Как использовать ИИ для повседневных задач отдела кадров?
Самые безопасные и полезные задачи для ИИ в кадровой работе — те, где вы предоставляете утверждённый источник и хотите изменить форму подачи: превратить политику в понятное изложение, раздел справочника — в FAQ, а программу обучения — в план занятия. Источник удерживает результат в рамках фактов, и вы можете сверить с ним каждое предложение.
Подбору персонала посвящено отдельное руководство, поскольку проверка и отбор кандидатов связаны с особыми правовыми вопросами. Эта страница охватывает остальные направления работы с персоналом.
Разработка и упрощение внутренних правил
Подготовка понятного сотрудникам краткого изложения утверждённой политики или первого черновика структуры новой политики, который затем дорабатывает квалифицированный специалист.
Материалы для адаптации
Планы на первую неделю, контрольные списки и приветственные сообщения для конкретной должности, составленные на основе ваших реальных рабочих процессов.
Внутренние FAQ
Подготовка ответов на частые вопросы по справочнику с сохранением ссылки на раздел рядом с каждым ответом.
Темы опроса
Группировка обезличенных комментариев в свободной форме по темам для сводки с сохранением исходных комментариев для проверки.
Обучение и коммуникация
Планы занятий, справочные материалы для руководителей и объявления об уже принятых изменениях.
Какие кадровые решения нельзя поручать ИИ?
ИИ не должен принимать решения, которые меняют чью-либо трудовую жизнь: об оценке результатов работы, повышении в должности, оплате, распределении задач на основе личных качеств, дисциплинарных мерах или увольнении. Он может помочь вам подготовиться, например упорядочить ваши записи или составить черновик письма после принятия решения. Но само решение и его обоснование должны оставаться за человеком, который может их объяснить и отстоять.
Регуляторы относятся к этой сфере серьёзно. В приложении III к EU AI Act к высокорисковым отнесены, в частности, системы ИИ, предназначенные для принятия решений, влияющих на условия трудовых отношений, повышение или увольнение, распределения задач на основе индивидуального поведения или личных качеств, а также наблюдения за результатами работы и поведением и их оценки. Если ваша организация работает в ЕС, такая классификация влечёт обязательства, с которыми стоит разобраться до внедрения любого подобного инструмента. Это общая информация, а не юридическая консультация.
Как выглядит проверенное краткое изложение внутренней политики, подготовленное с помощью ИИ?
Рассмотрим «Линденфилд Студио», вымышленную дизайн-студию со штатом 40 человек. Руководитель отдела кадров хочет подготовить для сотрудников одностраничное изложение действующих правил студии об отпуске в связи с рождением ребёнка и уходом за ним, которые занимают восемь страниц.
Первый запрос звучал так: 'Кратко изложите наши правила отпуска по уходу за ребёнком для сотрудников.' Без приложенного документа инструмент уверенно пересказал то, что обычно содержат подобные правила, в том числе заявил, что сотрудникам сохраняют полную зарплату в течение определённого числа недель. В правилах Lindenfield ничего подобного нет: условия повышенных выплат зависят от стажа работы. Если разослать такое изложение сотрудникам, оно создаст ожидания, на которые студия не соглашалась, и может привести к спору.
Во второй попытке вставили полный текст политики и дали такой запрос: «Кратко изложите это для сотрудников простым языком на английском, используя менее 300 слов. Используйте только то, что сказано в политике. Для каждого пункта укажите номер раздела. Перечислите вопросы, которые, скорее всего, возникнут у сотрудника, но на которые политика не даёт ответа». Результат точно следовал источнику, а список вопросов без ответа оказался самой ценной частью: он выявил два пробела, которые руководитель кадровой службы затем обсудил с консультантом студии по трудовым вопросам. В итоговое изложение добавили строку, направляющую сотрудников к полному тексту политики как к действующему документу.
Может ли ИИ безопасно обобщать комментарии из опросов сотрудников?
ИИ может помочь, но нужна осторожность. Группировка комментариев в свободной форме по темам — утомительная работа, с которой ИИ справляется достаточно хорошо, однако в небольшой компании анонимность легко нарушить. Комментарий об «единственном сотруднике бристольского офиса, который работает неполный день» позволяет установить человека даже без имени, а подготовленное ИИ резюме может повторить эту деталь.
Удалите сведения, позволяющие установить личность, прежде чем куда-либо передавать комментарии, используйте одобренные инструмент и тариф и попросите выделить темы с примерной частотой упоминания, а не цитаты. Затем самостоятельно сверьте подсчёты с комментариями: инструменты ИИ могут ошибаться в подсчётах и завышать распространённость мнения. Сообщайте руководству о темах, а не об отдельных людях.
Хотите узнать, как это связано с конкретной должностью?
Ознакомиться с планируемой пробной программой для команды ↗Какие сведения о сотрудниках можно вводить в инструмент ИИ?
Меньше, чем принято считать. Кадровые документы содержат персональные данные, и некоторые из них, например сведения о здоровье, этнической принадлежности или членстве в профсоюзе, законодательство о защите данных во многих странах относит к особо чувствительным. Можно ли вводить какие-либо из этих данных в конкретный инструмент, зависит от ваших правовых оснований, условий поставщика для выбранного тарифа, места обработки данных и ваших внутренних правил.
Практическое правило для большинства кадровых команд: готовьте черновики на основе внутренних правил и шаблонов, а не личных дел сотрудников. Если для задачи действительно нужны персональные данные, например для краткого изложения материалов по жалобе, решение должен принимать ответственный за защиту данных в вашей организации. Не используйте такие данные просто как способ ускорить работу. Удаление имени само по себе не делает информацию анонимной.
Как специалистам по персоналу проверять внутренние положения и рекомендации, подготовленные ИИ?
Сверьте черновик с исходным документом, затем проверьте его на соответствие закону и учёт интересов затронутых людей. Пункты ниже — отправной список проверок, а не замена профессиональной экспертизе документов, имеющих юридическую силу.
Соответствие источнику
Все права, условия их предоставления, количество дней и сроки уведомления соответствуют утверждённым правилам.
Юрисдикция
В черновик не перенесены нормы другой страны. Инструменты ИИ часто по умолчанию ориентируются на трудовое законодательство одной страны.
Ничего не добавлено
Не появляются новые льготы, обещания или процедуры, которые организация не согласовала.
Понятный и беспристрастный язык
Формулировки понятны, никого не исключают и не содержат предположений о поле, возрасте или составе семьи.
Полномочия
В сводке указано, что определяющим документом является полный текст политики, и сказано, к кому обращаться с вопросами.
Окончательное согласование
Документы, имеющие юридическую силу, направляйте тому, кто обычно их проверяет, например консультанту по трудовым вопросам.
Какие инструменты ИИ для кадровой работы стоит рассмотреть небольшой команде?
Для подготовки черновиков и кратких изложений обычно достаточно универсального помощника, уже одобренного вашей компанией. Многие кадровые информационные системы теперь включают функции ИИ для ответов на вопросы о внутренних правилах или подготовки документов. Это может быть удобно, но уточните у поставщика, какие данные использует функция, применяется ли ваш контент для обучения его моделей, как долго он хранится и кто может видеть результаты.
Будьте особенно осторожны с инструментами, которые оценивают, ранжируют или отслеживают сотрудников. Это уже не помощь в подготовке текстов, а участие в решениях о людях, что поднимает описанные выше вопросы законности и справедливости.
Когда ИИ не подходит для работы с персоналом?
ИИ не подходит для деликатных разговоров, внутренних расследований и любых сообщений, тон которых может быть воспринят как позиция организации в отношении человека. Созданное ИИ письмо о проблемах с результатами работы может звучать разумно и при этом не подходить конкретному человеку с учётом предыстории.
Это также неподходящий инструмент, если нет утверждённого источника, на который можно опереться. На вопрос обычному помощнику о положенных отпусках или сроках уведомления вы получите правдоподобный ответ, а не вашу внутреннюю политику и не требования применимого к вам закона.
Какую роль играет кадровая служба в обучении остальных сотрудников работе с ИИ?
Во многих небольших компаниях за внедрение ИИ отвечает кадровая служба, поэтому полезно сначала потренироваться. Её часто просят написать правила допустимого использования, спланировать обучение и ответить на вопросы сотрудников. Для организаций, подпадающих под действие EU AI Act, статья 4 предусматривает, что поставщики и организации, использующие системы ИИ, должны принимать меры для развития ИИ-грамотности сотрудников с учётом их знаний и контекста использования.
Tosheo.ai создаётся для поддержки этой работы: запланированы программа по управлению персоналом, программы по должностным ролям для остальных сотрудников и доступ руководителя к данным о развитии навыков без истории переписки. Разработка ещё не началась, поэтому воспринимайте это как описание запланированных возможностей. Если у вас пока нет правил использования ИИ, лучше начать с руководства по их составлению по ссылке ниже.