Voorbeelden van AI-beleid: openbare richtlijnen en uitgewerkte bedrijfsbeleidsstukken

Wat kunt u leren van het AI-beleid van andere organisaties?

Het AI-beleid van andere organisaties is vooral nuttig vanwege de structuur en formulering, niet als regels om over te nemen. Hun tools, contracten en verplichtingen zijn niet de uwe. Bekijk in een voorbeeld hoe een principe wordt omgezet in een instructie en schrijf vervolgens uw eigen versie voor uw eigen werkprocessen.

De onderstaande openbare voorbeelden zijn beschreven op basis van de gepubliceerde documenten, zoals gecontroleerd op 16 oktober 2026. De bedrijfsvoorbeelden zijn fictief en voor deze pagina geschreven; ze laten zien hoe een uitgewerkt beleid eruitziet en zijn geen aanbeveling voor een echt bedrijf. Niets hiervan is juridisch advies.

Wat zeggen de richtlijnen van de gemeente Boston over generatieve AI?

De gemeente Boston publiceerde in mei 2023 voorlopige richtlijnen voor medewerkers over het gebruik van generatieve AI, versie 1.1, die gelden voor gemeentelijke diensten en afdelingen, met uitzondering van de openbare scholen van Boston. Het is een kort document dat verantwoord experimenteren aanmoedigt en tegelijk drie basisregels vastlegt.

Controleer ten eerste alle door AI gegenereerde inhoud op feiten en beoordeel deze, vooral bij openbare communicatie of besluitvorming. Let daarbij op onjuiste informatie en vooringenomenheid. Vermeld ten tweede dat AI is gebruikt, inclusief het type en de versie van het model, met bijvoorbeeld deze bronvermelding: "Deze beschrijving is gegenereerd door ChatGPT 3.5 en bewerkt door" de auteur. Deel ten derde geen gevoelige of privégegevens in prompts; de eenvoudige vuistregel is: als u de informatie niet met anderen zou delen of de prompt niet openbaar zou maken, laat die informatie dan weg.

Wat een klein bedrijf kan overnemen: het principe dat degene die een tool gebruikt verantwoordelijk blijft voor het resultaat, wat Boston illustreert met autocorrectie, en de gewoonte om bij elke regel kort de reden te vermelden. Wat het mogelijk niet nodig heeft: de verplichting om bij elke tekst openbaar te vermelden dat AI is gebruikt. Dat past beter bij een overheidsorganisatie dan bij een bureau dat conceptteksten voor klanten schrijft.

Wat staat er in de AI-handleiding van de Britse overheid?

Het AI-draaiboek van de Britse overheid, gepubliceerd door de digitale overheidsdienst op 10 februari 2025, bouwt voort op het kader voor generatieve AI van januari 2024 en beschrijft tien principes voor ambtenaren. Daaronder vallen weten wat AI is en wat de beperkingen zijn, AI rechtmatig, ethisch en verantwoord gebruiken, AI veilig gebruiken, betekenisvolle menselijke controle op de juiste momenten behouden, de juiste tool voor de taak gebruiken en de principes naast het beleid van uw organisatie toepassen.

Het is veel langer dan een klein bedrijf nodig heeft en gaat voor een groot deel over het inkopen en bouwen van AI-systemen. Voor een klein bedrijf is vooral de lijst met principes nuttig als controlelijst: als uw beleid niets bevat over beperkingen, beveiliging, menselijke controle of het gebruik van de juiste tool, ontbreekt er waarschijnlijk iets.

Hoe ziet een AI-beleid voor een klein bureau eruit?

Het eerste voorbeeld is een fictief contentbureau met 12 medewerkers, Brightwater Words. Het schrijft blogartikelen en nieuwsbrieven voor klanten, gebruikt een zakelijke werkomgeving van een chatassistent en heeft geen eigen juridisch team. Het beleid beslaat één pagina.

"1. Verantwoordelijke: [naam oprichter]; vervanger [naam senior redacteur]. 2. Tools: gebruik alleen de zakelijke Brightwater-werkruimte van [assistent], aangemeld met uw bedrijfsaccount. 3. Informatie: openbaar materiaal en onze eigen concepten zijn toegestaan. Briefings en concepten voor klanten zijn alleen toegestaan voor klanten die in de klantenlijst als 'AI toegestaan' zijn gemarkeerd. Plak nooit analysegegevens van klanten, contracten of informatie die als vertrouwelijk is gemarkeerd. 4. Controle: elk feit, cijfer, citaat en elke link in klantteksten wordt gecontroleerd aan de hand van een bron die u zelf hebt geopend. Verwijder alles wat u niet kunt bevestigen. 5. Transparantie: vertel uw redacteur wanneer AI een aanzienlijk deel van een concept heeft geschreven; volg de AI-instructies van elke klant. 6. Vragen of fouten: vraag het dezelfde dag aan [oprichter] of meld het aan die persoon. 7. Herziening: elke zes maanden."

Waarom dit werkt: het past op één pagina, noemt mensen bij naam en legt via de klantenlijst vast welke klanten toestemming hebben gegeven voor AI-gebruik.

Hoe ziet een AI-beleid voor een accountantskantoor eruit?

Het tweede voorbeeld is een fictief accountantskantoor met 35 medewerkers, Ashby and Cole. Het verwerkt financiële gegevens en persoonsgegevens van klanten. Daarom stelt het beleid strengere eisen aan informatiegebruik en bevat het een extra regel over professionele oordeelsvorming.

"1. Verantwoordelijke: kantoormanager [naam]; vragen over gegevensbescherming aan [naam]. 2. Tools: de zakelijke werkruimte van [assistent] en de AI-functies in onze kantoorsoftware die in het register staan. Geen andere tools. 3. Informatie: geen financiële klantgegevens, fiscale identificatienummers, bankgegevens of persoonsgegevens in een algemene AI-assistent. AI-functies in kantoorsoftware mogen alleen worden gebruikt met klantgegevens voor de taken die in het register staan. 4. Professioneel oordeel: AI mag helpen bij het opstellen van toelichtingen en het samenvatten van richtlijnen, maar advies aan een klant wordt opgesteld en goedgekeurd door een bevoegde medewerker die de onderliggende regelgeving heeft gecontroleerd. 5. Cijfers: elk getal in een met AI opgesteld document wordt opnieuw berekend op basis van de brongegevens voordat het document wordt verstuurd. 6. Incidenten: volg de bestaande procedure voor gegevensincidenten. 7. Herziening: jaarlijks en wanneer de softwarevoorwaarden veranderen."

Waarom dit werkt: het maakt onderscheid tussen de algemene assistent en tools die zijn ingebouwd in software waaraan het kantoor al klantgegevens toevertrouwt, en laat professioneel advies uitdrukkelijk aan mensen over.

Hoe ziet een AI-beleid voor een softwarebedrijf eruit?

Het derde voorbeeld is een fictief softwarebedrijf met 90 medewerkers, Larkspur Cloud, met teams voor ontwikkeling, verkoop en ondersteuning. Het beleid bestaat uit een kort bedrijfsbreed gedeelte en een pagina met teamspecifieke regels.

Voor het hele bedrijf: "Gebruik alleen tools uit het register met uw bedrijfsaccount. Voer nooit geheimen, inloggegevens of klantgegevens in een AI-tool in, tenzij het register die werkwijze goedkeurt. U bent verantwoordelijk voor wat u oplevert of verstuurt. Meld fouten dezelfde dag aan [verantwoordelijke voor informatiebeveiliging]."

Softwareontwikkeling: "De goedgekeurde programmeerassistent mag worden gebruikt voor bedrijfsrepository’s. Gegenereerde code doorloopt de gebruikelijke beoordeling en tests. Plak geen productielogboeken met persoonsgegevens in de assistent. Controleer de licentie van elk substantieel gegenereerd codefragment dat gekopieerd lijkt." Verkoop: "Voer geen contactlijsten van potentiële klanten in een assistent in. Verstuur geen door AI geschreven beweringen over productprestaties of klantresultaten zonder die bij productmarketing te controleren." Klantenservice: "Conceptantwoorden worden vóór verzending door de medewerker gelezen en aangepast. Verwijder account- en betaalgegevens voordat u een assistent gebruikt."

Waarom dit werkt: één gezamenlijke set regels, met daarnaast de specifieke risico's van elk team, beschreven in de taal van dat team.

Hoe verschillen deze voorbeelden en waarom?

De voorbeelden verschillen vooral in hoe strikt ze met informatie omgaan, omdat juist daar hun risico’s verschillen. Het belangrijkste risico voor het bureau is dat een vertrouwelijk plan van een klant uitlekt of dat een verzonnen bewering wordt gepubliceerd; voor het accountantskantoor gaat het om financiële en persoonsgegevens van klanten; voor het softwarebedrijf om geheimen en klantgegevens in code en logbestanden.

Welke voorbeeldclausules zijn het aanpassen waard?

Deze bepalingen komen steeds terug in goed AI-beleid voor medewerkers, omdat elke bepaling een principe omzet in een handeling. Pas de formulering aan en vul uw namen en tools in; de sjabloongids bevat de volledige structuur.

Wat gaat er mis bij zwakke voorbeelden van AI-beleid?

Zwakke voorbeelden zijn meestal vaag of onrealistisch. Vage voorbeelden zeggen "gebruik AI verantwoord" en "bescherm vertrouwelijke gegevens" zonder te benoemen welke tool of welke gegevens, zodat niemand ermee aan de slag kan. Onrealistische voorbeelden verbieden elk gebruik van AI terwijl de AI-functies in het kantoorpakket al aanstaan. Zo leren mensen het beleid te negeren.

Andere veelvoorkomende problemen: er is geen verantwoordelijke aangewezen, waardoor vragen nergens terechtkomen; er is geen herzieningsdatum, waardoor de lijst met tools veroudert; en er is geen training, waardoor mensen een document ondertekenen dat ze niet kunnen toepassen. Tosheo.ai wordt ontwikkeld voor het oefenen, met geplande rolgerichte lessen die eindigen met een praktische taak, beoordeeld aan de hand van zichtbare beoordelingscriteria. Het schrijft uw beleid niet, en geen van de fictieve bedrijven hier is klant.

Bronnen en reikwijdte

Gemeente Boston, Voorlopige richtlijnen voor het gebruik van generatieve AI, versie 1.1, 18 mei 2023 ↗

GOV.UK, AI-handboek voor de Britse overheid, 10 February 2025 ↗