தினமும் மேற்கொள்ளும் செயல்முறையை வரைபடமாக்கக் குழுக்கள் ஏன் சிரமப்படுகின்றன?
செயல்முறை ஒரு படிவரிசையாக இல்லாமல் மக்களின் மனதில் பழக்கங்களாக இருப்பதால் குழுக்கள் சிரமப்படுகின்றன. எனவே, முதலில் உங்களுக்குக் கிடைக்கும் விளக்கம், சிக்கலான பகுதிகள் விடுபட்ட, எல்லாம் சரியாக நடக்கும் வழிமுறையாகவே இருக்கும். விதிவிலக்குகள், காத்திருப்புகள், 'யாருக்கு நேரம் இருக்கிறதோ அவர் செய்வார்' என்ற படிகள் ஆகிய இடங்களில்தான் தாமதங்களும் பிழைகளும் ஏற்படுகின்றன.
லிண்ட்க்விஸ்ட் & ராவ் என்ற கற்பனையான 25 பேர் கொண்ட கணக்கியல் நிறுவனத்தை எடுத்துக்கொள்ளுங்கள். நிறுவனம் இரண்டு புதிய பணியாளர்களை நியமிப்பதற்கு முன், புதிய வாடிக்கையாளர்களைச் சேர்க்கும் செயல்முறையை வரைபடமாக்குமாறு அலுவலக மேலாளர் பிரியாவிடம் கேட்கப்பட்டுள்ளது. அவரது குறிப்புகள்: 'புதிய வாடிக்கையாளர் - சாம் பணியமர்த்தல் ஒப்பந்தக் கடிதத்தைத் தயாரித்து மின்னஞ்சலில் அனுப்புவார், வாடிக்கையாளர் கையொப்பமிடுவார் (சில நேரங்களில் பல வாரங்கள் ஆகும்). அடுத்து அடையாள ஆவணங்கள் - புகைப்பட அடையாள அட்டை + முகவரிச் சான்று, ஜோ சரிபார்ப்பார். ஏதாவது இல்லாவிட்டால் இருமுறை நினைவூட்ட வேண்டும், பிறகு பங்குதாரர் தொலைபேசியில் பேசுவார். எல்லாம் சரியானதும் நிறுவன மென்பொருளில் பதிவு செய்ய வேண்டும் - ஜோ அல்லது சாம், யாருக்கு நேரம் இருக்கிறதோ அவர் செய்வார். பங்குதாரர் கட்டணத்தை அங்கீகரிப்பார். அது ஒரு நிறுவனமாக இருந்தால், நிறுவனப் பதிவகத்தில் சரிபார்க்க வேண்டும். வரவேற்பு மின்னஞ்சல்.'
செயல்முறை வரைபடத்தைப் படிப்படியாக எப்படி உருவாக்குவது?
ஒரு செயல்முறை வரைபடத்தை உருவாக்க, முதலில் தொடக்க மற்றும் முடிவுப் புள்ளிகளை நிர்ணயியுங்கள். பிறகு ஒவ்வொரு படியையும் ஒரு செயல், அந்தச் செயலுக்கு உட்படும் பொருள் மற்றும் ஒரு பொறுப்பாளருடன் பட்டியலிடுங்கள். அதன் பிறகே பணி ஒப்படைப்புகள், முடிவுகள் மற்றும் விதிவிலக்குகளைச் சேருங்கள். குறிப்புகளை விரைவாக இந்தக் கட்டமைப்புக்கு மாற்றுவதில் செயற்கை நுண்ணறிவு உதவும்; ஆனால் உண்மையில் என்ன நடக்கிறது என்பதை அதனால் அறிய முடியாது. எனவே அது கண்டறியும் ஒவ்வொரு இடைவெளியும் குழுவுக்கான ஒரு கேள்வியாக மாறும்.
1. வரம்புகளை அமைக்கவும்
செயல்முறையைத் தொடங்கும் நிகழ்வையும் (வாடிக்கையாளர் விலைப்புள்ளியை ஏற்றுக்கொள்வது), அதை முடிக்கும் விளைவையும் (வரவேற்பு மின்னஞ்சல் அனுப்பப்படுவது) குறிப்பிடுங்கள்.
2. ஒவ்வொரு படியையும் செயலும் அதன் செயப்படுபொருளும் கொண்டதாகப் பட்டியலிடுங்கள்
'பணிக்கான ஒப்பந்தக் கடிதத்தை அனுப்பு', 'அடையாள ஆவணங்களைச் சரிபார்'. ஒவ்வொரு படியிலும் ஒரு செயல் மட்டும் இருக்கட்டும். ஒரு படியில் 'மற்றும்' தேவைப்பட்டால், அதைத் தனித்தனிப் படிகளாகப் பிரியுங்கள்.
3. ஒவ்வொரு படிக்கும் ஒரு பொறுப்பாளரை நியமியுங்கள்
முடிந்தவரை பெயருக்குப் பதிலாகப் பணிப் பொறுப்பைப் பயன்படுத்துங்கள். பொறுப்பாளர்கள், பொறுப்புப் பிரிவு வரைபடத்தின் தனித்தனி வரிசைகளாக அமைகிறார்கள். 'யார் ஓய்வாக இருக்கிறாரோ அவர்' என்பதைப் பொறுப்பாளராகக் குறிப்பிடாமல், தீர்வு காண வேண்டிய கேள்வியாகப் பதிவு செய்யுங்கள்.
4. பொறுப்பு கைமாறும் இடங்களைக் குறியுங்கள்
ஒரு பணி வேறொரு பொறுப்பாளரிடம் மாறும் இடமே பணி ஒப்படைப்பு. இந்த இடங்களில்தான் பணிகள் காத்திருக்கின்றன; எனவே எது ஒப்படைக்கப்படுகிறது என்பதைக் குறித்துக்கொள்ளவும்.
5. முடிவுகளை ஆம் அல்லது இல்லை எனப் பதிலளிக்கக்கூடிய கேள்விகளாக எழுதவும்
'அனைத்து அடையாள ஆவணங்களும் பெறப்பட்டுவிட்டனவா?' ஒவ்வொரு பதிலுக்கும் தனியான அடுத்த படி தேவை.
6. விதிவிலக்குகளைத் தனியாகப் பட்டியலிடவும்
வழக்கமான நடைமுறையிலிருந்து விலகும் நிகழ்வுகளே விதிவிலக்குகள்: கையொப்பமிடவே செய்யாத வாடிக்கையாளர், காலாவதியான ஆவணம் போன்றவை. அப்போது என்ன நடக்கும், யார் முடிவெடுப்பார் என்று கேளுங்கள்.
7. படத்தைக் கேட்பதற்கு முன் AI-யிடம் அட்டவணையைக் கேட்கவும்
படிநிலை, பொறுப்பாளர், உள்ளீடு, வெளியீடு, அடுத்த படிநிலை ஆகியவற்றைக் கொண்ட அட்டவணையை வரிவரியாகச் சரிபார்ப்பது எளிது. அதன் பிறகு வரைபடத்தை வரையுங்கள்.
பலவீனமான AI செயல்முறை வரைபடமும் மேம்படுத்தப்பட்ட வரைபடமும் எப்படி இருக்கும்?
பலவீனமான வழிமுறை: 'இந்தக் குறிப்புகளிலிருந்து எங்கள் வாடிக்கையாளர் சேர்க்கை நடைமுறைக்கான செயல்முறை வரைபடத்தை உருவாக்குங்கள்.' பொதுவாகக் கிடைக்கும் முடிவு: 'வாடிக்கையாளர் விசாரணை பெறப்பட்டது' என்பதில் தொடங்கி, யாரும் குறிப்பிடாத 'வாடிக்கையாளரை CRM-இல் சேர்த்தல்' என்ற படியையும் உள்ளடக்கிய, ஒரே நேர்கோட்டில் அமைந்த ஒன்பது படிகளின் நேர்த்தியான பட்டியல். எல்லாப் படிகளும் வரிசையாக நடக்கின்றன, பொறுப்பாளர் யாரும் இல்லை, தொடர்ந்து நினைவூட்டுவதும் கூட்டாளியுடனான தொலைபேசி அழைப்பும் காணாமல் போய்விட்டன, கம்பனீஸ் ஹவுஸ் சரிபார்ப்பு அனைவருக்கும் பொருந்துகிறது.
மேம்படுத்தப்பட்ட வழிமுறை: 'கீழே உள்ள குறிப்புகளிலிருந்து செயல்முறை வரைபடத்தை அட்டவணையாக உருவாக்குங்கள். நெடுவரிசைகள்: படி எண், படி (வினைச்சொல் மற்றும் செயப்படுபொருள்), பொறுப்பான பணிப்பங்கு, உள்ளீடு, வெளியீடு, அடுத்த படி. வாடிக்கையாளர் விலைமதிப்பீட்டை ஏற்கும்போது தொடங்கி, வரவேற்பு மின்னஞ்சல் அனுப்பப்படும்போது முடிக்கவும். முடிவெடுக்கும் இடங்களை ஆம் அல்லது இல்லை என்று பதிலளிக்கக்கூடிய கேள்விகளாக எழுதி, இரு பதில்களுக்குமான விளைவுகளையும் குறிப்பிடுங்கள். விதிவிலக்குகளைத் தனியாகப் பட்டியலிடுங்கள். குறிப்புகளில் இல்லாத எந்தப் படியையும் சேர்க்க வேண்டாம். குறிப்புகள் தெளிவில்லாத இடங்களில் ஊகிப்பதற்குப் பதிலாக, நான் கேட்க வேண்டிய கேள்வியை எழுதுங்கள்.'
மேம்படுத்தப்பட்ட வெளியீட்டில் பொறுப்பாளர்கள் குறிப்பிடப்பட்ட ஆறு படிநிலைகள், இரண்டு முடிவெடுக்கும் இடங்கள் ('பணிநியமனக் கடிதம் கையொப்பமிடப்பட்டதா?' மற்றும் 'வாடிக்கையாளர் ஒரு நிறுவனமா?'), விடுபட்ட ஆவணங்களுக்கான ஒரு விதிவிலக்கு வழி, பிரியாவுக்கான நான்கு கேள்விகள் உள்ளன: ஜோவும் சாமும் ஓய்வாக இருக்கும்போது மென்பொருள் கணக்கை அமைப்பது யார், பங்குதாரர் கட்டணத்தை எப்போது அங்கீகரிக்கிறார், முதல் நினைவூட்டலை அனுப்புவதற்கு முன் நிறுவனம் எவ்வளவு காலம் காத்திருக்கிறது, வாடிக்கையாளர் கடைசிவரை கையொப்பமிடாவிட்டால் என்ன நடக்கும். அந்தக் கேள்விகள்தான் வெளியீட்டின் மிகவும் பயனுள்ள பகுதி.
வேலையைச் செய்பவர்களுடன் சேர்ந்து செயல்முறை வரைபடத்தை எப்படிச் சரிபார்ப்பது?
ஒரு செயல்முறை வரைபடத்தைச் சரிபார்க்க, அண்மையில் நடந்த ஒரு உண்மையான நிகழ்வைத் தொடக்கம் முதல் முடிவு வரை எடுத்துக்கொண்டு, ஒவ்வொரு படியையும் செய்பவர்களுடன் சேர்ந்து அதைச் சரிபாருங்கள். அவர்கள் 'உண்மையில், நாங்கள் வழக்கமாக...' என்று சொல்லும் ஒவ்வொரு இடத்தையும் பதிவு செய்யுங்கள். அவர்களின் திருத்தங்களுக்கு ஏற்பவே வரைவு மாற வேண்டும்; வரைவுக்கு ஏற்ப அவர்களின் நடைமுறை மாற்றப்படக் கூடாது.
ஒரு உண்மை நிகழ்வைப் படிப்படியாகப் பாருங்கள்
ஜோ மற்றும் சாம் கடைசியாக இணைத்துக்கொண்ட வாடிக்கையாளரின் நடைமுறையைப் படிப்படியாக மீண்டும் ஆராயச் சொல்லுங்கள். அந்த நிகழ்வின் நடைமுறை வரைபடத்திலிருந்து விலகிய இடத்தில், வரைபடம் தவறாகவோ முழுமையற்றதாகவோ உள்ளது.
ஒவ்வொரு பொறுப்பாளரும் ஒப்புக்கொள்கிறாரா என்பதைச் சரிபார்க்கவும்
ஒரு படிநிலைக்குத் தான்தான் பொறுப்பாளர் என்பதை அறியாத ஒருவர் இருப்பது, ஆய்வில் கண்டறியப்பட்ட ஒரு குறைபாடு; தட்டச்சுப் பிழை அல்ல.
'இருப்பதை' 'இருக்க வேண்டியதிலிருந்து' பிரித்துப் பாருங்கள்
முதலில் செயல்முறை தற்போது எப்படி நடைபெறுகிறது என்பதை வரைபடமாக்குங்கள். மேம்பாடுகளைத் தெளிவாகக் குறிக்கப்பட்ட இரண்டாவது பதிப்பில் சேர்க்க வேண்டும்.
செயல்முறை வரைபடங்களுக்கு BPMN போன்ற முறையான குறியீட்டு முறை தேவையா?
பெரும்பாலான உள் செயல்முறை வரைபடங்களுக்கு முறையான குறியீட்டு முறை தேவையில்லை; படிகளுக்குச் செவ்வகங்களும் முடிவுகளுக்கு வைர வடிவங்களும் கொண்ட, பொறுப்புகளின்படி பிரிக்கப்பட்ட பாதை வரைபடமே போதும். வரைபடங்கள் தானியக்கத்திற்கோ தணிக்கைகளுக்கோ பயன்படும்போது, பொருள் மேலாண்மைக் குழுமத்தால் பராமரிக்கப்பட்டு ISO/IEC 19510 ஆக வெளியிடப்பட்ட வணிகச் செயல்முறை மாதிரி மற்றும் குறியீட்டு முறை (BPMN) பொதுத் தரநிலையாக உள்ளது.
AI மூலம் செயல்முறைகளை வரைபடமாக்கும்போது ஏற்படும் பொதுவான தவறுகள் என்ன?
AI உருவாக்கிய வரைவையே செயல்முறையாக ஏற்றுக்கொள்வதுதான் மிகப்பெரிய தவறு. வரைபடம் வெளிப்படுத்த வேண்டிய விதிவிலக்குகளையும், யார் பொறுப்பு என்ற தெளிவின்மையையும் அது மறைத்துவிடுகிறது. மற்ற தவறுகள்: உண்மையான செயல்முறைக்குப் பதிலாக இருக்க வேண்டும் என்று விரும்பும் செயல்முறையை வரைபடமாக்குவது, பொதுவான வார்ப்புருவிலிருந்து படிநிலைகளைச் சேர்க்கக் கருவியை அனுமதிப்பது, அடிப்படை அட்டவணையை யாரும் சரிபார்க்கும் முன்பே நேர்த்தியான வரைபடத்தை வரைவது. நீங்கள் ஒட்டும் குறிப்புகளில் வாடிக்கையாளர்களின் தனிப்பட்ட விவரங்களைச் சேர்க்காதீர்கள்; கருவிக்குத் தேவை அமைப்பு மட்டுமே.
Tosheo.ai பாடத் தொகுப்பில் இந்தப் பாடம் எந்தப் பகுதியில் இடம்பெறுகிறது?
செயல்முறை வரைபடங்கள் என்பது செயல்பாடுகளுக்கான செயற்கை நுண்ணறிவுப் பிரிவில் உள்ள நடைமுறைப் பயிற்சிப் பாடம். குறிப்புகளிலிருந்து SOP நடைமுறைகளை உருவாக்குதல், வழங்குநர் ஒப்பீடுகள், நிலை அறிக்கைகள், சரிபார்ப்புப் பட்டியல்கள் மற்றும் தணிக்கைகள் ஆகிய பாடங்களுடன் இது இடம்பெறுகிறது. செயல்பாட்டுக் குழுக்களுக்கான செயற்கை நுண்ணறிவுப் பயிற்சிப் பக்கத்தில் முழுத் தொகுப்பையும் காணலாம். செய்முறைப் பணியில் ஒரு கற்பனையான செயல்முறை விளக்கம் வழங்கப்படும். பொறுப்பாளர்கள், முடிவுகள், விதிவிலக்குகள், நீங்கள் எழுப்பும் கேள்விகள் ஆகியவற்றை மதிப்பீட்டு அளவுகோல்கள் சரிபார்க்கும். எதையும் தானியக்கமாக்குவதற்கு முன் தெளிவான வரைபடத்தை உருவாக்குவதே முதல் படி. அந்தக் கட்டத்திலிருந்துதான் செயற்கை நுண்ணறிவுத் தானியக்கப் பாடநெறி தொடர்கிறது.