表格，通常不应粘贴到未经批准的工具中。很多时候根本不需要真实数据：说明各列的含义，按相同格式粘贴五行虚构数据，获取公式后，再自行应用到真实表格中。

Excel 中的 Copilot 等内置助手可直接在文件中操作，可能更方便，但同样需要确认：这个工具是否获准处理这些数据？使用真实数据前，请先查看公司的 AI 使用政策。

AI 会取代 Excel 技能吗？

不会。AI 会改变哪些 Excel 技能最重要，但不会让这些技能变得不再必要。你仍需具备足够的知识，才能准确描述表格布局、识别公式何时不适用于数据，并通过独立的方法核验结果。分不清 SUMIF 和 SUMIFS 的人，仍可能从助手那里得到正确公式，却无法判断拿到的公式何时是错的。

值得培训的技能就是本指南中的这些：准确描述工作表，通过手工核算检验公式，询问边界情况，并保留一份未经改动的原始数据副本。

什么时候不应依赖电子表格中的 AI？

对于财务报告、薪资核算、税务、面向客户的定价，或任何需要他人签字确认的数字，除非有具备相应能力的人检查并测试过公式，否则不要依赖 AI 生成的公式。可以让 AI 起草并解释，再像审核其他公式一样进行审核。对于规模很大或对业务至关重要的模型，仍应由有电子表格建模经验的人来审核。

如果问题出在数据而不是公式上，AI 的帮助也很有限。如果大家对什么算作研讨会没有统一标准，或者发票录入方式不一致，就应先改进流程。

来源与范围

Microsoft 支持，Excel 中的 Copilot 入门，访问于 16 October 2026 ↗

Microsoft 支持，COPILOT 函数，访问于 16 October 2026 ↗

Google 文档编辑器帮助，在 Google 表格中与 Gemini 协作，访问日期：16 October 2026 ↗