人力资源人员如何使用 AI 处理日常任务？
对人力资源工作而言，最安全、最实用的AI任务，是由你提供经过批准的原始材料，让AI改变其呈现形式：将政策改写为通俗摘要，将员工手册的一节整理成FAQ，或将培训大纲转为具体课程安排。原始材料为输出提供依据，你也可以逐句对照检查。
招聘有单独的指南，因为筛选和选拔涉及特定的法律问题。本页介绍人力资源职能的其他工作。
政策起草与简化
将已批准的政策整理成员工易读的摘要，或为新政策拟定初步框架，再由具备相应资质的审核人员补充完善。
入门材料
根据你的实际流程，为指定岗位制定第一周计划、检查清单和欢迎说明。
内部常见问题解答
根据员工手册起草常见问题的答案，并在每个答案旁保留对应的章节出处。
调查主题
将匿名化的自由文本评论按主题归类，用于撰写摘要，同时保留原始评论以供核查。
培训与沟通
课程大纲、管理者简报，以及关于已确定变更的通知。
哪些人力资源工作不应由 AI 决策？
AI 不应决定任何会改变员工工作生活的事项：绩效评级、晋升、薪酬、基于个人特征的任务分配、纪律处分结果或解雇。它可以协助准备工作，例如整理你自己的笔记，或在决定作出后起草信函，但决定及其理由必须由能够解释并为之负责的人来作出。
监管机构正在严肃对待这一领域。EU AI Act 在附件 III 中，将用于作出影响工作关系条款、晋升或终止工作关系的决定，根据个人行为或个人特征分配任务，或监控和评估绩效与行为的 AI 系统列为高风险用途。如果您的组织在欧盟开展业务，这一分类会带来相应义务，值得在引入此类工具前了解清楚。以上为一般信息，不构成法律建议。
经过审核的 AI 政策摘要是什么样的？
以一家虚构的设计工作室林登菲尔德工作室为例，该工作室有 40 名员工。人力资源负责人希望将工作室现有的八页育儿假政策整理成一页摘要，供员工阅读。
第一次尝试的提示词是：'为员工总结我们的育儿假政策。'由于没有附上政策，工具自信地总结了这类政策中常见的内容，包括员工可在一定周数内领取全薪的说法。林登菲尔德的政策并没有这样的规定；其额外薪酬待遇取决于员工的服务年限。这样的摘要一旦发给员工，就会让员工产生工作室并未同意的预期，并可能引发争议。
第二次尝试时，用户粘贴了完整政策，并要求：“用通俗英语为员工概括这份政策，不超过300词。只使用政策中写明的内容。每个要点都标注章节编号。列出员工可能会问、但政策没有回答的问题。”结果与原文高度一致，而未解答问题清单反而成了最有价值的部分：它揭示了两处缺漏，人力资源负责人随后将其提交给工作室的劳动用工顾问。最终摘要还加了一句，提醒员工以完整政策为准。
AI 能安全地汇总员工调查中的意见吗？
可以提供帮助，但要谨慎。将开放式评论按主题归类是一项繁琐的工作，AI 通常能做得还算不错，但在小公司，匿名很容易失效。一条提到‘布里斯托尔办公室唯一的兼职员工’的评论，即使删掉姓名，也能指向具体的人，而生成的摘要还可能重复这一细节。
在将评论发送到任何地方之前，删除可识别身份的信息，使用经批准的工具和套餐，并要求归纳主题及其大致出现频率，而不是摘录原话。然后亲自对照评论核查数量，因为 AI 工具可能计数错误，也可能夸大某种观点的普遍程度。向管理层报告主题，不要报告个人情况。
想看看这与具体岗位有什么联系吗？
了解规划中的团队试用 ↗哪些员工信息可以输入 AI 工具？
比人们以为的要少。员工记录包含个人数据，其中一些数据，例如健康状况、族裔或工会会员身份，在许多国家的数据保护法律中被视为特别敏感的数据。这些数据是否可以输入某个工具，取决于你的法律依据、供应商对该套餐的条款、数据处理地点，以及你自己的政策。
对大多数人力资源团队，一条实用规则是：依据政策和模板起草内容，而不是员工档案。如果任务确实需要个人数据，例如总结一份申诉档案，应交由组织内的数据保护负责人决定，而不是在任务中途自行走捷径。仅删除姓名，并不意味着信息已经匿名化。
人力资源人员应如何审核 AI 起草的政策和指引？
对照源文件检查草稿，然后检查其是否符合法律规定，以及对相关人员有何影响。以下项目只是初步检查清单，不能替代对具有法律效力的政策进行专业审查。
与来源的一致性
每项权益、资格条件、天数和通知期限均与获批政策一致。
司法管辖区
草稿没有套用其他国家的规定。AI 工具往往会默认采用某个国家的劳动法。
未添加任何内容
不得出现未经组织同意的新福利、承诺或流程。
清晰、公平的措辞
措辞清晰、具有包容性，不预设性别、年龄或家庭结构。
权威性
摘要明确指出，应以完整政策为准，并说明有问题该咨询谁。
审批
具有法律效力的政策应交由通常负责审核的人处理，例如劳动用工顾问。
小团队应该考虑哪些人力资源 AI 工具？
对于起草和总结工作，公司已经批准使用的通用助手通常就够用了。许多人力资源信息系统现在也提供 AI 功能，用于回答政策问题或起草文档。这些功能可能很方便，但需要向供应商确认：它会读取哪些数据，你的内容是否用于训练其模型，数据保留多久，以及谁可以查看输出。
对用于给员工评分、排名或监控员工的工具，应格外谨慎。这些用途已从辅助起草转向对人作出决定，因此会涉及上述法律和公平性问题。
哪些情况下，AI 不适合用于人力资源工作？
AI 不适合用于敏感谈话、调查，以及任何可能让人将其语气解读为组织对某个人所持立场的消息。AI 生成的绩效问题告知信可能听起来合情合理，却仍然不适合当事人及其具体过往情况。
如果没有经过认可的资料作为依据，它也不是合适的工具。向通用助手询问你的休假权益或离职通知期应该是多少，得到的只是听起来合理的答案，既不是公司的政策，也不是适用于你的法律规定。
人力资源部门在其他员工的 AI 培训中扮演什么角色？
在许多小公司中，人力资源部门负责推进 AI 应用，因此先亲自练习会有帮助。人力资源部门经常需要编写可接受使用政策、规划培训并解答员工的问题。对于受 EU AI Act 约束的组织，第 4 条要求 AI 系统的提供者和部署者采取措施，结合员工的知识和使用情境，支持其提升 AI 素养。
Tosheo.ai 正在筹备中，计划通过人力资源学习路径、团队其他成员的岗位学习路径，以及不显示聊天记录的管理者技能进展视图，来支持这项工作。产品尚未进入开发阶段，因此请将这些内容视为规划范围。如果你还没有 AI 政策，下方链接中的政策指南是更合适的起点。