Yapay zeka ile hazırlanan toplantı özetlerinin çoğu neden işe yaramıyor?

Yapay zeka ile hazırlanan toplantı özetlerinin çoğu, neye karar verildiğini, her eylemden kimin sorumlu olduğunu ve son tarihi kaydetmek yerine konuşmayı anlattığı için yararlı değildir. 'Ekip lansman takvimini görüştü' diyen bir paragraf, herkesin gerçek sonucu farklı hatırlamasına yol açar.

Fernleaf Studio adlı kurgusal, 12 kişilik bir tasarım stüdyosunu, müşteriyle yapılan 40 dakikalık bir planlama görüşmesinin ardından düşünün. Proje yöneticisi Tom'un elinde şu notlar var: 'müşteri ana sayfayı ayın 14'üne istiyor?? Jas 21'ini gerçekçi buluyor. metinler hâlâ müşteriden gelmedi. 1. aşamada blog bölümünün çıkarılması kararlaştırıldı. Mei görsel ilham panosunun v2 sürümünü gönderecek. fotoğraf bütçesi - müşteri kontrol ediyor. sonraki görüşme salı.' Ayrıca elinde, iki kişinin aynı anda konuştuğu ve müşterinin üç kez 'bu konuda size daha sonra döneyim' dediği, otomatik oluşturulmuş 6,000 kelimelik bir görüşme dökümü var.

Yapay zekayla toplantı notlarını adım adım nasıl özetlersiniz?

Toplantı notlarını yapay zeka ile özetlemek için sabit bir yapı, kararlar, sorumlusu ve tarihi belirtilmiş eylemler, açık sorular ve riskler isteyin; araca, belirsiz noktaları kendi başına çözmek yerine işaretlemesini söyleyin. Bir özeti kayda dönüştüren şey bu yapıdır.

1. Kayıt ve paylaşım izniniz olduğunu doğrulayın

Kayıt veya konuşma dökümü kullanıyorsanız katılımcıları baştan bilgilendirin ve işvereninizin kayıt ve rıza politikasına, ayrıca yerel mevzuata uyun. Bazı kişiler herkesin onayını şart koşar; bazı yargı bölgelerinde de bu zorunludur. Konuşma dökümünü işvereninizin onaylamadığı bir araca yapıştırmayın.

2. Konuşma dökümünde eksik olan bağlamı ekleyin

Kimlerin katıldığını ve rollerini, toplantının amacını ve konuşma dökümünde yanlış duyulmuş olabilecek isimleri listele.

3. Dört sabit bölüm isteyin

Alınan kararlar, yapılacak işler (görev, sorumlu, son tarih), açık sorular (kimin yanıtlaması gerektiğiyle birlikte) ve riskler. Başka hiçbir şey yok.

4. Tahminde bulunmayı yasaklayın

Araca şunu söyleyin: Sorumlu kişi veya tarih belirtilmemişse kendin belirlemek yerine 'kararlaştırılmadı' yaz.

5. Kanıt isteyin

Her karar için dayandığı kısa alıntıyı veya notu isteyin. Bu, kontrolü hızlandırır.

Yapay zekayla hazırlanmış zayıf bir toplantı özeti ile iyileştirilmiş hali nasıl görünür?

Zayıf istem: 'Bu toplantıyı özetle.' Tipik sonuç: 'Ekip ve müşteri, web sitesi projesi hakkında verimli bir görüşme yaptı. Ana sayfa ayın 14'ünde teslim edilecek. Mei, güncellenmiş görsel fikir panosunu paylaşacak. Fotoğraf çekimi bütçesi onaylandı.' Bu ifadelerden ikisi yanlış. Ayın 14'ü alınmış bir karar değil, müşterinin istediği tarihti; fotoğraf çekimi bütçesi ise hâlâ kontrol ediliyordu.

İyileştirilmiş istem: 'Katılımcılar: Tom (proje yöneticisi), Jas (geliştirici), Mei (tasarımcı), Rhian (müşteri). Yalnızca bu notları ve konuşma dökümünü kullanarak kararları, sorumlusu ve son tarihiyle birlikte yapılacak işleri, ayrıca kimin yanıtlaması gerektiğini belirterek açık soruları listele. Bir son tarih veya sorumlu üzerinde anlaşılmadıysa üzerinde anlaşılmadı yaz. Her kararın dayandığı satırı alıntıla.' Sonuç: Kararlar: blog bölümü 1. aşamadan çıkarıldı ('blog bölümünün çıkarılması konusunda anlaşıldı'). Yapılacak işler: Mei, görsel ilham panosunun v2 sürümünü gönderecek, son tarih üzerinde anlaşılmadı. Açık sorular: ana sayfanın tarihi, müşteri ayın 14'ünü istiyor, Jas 21'ini öneriyor, Tom salı günkü görüşmeye kadar netleştirecek; müşteri metinleri, sorumlu Rhian, tarih üzerinde anlaşılmadı; fotoğraf bütçesi, Rhian kontrol ediyor. Tom artık tam olarak nelerin takibini yapması gerektiğini görebiliyor.

Yapay zekanın hazırladığı toplantı notlarını toplantıda söylenenlerle karşılaştırarak nasıl kontrol edersiniz?

Her kararı dayandırıldığı alıntı satırla karşılaştırın, her sorumlunun kendisine atanan işi kabul ettiğini doğrulayın ve katılımcıların toplantı henüz akıllarındayken düzeltme yapabilmesi için notları gecikmeden gönderin. Kimsenin kontrol etmediği bir özet, hatalarıyla birlikte toplantının resmî kaydı hâline gelir.

Karar mı, temenni mi?

'İstiyor', 'umuyor', 'düşünüyor' ve 'yapılmalı' gibi ifadeler genellikle bir karara değil, henüz yanıtlanmamış bir soruya işaret eder.

Sorumlular

Bir görev, ancak ilgili kişi kabul ettiyse ona atanmış sayılır. Kabul edilmeyen görevleri açık sorular bölümüne taşıyın.

Adlar ve sayılar

Konuşma dökümlerinde adlar, tarihler ve tutarlar yanlış yazılabilir. Kendi notlarınıza veya takvime bakarak bunları düzeltin.

Hassas yorumlar

Kişisel yorumları, kayıt dışı kalması gereken sözleri ve kişiler hakkında ortak bir kayıtta yer almaması gereken her şeyi kaldırın.

Yapay zekayla toplantı notları hazırlarken sık yapılan hatalar nelerdir?

En yaygın hata, özeti okumadan göndermektir; bu, bir beklentiyi son teslim tarihine, bir öneriyi de karara dönüştürür. Diğer hatalar: insanlara haber vermeden kayıt almak, sırf şablonda sorumlu sütunu var diye yapay zekanın bir sorumlu uydurmasına izin vermek, tam dökümü politikanızın izin verdiğinden daha uzun süre saklamak ve insanlar yalnızca yapılacak işleri okurken uzun, anlatı biçiminde bir özet hazırlamak.

Toplantı notları, Tosheo.ai öğrenme yolunun neresinde yer alır?

Toplantı notları, proje yöneticileri, operasyon çalışanları, müşteri yöneticileri ve ekip liderleri için hazırlanan Tosheo.ai öğrenme yollarının başlarında yer alır; çünkü kararları tartışmalardan ayırma alışkanlığı diğer tüm yapay zeka görevlerinde de kullanılır. Uygulamalı görevde katılımcıdan dağınık notları özetlemesi istenir. Puanlama rehberine dayalı geri bildirim, uydurulan her sorumluyu, tarihi veya kararı belirtir.