ИИ для бухгалтеров: практическое применение, проверки и ограничения

Как ИИ применяется в бухгалтерской работе?

В бухгалтерских фирмах и внутренних финансовых службах ИИ в основном используют для текстов и пояснений к цифрам, а не для самих расчётов. Именно здесь он наиболее надёжен, а ошибку проще всего заметить.

Во многих платформах для бухгалтерского учёта уже есть функции ИИ, например предложения по категориям операций или автоматическое сопоставление записей. Их настраивают поставщик программы и ваш администратор; это руководство посвящено тому, как отдельные бухгалтеры используют ИИ-помощников и проверяют предложения ИИ в своей работе.

Что говорится в профессиональных рекомендациях об использовании ИИ бухгалтерами?

Профессиональные организации применяют к ИИ существующие этические принципы, а не создают полностью отдельный свод правил. Руководство ICAEW по генеративному ИИ распространяет на использование этих инструментов пять основополагающих принципов: честность, объективность, профессиональную компетентность и должную тщательность, конфиденциальность и профессиональное поведение.

Его практические рекомендации может применять уже сегодня любой бухгалтер. В нём не рекомендуется загружать конфиденциальную информацию в общедоступные инструменты генеративного ИИ, поскольку пользователи ограниченно контролируют, кто видит данные и как долго они хранятся. В нём говорится о необходимости профессионального скептицизма при проверке результатов и содержится предупреждение о склонности чрезмерно доверять автоматизированным решениям. Рекомендуется открыто сообщать об использовании генеративного ИИ в работе с клиентами. Также прямо сказано, что эти инструменты не восполняют нехватку профессиональных знаний и навыков и могут не учитывать действующее законодательство.

Если вы состоите в другой профессиональной организации, проверьте её рекомендации и этический кодекс: в них требования могут быть сформулированы иначе. Эта страница содержит общую информацию, а не профессиональную или юридическую консультацию.

Как выглядит проверенное письмо клиенту, составленное с помощью ИИ?

Прия Наир ведёт вымышленный бизнес по дизайну интерьеров как индивидуальный предприниматель. Прежде чем подготовить её годовую отчётность, бухгалтеру нужно получить недостающие документы и сведения: банковские выписки за три месяца, чеки на две крупные покупки оборудования и подтверждение того, какую часть своего жилья она использует для работы.

На просьбу 'написать доброжелательное письмо клиенту с запросом недостающих документов по итогам года' помощник подготовил вежливое письмо, но также указал срок подачи отчётности, предупредил о конкретной сумме штрафа и сообщил, что расходы на домашний офис можно учесть 'по фиксированной ставке 30 процентов'. Бухгалтер ничего из этого не сообщала. Срок и штраф зависели от её юрисдикции и статуса при подаче отчётности, а утверждение о домашнем офисе в таком общем виде было попросту неверным.

В доработанном запросе были перечислены три позиции, срок, к которому они нужны бухгалтеру, и способ загрузки, а также добавлено: «Не указывайте никаких налоговых правил, сроков, ставок или штрафов». Затем бухгалтер самостоятельно добавил одно предложение о сроке, сверившись с датами, опубликованными налоговым органом. Итоговое письмо стало короче и конкретнее и не содержало ничего, за что бухгалтер не мог бы поручиться.

Может ли ИИ помочь составить пояснения к сверке банковских операций?

ИИ может помочь ясно их описать, но не должен самостоятельно устранять расхождения. Допустим, при сверке банковских операций вымышленного клиента обнаружены две несопоставленные записи: платёж поставщику на 1,240, который дважды появился в банковской выгрузке, и поступление на 380, для которого не найден соответствующий счёт.

В черновике ИИ первый случай был описан как 'повторный платёж, который следует вернуть от поставщика', а второй — как 'вероятно, предоплата клиента'. Оба объяснения могут быть верны, но оба — лишь предположения. Двойной платёж может относиться к двум реальным счетам на одинаковую сумму; поступление может быть возвратом, переводом или задатком. Полезный вариант фиксирует каждую операцию, её дату и сумму, возможные объяснения и подтверждения, необходимые для выяснения ситуации, а вывод оставляет человеку, который проверит выписку поставщика и учётные записи клиента.

Может ли ИИ отвечать на вопросы о налогах и сложных аспектах бухгалтерского учёта?

Рассматривайте любой ответ ИИ о налогах или стандартах бухгалтерского учёта как отправную точку для исследования, а не как готовый ответ. Универсальные помощники могут опираться на устаревшие или неполные материалы, смешивать правила разных стран и уверенно указывать пороговые значения, которые уже изменились. Руководство Института присяжных бухгалтеров Англии и Уэльса отмечает то же самое в отношении действующего законодательства.

Используйте ИИ, чтобы сформулировать вопрос, определить нужную область и составить список того, что следует изучить, а затем обратитесь к первоисточнику: законодательству, официальным разъяснениям налогового органа или стандарту бухгалтерского учёта. Зафиксируйте, на какой источник вы опирались. Если инструмент ссылается на источник, откройте его и найдите соответствующий фрагмент: правдоподобная ссылка не обязательно верна.

Как бухгалтерам проверять, правильно ли ИИ распределил операции по категориям?

Проверяйте правила, а не только операции. ИИ-категоризация в бухгалтерских программах обычно обучается на предыдущем отнесении операций к категориям, поэтому ошибка, допущенная в начале, может повторяться каждый месяц. Проверяйте новых поставщиков, расходы смешанного назначения, всё, что находится на границе между капитальными и текущими расходами, а также операции с расплывчатыми описаниями, например платежи картой на маркетплейсах.

Ведите список исключений — получателей платежей и типовых случаев, в которых система предлагает неверные варианты, — и проверяйте их в каждом периоде. Предлагаемое сопоставление может сэкономить время в очевидных случаях; в неоднозначных случаях по-прежнему нужен чек.

Заменит ли ИИ бухгалтеров?

Никто не может достоверно ответить на этот вопрос, а к прогнозам, представленным как факты, следует относиться с осторожностью. Можно сказать, что ИИ берёт на себя всё больше задач по подготовке текстов, обобщению информации и выявлению закономерностей в бухгалтерской работе. При этом ответственность за профессиональные суждения, профессиональный скептицизм, конфиденциальность клиентских данных и утверждение числовых показателей остаётся за квалифицированными специалистами в соответствии с профессиональными нормами.

Связанный с этим вопрос — лучше ли ИИ квалифицированного бухгалтера — основан на ошибочном сравнении. Инструмент ИИ может выдать текст, похожий на профессиональную рекомендацию, но не может нести за неё профессиональную ответственность, знать все обстоятельства клиента или отвечать за соблюдение этического кодекса. Больше всего пользы, вероятно, получат бухгалтеры, которые научатся пользоваться этими инструментами, сохраняя за собой всю эту ответственность.

Какую информацию о клиентах можно передавать инструменту ИИ?

Только то, что ваша фирма разрешила для конкретного инструмента и тарифа. Если информация клиента конфиденциальна, не загружайте её в общедоступный инструмент для частных пользователей вообще. Условия договора с клиентом также могут ограничивать способы обработки его данных и круг лиц, которым она разрешена.

Для практики и создания шаблонов используйте вымышленные данные, как в примерах на этой странице. Когда ИИ используется для реальной клиентской работы в одобренной системе, сохраняйте такую же историю проверки, как и для любой другой работы: источник, выполненные проверки и имя того, кто утвердил окончательную версию.

Как бухгалтерии закрепить эти привычки на практике?

Используйте примеры письма клиенту и сверки как командные упражнения с вымышленными данными. Каждый участник готовит черновик с помощью ИИ, а затем перечисляет, что он удалил или оставил нерешённым. Эти списки показывают, кто замечает выдуманные правила, а кто делает выводы по вопросам, для которых недостаточно подтверждений.

В Tosheo.ai запланирована программа по финансам и бухгалтерскому учёту с подобными заданиями, обратной связью по доступным учащемуся критериям оценки и доступом руководителя к данным о развитии навыков без истории переписки. Разработка ещё не началась, поэтому речь идёт о запланированных возможностях. Платформа не обучает бухгалтерскому учёту, налогообложению или нормативным требованиям, а обучение на ней не засчитывается в выполнение требований к непрерывному профессиональному развитию, если только ваша профессиональная организация не признаёт его.

Источники и границы рассмотрения

ICAEW, руководство по генеративному ИИ: генеративный ИИ и этика ↗