Как руководителям использовать ИИ в своей работе?
Руководители могут использовать ИИ для подготовки и написания материалов, связанных с управлением людьми, при условии, что решения остаются за ними. У полезных задач есть общая черта: руководитель уже знает факты и хочет получить помощь в их структурировании или формулировке.
Используйте лишь минимум персональных данных, необходимый для задачи, и только инструменты, одобренные вашей организацией. Сведения о здоровье человека, его семейных обстоятельствах или поданной им жалобе не следует вводить в помощник общего назначения.
Подготовьтесь к индивидуальной встрече
На основе ваших заметок с прошлой встречи и текущих приоритетов собеседника составьте повестку с двумя или тремя открытыми вопросами.
Структурируйте обратную связь
Перед разговором упорядочьте конкретные наблюдения по схеме «ситуация, поведение, влияние». Это должны быть ваши собственные наблюдения.
Подготовьте сводку новостей команды
Объедините несколько письменных отчётов о ходе работы в одну сводку для вашего руководителя, сохранив указание авторства каждого сообщения.
Объясните изменение
Подготовьте сообщение команде о новом процессе, затем спросите помощника, какие вопросы, скорее всего, возникнут у команды.
Обдумать решение
Изложите варианты и последствия решения о распределении ресурсов или приоритетах, а затем примите решение самостоятельно.
Спланируйте встречу
Преобразуйте расплывчатую цель в повестку с решением, которое нужно принять, и временем на каждый пункт.
Как выглядит качественная обратная связь, подготовленная с помощью ИИ?
При правильном подходе руководитель предоставляет конкретные наблюдения, а ИИ помогает только со структурой и формулировками. При неправильном подходе ИИ превращает скудные заметки в уверенные суждения о чьём-то характере.
Вымышленный пример. Дана руководит небольшой командой по обслуживанию клиентов в Copperleaf Bookkeeping. Её заметки об одном из сотрудников, Сэме: 'В сентябре сорваны два клиентских срока: файл расчёта зарплаты для Acme и пакет документов по НДС для Riverside. Оба клиента написали мне. Сэм отлично проводит звонки с клиентами, они просят соединить именно с ним. Кажется, перегружен с тех пор, как взял на себя клиента Hollis.'
Расплывчатый запрос 'Напиши обратную связь для Сэма по этим заметкам' дал такие фразы, как 'Сэму не хватает организаторских навыков, ему нужно проявлять больше заинтересованности в работе' и 'Это нанесло ущерб нашей репутации у ключевых клиентов.' Ни того ни другого в заметках нет. 'Не хватает заинтересованности' — суждение о личных качествах, не подкреплённое фактами, а утверждение о репутационном ущербе выдумано.
Более качественный запрос: 'Помоги структурировать обратную связь для личной встречи. Используй только наблюдения ниже. Описывай поведение и его последствия, а не личность. Включи положительное наблюдение. Заверши одним открытым вопросом о рабочей нагрузке. Не делай выводов об отношении человека к работе.' Проверенная версия начиналась с двух пропущенных сроков и писем клиентов, отдельно отмечала проведённые звонки клиентам и содержала вопрос: 'Насколько вы справляетесь с нагрузкой после того, как взяли на себя клиента Холлис, и что могло бы помочь?' Затем Дана перед встречей отредактировала текст, чтобы он звучал в её привычной манере.
Какие решения руководителям не следует доверять ИИ?
Не используйте ИИ для принятия решений о людях: оценки результатов работы, оплаты труда, повышения, дисциплинарных мер, увольнения и распределения задач на основе поведения или личных качеств. Используйте его для подготовки материалов и формулировок, а не для оценки людей.
В приложении III к EU AI Act среди случаев применения с высоким риском перечислены системы ИИ, предназначенные для принятия решений, влияющих на условия трудовых отношений, повышение или увольнение, для распределения задач на основе индивидуального поведения или личных качеств, а также для наблюдения за работой и поведением сотрудников и их оценки. Руководитель, который просит помощника привести в порядок собственные заметки, не применяет такую систему, но просьба оценить сотрудников или составить их рейтинг уже приближается к этому.
Ещё одна ловушка — наблюдение за сотрудниками. В рекомендациях британского ICO о контроле за работниками сказано, что работодатели обязаны сообщать о таком контроле, чётко объяснять его цель и выбирать наименее вмешивающиеся в частную жизнь способы её достижения. Там также отмечается, что доступность способа наблюдения не делает его лучшим средством достижения ваших целей. Чтение переписки сотрудников с ИИ, чтобы понять, как они используют инструмент, — это наблюдение. Это общая информация, а не юридическая консультация.
Хотите узнать, как это связано с конкретной должностью?
Ознакомиться с планируемой пробной программой для команды ↗Как руководить командой, которая использует ИИ?
Дайте команде понятные правила, время на практику и примеры хорошей работы, а затем оцените саму работу. Большинство проблем с внедрением связано не с инструментом: люди не уверены, что разрешено, не имеют времени на обучение или никогда не видели, как выглядит грамотное применение ИИ в их работе.
Скажите, что разрешено
Укажите разрешённые инструменты, какую информацию можно в них передавать и что всегда должен проверять человек. Запишите это простым языком.
Начните с одной задачи для каждого
Попросите каждого выбрать одну повторяющуюся задачу с низким риском из своей работы, например подготовку черновика или краткого изложения.
Выделите немного времени
Короткие регулярные занятия работают лучше одного долгого семинара, который потом забывают.
Поделитесь вариантами до и после
На командной встрече попросите кого-нибудь показать запрос, первый ответ ИИ и внесённые изменения. Изменения учат большему, чем сам запрос.
Проверяйте результаты, а не использование
Выборочно проверяйте работу, выполненную с помощью ИИ, так же, как любую другую. Спрашивайте, что было проверено и каким способом.
Покажите на собственном примере
Рассказывайте команде, когда вы использовали ИИ и что пришлось исправить. Тогда проверка становится нормой, а не поводом для неловкости.
Как понять, эффективно ли ваша команда использует ИИ?
Оценивайте качество работы и обоснованность решений, а не частоту открытия инструмента. Количество запросов показывает, что инструментом пользуются. Оно не показывает, был ли ответ точным, соответствовало ли краткое изложение оригиналу и проверялись ли цифры.
Полезные признаки конкретны: может ли сотрудник объяснить, какое утверждение он удалил из черновика и почему? По-прежнему ли вам приходится существенно исправлять документы, подготовленные с помощью ИИ? Используют ли сотрудники ИИ для согласованных задач и только в утверждённых инструментах?
На этом принципе строится запланированная панель руководителя в Tosheo.ai: руководители видят прогресс в навыках, прохождение обучения и еженедельную сводку, а также могут напомнить о занятиях неактивным учащимся, но не имеют доступа к исходным журналам их переписки. Это прозрачность обучения, а не наблюдение за разговорами. Разработка продукта ещё не началась; окончательный состав полей будет описан до запуска.
Что должно охватывать обучение руководителей работе с ИИ?
Обучение руководителей должно охватывать и их собственную работу с ИИ, и руководство другими сотрудниками, причём вторая часть обычно отсутствует. Полезная программа включает:
Самостоятельное применение на практике
Подготовка черновиков, кратких изложений и материалов с соблюдением тех же правил проверки, которые действуют для команды.
Проверка работы, выполненной с помощью ИИ
Как критически оценить черновик, заметить выдуманные подробности и спросить сотрудника, что он проверил.
Правила и ограничения по работе с данными
Что разрешает организация, почему и как отвечать на вопросы команды о неоднозначных случаях.
Кадровые решения
Где ИИ не следует использовать и почему справедливость и защита данных в управлении персоналом важнее, чем в других областях.
Наставничество
Как помочь сотруднику, который не хочет использовать ИИ или слишком уверен в своих навыках, выбрать подходящую первую задачу.
Когда это руководство или Tosheo.ai не подходят?
Если вы руководитель высшего звена и определяете стратегию ИИ для организации, принимаете решения об инвестициях, структурах управления и допустимом уровне риска, программа для руководителей или бизнес-школы подойдёт лучше, чем практическое руководство. Наши руководства по управлению ИИ и политике его использования — отправная точка для аналогичной работы в небольшой компании.
Tosheo.ai создаётся для практического обучения на повседневных рабочих задачах. Запланированные стандартные роли соответствуют рабочим направлениям: маркетинг, продажи, операционная деятельность, поддержка, управление персоналом и подбор, финансы, продукт и общие задачи. Отдельной программы для руководителей сотрудников в планах на запуск нет. Руководитель будет проходить программу по своему направлению или программу по общим задачам, а запланированный тариф «Рост» позволит создавать собственные роли. Также для руководителей запланирована панель с данными об обучении команды.