Yapay zeka proje yönetiminde nasıl uygulanabilir?
Yapay zeka, bir proje yöneticisinin dağınık girdileri daha sonra birinin kontrol edeceği yapılandırılmış bir belgeye dönüştürdüğü her yerde yararlıdır. Bu, işin büyük bir bölümünü kapsar: notlar, kayıtlar, raporlar, planlar ve mesajlar. İnsanları, kurum içi güç ilişkilerini ve kuruluşun gerçek kısıtlarını bilmeyi gerektiren kısımlarda ise çok daha az yararlıdır.
ChatGPT, Claude, Gemini veya Copilot gibi genel amaçlı bir asistan, yapıştırdığınız metinleri veya şirketinizin paylaşmanıza izin verdiği dosyaları kullanarak bugün şu görevlerde yardımcı olabilir:
Toplantı notlarından eylem kaydına
Notlardan veya bir konuşma dökümünden kararları, yapılacak işleri ve açık kalan soruları çıkarın; sorumlu kişiyi ve tarihi yalnızca notlarda açıkça belirtilmişse ekleyin.
Durum raporunun ilk taslağı
Eylem kaydını ve kilometre taşı listesini, daha önce belirlediğiniz kırmızı-sarı-yeşil durum göstergesini kullanarak belirli bir hedef kitleye yönelik rapora dönüştürün.
Risk ve bağımlılık incelemesi
Asistandan bir planı sorgulamasını isteyin: Hangi görevler ekip dışındaki bir unsura bağlı, bir tedarikçi gecikirse ne olur, hangi varsayımlar henüz sınanmadı?
İş kırılımı için ilk taslak
Aşina olmadığınız bir proje türü için iş kırılımı taslağı hazırlayın, ardından işi yapacak kişilerle birlikte düzeltin.
Değişiklik talebi özeti
Bir değişiklik talebinde ne istendiğini özetleyin ve yanıtlarına karar vermeden kapsam, maliyet ve takvim açısından ortaya çıkan soruları listeleyin.
Paydaş mesajları
Aynı durum güncellemesini bir proje sponsoru, bir uygulama ekibi ve bir müşteri için yeniden yazın; tüm olguları aynen koruyun.
Çıkarılan derslerin sentezi
Geriye dönük değerlendirme yorumlarını temalara ayırın; kimsenin görüşünün kaybolmaması veya yeniden ifade edilmemesi için özgün yorumlarla bağlantıyı koruyun.
Yapay zeka toplantı notlarını yapılacak işlere dönüştürürken hangi sorunlar yaşanır?
En yaygın hata, asistanın boşlukları doldurmasıdır. Notlar, bir işi kimin ne zamana kadar yapacağı konusunda belirsizdir ve düzenli bir eylem listesi istenen model, çoğu zaman makul görünen bir sorumlu ve tarih ekler. Böylece toplantıda kararlar netleşmemiş olsa bile liste tamamlanmış görünür.
Kurgusal bir örnek. Küçük bir tasarım ajansı olan Harbour Lane Studio ofisini taşıyor. Proje yöneticisi şu notları yapıştırıyor: 'Kira sözleşmesi imzalandı, anahtarlar 3 Mart'ta alınacak. Birinin nakliye firmasından fiyat teklifini takip etmesi gerekiyor. Priya, sunucu dolabı için elektrikçi gerektiğini düşünüyor. Bilgi işlem geçiş tarihi kararlaştırılmadı. Mobilya bütçesi hâlâ yöneticilerin onayında.'
Komut: 'Bu notları eylem, sorumlu, son tarih ve durum sütunları olan bir eylem takip çizelgesine dönüştür. Notlarda belirtilmiyorsa sorumlu veya tarih alanına daha sonra netleştirilecek yaz. Karara bağlanmamış her şeyi açık soru olarak ayrı listele.' İkinci cümle olmadan, aşağıdaki ilk taslağa benzer bir sonuç alırsınız.
| Notlardan | Özensiz yapay zeka taslağı | Kontrol edilmiş kayıt |
|---|---|---|
| Birinin nakliye firmasını takip etmesi gerekiyor | Priya, nakliye teklifini cuma gününe kadar teyit edecek | Taşınma teklifini takip et. Sorumlu henüz belirlenmedi. Tarih henüz belirlenmedi |
| Priya, dolap için bir elektrikçi gerektiğini düşünüyor | Sunucu kabineti için elektrikçi ayarlandı | Elektrikçi gerekip gerekmediğini doğrulayın. Sorumlu: Priya bilgi verecek |
| BT geçiş tarihi üzerinde anlaşılmadı | BT geçişi 3 March | Açık konu: bilgi teknolojileri geçiş tarihi üzerinde anlaşılması |
| Mobilya bütçesi hâlâ yöneticilerin onayında | Mobilya bütçesi onaylandı | Açık konu: yöneticilerin mobilya bütçesine karar vermesi |
Yapay zekanın oluşturduğu eylem kaydı gönderilmeden önce nasıl kontrol edilir?
Kayıtları notlarla satır satır karşılaştırın ve her kayıt için şu soruyu sorun: Kaynakta bu söyleniyor mu? Üstünkörü hazırlanmış taslakta dört satırdan üçü, toplantıda hiç kararlaştırılmamış bir şey söylüyor. Priya'ya hiç kabul etmediği bir görev verilmiş, yalnızca olasılığından söz edildiği hâlde bir elektrikçiyle 'randevu ayarlanmış' ve notlardaki tek tarih olduğu için anahtarlarla ilgili satırdaki tarih bilgi teknolojileri satırına kopyalanmış.
Yararlı bir alışkanlık, asistandan dayanağını göstermesini istemektir: 'Her eylem için, notlarda o eyleme kaynak olan cümleyi alıntıla.' Alıntı bir cümleye dayanmayan her eylem uydurmadır. Bu, modeli güvenilir hale getirmez ama kontrolü hızlandırır. Alıntıları okuyan kişi yine proje yöneticisidir.
NIST Üretken Yapay Zeka Profili, bu örnekte bir araya gelen iki riski tanımlar: içeriğin kendinden emin biçimde sunulmasına rağmen yanlış olduğu halüsinasyon ve otomatik çıktılara aşırı güven anlamına gelen otomasyon yanlılığı. Düzenli bir tablo, tam da bu aşırı güvene zemin hazırlar.
Durum raporunda kötü haberleri yumuşatmadan yapay zekayı nasıl kullanırsınız?
Durumu kendiniz belirleyin, asistana olguları verin ve risklerin derecelendirmesini veya ifade biçimini değiştirmemesini söyleyin. Modeller güven verici bir dil kullanmaya eğilimlidir; bu yüzden sarı durumdaki bir proje, üçüncü paragrafa gelindiğinde yeşil durumdaymış gibi görünebilir.
İşe yarayan bir istem: 'Proje sponsoru için tek sayfalık bir durum güncellemesi hazırla. Genel durum SARI; çünkü taşınma teklifi gecikti ve bilgi işlem tarihi henüz belirlenmedi. Durumu değiştirme veya riskleri benim anlattığımdan daha hafif gösterme. Sponsordan beklediğim iki kararı en üste koy.' Ardından kararların en üstte olduğunu, durumun değişmediğini ve yolunda gitmeyen hiçbir şeyin 'yolunda' olarak gösterilmediğini kontrol edin.
Bunun bir iş rolüyle nasıl bağlantılı olduğunu görmek ister misiniz?
Planlanan ekip denemesini keşfedin ↗Yapay zeka hangi proje kararlarını vermemeli?
Kuruluşu taahhüt altına sokan veya personel görevlendiren her türlü işlem. Müşteriyle tarihler üzerinde anlaşmak, bir riski kabul etmek, değişiklik talebini onaylamak, bütçe belirlemek ve kimin ne üzerinde çalışacağına karar vermek buna dahildir. Yapay zeka seçenekleri ve sonuçlarını ortaya koyabilir; karar ve hesap verme sorumluluğu bir kişiye aittir.
İşleri kişilere dağıtmak özel dikkat gerektirir. EU AI Act, Ek III'teki yüksek riskli kullanımlar arasında, bireysel davranışlara veya kişisel özelliklere göre görev dağıtmak ya da çalışanların iş yerindeki performans ve davranışlarını izleyip değerlendirmek amacıyla kullanılan yapay zeka sistemlerini sayar. Bir sohbet botundan plan taslağı isteyen proje yöneticisi böyle bir sistem işletmiyordur; ancak ekip üyelerinin performans verilerini bir araca verip kimin ne yapması gerektiğini sormak bu alana yaklaşır. Bu metin genel bilgi niteliğindedir, hukuki tavsiye değildir.
Tahminler bu ikisinin arasında yer alır. Bir asistan, bilmediğiniz bir görev için bir aralık önerebilir; ancak ekibinizin hızını, müşterinizin onay alışkanlıklarını veya tedarikçinizin geçmiş performansını bilmez. Tahminini, bunları bilen kişilere yöneltilecek bir soru olarak ele alın.
Proje yönetimi için en iyi yapay zeka aracı hangisi?
Tek bir yanıt yoktur ve proje yönetimi araçlarını test etmedik veya sıralamadık. İki kategoriyi ayırmak faydalıdır. ChatGPT, Claude, Gemini ve Copilot gibi genel amaçlı asistanlar, onlara verdiğiniz her türlü metin üzerinde çalışır. Proje yönetimi yazılımlarına yerleşik yapay zeka özellikleri ise orada zaten kayıtlı olan görevler, yorumlar ve tarihler üzerinde çalışır.
Proje bilgilerinin nerede bulunduğuna ve şirketinizin nelere izin verdiğine göre seçim yapın. Plan, proje aracınızdaysa ve bu aracın onaylanmış bir yapay zeka özelliği varsa kopyalayıp yapıştırma ihtiyacını azaltabilir. İş notlarda, e-postalarda ve belgelerde başlıyorsa genel amaçlı bir asistan çoğu zaman yeterlidir. Her iki durumda da bu sayfadaki beceriler aynıdır: açık girdiler verin, kaynağı izlenebilir çıktılar isteyin ve herhangi bir şey gönderilmeden önce kontrol edin.
Yapay zeka bir proje yöneticisinin yerini alabilir mi veya PMP sertifikasını gereksiz hale getirebilir mi?
Yapay zeka, bir proje yöneticisinin taslak hazırlamaya ayırdığı süreyi değiştirir. Ancak müzakere, ödünleşimleri değerlendirme, sorunları üst mercilere taşıma ve insanların projeye bağlılığını koruma gibi projeyi ayakta tutan işler, metin üretme işleri değildir. Mesleğin geleceği hakkında tahminde bulunmuyoruz.
Sertifikasyon hakkında: bir proje yönetimi yeterlilik belgesi, belirli bir uygulama alanındaki bilgiyi belgeler ve bu yeterliliğin nasıl değiştiğini yalnızca belgeyi veren kuruluş açıklayabilir. Güncel sınav içeriğini ve rehberliği doğrudan ilgili kuruluştan kontrol edin. Tosheo.ai sertifikası farklıdır: planlanan tanınırlığa sahip sertifika, işte yapay zeka kullanımına yönelik uygulamalı bir öğrenme yolunun ve değerlendirmenin tamamlandığını belgeler; bir proje yönetimi yeterlilik belgesi değildir.
Proje yöneticileri yapay zeka kullanımını nasıl pratik etmeli?
Doğru yanıtı zaten biliyor olmanız için geçmişte kullandığınız kendi materyallerinizi, hassas tüm bilgileri çıkararak kullanın.
Tamamlanmış bir toplantı seçin
Sonuçlarını hatırladığınız bir toplantının notlarını alın, müşteri bilgilerini ve kişisel bilgileri çıkarın ve bir eylem listesi oluşturmasını isteyin.
Uydurulan her şeyi işaretleyin
Notlarda yer almayan her sorumluyu, tarihi veya kararı vurgulayın. Bu, asistanınızın boşlukları nasıl doldurduğunu gösterir.
İstemi yeniden yazın
Teyit bekleyen bilgileri işaretleme talimatını ve 'kaynak satırını alıntıla' isteğini ekleyip yeniden çalıştırın. İki işlem kaydını karşılaştırın.
Bir durum raporu taslağı hazırla
Durumu kendiniz belirleyin ve taslağın bunu koruyup korumadığını kontrol edin. Bir riski olduğundan hafif gösteren ifadeleri not edin.
Ekip kurallarında anlaşın
Hangi proje belgelerinin hangi araca girilebileceğini belirleyin ve yapay zekanın taslağını hazırladığı her kaydın paylaşılmadan önce kaynağıyla karşılaştırılarak kontrol edilmesini şart koşun.
Bu rehber ne zaman doğru çözüm değildir?
Proje yönetimi yazılımı seçmeniz, kaynak dengelemesiyle zaman çizelgeleri oluşturmanız, nicel risk analizi yapmanız veya resmî bir proje yönetimi sınavına hazırlanmanız gerekiyorsa başka kaynaklara yönelin: sağlayıcı belgeleri, bir zaman planlama uzmanı veya sınavı düzenleyen kuruluşun kendi hazırlık materyalleri.
Tosheo.ai, kısa dersler ve puanlanan uygulama görevleriyle insanlara günlük işlerinde genel amaçlı yapay zeka araçlarını kullanmayı öğretmek için hazırlanıyor. Proje yöneticileri, planlanan Operasyon veya Genel eğitim yollarını ya da planlanan Büyüme paketinde özel bir rolü kullanabilecek. Sizin yerinize proje planlamaz, proje yönetimi yazılımlarıyla entegre olmaz veya proje yönetimi yeterlilik belgesi vermez.
Kaynaklar ve kapsam
NIST yapay zeka 600-1, Üretken yapay zeka profili, Temmuz 2024 ↗