AI மூலம் SOP உருவாக்கும் கருவி: செயல்முறை விளக்கத்தை மக்கள் பின்பற்றக்கூடிய நடைமுறையாக மாற்றுங்கள்

பெரும்பாலான நிலையான செயல்பாட்டு நடைமுறைகளைப் பின்பற்றுவது ஏன் கடினமாக உள்ளது?

பெரும்பாலான SOP வழிமுறைகளைப் பின்பற்றுவது கடினமாக இருப்பதற்குக் காரணம், நிபுணர் தனது நினைவிலிருந்து அவற்றை எழுதியிருப்பதுதான். அதனால், தனக்குப் பழகிப்போனதால் கவனத்தில் கொள்ளாத படிகளை அவர் விட்டுவிடுகிறார்; ஏதேனும் தவறு ஏற்பட்டால் என்ன செய்ய வேண்டும் என்பதையும் குறிப்பிடுவதில்லை. உண்மையான செயல்முறையை நீங்கள் கொடுத்தால், SOP எழுதுவதில் AI உதவும். ஏனெனில், தகவலைக் கட்டமைப்பதிலும் விடுபட்டவை என்ன என்று கேட்பதிலும் அது சிறப்பாகச் செயல்படுகிறது.

லிண்டன் அண்ட் மாஸ் என்பது வீட்டுப் பயன்பாட்டுப் பொருட்களை இணையத்தில் விற்கும், 25 பேர் கொண்ட ஒரு கற்பனைக் கடை. அங்கு ஒலு என்ற ஒருவர் மட்டுமே திருப்பி அனுப்பப்படும் பொருட்களைக் கையாள்கிறார். ஒலு விடுமுறையில் இருக்கும்போது அவை குவிந்துவிடுகின்றன. அவரது குறிப்புகள் சொல்வது: 'Shopify இல் ஆர்டரைச் சரிபார், காரணத்தைப் பார். சேதமடைந்திருந்தால் புகைப்படம் தேவை. பணத்தைத் திருப்பிக் கொடு அல்லது மாற்றுப் பொருள் கொடு. அவர்கள் மாற்றுப் பொருள் கேட்காவிட்டால் பொதுவாகப் பணத்தைத் திருப்பிக் கொடு. 100 பவுண்டுக்கு மேல் என்றால் கேட் என்பவரிடம் கேள். சரியாக இருந்தால் மீண்டும் இருப்பில் சேர், இல்லையெனில் இரண்டாம் தரப் பொருட்களின் அடுக்கில் வை. வாடிக்கையாளருக்கு மின்னஞ்சல் அனுப்பு. விரிதாளைப் புதுப்பி.' புதிதாகச் சேர்பவர் கேட்க வேண்டிய அனைத்தும் அந்தக் குறிப்புக்குள் மறைந்துள்ளன: எந்த விரிதாள், 'சரி' என்பதற்கான அளவுகோல் என்ன, புகைப்படம் இல்லாவிட்டால் என்ன செய்வது.

AI உதவியுடன் SOP-ஐப் படிப்படியாக எப்படி எழுதுவது?

செயல்முறை உண்மையில் எவ்வாறு நடக்கிறதோ அவ்வாறே பதிவு செய்யுங்கள். ஒவ்வொரு படிக்கும் பொறுப்பாளர்களையும் சரிபார்ப்புகளையும் குறிப்பிட்டு, எண்ணிடப்பட்ட படிகளாக அதை அமைக்க AI-யிடம் கேளுங்கள். விடுபட்டவை மற்றும் விதிவிலக்குகள் குறித்து உங்களிடம் கேள்விகள் கேட்கச் சொல்லுங்கள். பிறகு, அந்தப் பணியை இதுவரை செய்திராத ஒருவரிடம் வரைவைக் கொடுத்துச் சோதித்துப் பாருங்கள்.

AI உருவாக்கிய தரம் குறைந்த SOP-க்கும் மேம்படுத்தப்பட்ட SOP-க்கும் என்ன வேறுபாடு இருக்கும்?

பலவீனமான வழிமுறை: 'திருப்பி அனுப்பப்படும் பொருட்களைக் கையாள்வதற்கான SOP எழுதுங்கள்.' பொதுவாகக் கிடைக்கும் விளைவு: 'பொருளைத் திருப்பி அனுப்பும் கோரிக்கையைப் பெறுங்கள்', 'நிறுவனக் கொள்கையின்படி தகுதியைச் சரிபாருங்கள்', 'உரிய நேரத்தில் பணத்தைத் திருப்பிச் செலுத்துங்கள்' போன்ற படிகளைக் கொண்ட பொதுவான நடைமுறை. இது எந்தக் கடைக்கும் பொருந்தக்கூடியதாக உள்ளது; யார் எதற்குப் பொறுப்பு என்பதைக் குறிப்பிடுவதில்லை. மேலும், புதிதாகச் சேர்ந்தவருக்குத் தேவைப்படும் விதிகளையே 'நிறுவனக் கொள்கையின்படி' என்ற சொற்றொடர் மறைத்துவிடுகிறது.

ஒலுவின் குறிப்புகளையும் மேலுள்ள கட்டமைப்பையும் கொண்ட மேம்படுத்தப்பட்ட வழிமுறைக்குப் பிறகு, விடுபட்ட தகவல்களைக் கண்டறியும் கேள்விகள் கேட்கப்படுகின்றன. AI எட்டு கேள்விகளைக் கேட்கிறது. அவற்றில்: ஒரு பொருளை மீண்டும் இருப்பில் சேர்க்கத் தகுதியானதாக்குவது எது, எந்தத் தாளில் எந்த நெடுவரிசைகள் புதுப்பிக்கப்படுகின்றன, கேட் இல்லாதபோது அவரது ஒப்புதலை யார் வழங்குவார், பொருள்களைத் திருப்பித் தருவதற்கான காலக்கெடு என்ன ஆகியவை அடங்கும். ஒலுவின் பதில்களால் இதுபோன்ற படிகள் உருவாகின்றன: '4. திருப்பித் தரப்படும் தொகை GBP 100-க்கு மேல் இருந்தால், ஒப்புதலுக்காக ஆர்டர் எண்ணைத் திருப்பளிப்புகளுக்கான தொடர்புப் பகுதியில் கேட்டுக்கு அனுப்புங்கள்; கேட் இல்லாவிட்டால், செயல்பாட்டுத் தலைவர் ஒப்புதல் அளிப்பார். சரிபார்ப்பு: பணத்தைத் திருப்பித் தருவதற்கு முன், திருப்பளிப்புத் தாளின் F நெடுவரிசையில் ஒப்புதல் பதிவு செய்யப்பட்டிருக்க வேண்டும்.' விதிவிலக்குகள் பகுதி இப்போது புகைப்படங்கள் இல்லாதது, திருப்பளிப்புக் காலக்கெடு கடந்த பொருள்கள், இருப்பில் இல்லாத பொருளுக்கு மாற்றுப் பொருள் கேட்கும் வாடிக்கையாளர் ஆகியவற்றையும் உள்ளடக்குகிறது.

AI எழுதிய SOP-ஐ எப்படிச் சரிபார்ப்பது?

ஒவ்வொரு படியும் நடைமுறைக்கு ஏற்றதா என்பதை நிபுணர் உறுதிசெய்யவும், புதியவர் அதை ஒரு உண்மையான பணியில் பின்பற்றிப் பார்க்கவும் செய்து சரிபாருங்கள். அந்தப் பணியை இதற்கு முன் செய்யாத ஒருவர் உதவி கேட்காமல் முடிக்க முடிந்தால் மட்டுமே ஒரு SOP சரியானதாகும்.

செயற்கை நுண்ணறிவைப் பயன்படுத்தி SOP எழுதும்போது ஏற்படும் பொதுவான தவறுகள் என்ன?

உண்மையான செயல்முறைக்குப் பதிலாக ஒரு தலைப்பை மட்டும் கொடுத்து SOP கேட்பதே மிகவும் பொதுவான தவறு. இதனால் யாரும் பின்பற்றாத பொதுவான ஆவணம் உருவாகிறது. மற்றவை: விதிவிலக்குகளைத் தவிர்ப்பது, 'கொள்கையின்படி' என்பதன் பொருளை வரையறுக்காமல் விடுவது, சட்ட அல்லது பாதுகாப்புத் தேவைகளை AI கற்பனை செய்ய விடுவது, புதியவரைக் கொண்டு சோதிக்காமல் இருப்பது, யாரும் கண்டுபிடிக்க முடியாத இடத்தில் SOPஐச் சேமிப்பது.

Tosheo.ai கற்றல் பாதையில் SOP எழுதுவது எந்த இடத்தில் வருகிறது?

SOP எழுதுதல், Tosheo.ai செயல்பாடுகள் பாடப் பாதையில், தகவலைக் கட்டமைத்தல் மற்றும் AI வெளியீட்டைச் சரிபார்த்தல் பற்றிய பாடங்களுக்குப் பிறகு இடம்பெறுகிறது. எந்தப் பணிப்பிரிவிலும் உள்ள குழுத் தலைவர்களுக்கு இது பயனுள்ளதாக இருக்கும். முறையாகத் தொகுக்கப்படாத ஒரு செய்முறை விளக்கத்தை SOP ஆக மாற்றுவதே கற்பவருக்கான செயல்முறைப் பணி. மதிப்பீட்டு அளவுகோல்களின் அடிப்படையிலான கருத்துகள், பொறுப்பாளர்கள் குறிப்பிடப்படாத இடங்கள், தெளிவற்ற சரிபார்ப்புகள் மற்றும் விடுபட்ட விதிவிலக்குகள் ஆகியவற்றைச் சரிபார்க்கின்றன.