จะนำ AI มาประยุกต์ใช้ในการบริหารโครงการได้อย่างไร?
AI มีประโยชน์ในทุกส่วนที่ผู้จัดการโครงการต้องเปลี่ยนข้อมูลที่กระจัดกระจายให้เป็นเอกสารที่มีโครงสร้างและจะมีคนตรวจสอบต่อ ซึ่งครอบคลุมงานส่วนใหญ่ ทั้งบันทึก บันทึกรายการ รายงาน แผนงาน และข้อความ แต่มีประโยชน์น้อยกว่ามากในส่วนที่ต้องอาศัยความเข้าใจผู้คน การเมืองในองค์กร และข้อจำกัดที่แท้จริงขององค์กร.
ต่อไปนี้คืองานที่ผู้ช่วยอเนกประสงค์ เช่น ChatGPT, Claude, Gemini หรือ Copilot ช่วยได้ในปัจจุบัน โดยใช้ข้อความที่คุณวางลงไปหรือไฟล์ที่บริษัทอนุญาตให้คุณแบ่งปัน:
เปลี่ยนบันทึกการประชุมเป็นทะเบียนติดตามงาน
ดึงข้อสรุปที่ตัดสินใจแล้ว สิ่งที่ต้องทำ และคำถามที่ยังไม่มีข้อยุติจากบันทึกหรือบทถอดเสียง โดยระบุผู้รับผิดชอบและวันที่เฉพาะเมื่อบันทึกระบุไว้จริงเท่านั้น
ร่างแรกของรายงานสถานะ
เปลี่ยนบันทึกงานที่ต้องดำเนินการและรายการหมุดหมายเป็นรายงานสำหรับกลุ่มผู้อ่านที่ระบุไว้ พร้อมสถานะสีแดง เหลือง หรือเขียวที่คุณกำหนดไว้แล้ว
การทบทวนความเสี่ยงและสิ่งที่ต้องพึ่งพา
ให้ผู้ช่วยตั้งคำถามท้าทายแผนงานว่า งานใดต้องพึ่งพาสิ่งที่อยู่นอกทีม จะเกิดอะไรขึ้นหากผู้จัดหารายหนึ่งส่งงานล่าช้า และสมมติฐานใดยังไม่ได้ทดสอบ
ร่างการแบ่งงานเบื้องต้น
ร่างรายละเอียดงานย่อยสำหรับโครงการประเภทที่ไม่คุ้นเคย แล้วปรับแก้ร่วมกับคนที่จะลงมือทำงานนั้น.
สรุปคำขอเปลี่ยนแปลง
สรุปว่าคำขอเปลี่ยนแปลงต้องการอะไร และระบุคำถามที่เกิดขึ้นเกี่ยวกับขอบเขตงาน ค่าใช้จ่าย และกำหนดการ โดยไม่ตัดสินคำตอบ
ข้อความถึงผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
เขียนรายงานความคืบหน้าเดียวกันใหม่สำหรับผู้สนับสนุนโครงการ ทีมดำเนินงาน และลูกค้า โดยคงข้อเท็จจริงทุกข้อให้เหมือนกัน
การสังเคราะห์บทเรียนที่ได้รับ
จัดกลุ่มความคิดเห็นจากการทบทวนงานตามประเด็น โดยคงลิงก์ไปยังความคิดเห็นต้นฉบับไว้ เพื่อไม่ให้ประเด็นของใครสูญหายหรือถูกเรียบเรียงใหม่
มักเกิดข้อผิดพลาดอะไรเมื่อ AI เปลี่ยนบันทึกการประชุมเป็นรายการงานที่ต้องทำ?
ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่สุดคือผู้ช่วยเติมข้อมูลในส่วนที่ขาด บันทึกไม่ได้ระบุชัดว่าใครจะทำอะไรและเมื่อไร และเมื่อขอให้โมเดลจัดทำบันทึกรายการงานที่เรียบร้อย โมเดลมักเติมผู้รับผิดชอบและวันที่ที่ดูสมเหตุสมผล ทำให้บันทึกดูสมบูรณ์ทั้งที่ที่ประชุมยังไม่ได้ข้อสรุป
ตัวอย่างสมมติ Harbour Lane Studio เป็นเอเจนซีออกแบบขนาดเล็กที่กำลังย้ายสำนักงาน ผู้จัดการโครงการวางบันทึกเหล่านี้ลงไป: 'เซ็นสัญญาเช่าแล้ว รับกุญแจ 3 มีนาคม ต้องมีคนตามเรื่องใบเสนอราคากับบริษัทขนย้าย Priya คิดว่าตู้เซิร์ฟเวอร์ต้องให้ช่างไฟมาดู ยังไม่ได้ตกลงวันสลับไปใช้ระบบไอทีที่สำนักงานใหม่ งบเฟอร์นิเจอร์ยังรอกรรมการพิจารณา'
คำสั่ง: 'เปลี่ยนบันทึกเหล่านี้เป็นตารางติดตามงาน โดยมีคอลัมน์สิ่งที่ต้องทำ ผู้รับผิดชอบ กำหนดส่ง และสถานะ หากบันทึกไม่ได้ระบุผู้รับผิดชอบหรือวันที่ ให้ใส่ว่ารอยืนยัน แยกเรื่องที่ยังไม่ได้ข้อสรุปออกมาเป็นคำถามที่ยังต้องหาคำตอบ' หากไม่มีประโยคที่สอง ร่างแรกด้านล่างคือตัวอย่างผลลัพธ์ที่คุณจะได้.
| จากบันทึก | ร่างจาก AI ที่ยังไม่รัดกุม | บันทึกที่ตรวจสอบแล้ว |
|---|---|---|
| ต้องมีคนติดตามเรื่องกับบริษัทขนย้าย | ปรียาต้องยืนยันใบเสนอราคาค่าขนย้ายภายในวันศุกร์ | ติดตามใบเสนอราคาบริการขนย้าย ผู้รับผิดชอบรอยืนยัน วันที่รอยืนยัน |
| ปรียาคิดว่าตู้นี้ต้องให้ช่างไฟฟ้ามาดู | นัดช่างไฟฟ้าให้มาดูแลตู้เซิร์ฟเวอร์แล้ว | ตรวจสอบว่าจำเป็นต้องใช้ช่างไฟฟ้าหรือไม่ ผู้รับผิดชอบ: Priya ให้คำแนะนำ |
| ยังไม่ได้ตกลงวันเปลี่ยนระบบไอที | เปลี่ยนระบบไอที 3 มีนาคม | ประเด็นที่ยังต้องตกลง: กำหนดวันเปลี่ยนผ่านระบบไอที |
| งบประมาณเฟอร์นิเจอร์ยังอยู่ระหว่างการพิจารณาของกรรมการ | อนุมัติงบประมาณเฟอร์นิเจอร์แล้ว | ประเด็นที่ยังต้องตัดสินใจ: ให้กรรมการกำหนดงบประมาณเฟอร์นิเจอร์ |
จะตรวจสอบบันทึกรายการงานที่ AI จัดทำก่อนส่งได้อย่างไร?
อ่านบันทึกสรุปเทียบกับโน้ตทีละบรรทัด และถามทุกบรรทัดว่า แหล่งข้อมูลระบุเช่นนี้หรือไม่ ในร่างที่ยังไม่รัดกุม สามในสี่บรรทัดระบุสิ่งที่ที่ประชุมไม่เคยตกลงกัน ปรียาได้รับมอบหมายงานที่เธอไม่เคยรับปาก ช่างไฟฟ้าถูกระบุว่า 'จองแล้ว' ทั้งที่มีคนเพียงเสนอความเป็นไปได้ และวันที่ถูกคัดลอกจากบรรทัดเรื่องกุญแจไปยังบรรทัดเรื่องไอที เพราะเป็นวันที่เดียวที่อยู่ในโน้ต
นิสัยที่มีประโยชน์คือขอให้ผู้ช่วยแสดงที่มาของคำตอบ: 'สำหรับแต่ละสิ่งที่ต้องทำ ให้อ้างประโยคในบันทึกที่เป็นที่มาของสิ่งนั้น' สิ่งที่ต้องทำรายการใดไม่มีประโยคอ้างอิงถือว่าแต่งขึ้น วิธีนี้ไม่ได้ทำให้แบบจำลองน่าเชื่อถือ แต่ช่วยให้ตรวจสอบได้เร็วขึ้น และผู้จัดการโครงการยังคงต้องเป็นคนอ่านประโยคที่อ้างมา
เอกสารความเสี่ยงเฉพาะด้าน AI เชิงกำเนิดของ NIST อธิบายความเสี่ยงสองอย่างที่เกิดร่วมกันในตัวอย่างนี้ ได้แก่ การหลอนของ AI ซึ่งนำเสนอเนื้อหาที่เป็นเท็จอย่างมั่นใจ และอคติเชื่อระบบอัตโนมัติ ซึ่งเป็นการเชื่อผลลัพธ์จากระบบอัตโนมัติมากเกินไป ตารางที่ดูเรียบร้อยชวนให้เชื่อแบบนั้นพอดี
จะใช้ AI ช่วยทำรายงานสถานะงานโดยไม่ทำให้ข่าวร้ายดูเบาลงได้อย่างไร?
กำหนดสถานะด้วยตัวเอง ให้ข้อเท็จจริงแก่ผู้ช่วย และสั่งไม่ให้เปลี่ยนระดับการประเมินหรือถ้อยคำที่อธิบายความเสี่ยง โมเดลมักใช้ภาษาที่ชวนให้สบายใจ ดังนั้นโครงการที่มีสถานะสีเหลืองอาจอ่านแล้วดูเหมือนเป็นสีเขียวเมื่อถึงย่อหน้าที่สาม
คำสั่งที่ใช้ได้ผล: 'ร่างรายงานสถานะหนึ่งหน้าสำหรับผู้สนับสนุนโครงการ สถานะโดยรวมเป็นสีเหลือง เพราะใบเสนอราคาขนย้ายล่าช้าและยังไม่กำหนดวันดำเนินงานด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ ห้ามเปลี่ยนสถานะหรือบรรยายความเสี่ยงให้ดูเบากว่าที่ฉันระบุ วางเรื่องสองข้อที่ฉันต้องการให้ผู้สนับสนุนตัดสินใจไว้บนสุด' จากนั้นตรวจสอบว่าเรื่องที่ต้องตัดสินใจอยู่บนสุด สถานะไม่เปลี่ยน และไม่มีสิ่งใดถูกเปลี่ยนเป็น 'เป็นไปตามแผน' ทั้งที่ไม่ใช่.
อยากดูว่าสิ่งนี้เชื่อมโยงกับบทบาทงานอย่างไรไหม?
สำรวจการทดลองใช้สำหรับทีมที่อยู่ในแผนพัฒนา ↗การตัดสินใจเรื่องใดของโครงการที่ไม่ควรให้ AI เป็นผู้ตัดสินใจ?
เรื่องใดก็ตามที่สร้างข้อผูกพันให้องค์กรหรือจัดสรรบุคลากร ซึ่งรวมถึงการตกลงกำหนดวันกับลูกค้า การยอมรับความเสี่ยง การอนุมัติคำขอเปลี่ยนแปลง การกำหนดงบประมาณ และการตัดสินใจว่าใครจะทำงานอะไร AI สามารถแจกแจงทางเลือกและผลที่จะตามมาได้ แต่คนต้องเป็นผู้ตัดสินใจและรับผิดชอบ
การจัดสรรงานให้แต่ละคนต้องใช้ความระมัดระวังเป็นพิเศษ EU AI Act ระบุในภาคผนวก III ว่าการใช้งานที่มีความเสี่ยงสูงรวมถึงระบบ AI ที่มีไว้เพื่อจัดสรรงานตามพฤติกรรมหรือลักษณะส่วนบุคคล หรือเพื่อติดตามและประเมินผลการทำงานและพฤติกรรมของคนในที่ทำงาน ผู้จัดการโครงการที่ขอให้แชตบอตร่างแผนไม่ได้กำลังใช้งานระบบลักษณะนั้น แต่การป้อนข้อมูลผลการทำงานของสมาชิกในทีมลงในเครื่องมือแล้วถามว่าใครควรทำอะไร เริ่มเข้าใกล้การใช้งานประเภทดังกล่าว เนื้อหานี้เป็นข้อมูลทั่วไป ไม่ใช่คำแนะนำทางกฎหมาย
การประมาณการอยู่ระหว่างสองกรณีนี้ ผู้ช่วยอาจเสนอช่วงประมาณการสำหรับงานที่ไม่คุ้นเคยได้ แต่ไม่รู้ความเร็วในการทำงานของทีมคุณ รูปแบบการอนุมัติของลูกค้า หรือประวัติผลงานของผู้จัดหา ให้ใช้ประมาณการนั้นเป็นคำถามเพื่อนำไปถามคนที่รู้จริง
เครื่องมือ AI ตัวไหนเหมาะที่สุดสำหรับการจัดการโครงการ?
ไม่มีคำตอบเดียว และเราไม่ได้ทดสอบหรือจัดอันดับเครื่องมือบริหารโครงการ การแยกเป็นสองประเภทช่วยให้เข้าใจได้ง่ายขึ้น ผู้ช่วยอเนกประสงค์ เช่น ChatGPT, Claude, Gemini และ Copilot ทำงานกับข้อความที่คุณป้อนให้ ส่วนฟีเจอร์ AI ที่อยู่ในซอฟต์แวร์บริหารโครงการทำงานกับงาน ความคิดเห็น และวันที่ที่เก็บอยู่ในระบบนั้นแล้ว
เลือกตามว่าข้อมูลโครงการอยู่ที่ไหนและบริษัทอนุญาตให้ใช้อะไร หากแผนงานอยู่ในเครื่องมือจัดการโครงการ และเครื่องมือนั้นมีฟีเจอร์ AI ที่ได้รับอนุมัติ ก็อาจช่วยลดการคัดลอกและวางข้อมูลได้ หากงานเริ่มจากบันทึก อีเมล และเอกสาร ผู้ช่วยทั่วไปก็มักเพียงพอ ทั้งสองกรณีใช้ทักษะเดียวกันตามที่ระบุในหน้านี้ ได้แก่ ให้ข้อมูลที่ชัดเจน ขอผลลัพธ์ที่ตรวจสอบย้อนกลับได้ และตรวจสอบก่อนส่งสิ่งใดออกไป
AI แทนที่ผู้จัดการโครงการ หรือทำให้การรับรอง PMP ไม่จำเป็นอีกต่อไปได้หรือไม่?
AI เปลี่ยนสัดส่วนเวลาที่ผู้จัดการโครงการใช้ไปกับการร่างเอกสาร แต่ส่วนของงานที่ทำให้โครงการเดินหน้าต่อได้ เช่น การเจรจา การตัดสินใจแลกเปลี่ยนระหว่างทางเลือก การส่งต่อปัญหาให้ผู้มีอำนาจตัดสินใจ และการรักษาความมุ่งมั่นของคนในทีม ไม่ใช่งานด้านข้อความ เราไม่คาดการณ์อนาคตของวิชาชีพนี้
เรื่องใบรับรอง: คุณวุฒิด้านการจัดการโครงการรับรองความรู้ตามองค์ความรู้และแนวปฏิบัติที่กำหนดไว้ และมีเพียงหน่วยงานผู้ออกคุณวุฒิเท่านั้นที่ระบุได้ว่าคุณวุฒินั้นกำลังเปลี่ยนแปลงอย่างไร ควรตรวจสอบเนื้อหาการสอบและคำแนะนำล่าสุดจากหน่วยงานนั้นโดยตรง ใบรับรองของ Tosheo.ai เป็นคนละประเภทกัน: ใบรับรองที่เป็นที่ยอมรับตามแผนจะรับรองการเรียนจบเส้นทางการใช้ AI ในงานจริงและผ่านการประเมิน ไม่ใช่คุณวุฒิด้านการจัดการโครงการ
ผู้จัดการโครงการควรฝึกใช้ AI อย่างไร?
ใช้ข้อมูลจากงานเก่าของคุณเองโดยลบสิ่งที่ละเอียดอ่อนออก เพื่อให้คุณรู้คำตอบที่ถูกต้องอยู่แล้ว.
เลือกการประชุมที่จบแล้วหนึ่งครั้ง
นำบันทึกจากการประชุมที่คุณจำผลสรุปได้มาลบรายละเอียดลูกค้าและข้อมูลส่วนบุคคล แล้วขอให้เครื่องมือจัดทำรายการสิ่งที่ต้องดำเนินการ
ทำเครื่องหมายทุกจุดที่แต่งขึ้น
เน้นข้อความทุกจุดที่ระบุผู้รับผิดชอบ วันที่ หรือการตัดสินใจที่ไม่มีอยู่ในบันทึก วิธีนี้จะช่วยให้คุณเห็นว่าผู้ช่วยเติมข้อมูลที่ขาดหายอย่างไร
เขียนคำสั่งใหม่
เพิ่มคำสั่งให้ระบุจุดที่รอยืนยันเป็น TBC และคำขอให้ 'ยกข้อความจากบรรทัดต้นฉบับ' แล้วลองอีกครั้ง เปรียบเทียบบันทึกทั้งสองครั้ง.
ร่างรายงานสถานะหนึ่งฉบับ
กำหนดสถานะด้วยตัวเอง แล้วตรวจว่าร่างยังคงสถานะนั้นไว้หรือไม่ จดวลีที่ทำให้ความเสี่ยงดูเบาลง
ตกลงกติกาของทีมร่วมกัน
กำหนดว่าเอกสารโครงการใดสามารถนำไปใส่ในเครื่องมือตัวใดได้บ้าง และกำหนดให้ตรวจสอบบันทึกทุกฉบับที่ AI ร่างกับแหล่งข้อมูลก่อนนำไปแชร์
เมื่อไรคู่มือนี้จึงไม่ใช่คำตอบที่เหมาะสม?
หากคุณต้องการเลือกซอฟต์แวร์บริหารโครงการ จัดทำกำหนดการโดยปรับระดับการใช้ทรัพยากร วิเคราะห์ความเสี่ยงเชิงปริมาณ หรือเตรียมสอบการบริหารโครงการอย่างเป็นทางการ ให้มองหาแหล่งอื่น เช่น เอกสารของผู้ให้บริการ ผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดทำกำหนดการ หรือเอกสารเตรียมสอบของหน่วยงานที่ออกวุฒิเอง
Tosheo.ai มีแผนพัฒนามาเพื่อสอนให้ผู้คนใช้เครื่องมือ AI ทั่วไปในงานประจำวัน ผ่านบทเรียนสั้นและงานฝึกที่มีการให้คะแนน ผู้จัดการโครงการจะอยู่ในเส้นทางปฏิบัติการหรืองานทั่วไปที่วางแผนไว้ หรือใช้บทบาทที่กำหนดเองในแพ็กเกจเติบโตที่วางแผนไว้ ระบบไม่ได้วางแผนโครงการให้คุณ ไม่เชื่อมต่อกับซอฟต์แวร์บริหารโครงการ และไม่มอบวุฒิบัตรด้านการบริหารโครงการ
แหล่งข้อมูลและขอบเขต
NIST AI 600-1, แนวทางเฉพาะสำหรับปัญญาประดิษฐ์เชิงกำเนิด, กรกฎาคม 2024 ↗