Yöneticiler kendi işlerinde yapay zekayı nasıl kullanabilir?
Yöneticiler, kararları kendileri vermeye devam ettikleri sürece çalışan yönetimiyle ilgili hazırlık ve yazı işlerinde yapay zekadan yararlanabilir. Yararlı görevlerin ortak bir yönü vardır: yönetici bilgileri zaten biliyordur ve bunları düzenlemek ya da ifade etmek için yardım istiyordur.
Kişisel bilgileri görevin gerektirdiği asgari düzeyde tutun ve yalnızca kuruluşunuzun onayladığı araçları kullanın. Bir kişinin sağlığı, aile durumu veya şikâyetiyle ilgili notların genel amaçlı bir asistanda yeri yoktur.
Bire bir görüşmeye hazırlanın
Son toplantıdaki notlarınızı ve kişinin mevcut önceliklerini, iki veya üç açık uçlu soru içeren bir gündeme dönüştürün.
Geri bildirimi yapılandırın
Bir görüşmeden önce somut gözlemleri durum, davranış ve etki başlıkları altında düzenleyin. Gözlemler size ait olmalıdır.
Ekipten gelen durum güncellemelerini özetleyin
Birkaç yazılı durum güncellemesini kendi yöneticiniz için tek bir özette birleştirin; her bilginin kime ait olduğunu koruyun.
Bir değişimi açıklayın
Yeni bir süreç hakkında ekibe gönderilecek bir mesaj taslağı hazırla, ardından asistana ekibin hangi soruları sormasının muhtemel olduğunu sor.
Bir kararı etraflıca değerlendirin
Kaynak tahsisi veya önceliklendirme kararı için seçenekleri ve sonuçlarını ortaya koyun, ardından kararı kendiniz verin.
Bir toplantı planlayın
Belirsiz bir amacı, alınacak kararı ve her maddeye ayrılacak süreyi içeren bir gündeme dönüştürün.
İyi hazırlanmış yapay zeka destekli geri bildirim nasıl olur?
Doğru uygulamada yönetici somut gözlemler sunar, yapay zeka ise yalnızca yapı ve ifade konusunda yardımcı olur. Yanlış uygulamada ise yapay zeka, yetersiz notları bir kişinin karakteri hakkında kesin yargılara dönüştürür.
Kurgusal bir örnek. Dana, Copperleaf Bookkeeping'de küçük bir müşteri hizmetleri ekibini yönetiyor. Ekip üyelerinden Sam hakkındaki notları: 'Eylül ayında iki müşterinin teslim tarihi kaçırıldı (Acme bordro dosyası, Riverside KDV dosyası). Her iki müşteri de bana e-posta gönderdi. Sam'in müşteri görüşmeleri mükemmel, müşteriler özellikle onunla görüşmek istiyor. Hollis müşterisinin sorumluluğunu üstlendiğinden beri iş yükü fazla geliyor gibi görünüyor.'
Belirsiz bir istem olan 'Bu notlara dayanarak Sam için geri bildirim yaz', 'Sam'in organizasyon becerileri yetersiz ve daha fazla bağlılık göstermesi gerekiyor' ve 'Bu durum önemli müşterilerimiz nezdindeki itibarımıza zarar verdi.' gibi cümleler üretti. İkisi de notlarda yok. 'Bağlılığı yetersiz' ifadesi, kanıtların desteklemediği bir kişilik yargısı; itibarla ilgili iddia ise uydurma.
Daha iyi bir istem: 'Bire bir görüşme için geri bildirimi yapılandırmama yardım et. Yalnızca aşağıdaki gözlemleri kullan. Kişiliği değil, davranışı ve etkisini anlat. Olumlu gözlemi de dahil et. İş yükü hakkında açık uçlu bir soruyla bitir. Kişinin tutumu hakkında sonuç çıkarma.' Kontrol edilmiş sürüm, kaçırılan iki son tarih ve müşteri e-postalarıyla başlıyor, müşteri aramalarını özellikle olumlu bir katkı olarak belirtiyor ve şu soruyu soruyordu: 'Hollis'i üstlendiğinden beri iş yükün ne kadar yönetilebilir durumda ve ne yardımcı olurdu?' Dana daha sonra toplantıdan önce metni kendi anlatımına göre düzenledi.
Yöneticiler hangi kararlara yapay zekayı dahil etmemeli?
İnsanlarla ilgili kararları yapay zekaya bırakmayın: performans değerlendirmeleri, ücret, terfi, disiplin, işten çıkarma ve davranışlarına ya da özelliklerine göre kime hangi işin verileceği. Yapay zekayı yargıya varmak için değil, hazırlık yapmak ve metin oluşturmak için kullanın.
EU AI Act, Ek III'te yüksek riskli kullanımlar arasında; işle ilgili ilişkilerin koşullarını, terfiyi veya işten çıkarmayı etkileyen kararlar vermeyi, bireysel davranışlara veya kişisel özelliklere göre görev dağıtmayı ya da çalışanların performans ve davranışlarını izleyip değerlendirmeyi amaçlayan yapay zeka sistemlerini sayar. Bir yöneticinin asistandan kendi notlarını düzenlemesini istemesi böyle bir sistemi kullanıma almak değildir; ancak bir araçtan ekip üyelerini puanlamasını veya sıralamasını istemek buna yaklaşır.
Bununla bağlantılı bir diğer tuzak da çalışanları izlemektir. Birleşik Krallık ICO'nun çalışanların izlenmesine ilişkin rehberi, işverenlerin çalışanları izleme konusunda bilgilendirmesi, amacı açıkça belirtmesi ve bu amaca ulaşmak için mahremiyete en az müdahale eden yöntemi seçmesi gerektiğini söylüyor. Ayrıca bir izleme yönteminin mevcut olmasının, hedeflere ulaşmak için en iyi yöntem olduğu anlamına gelmediğini belirtiyor. Çalışanların aracı nasıl kullandığını görmek için yapay zeka ile yaptıkları konuşmaları okumak, izlemedir. Bu genel bilgidir, hukuki tavsiye değildir.
Bunun bir iş rolüyle nasıl bağlantılı olduğunu görmek ister misiniz?
Planlanan ekip denemesini keşfedin ↗Yapay zeka kullanan bir ekibi nasıl yönetirsiniz?
Ekibe açık kurallar, pratik yapmak için zaman ve iyi çalışma örnekleri verin; ardından doğrudan yapılan işi inceleyin. Benimseme sorunlarının çoğu araçla ilgili değildir: çalışanlar neye izin verildiğinden emin değildir, öğrenmeye zamanları yoktur veya kendi işlerinde iyi kullanımın nasıl göründüğünü hiç görmemişlerdir.
Neye izin verildiğini söyleyin
Onaylı araçları, bu araçlara hangi bilgilerin girilebileceğini ve nelerin her zaman bir insan tarafından kontrol edilmesi gerektiğini belirleyin. Bunları sade bir dille yazılı hale getirin.
Her biri için tek bir görevle başlayın
Herkesten kendi görevleri arasından ilk taslak veya özet hazırlamak gibi tekrarlanabilir, düşük riskli bir iş seçmesini isteyin.
Biraz zaman ayırın
Uygulama için düzenli olarak ayrılan kısa bir süre, insanların sonradan unuttuğu tek bir uzun atölye çalışmasından daha etkilidir.
Öncesini ve sonrasını paylaşın
Bir ekip toplantısında birinden yazdığı komutu, ilk çıktıyı ve neleri değiştirdiğini göstermesini isteyin. Yapılan değişiklikler, komutun kendisinden daha çok şey öğretir.
Kullanımı değil, çıktıları değerlendirin
Yapay zeka desteğiyle yapılan işlerden bir örnek seçip diğer işleri nasıl kontrol ediyorsanız öyle kontrol edin. Nelerin, nasıl doğrulandığını sorun.
Kendiniz örnek olun
Bir işte yapay zeka kullandığınızda ve neleri düzeltmeniz gerektiğinde ekibe bilgi verin. Bu, kontrol etmeyi utanılacak bir şey olmaktan çıkarıp olağan hale getirir.
Ekibinizin yapay zekayı iyi kullanıp kullanmadığını nasıl anlarsınız?
Aracın ne sıklıkla açıldığına değil, işin kalitesine ve arkasındaki gerekçelere bakın. İstem sayısı, aracın kullanıldığını gösterir. Bir yanıtın doğru olup olmadığını, bir özetin kaynağa sadık kalıp kalmadığını veya bir rakamın kontrol edilip edilmediğini göstermez.
Faydalı göstergeler somuttur: Bir ekip üyesi, taslaktan hangi iddiayı neden çıkardığını açıklayabiliyor mu? Yapay zeka yardımıyla hazırlanan belgelerde hâlâ çok sayıda düzeltme yapmanız gerekiyor mu? Çalışanlar yapay zekayı üzerinde anlaştığınız işler için, onaylı araçlar içinde kullanıyor mu?
Planlanan Tosheo.ai yönetici panelinin arkasındaki tasarım ilkesi budur: yöneticiler beceri gelişimini, tamamlanma durumunu ve haftalık bir özeti görür; aktif olmayan katılımcılar için hatırlatma seçeneği bulunur, ancak katılımcıların ham sohbet kayıtları gösterilmez. Amaç, konuşmaları gözetlemek değil, öğrenme sürecini görünür kılmaktır. Ürünün geliştirilmesine henüz başlanmadı; nihai alanlar kullanıma sunulmadan önce belgelenecektir.
Yöneticilere yönelik yapay zeka eğitimi neleri kapsamalı?
Yöneticilere yönelik eğitim, hem kendi kullanımlarını hem de başkalarına nasıl liderlik edeceklerini kapsamalıdır; ikinci kısım genellikle eksiktir. Faydalı bir program şunları içerir:
Kendi işlerinde pratik kullanım
Taslak hazırlama, özetleme ve ön hazırlık; ekipten beklenen kontrol alışkanlıklarıyla birlikte.
Yapay zeka destekli çalışmaları değerlendirme
Bir taslak nasıl sorgulanır, uydurulmuş ayrıntılar nasıl fark edilir ve bir ekip üyesine neleri doğruladığı nasıl sorulur?
Politika ve veri sınırları
Kurumun nelere, neden izin verdiği ve ekibin belirsiz konularla ilgili sorularının nasıl yanıtlanacağı.
Çalışanlarla ilgili kararlar
Yapay zekanın hangi alanların dışında tutulması gerektiği ve çalışan yönetiminde adalet ile veri korumanın neden diğer alanlardan daha önemli olduğu.
Koçluk
İsteksiz veya kendine aşırı güvenen bir ekip üyesinin uygun bir başlangıç görevi bulmasına nasıl yardımcı olunur?
Bu rehber veya Tosheo.ai ne zaman doğru çözüm değildir?
Bir kuruluşun yapay zeka stratejisini belirleyen, yatırımlara, yönetişim yapılarına ve kabul edilebilir risk düzeyine karar veren üst düzey bir yöneticiyseniz uygulamalı bir rehber yerine yönetici programı veya işletme okulu programı daha uygundur. Yapay zeka yönetişimi ve politika rehberlerimiz, bu çalışmanın daha küçük şirketlere uygun biçimi için bir başlangıç noktasıdır.
Tosheo.ai, günlük işlerde uygulama yapmak için hazırlanıyor. Planlanan hazır roller Pazarlama, Satış, Operasyon, Destek, İnsan Kaynakları ve İşe Alım, Finans, Ürün ve Genel gibi işlevlere dayanıyor; ilk sürüm için planlanan listede çalışan yönetimine özel bir eğitim yolu bulunmuyor. Yöneticiler kendi işlevlerine uygun eğitim yolunu veya Genel yolunu izleyebilecek; planlanan Büyüme paketi ise özel roller ekleme olanağı sunacak. Yöneticiler ayrıca ekipleri için planlanan gösterge paneline erişebilecek.