İnsan kaynakları günlük işlerde yapay zekayı nasıl kullanabilir?
Yapay zeka için en güvenli ve yararlı insan kaynakları görevleri, onaylı bir kaynak verip bunun farklı bir biçime dönüştürülmesini istediğiniz görevlerdir: bir politikanın sade bir özet haline getirilmesi, el kitabındaki bir bölümün FAQ haline getirilmesi, eğitim taslağının oturum planına dönüştürülmesi. Kaynak, çıktının olgulara bağlı kalmasını sağlar ve her cümleyi bu kaynakla karşılaştırabilirsiniz.
Aday eleme ve seçimi belirli hukuki sorular doğurduğu için işe alımın ayrı bir rehberi vardır. Bu sayfa, insan kaynakları işlevinin diğer alanlarını kapsar.
Politika taslağı hazırlama ve sadeleştirme
Onaylanmış bir politikayı çalışanlar için okunabilir bir özete dönüştürme veya yeni bir politika için, daha sonra yetkin bir incelemecinin tamamlayacağı ilk taslak yapısını oluşturma.
İşe uyum materyalleri
Gerçek iş süreciniz temel alınarak belirli bir rol için hazırlanan ilk hafta planları, kontrol listeleri ve hoş geldiniz notları.
Kurum içi sık sorulan sorular
El kitabından sık sorulan sorulara yanıt taslakları hazırlama ve her yanıtın yanında ilgili bölümün referansını koruma.
Anket temaları
Anonimleştirilmiş serbest metin yorumlarını bir özet için temalara ayırma ve kontrol amacıyla özgün yorumları erişilebilir tutma.
Eğitim ve iletişim
Oturum taslakları, yöneticiler için bilgilendirme notları ve karara bağlanmış değişikliklerle ilgili duyurular.
İnsan kaynaklarıyla ilgili hangi kararlarda yapay zeka karar verici olmamalı?
Yapay zeka, bir kişinin çalışma hayatını değiştiren hiçbir konuda karar vermemelidir: Performans puanları, terfiler, ücret, kişisel özelliklere dayalı görev dağılımı, disiplin kararları veya işten çıkarma. Kendi notlarınızı düzenlemek ya da bir karar verildikten sonra mektup taslağı hazırlamak gibi konularda hazırlık yapmanıza yardımcı olabilir. Ancak karar ve gerekçesi, bunları açıklayabilecek ve savunabilecek bir insana ait olmalıdır.
Düzenleyici kurumlar bu alanı ciddiye alıyor. EU AI Act, işle ilgili ilişkilerin koşullarını, terfiyi veya işten çıkarmayı etkileyen kararlar almak, bireysel davranışlara veya kişisel özelliklere göre görev dağıtmak ya da performans ve davranışları izleyip değerlendirmek amacıyla kullanılan yapay zeka sistemlerini Ek III'teki yüksek riskli kullanımlar arasında sayıyor. Kuruluşunuz AB'de faaliyet gösteriyorsa bu sınıflandırma, böyle bir araç devreye alınmadan önce anlaşılması gereken yükümlülükler getirir. Bu, genel bilgilendirmedir; hukuki tavsiye değildir.
Yapay zekanın hazırladığı ve gözden geçirilmiş bir politika özeti nasıl olur?
40 kişilik hayali bir tasarım stüdyosu olan Lindenfield Studio'yu düşünün. İnsan kaynakları sorumlusu, stüdyonun sekiz sayfalık mevcut ebeveyn izni politikasını çalışanlar için tek sayfada özetlemek istiyor.
İlk denemede şu istendi: 'Çalışanlar için ebeveyn izni politikamızı özetle.' Politika eklenmediği için araç, bu tür politikalarda genellikle yer alan unsurları kendinden emin bir dille özetledi; çalışanların belirli sayıda hafta boyunca tam ücret alacağını da belirtti. Lindenfield'ın politikasında böyle bir hüküm yok; artırılmış ödeme koşulları kıdeme bağlı. Böyle bir özet çalışanlarla paylaşıldığında stüdyonun kabul etmediği beklentiler yaratır ve anlaşmazlığa dönüşebilir.
İkinci denemede politikanın tamamı yapıştırıldı ve şu istendi: 'Bunu çalışanlar için sade bir İngilizceyle, 300 kelimeden kısa olacak şekilde özetle. Yalnızca politikada yazanları kullan. Her madde için bölüm numarasını ver. Çalışanların sorabileceği ancak politikanın yanıtlamadığı soruları listele.' Sonuç kaynağa yakından bağlı kaldı ve yanıtlanmayan sorular listesi en değerli bölüm oldu: insan kaynakları sorumlusunun daha sonra stüdyonun iş hukuku danışmanına ilettiği iki boşluğu ortaya çıkardı. Son özete, geçerli metin olarak çalışanları politikanın tamamına yönlendiren bir satır eklendi.
Yapay zeka çalışan anketlerindeki yorumları güvenli biçimde özetleyebilir mi?
Dikkatli olmak kaydıyla yardımcı olabilir. Serbest metin yorumlarını temalara ayırmak, yapay zekanın makul düzeyde iyi yaptığı zahmetli bir iştir; ancak küçük bir şirkette anonimlik kolayca bozulabilir. 'Bristol ofisinde yarı zamanlı çalışan tek kişi' ifadesini içeren bir yorum, adı kaldırılmış olsa bile bir kişiyi tanımlar ve oluşturulan özet bu ayrıntıyı tekrarlayabilir.
Yorumları herhangi bir yere göndermeden önce kimliği açığa çıkarabilecek ayrıntıları kaldırın, onaylı bir araç ve plan kullanın; alıntılar yerine temaları ve bunların yaklaşık sıklığını isteyin. Ardından sayıları yorumlarla kendiniz karşılaştırın; çünkü yapay zeka araçları yanlış sayabilir ve bir görüşün ne kadar yaygın olduğunu abartabilir. Yönetime temaları raporlayın; kişileri değil.
Bunun bir iş rolüyle nasıl bağlantılı olduğunu görmek ister misiniz?
Planlanan ekip denemesini keşfedin ↗Hangi çalışan bilgileri bir yapay zeka aracına girilebilir?
İnsanların düşündüğünden daha azı. Çalışan kayıtları kişisel veriler içerir ve sağlık, etnik köken veya sendika üyeliği gibi bazı veriler, birçok ülkede veri koruma mevzuatı kapsamında özellikle hassas kabul edilir. Bu verilerden herhangi birinin belirli bir araca girilip girilemeyeceği; hukuki dayanağınıza, sağlayıcının ilgili plana ilişkin koşullarına, verilerin nerede işlendiğine ve kendi politikanıza bağlıdır.
Çoğu insan kaynakları ekibi için uygulanabilir bir kural: taslakları çalışan dosyalarından değil, politika ve şablonlardan hazırlayın. Bir görev gerçekten kişisel veri gerektiriyorsa, örneğin bir şikâyet dosyasını özetlemek gibi, bunu işin ortasında başvurulacak bir kestirme yol olarak değil, kuruluşunuzda veri korumadan sorumlu kişinin vereceği bir karar olarak ele alın. Bir adı kaldırmak, bilgiyi tek başına anonim hâle getirmez.
İnsan kaynakları, yapay zekanın taslağını hazırladığı politika ve rehberleri nasıl kontrol etmeli?
Taslağı önce kaynak belgeyle, ardından mevzuatla ve etkilenen kişilerin durumuyla karşılaştırarak kontrol edin. Aşağıdaki maddeler başlangıç niteliğinde bir kontrol listesidir; hukuki sonuç doğuran politikaların uzmanlarca incelenmesinin yerini tutmaz.
Kaynakla uyum
Her hak, uygunluk kuralı, gün sayısı ve bildirim süresi onaylı politikayla örtüşüyor.
Yargı yetkisi
Taslak, başka bir ülkenin kurallarını kullanmaz. Yapay zeka araçları çoğu zaman varsayılan olarak belirli bir ülkenin iş hukukunu esas alır.
Hiçbir şey eklenmedi
Kurumun onaylamadığı yeni haklar, vaatler veya prosedürler yer almamalı.
Sade ve adil dil
Kullanılan dil açık ve kapsayıcıdır; cinsiyet, yaş veya aile yapısı hakkında varsayımda bulunmaz.
Yetki
Özet, esas alınacak belgenin politikanın tam metni olduğunu belirtir ve soruların kime yöneltileceğini söyler.
Son onay
Hukuki sonuç doğuran politikalar, iş hukuku danışmanı gibi, normalde bunları inceleyen kişiye gönderilir.
Küçük bir ekip, insan kaynakları için hangi yapay zeka araçlarını değerlendirmeli?
Taslak hazırlama ve özetleme için şirketinizin zaten onayladığı genel amaçlı asistan genellikle yeterlidir. Birçok insan kaynakları bilgi sistemi artık şirket politikalarıyla ilgili soruları yanıtlamak veya belge taslakları hazırlamak için yapay zeka özellikleri içeriyor. Bunlar kolaylık sağlayabilir; ancak sağlayıcıya özelliğin hangi verileri okuduğunu, içeriklerinizin modellerini eğitmek için kullanılıp kullanılmadığını, ne kadar süre saklandığını ve çıktıları kimlerin görebildiğini sorun.
Çalışanları puanlayan, sıralayan veya izleyen araçlara karşı en yüksek düzeyde temkinli olun. Bunlar taslak hazırlama desteğinden çıkıp insanlar hakkında karar verme alanına girer ve yukarıdaki hukuk ve adalet sorularını beraberinde getirir.
Yapay zeka ne zaman insan kaynakları işleri için uygun bir araç değildir?
Yapay zeka; hassas görüşmeler, soruşturmalar ve üslubunun kuruluşun bir kişi hakkındaki tutumu olarak yorumlanabileceği her türlü mesaj için yanlış araçtır. Performansla ilgili bir soruna dair oluşturulan bir mektup makul görünebilir, ancak yine de o kişiye ve geçmişine uygun olmayabilir.
Dayanak alınacak onaylı bir kaynak yoksa da yanlış araçtır. Genel amaçlı bir asistana izin haklarınızın veya ihbar sürelerinizin ne olması gerektiğini sormak, makul görünen bir yanıt üretir; şirket politikanızı veya sizin için geçerli olan hukuku değil.
Diğer çalışanların yapay zeka eğitiminde insan kaynaklarının rolü nedir?
Birçok küçük şirkette yapay zekanın devreye alınmasından insan kaynakları sorumludur; bu nedenle önce uygulama yapmak faydalıdır. Kabul edilebilir kullanım politikasını yazmak, eğitimi planlamak ve çalışanların sorularını yanıtlamak çoğu zaman insan kaynaklarından beklenir. EU AI Act kapsamındaki kuruluşlar için 4. madde, yapay zeka sistemlerini sağlayan ve kullanan kuruluşların, çalışanlarının bilgi düzeylerini ve kullanım bağlamını dikkate alarak yapay zeka okuryazarlığını destekleyen önlemler almasını ister.
Tosheo.ai bu çalışmayı; planlanan bir İnsan Kaynakları eğitim yolu, ekibin geri kalanı için role özel eğitim yolları ve sohbet kayıtlarını göstermeden beceri gelişimini sunan bir yönetici görünümüyle desteklemek için hazırlanıyor. Ürünün geliştirilmesine henüz başlanmadığından bunları planlanan kapsam olarak değerlendirin. Henüz bir yapay zeka politikanız yoksa aşağıda bağlantısı verilen politika rehberi daha iyi bir ilk adımdır.