Gemini 在 Google Workspace 中能做什么？
Gemini 既可在大家日常使用的 Workspace 应用中运行，也可作为独立的聊天应用使用。Google 的 Workspace AI 页面介绍了这些用途：在 Gmail 中总结邮件往来和起草邮件，在 Docs 中撰写初稿，在 Sheets 中创建并填充表格，在 Meet 中记录会议笔记，以及在 Drive 中查找和总结文件。页面还列出了用于提问和较长期项目的 Gemini 应用，以及 Gemini Notebook，后者被描述为以你提供的文档为依据的研究助手。
对使用 Workspace 的团队来说，优势在于操作位置。长邮件会话的摘要可以直接在 Gmail 中的会话旁生成；初稿可以直接在后续要编辑的文档中生成。但取舍与使用其他助手时一样：即使草稿出现在正确的位置，也仍须经过核查，才能据此行事。
哪些 Google Workspace 版本包含 Gemini？
Gemini 的功能取决于你使用的 Workspace 版本以及管理员已启用的功能，因此请查看当前的版本对照表，确认你的套餐支持哪些功能。Google 的 Workspace AI 页面在商务标准版下列出了 Gemini 功能，Google 的管理员帮助文档也说明，在大多数版本中，包括商务版、企业版、基础版、一线员工版和非营利组织版，Gemini 应用都是享有企业级数据保护的核心服务。
Google 的管理员帮助文档还区分了两类用户：使用符合条件版本的用户，以及根据消费者条款将 Gemini 应用作为附加服务使用的用户。这一区别会影响数据处理方式，因此在制定信息使用规则之前，请先确认员工属于哪种情况。价格会变动，请以 Google 官方定价页面为准。
管理员应在团队开始使用前完成哪些设置？
邀请团队使用前，先设置访问权限、对话历史记录和信息使用规则。Google 的帮助文档说明，在管理控制台中，可以为所有人、某个组织部门或某个群组开启或关闭 Gemini 应用，且变更最多可能需要 24 小时才会生效。
同一帮助页面说明，Gemini应用的对话历史记录默认开启，保留18个月；管理员可以选择保留3、18或36个月，也可以关闭历史记录。页面还指出，关闭历史记录后，用户无法返回查看先前的对话，Gemini也无法使用Google Workspace应用集成功能。请选择符合你们数据保留方式的设置，并告知员工。
确认版本和许可
检查哪些用户所用的版本包含你计划培训的 Gemini 功能。
设置应用访问权限
为首批使用的群组启用 Gemini 应用。
选择历史记录保留设置
选择符合你们记录管理方式的保留期限，并向员工说明。
检查云端硬盘中的共享设置
Gemini 会检索用户有权访问的内容，因此值得检查一下共享范围较广的文件夹。
发布信息使用规则
哪些可以做，哪些需要谨慎，哪些不能涉及，并附有示例。
使用 Gemini for Workspace 处理公司数据安全吗？
Google 表示，未经客户事先许可或指示，Workspace 不会使用客户数据训练模型；你的网域之外也不会有人审核这些内容，或将其用于模型训练。其隐私中心还表示，Gemini 只会检索用户有权访问的 Workspace 内容，而且在共享文件中，其他协作者看不到你的提示词或 Gemini 的回答。
这些说明适用于符合条件的版本。对于将 Gemini 应用作为附加服务使用的用户，Google 的管理员帮助文档建议告知他们不要输入机密或敏感信息，并指出他们的对话可能由人工审核员审阅。因此，员工应始终使用工作账号登录，也不应使用个人 Google 账号处理工作材料。
其余取决于访问权限。如果一份敏感电子表格向全公司共享，Gemini 就能为任何有权打开它的人调用其中的信息。推广使用前，请审查共享范围过大的情况。以上为一般信息，不构成法律建议。
好的 Gemini 指令在实际使用中是什么样的？
以下是 Fenmore Supplies 的一个完整示例。这是一家虚构的餐饮设备线上零售商，有 60 名员工，使用 Google Workspace 开展工作。
在 Gmail 中提出的不明确请求：“总结这组邮件往来。”Gemini 将一组关于货运延迟的冗长供应商邮件整理成了一份简洁的摘要，其中写道，供应商已“确认周五交货”。但阅读原邮件后会发现，供应商说的是可能周五交货，具体取决于清关情况。
更好的请求："为我们的客服负责人总结这段邮件往来。列出供应商已承诺的事项、他们认为可能但尚未确认的事项，以及我们还需要询问的问题。注明你所依据的每条消息的日期。"第二份总结将承诺事项（货物已发出）与预计情况（周五到达，取决于清关情况）分开列出，并列出了一个有关分批交付的待确认问题。
运营协调员核查了三条带日期的消息，确认摘要准确，并补充说明哪些客户订单受到了影响，然后才转发。在表格应用中，同一团队请Gemini标记已超过承诺发货日期的订单，再自行筛选表格，确认清单一致。这两个应用中的习惯是一样的：先要求提供依据，再进行核查。
想看看这与具体岗位有什么联系吗？
了解规划中的团队试用 ↗如何在日常工作中用好 Gemini？
编写指令时，说明你是谁、需要什么、相关背景以及期望的输出格式。Google 关于自定义 Gems 的帮助文档建议的正是这四个要素：角色、任务、背景和格式。文档也指出，不必每次都包含全部四项，但用上其中几项就能让指令更有效。
对于重复性工作，可以在 Gem 中保存长期适用的指令，类似于其他助手中的项目功能。Google 的帮助文档指出，Gemini 可以将简短描述扩展成更完整的指令，但你需要审核和修改；上传文件也可以补充背景信息。例如，客服 Gem 可以保存退货政策和公司的沟通风格，并要求对超出政策范围的请求作出标记，而不是编造答案。
团队可以在哪里接受 Gemini 培训？
建议先查看 Google 的 Workspace 学习中心。其中包括有效提示词编写指南、Workspace 的 Gemini 提示词指南，以及面向销售、营销、人力资源、项目管理和客服等岗位的现成提示词合集。此外，还有在工作中使用 Gemini 的实用入门介绍，以及在 Gmail、视频会议、演示文稿和表格中使用 Gemini 的短视频。该中心也提供点播培训和课堂培训的相关信息。
那些资源教的是产品用法。要改变工作习惯，还需让每个人围绕自己的任务进行练习，并获得反馈。对于使用 Workspace 的团队，一个合理的四周计划是：第一周，用 Gmail 总结和回复邮件，并核查依据；第二周，在 Docs 中按已批准的模板起草内容；第三周，对 Sheets 中的问题，通过筛选或重新计算核对答案；第四周，完成一项与岗位相关的任务，并由同事审核。
对于使用 Google Workspace 的团队，Gemini 和 ChatGPT 哪个更合适？
对于已经主要使用 Gmail、文档和云端硬盘工作的团队，Gemini 通常是更方便的起点，因为它可以直接在文件所在的环境中工作，并沿用现有权限。不过，对于某些具体任务，ChatGPT 或 Claude 仍可能更合适，例如根据使用者自行提供的材料进行长时间的文稿起草。
用你自己的任务测试，不要只做泛泛的比较。让每个获批选项完成相同的三项真实任务，请输出结果的接收者评判结果，并统计各自需要多少修正。ChatGPT 和 Claude 指南介绍了使用这些工具时应检查的内容。
哪些情况下，适用于 Workspace 的 Gemini 并不能解决问题？
如果你的公司使用 Microsoft 365，就不应从适用于 Workspace 的 Gemini 入手；Copilot 指南更合适。如果员工使用个人 Google 账号处理工作，请先解决这个问题，再开展任何 AI 培训，因为适用的数据条款不同。
Gemini 也不能替代保存权威业务记录的系统。供应商邮件往来的摘要不会更新你的库存系统，Gemini 建议的 Sheets 公式也仍需用已知数值进行测试，才能放心用于定价表或工资表。
Tosheo.ai 如何与 Gemini 配合使用？
Tosheo.ai 正在筹备中，旨在培训每个人使用团队所用的工具，包括 Gemini。按照上线规划，管理员将选择岗位和工具，每位学员学习短课，并在每节课结束时使用真实工具完成动手任务，依据学员可见的评分标准接受评分。按规划，管理者将能查看进展，而不是聊天记录。这些内容属于规划范围；产品尚未进入开发阶段。
来源与范围
Google Workspace，企业 AI 工具，核查日期：16 October 2026 ↗
Google Workspace 帮助，Google Workspace 生成式 AI 隐私中心，发布日期：6 October 2026 ↗
Google Workspace 管理员帮助，开启或关闭 Gemini 应用，核查日期：16 October 2026 ↗