Operasyon işlerinde yapay zeka nasıl kullanılıyor?
Operasyon çalışanları yapay zekayı çoğunlukla süreçleri yürütmek için değil, süreçlerin devamlılığını sağlayan yazılı ve analitik işler için kullanır. Asıl fayda, sık tekrarlanan, zahmetli ve bir kaynakla karşılaştırılarak kolayca kontrol edilebilen görevlerden gelir.
Aşağıdaki liste, ChatGPT, Claude, Gemini veya Copilot gibi genel amaçlı bir asistanın paylaşmanıza izin verilen içeriklerle neler yapabileceğini gösterir:
Bir SOP taslağı hazırla veya mevcut SOP'yi güncelle
Kabaca alınmış notları veya bir görevin sözlü anlatımını numaralı bir prosedüre dönüştürün. Ardından süreçten sorumlu kişinin bunu düzeltmesini sağlayın.
Tedarikçi tekliflerini karşılaştırın
Birkaç fiyat teklifini aynı ölçütlere göre yan yana karşılaştırın: birim fiyat, ek ücretler, asgari miktarlar ve koşullar. Toplamları kendiniz yeniden hesaplayın.
Kontrol listeleri yazın
Bir prosedürü, yeni başlayan bir çalışan, ay sonu kapanışı veya ofis açılışı için kontrol listesine dönüştürün.
Listeleri düzenleyin
Tutarsız tedarikçi adlarını, adreslerini veya ürün kodlarını standartlaştırın ya da bunu yapacak bir elektronik tablo formülü önerin.
Olayları özetleyin
Başarısız bir teslimat veya sistem kesintisiyle ilgili e-posta yazışmasını; zaman çizelgesi, yazışmada belirtilen neden ve henüz tamamlanmamış eylemler olarak düzenleyin.
İş devrindeki eksikleri bulun
Devir formunda sorulmayan ancak işi devralacak ekibin ihtiyaç duyduğu bilgilerin neler olduğunu sorun.
Politikayla ilgili soruları yanıtlayın
Bir kurum içi politikayı yapıştırın ve belirli bir durumu hangi bölümde ele aldığını sorun, ardından o bölümü kendiniz okuyun.
Bir yapay zeka asistanı mı kullanmalısınız, yoksa süreci otomatikleştirmeli misiniz?
Her çıktının bir kişi tarafından kontrol edildiği bir asistanla başlayın. Otomasyonu yalnızca istikrarlı, iyi belgelenmiş ve hata maliyeti düşük adımlar için değerlendirin. Operasyonlarda yapay zeka kullanımına ilişkin birçok arama aslında otomasyon ve yapay zeka ajanlarıyla ilgilidir; bunlar farklı riskler taşıyan, farklı türde projelerdir.
Aşağıdaki karşılaştırma bir planlama desteğidir; herhangi bir ürünün teknik değerlendirmesi değildir.
| Yaklaşım | Çıktıyı kim kontrol ediyor | Tipik hata | Başlangıç için uygun kullanım |
|---|---|---|---|
| Bir kişinin kullandığı asistan | Her zaman insan | Kişinin fark etmediği uydurma bir adım veya yanlış bir rakam | SOP taslağı hazırlama veya fiyat tekliflerini karşılaştırma |
| Kural tabanlı otomasyon | Kuralları ilk başta belirleyen kişi | Kuralların öngörmediği bir durum | Verileri iki sistem arasında sabit bir biçimde aktarma |
| Kendi başına hareket eden yapay zeka ajanı | İşlem yaptığı anda çoğu zaman hiç kimse | Kendinden emin biçimde gerçekleştirilen yanlış bir işlemin geniş ölçekte tekrarlanması | Yalnızca süreç adımları belirlendikten, sorumlusu atandıktan ve süreç test edildikten sonra |
Yapay zekanın hazırladığı bir SOP taslağında hangi hatalar olur?
Boşlukları, standart gibi görünen ancak kuruluşunuzun çalışma biçimine uymayan adımlarla doldurur. Bu, bir SOP için e-postaya kıyasla daha tehlikelidir; çünkü insanlar SOP'yi sorgulamadan uygular.
Kurgusal bir örnek. Ashford Print Co küçük bir matbaa. Operasyon sorumlusunun acil bir siparişin işlenmesine ilişkin notları: 'Tasarımın baskıya hazır olduğunu kontrol et. Kağıdın stokta olduğunu teyit et. 48 saatten kısa süreli işler için acil iş ücreti uygulanır. 500 adedin üzerindeki tüm işler üretim müdürünün onayını gerektirir. Müşteriye e-postayla baskı provası gönderilir.'
Belirsiz bir istem olan 'Acil siparişler için bir SOP yaz', 'Sipariş gönderildiğinde müşteriye SMS ile bildirim yapın', '250 adetten fazla sipariş için müdür onayı gerekir' ve 'Son teslim tarihine uyulamıyorsa %10 indirim teklif edin' ifadelerini içeren, düzenli görünümlü on adımlık bir prosedür üretti. Bunların hiçbiri notlarda yok. Hem onay eşiği hem de onay verecek kişi yanlış; indirim ise kimsenin almadığı ticari bir karar.
Daha iyi istem şuydu: 'Bu notları numaralandırılmış bir SOP haline getir. Yalnızca notlardaki adımları kullan. Bir adım eksik görünüyorsa onu eklemek yerine süreç sorumlusuna yöneltilecek bir soru olarak listele.' Çıktı beş adımı korudu, 500 birimlik üretim onayını üretim müdürüne verdi ve üç soru listeledi: görsel tasarımı kim kontrol ediyor, kağıt stokta yoksa ne oluyor ve müşteri baskı provasını nasıl onaylıyor? Operasyon sorumlusu bu soruları yanıtladı ve SOP ancak bundan sonra yayımlandı.
Bunun bir iş rolüyle nasıl bağlantılı olduğunu görmek ister misiniz?
Planlanan ekip denemesini keşfedin ↗Tedarikçi tekliflerini karşılaştıran yapay zekanın çıktısı nasıl kontrol edilir?
Modeller ana fiyatları karşılaştırıp ek ücretleri gözden kaçırmaya yatkın olduğundan, karşılaştırmayı aynı temelde kendiniz yeniden hesaplayın. Akıcı bir metindeki aritmetik hesapları kontrol etmeden kabul etmek kolaydır.
Aynı paket teslimat hizmeti için hayali fiyat teklifleri: Tedarikçi A, paket başına £4.10 ve ek olarak 12% yakıt ek ücreti; Tedarikçi B, her şey dahil paket başına £4.40; Tedarikçi C, paket başına £3.95 ve ek olarak £0.60 işlem ücreti. 'Hangisi en ucuz?' diye sorulan bir asistan, öne çıkarılan £3.95 fiyatını esas alarak Tedarikçi C yanıtını verdi.
Aynı koşullar üzerinden karşılaştırıldığında: A, 4.10 artı 12%, yani £4.592, yaklaşık £4.59; B, £4.40; C ise 3.95 artı 0.60, yani £4.55. Paket başına en ucuz seçenek B tedarikçisidir ve ek ücretler dahil edildiğinde sıralama değişir. Gerçek bir karar için asgari gönderim miktarları, sözleşme süresi ve hizmet seviyeleri de gerekir; bunlar tekliflerde farklı biçimlerde belirtilmiş olabilir. Asistandan karşılaştırma tablosunu oluşturmasını isteyin, ardından her hücreyi teklif belgeleriyle karşılaştırın ve toplamları bir elektronik tabloda hesaplayın.
Operasyonlarda yapay zeka kullanmaya nasıl başlarsınız?
Yazılı tek bir süreç, bir sorumlu ve düşük riskli bir belge göreviyle başlayın; kontrol adımını açıkça belirtin.
Sorumlusu belli bir süreç seçin
Sık yapılan ve sorumlusu belli olan bir iş seçin; bu kişi işi, bir hatayı fark edebilecek kadar iyi bilsin.
Mevcut durumu yazılı hale getirin
Süreç yalnızca birinin zihnindeyse ilk yapay zeka görevi, o kişinin açıklamasını kendisinin düzeltebileceği bir taslağa dönüştürmektir.
Bir belge görevi seçin
SOP taslakları, kontrol listeleri ve fiyat teklifi karşılaştırmaları iyi başlangıç noktalarıdır; çünkü bir kişi bunları kaynakla karşılaştırarak kontrol edebilir.
Kontrol adımını belirleyin
Çıktıyı kimin, neye göre inceleyeceğini belirleyin: notlara, teklif belgelerine veya politikaya göre.
Veri kurallarında anlaşın
Tedarikçi koşulları veya müşteri adresleri gibi operasyonel verilerin hangi onaylı araca girilebileceğini belirleyin.
Birkaç hafta sonra gözden geçirin
Sorumlu kişiye, taslakların zamanla daha az düzeltmeye ihtiyaç duyup duymadığını sorun; ancak bundan sonra herhangi bir adımı otomatikleştirmeyi düşünün.
Operasyonlarda yapay zeka kullanımının başlıca riskleri neler?
Riskler; bir süreç tekrar ettiği için yayılan hatalar, yanlış araçla paylaşılan veriler ve çalışanların otoriter görünen çıktıları sorgulamadan kabul etmesidir. Bir e-postadaki uydurma adım bir müşteriyi etkiler; bir SOP içindeki uydurma adım ise o prosedürle işlenen her siparişi etkiler.
NIST Üretken Yapay Zeka Profili, otomatik sistemlere aşırı güven anlamına gelen otomasyon yanlılığını, halüsinasyon gibi diğer riskleri artırabilen bir risk olarak tanımlar. Operasyon işleri bu riske özellikle açıktır çünkü bu işlerin büyük kısmı prosedürleri izlemeye dayanır. Kuruluşunuz bu riskleri sistematik biçimde ele almak istiyorsa gönüllü kullanım için tasarlanan daha kapsamlı NIST Yapay Zeka Risk Yönetimi Çerçevesi yararlı bir başvuru kaynağıdır.
Bu rehber veya Tosheo.ai ne zaman doğru çözüm değildir?
Amacınız sistemler arası süreçleri otomatikleştirmek, bir kurumsal kaynak planlama sistemi seçmek, robotik süreç otomasyonu uygulamak veya süreç madenciliği yapmaksa günlük yapay zeka kullanımına yönelik bir rehbere değil, teknik uzmanların yer aldığı bir sistem projesine ihtiyacınız var. Bir süreci tarif edebilen ve kontrol edebilen çalışanlar bu projelere de katkı sağlar, ancak bunlar farklı bir yatırımdır.
Tosheo.ai süreçleri otomatikleştirmek için değil, insanları eğitmek için hazırlanıyor. Planlanan Operasyon eğitim yolu, yukarıdaki SOP ve teklif örnekleri gibi görevleri kısa dersler ve herkesin görebildiği bir puanlama kılavuzuna göre değerlendirilen uygulama görevleriyle ele alıyor. Sistemlerinize bağlanmaz veya iş akışlarını sizin yerinize yürütmez.
Kaynaklar ve kapsam
NIST yapay zeka 600-1, Üretken yapay zeka profili, Temmuz 2024 ↗
NIST, Yapay zeka risk yönetimi çerçevesi, yayımlanma tarihi: 26 January 2023 ↗