SOP’lerin çoğunu uygulamak neden zor?

Çoğu SOP'yi takip etmek zordur; çünkü uzmanlar bunları hafızalarından yazar, dolayısıyla artık fark etmedikleri adımları atlar ve bir şeyler ters gittiğinde ne yapılacağını belirtmezler. Gerçek süreci aktardığınız sürece, yapay zeka ile SOP yazmak faydalıdır; çünkü yapay zeka yapı oluşturmada ve eksik noktaları sorgulamada iyidir.

Hayali bir 25 kişilik çevrimiçi ev eşyası mağazası olan Linden and Moss'ta iadelerle tek bir kişi, Olu, ilgileniyor. Olu izne çıktığında iadeler birikiyor. Notlarında şöyle yazıyor: 'Shopify'da siparişi kontrol et, iade nedenine bak. hasarlıysa fotoğraf gerekli. para iadesi veya değişim; değişim istemiyorlarsa genelde para iadesi. 100 sterlinin üzerindeyse Kate'e sor. uygunsa stoğa geri al, değilse defolu ürün rafına koy. müşteriye e-posta gönder. tabloyu güncelle.' İşe yeni başlayan birinin sorması gereken her şey bu notun içinde gizli: hangi tablo, neye göre 'uygun' ve fotoğraf yoksa ne yapılacak.

Yapay zekayla adım adım nasıl SOP yazarsınız?

Süreci gerçekte nasıl yürütülüyorsa öyle kaydedin, yapay zekadan bunu sorumluları ve kontrolleri belirtilmiş numaralı adımlara dönüştürmesini isteyin, eksikler ve istisnalar hakkında size sorular sormasını sağlayın, ardından taslağı bu görevi daha önce hiç yapmamış biriyle test edin.

1. Gerçek bir işin adım adım yapılışını kaydedin

Uzmandan gerçek bir vakayı adım adım anlatmasını veya işi yaparken not almasını isteyin. Bir yapay zeka aracı kullanmadan önce müşteri adlarını ve tüm kişisel verileri kaldırın.

2. Sabit bir SOP yapısı isteyin

Amaç, kapsam, roller, numaralandırılmış adımlar (eylem, sorumlu, araç, kontrol), istisnalar ve üst mercilere iletme süreci ile tutulacak kayıtlar.

3. Yapay zekanın size sorular sormasına izin verin

İşe yeni başlayan birinin taslağı okuduktan sonra sorabileceği tüm soruları listelemesini isteyin. Bunları yanıtlayın; yazıya dökülmemiş bilgi bu şekilde ortaya çıkar.

4. İstisnaları eğer-o zaman kuralları olarak yazın

Örneğin: ürün hasarlıysa ve müşteri fotoğraf göndermediyse e-postayla fotoğraf isteyin ve iade işlemini beş iş günü bekletin.

5. Yeni başlayan biriyle test edin

Görevi bilmeyen birinden, uzman sessizce izlerken SOP'yi gerçek bir vaka üzerinde uygulamasını isteyin. Tereddüt ettiği her noktayı düzeltin.

Yapay zekayla hazırlanmış zayıf bir SOP ile iyileştirilmiş hali nasıl görünür?

Zayıf istem: 'İadelerin işlenmesi için bir SOP yaz.' Tipik sonuç: 'İade talebini alın', 'Şirket politikasına göre uygunluğu doğrulayın' ve 'Ücret iadesini zamanında gerçekleştirin' gibi adımlardan oluşan genel bir prosedür. Herhangi bir mağazaya ait olabilir, sorumluları belirtmez ve 'şirket politikasına göre' ifadesi, işe yeni başlayan kişinin ihtiyaç duyduğu asıl kuralları gizler.

Olu'nun notları ve yukarıdaki yapıyla iyileştirilmiş istem; ardından eksikleri belirlemeye yönelik soru-cevap. Yapay zeka sekiz soru sorar. Bunlar arasında bir ürünün yeniden stoğa alınmaya uygun olmasını sağlayan koşullar, hangi sayfanın ve hangi sütunların güncellendiği, Kate yokken onun yerine kimin onay verdiği ve iade süresinin ne olduğu yer alır. Olu'nun yanıtlarından şu tür adımlar çıkar: '4. Geri ödeme GBP 100 üzerindeyse sipariş numarasını onay için iadeler kanalından Kate'e gönderin; Kate yoksa operasyon sorumlusu onay verir. Kontrol: geri ödeme yapmadan önce onayın iadeler sayfasının F sütununa kaydedildiğinden emin olun.' İstisnalar bölümü artık eksik fotoğrafları, iade süresi geçmiş ürünleri ve stokta olmayan bir ürünün yerine yenisini isteyen müşterileri de kapsıyor.

Yapay zekanın yazdığı bir SOP'yi nasıl kontrol edersiniz?

Bir uzmanın her adımın gerçeğe uygunluğunu doğrulamasını ve işe yeni başlayan birinin bunu gerçek bir vakada uygulamasını sağlayarak kontrol edin. Bir SOP, ancak görevi daha önce hiç yapmamış biri yardım istemeden tamamlayabiliyorsa doğrudur.

Uzman incelemesi

Görevi yapan kişi her adımı, eşiği ve araç adını doğrular. Yapay zeka bazen gerçekte olmayan ama makul görünen adımlar ekler.

Yeni başlayan testi

Her tereddüdü ve soruyu not edin. Her biri eksik bir adıma veya net olmayan bir kontrole işaret eder.

Politika kontrolü

Geri ödeme sınırları, yasal iade hakları ve güvenlik adımları, ilgili politikalardan sorumlu kişilerle teyit edilir.

Sorumlu ve gözden geçirme tarihi

SOP'nin sorumlusunu ve bir sonraki gözden geçirme tarihini belirtin.

Yapay zekayla SOP yazarken sık yapılan hatalar nelerdir?

En yaygın hata, gerçek süreç yerine yalnızca bir konu üzerinden SOP istemektir; bunun sonucunda kimsenin uymadığı genel bir belge ortaya çıkar. Diğer hatalar: istisnaları atlamak, 'politikaya göre' ifadesini açıklamadan bırakmak, yapay zekanın hukuki gereklilikler veya güvenlik gereklilikleri uydurmasına izin vermek, işe yeni başlayan biriyle hiç denememek ve SOP belgesini kimsenin bulamayacağı bir yerde saklamak.

SOP yazma, Tosheo.ai öğrenme yolunun neresinde yer alıyor?

SOP yazımı, Tosheo.ai operasyon öğrenme yolunda bilgiyi yapılandırma ve yapay zeka çıktısını kontrol etme derslerinden sonra yer alır ve her roldeki ekip liderleri için yararlıdır. Uygulamalı görevde, katılımcıdan kabaca hazırlanmış bir adım adım anlatımı SOP'ye dönüştürmesi istenir. Puanlama ölçütlerine dayalı geri bildirimde belirtilmemiş sorumlular, belirsiz kontroller ve ele alınmamış istisnalar kontrol edilir.