ขั้นตอนการทำงานด้วย AI ที่ทีมซึ่งไม่ได้ทำงานด้านเทคนิคสามารถออกแบบ ตรวจทาน และส่งต่อได้

กระบวนการทำงานที่ใช้ AI คืออะไร?

กระบวนการทำงานด้วย AI คือขั้นตอนที่เขียนไว้สำหรับงานที่ทำซ้ำเป็นประจำ โดยให้เครื่องมือ AI ทำอย่างน้อยหนึ่งขั้นตอน และให้คนทำส่วนที่เหลือ รวมถึงตรวจสอบงานด้วย 'ทุกวันจันทร์ ให้วางรายการคำร้องขอความช่วยเหลือจากสัปดาห์ก่อน ขอให้จัดกลุ่มประเด็นโดยใช้คำสั่งที่เราบันทึกไว้ ตรวจสอบแต่ละประเด็นเทียบกับคำร้องตัวอย่างสามรายการ แล้วโพสต์สรุปให้ทีม' คือกระบวนการทำงานด้วย AI ส่วน 'ใช้ ChatGPT ช่วยงานบริการลูกค้า' ไม่ใช่

คำนี้ยังใช้กับระบบอัตโนมัติด้วย หมายถึงซอฟต์แวร์ที่ส่งข้อมูลระหว่างแอปและเรียกใช้โมเดล AI โดยไม่มีคนเข้ามาร่วมในกระบวนการ วิธีนั้นอาจมีประโยชน์ แต่เป็นคนละโครงการและมีความเสี่ยงต่างกัน หน้านี้กล่าวถึงรูปแบบที่ทีมส่วนใหญ่ควรเริ่มใช้ก่อน ซึ่งไม่ต้องเขียนโค้ดและมีคนตรวจสอบทุกครั้ง เมื่อกระบวนการที่คนเป็นผู้ดำเนินการทำงานได้อย่างน่าเชื่อถือติดต่อกันสองสามสัปดาห์ คุณจะรู้ว่าส่วนใดปลอดภัยพอที่จะเปลี่ยนเป็นระบบอัตโนมัติ

ขั้นตอนการทำงานด้วย AI ที่ดีประกอบด้วยอะไรบ้าง?

ขั้นตอนการทำงานด้วย AI ที่ดีระบุหกสิ่ง ได้แก่ สิ่งที่ทำให้เริ่มงาน ข้อมูลนำเข้า คำสั่ง การตรวจสอบ การอนุมัติ และผลลัพธ์ หากมีสิ่งใดอยู่เพียงในความจำของคนคนเดียว ขั้นตอนการทำงานจะสะดุดตั้งแต่ครั้งแรกที่คนนั้นลาหยุด

จะสร้างกระบวนการทำงานที่ใช้ AI ทีละขั้นตอนได้อย่างไร?

สร้างขั้นตอนการทำงานจากงานที่คุณทำเองได้ดีอยู่แล้ว ไม่ใช่จากรายการคุณสมบัติของเครื่องมือ การลงมือทำงานเองก่อนจะทำให้รู้ว่าผลลัพธ์ที่ดีเป็นอย่างไร ซึ่งเป็นมาตรฐานที่งานฉบับใช้ AI ต้องทำให้ได้

ขั้นตอนการทำงานด้วย AI ในงานจริงมีลักษณะอย่างไร?

Northgate Lettings เป็นบริษัทตัวแทนให้เช่าอสังหาริมทรัพย์สมมติที่มีพนักงาน 30 คน ผู้จัดการอสังหาริมทรัพย์ใช้เวลาช่วงบ่ายวันศุกร์เขียนอีเมลแจ้งความคืบหน้าเรื่องการซ่อมแซมให้เจ้าของทรัพย์สิน บริษัทเปลี่ยนงานนี้ให้เป็นกระบวนการทำงาน ตัวกระตุ้น: ทุกวันศุกร์ ข้อมูลนำเข้า: รายการบันทึกการซ่อมแซมประจำสัปดาห์ของอสังหาริมทรัพย์หนึ่งแห่ง ซึ่งคัดลอกจากระบบซ่อมบำรุง โดยแทนชื่อผู้เช่าด้วย [ผู้เช่า] คำสั่ง: 'คุณกำลังเขียนข้อความสั้น ๆ เพื่อแจ้งความคืบหน้าตามข้อเท็จจริงให้เจ้าของทรัพย์สิน ใช้เฉพาะรายการบันทึกด้านล่าง สำหรับการซ่อมแต่ละรายการ ให้ระบุว่าได้รับแจ้งเรื่องอะไร ดำเนินการอะไรไปแล้ว และจะเกิดอะไรขึ้นต่อไป หากไม่มีค่าใช้จ่าย วันที่ หรือชื่อผู้รับเหมาในบันทึก ให้เขียนว่า [ตรวจสอบ] อย่าขอโทษในนามบริษัทหรือให้คำมั่นเกี่ยวกับวันที่จะแล้วเสร็จ'

การทดลองครั้งแรกแสดงให้เห็นว่าทำไมกฎจึงสำคัญ หากไม่มีกฎ ฉบับร่างบอกเจ้าของบ้านรายหนึ่งว่าหม้อต้มน้ำจะ 'ซ่อมเสร็จต้นสัปดาห์หน้า' ทั้งที่ยังไม่มีใครยืนยัน และประเมินค่าซ่อมว่า 'ประมาณ £150' เมื่อมีกฎ ฉบับร่างระบุสถานะหม้อต้มน้ำว่า 'นัดช่างเข้าตรวจแล้ว; วันที่ซ่อมเสร็จ [ตรวจสอบ]' และไม่ระบุค่าใช้จ่าย รายการตรวจสอบมีสามบรรทัด: วันที่และค่าใช้จ่ายทุกรายการต้องมีในบันทึก ไม่รับปากสิ่งที่ผู้รับเหมายังไม่ยืนยัน และเติมชื่อเจ้าของบ้านกับที่อยู่ทรัพย์สินในระบบอีเมลของบริษัทตัวแทนเองเท่านั้น ไม่ใส่ในเครื่องมือ AI

ผู้จัดการทรัพย์สินเป็นผู้อนุมัติการอัปเดตตามปกติ ส่วนงานซ่อมที่มีค่าใช้จ่ายเกินวงเงินอนุมัติของเอเจนซีต้องให้ผู้จัดการสาขาอนุมัติ ขั้นตอนการทำงานมีความยาวหนึ่งหน้าและเก็บไว้ในไดรฟ์ที่ใช้ร่วมกัน ผู้จัดการทรัพย์สินที่เพิ่งเข้ามาใหม่ทำตามขั้นตอนได้ถูกต้องในสัปดาห์ที่สองโดยอาศัยเอกสารเพียงอย่างเดียว นั่นคือการทดสอบที่สำคัญ.

ทำไมทุกกระบวนการทำงานที่ใช้ AI จึงต้องมีคนตรวจสอบ?

เพราะบางครั้งเครื่องมือจะให้คำตอบผิดอย่างมั่นใจ และคนที่ใช้ขั้นตอนการทำงานเดิมทุกสัปดาห์จะค่อย ๆ เลิกตรวจสอบ เอกสารแนวทางความเสี่ยงของ AI แบบสร้างเนื้อหาของ NIST อธิบายถึงการแต่งข้อมูลขึ้นเอง ซึ่งคือการสร้างเนื้อหาที่กล่าวอย่างมั่นใจแต่ผิดพลาดหรือไม่เป็นความจริง และอคติจากการพึ่งพาระบบอัตโนมัติ ซึ่งคือการเชื่อระบบอัตโนมัติมากเกินไป โดยระบุว่าสิ่งนี้อาจทำให้ความเสี่ยงอื่นรุนแรงขึ้น รายการตรวจสอบที่เขียนไว้ช่วยรับมือทั้งสองอย่าง โดยบอกผู้ตรวจสอบอย่างชัดเจนว่าต้องดูอะไร และทำให้การตรวจสอบไม่กลายเป็นเรื่องที่เลือกจะทำหรือไม่ก็ได้

ทำให้การตรวจสอบสั้นพอที่จะทำได้ทุกครั้ง คำถามเฉพาะเจาะจงสามหรือสี่ข้อดีกว่ารายการยาวที่ไม่มีใครตรวจจบ หากการตรวจสอบใช้เวลานานกว่าลงมือทำงานเอง กระบวนการนี้ก็ไม่ได้ช่วยประหยัดอะไร และควรออกแบบใหม่หรือเลิกใช้

เครื่องมือ AI สำหรับทำให้ขั้นตอนการทำงานเป็นอัตโนมัติตัวไหนเหมาะที่สุด?

ไม่มีเครื่องมือใดดีที่สุดสำหรับทุกกรณี และทีมส่วนใหญ่ไม่ควรเลือกเครื่องมือจนกว่าจะพิสูจน์ได้แล้วว่าขั้นตอนการทำงานแบบทำด้วยตนเองใช้ได้ผล แพลตฟอร์มระบบอัตโนมัติเชื่อมต่อแอปและเรียกใช้โมเดล AI ตามเวลาที่กำหนดได้ จึงลดการคัดลอกและวาง แต่ก็ทำให้ช่วงหยุดตามธรรมชาติที่คนจะได้อ่านผลลัพธ์หายไปด้วย หากใช้ระบบอัตโนมัติ ให้คงขั้นตอนตรวจทานไว้ก่อนส่งสิ่งใดให้ลูกค้า และตรวจสอบว่าแพลตฟอร์มจัดเก็บข้อมูลที่ส่งผ่านไว้ที่ใด

ระบบอัตโนมัติเหมาะกว่าเมื่อข้อมูลที่ป้อนมีโครงสร้าง ผลลัพธ์นำไปใช้ภายในองค์กร และแก้ไขข้อผิดพลาดได้โดยมีต้นทุนต่ำ เช่น การติดป้ายกำกับอีเมลขาเข้าเพื่อให้คนจัดการต่อ แต่ไม่เหมาะกับงานที่ส่งข้อความ เปลี่ยนแปลงข้อมูล หรือทำการตัดสินใจโดยไม่มีคนตรวจสอบก่อน

เมื่อใดที่กระบวนการทำงานด้วย AI ไม่ใช่คำตอบที่เหมาะสม?

ข้ามขั้นตอนการใช้ AI หากเป็นงานที่นาน ๆ ทำครั้งหนึ่ง ข้อมูลที่ป้อนมีความอ่อนไหวเกินกว่าจะใส่ในเครื่องมือที่ได้รับอนุมัติ หรือใช้แม่แบบก็ทำงานได้แล้ว จดหมายมาตรฐานที่เปลี่ยนข้อมูลเพียงสองช่องในแต่ละครั้งต้องใช้จดหมายเวียน ไม่ใช่โมเดล ส่วนงานที่ต้องใช้ดุลยพินิจเกี่ยวกับบุคคลใดบุคคลหนึ่ง เช่น ข้อกังวลเรื่องผลการปฏิบัติงาน ควรให้คนเป็นผู้ดำเนินการ

และหากกระบวนการทำงานยังให้ผลลัพธ์ที่ผู้ตรวจต้องเขียนใหม่ทั้งหมดอยู่เรื่อย ๆ ให้เลิกใช้กระบวนการนั้น นั่นเป็นข้อมูลที่มีประโยชน์ ไม่ใช่ความล้มเหลว

จะเรียนรู้วิธีใช้ AI ในกระบวนการทำงานให้ได้ผลดีได้อย่างไร?

โดยให้ลองใช้กับตัวอย่างที่ใกล้เคียงงานจริงพร้อมรับข้อเสนอแนะ ก่อนจะนำไปใช้ในสถานการณ์ที่มีผลกระทบจริง ฝึกตรวจสอบให้มากพอ ๆ กับฝึกเขียนคำสั่ง โดยให้ทุกคนตรวจร่างที่จงใจใส่ข้อผิดพลาดไว้ เช่น วันที่ที่แต่งขึ้น หรือค่าใช้จ่ายที่ไม่มีในแหล่งข้อมูล แล้วดูว่าจับข้อผิดพลาดได้หรือไม่ คู่มือแม่แบบคำสั่งของเรามีโครงสร้างที่นำกลับมาใช้ซ้ำได้สำหรับขั้นตอนการเขียนคำสั่ง

Tosheo.ai กำลังได้รับการพัฒนาโดยเน้นการฝึกในลักษณะนี้ สถานการณ์ฝึกที่วางแผนไว้เป็นการสวมบทบาท ซึ่งผู้เรียนใช้ AI กับสถานการณ์ทำงานที่สมจริง และอธิบายว่าตนแก้อะไรและเพราะเหตุใด โดยให้คะแนนตามเกณฑ์การประเมินที่ผู้เรียนเห็นได้ ผลิตภัณฑ์ยังอยู่ในขั้นก่อนเริ่มสร้าง ดูราคาที่วางแผนไว้ได้ในหน้าราคา

แหล่งข้อมูลและขอบเขต

NIST, AI 600-1 แนวทางความเสี่ยงสำหรับ AI เชิงกำเนิด, July 2024 ↗