ദിവസവും നടത്തുന്ന ഒരു പ്രക്രിയയുടെ രൂപരേഖ തയ്യാറാക്കാൻ ടീമുകൾ ബുദ്ധിമുട്ടുന്നത് എന്തുകൊണ്ട്?
നടപടിക്രമം ഒരു ക്രമബദ്ധമായ ഘട്ടങ്ങളായല്ല, ആളുകളുടെ മനസ്സിലെ ശീലങ്ങളായാണ് നിലനിൽക്കുന്നത് എന്നതിനാലാണ് ടീമുകൾ ബുദ്ധിമുട്ടുന്നത്. അതിനാൽ ആദ്യം ലഭിക്കുന്ന വിവരണം, പ്രശ്നങ്ങളൊന്നുമില്ലാതെ കാര്യങ്ങൾ നടക്കുമ്പോഴുള്ള പാത മാത്രമായിരിക്കും; ബുദ്ധിമുട്ടുള്ള ഭാഗങ്ങൾ അതിൽ കാണില്ല. ഒഴിവുസാഹചര്യങ്ങൾ, കാത്തിരിപ്പ്, 'ആർക്കാണോ സമയം ഉള്ളത്' എന്ന രീതിയിലുള്ള ഘട്ടങ്ങൾ എന്നിവയിലാണ് കൃത്യമായി കാലതാമസവും പിശകുകളും ഉണ്ടാകുന്നത്.
25 പേർ ജോലി ചെയ്യുന്ന ലിൻഡ്ക്വിസ്റ്റ് & റാവു എന്ന സാങ്കൽപ്പിക അക്കൗണ്ടിങ് സ്ഥാപനത്തെ പരിഗണിക്കുക. രണ്ട് പുതിയ ജീവനക്കാരെ നിയമിക്കുന്നതിന് മുമ്പ്, പുതിയ ക്ലയന്റുകളെ ചേർക്കുന്ന നടപടിക്രമം രേഖപ്പെടുത്താൻ ഓഫീസ് മാനേജരായ പ്രിയയോട് ആവശ്യപ്പെട്ടിരിക്കുന്നു. അവരുടെ കുറിപ്പുകൾ ഇങ്ങനെയാണ്: 'പുതിയ ക്ലയന്റ് - സാം സേവന കരാർ കത്ത് തയ്യാറാക്കി ഇമെയിലിൽ അയയ്ക്കുന്നു, ക്ലയന്റ് ഒപ്പിടുന്നു (ചിലപ്പോൾ ആഴ്ചകളോളം ഒപ്പിടില്ല). പിന്നെ തിരിച്ചറിയൽ രേഖകൾ - ഫോട്ടോയുള്ള തിരിച്ചറിയൽ രേഖ + വിലാസത്തിന്റെ തെളിവ്, ജോ പരിശോധിക്കുന്നു. ലഭിച്ചില്ലെങ്കിൽ രണ്ടുതവണ ഓർമ്മിപ്പിക്കും, പിന്നെ പങ്കാളി വിളിക്കും. എല്ലാം ശരിയായാൽ സ്ഥാപനത്തിന്റെ സോഫ്റ്റ്‌വെയറിൽ വിവരങ്ങൾ ചേർക്കും - ജോ അല്ലെങ്കിൽ സാം, ആർക്കാണോ സമയം ഉള്ളത്. പങ്കാളി ഫീസ് അംഗീകരിക്കുന്നു. കമ്പനിയാണെങ്കിൽ കമ്പനി രജിസ്ട്രിയിൽ പരിശോധിക്കുന്നു. സ്വാഗത ഇമെയിൽ.'
ഒരു പ്രവർത്തനപ്രക്രിയയുടെ ഭൂപടം ഘട്ടം ഘട്ടമായി എങ്ങനെ തയ്യാറാക്കാം?
ഒരു പ്രക്രിയാഭൂപടം തയ്യാറാക്കാൻ ആദ്യം തുടക്കവും അവസാനവും നിശ്ചയിക്കുക. തുടർന്ന് ഓരോ ഘട്ടവും ഒരു പ്രവൃത്തിയും അത് ബാധകമാകുന്ന കാര്യവും ഉൾപ്പെടുത്തി, ഒരാൾക്ക് ഉത്തരവാദിത്തം നൽകി പട്ടികപ്പെടുത്തുക. അതിനുശേഷം മാത്രം കൈമാറ്റങ്ങൾ, തീരുമാനങ്ങൾ, ഒഴിവുസാഹചര്യങ്ങൾ എന്നിവ ചേർക്കുക. കുറിപ്പുകളെ വേഗത്തിൽ ഈ ഘടനയിലേക്ക് മാറ്റാൻ AI സഹായിക്കും; യഥാർഥത്തിൽ എന്താണ് നടക്കുന്നതെന്ന് അതിന് അറിയാനാകില്ല. അതിനാൽ അത് കണ്ടെത്തുന്ന ഓരോ വിടവും ടീമിനോടുള്ള ഒരു ചോദ്യമായി മാറുന്നു.
1. പരിധികൾ നിശ്ചയിക്കുക
പ്രക്രിയ ആരംഭിക്കുന്ന സംഭവം (ഒരു ഉപഭോക്താവ് നിരക്കുനിർദേശം അംഗീകരിക്കുന്നു), അത് അവസാനിപ്പിക്കുന്ന ഫലം (സ്വാഗത ഇമെയിൽ അയയ്ക്കുന്നു) എന്നിവ വ്യക്തമാക്കുക.
2. ഓരോ ഘട്ടവും ക്രിയയും അതിന്റെ കർമവും ചേർത്ത് പട്ടികപ്പെടുത്തുക
'സേവന നിബന്ധനകൾ വ്യക്തമാക്കുന്ന കത്ത് അയയ്ക്കുക', 'തിരിച്ചറിയൽ രേഖകൾ പരിശോധിക്കുക'. ഓരോ ഘട്ടത്തിലും ഒരു നടപടി മാത്രം. ഒരു ഘട്ടത്തിൽ 'കൂടാതെ' ആവശ്യമായി വന്നാൽ, അത് വിഭജിക്കുക.
3. ഓരോ ഘട്ടത്തിനും ഒരാളെ ഉത്തരവാദിയാക്കുക
സാധ്യമെങ്കിൽ പേരിനു പകരം ചുമതല ഉപയോഗിക്കുക. ഉത്തരവാദിത്തമുള്ളവരുടെ അടിസ്ഥാനത്തിലാണ് സ്വിംലെയ്ൻ മാപ്പിലെ പാതകൾ രൂപപ്പെടുന്നത്. 'ആരാണോ ഒഴിവുള്ളത്' എന്നത് ഉത്തരവാദിത്തമുള്ള വ്യക്തിയായി രേഖപ്പെടുത്താതെ, ഉത്തരം കണ്ടെത്തേണ്ട ചോദ്യമായി രേഖപ്പെടുത്തണം.
4. ചുമതല കൈമാറുന്ന ഘട്ടങ്ങൾ അടയാളപ്പെടുത്തുക
ജോലിയുടെ ഉത്തരവാദിത്തം മറ്റൊരാളിലേക്ക് മാറുന്നതാണ് കൈമാറ്റം. കൈമാറ്റഘട്ടങ്ങളിലാണ് ജോലി കാത്തുകിടക്കാറുള്ളത്. അതിനാൽ എന്താണ് കൈമാറുന്നതെന്ന് രേഖപ്പെടുത്തുക.
5. തീരുമാനങ്ങളെ അതെ അല്ലെങ്കിൽ അല്ല എന്ന് ഉത്തരം നൽകാവുന്ന ചോദ്യങ്ങളായി എഴുതുക
'എല്ലാ തിരിച്ചറിയൽ രേഖകളും ലഭിച്ചോ?' ഓരോ ഉത്തരത്തിനും അതിന്റേതായ അടുത്ത നടപടി വേണം.
6. ഒഴിവുകൾ പ്രത്യേകം പട്ടികപ്പെടുത്തുക
സാധാരണ നടപടിക്രമത്തിൽനിന്ന് മാറിപ്പോകുന്ന കേസുകളാണ് ഇവ: ഒരിക്കലും ഒപ്പിടാത്ത ഒരു ക്ലയന്റ്, കാലാവധി കഴിഞ്ഞ ഒരു രേഖ. അപ്പോൾ എന്ത് സംഭവിക്കുമെന്നും ആരാണ് തീരുമാനമെടുക്കുന്നതെന്നും ചോദിക്കുക.
7. ചിത്രം ആവശ്യപ്പെടുന്നതിനുമുമ്പ് AI-യോട് ഒരു പട്ടിക ആവശ്യപ്പെടുക
ഘട്ടം, ചുമതലക്കാരൻ, ഇൻപുട്ട്, ഔട്ട്പുട്ട്, അടുത്ത ഘട്ടം എന്നിവ ഉൾക്കൊള്ളുന്ന പട്ടിക വരിവരിയായി പരിശോധിക്കാൻ എളുപ്പമാണ്. അതിനുശേഷം രേഖാചിത്രം വരയ്ക്കുക.
ദുർബലമായ AI പ്രക്രിയാ ഭൂപടവും മെച്ചപ്പെടുത്തിയ ഭൂപടവും എങ്ങനെയായിരിക്കും?
ദുർബലമായ നിർദേശം: 'ഈ കുറിപ്പുകളിൽനിന്ന് ഞങ്ങളുടെ ഉപഭോക്താക്കളെ ചേർക്കുന്ന പ്രക്രിയയുടെ ഭൂപടം തയ്യാറാക്കുക.' സാധാരണ ഫലം: 'ഉപഭോക്താവിന്റെ അന്വേഷണം ലഭിച്ചു' എന്നതിൽ തുടങ്ങി, ആരും പരാമർശിക്കാത്ത 'ഉപഭോക്താവിനെ CRM-ൽ ചേർക്കുക' എന്ന ഘട്ടവും ഉൾപ്പെടുന്ന, ഒറ്റ വരിയിലായി ഒമ്പത് ഘട്ടങ്ങളുള്ള വൃത്തിയായ പട്ടിക. എല്ലാ ഘട്ടങ്ങളും ഒന്നിനു പുറകെ ഒന്നായി നടക്കുന്നു, ഉത്തരവാദിത്തമുള്ള ആരുമില്ല, തുടർനടപടികൾക്കായുള്ള ഓർമപ്പെടുത്തലുകളും പങ്കാളിയുമായുള്ള ഫോൺവിളിയും കാണാതായിരിക്കുന്നു, Companies House പരിശോധന എല്ലാവർക്കും ബാധകമാക്കുകയും ചെയ്തിരിക്കുന്നു.
മെച്ചപ്പെടുത്തിയ നിർദേശം: 'താഴെയുള്ള കുറിപ്പുകളിൽനിന്ന് ഈ നിരകളുള്ള പട്ടികയായി ഒരു പ്രക്രിയാഭൂപടം തയ്യാറാക്കുക: ഘട്ട നമ്പർ, ഘട്ടം (ക്രിയയും കർമവും), ഉത്തരവാദിയായ തസ്തിക, ഇൻപുട്ട്, ഔട്ട്പുട്ട്, അടുത്ത ഘട്ടം. ഉപഭോക്താവ് നിരക്കുനിർദേശം അംഗീകരിക്കുമ്പോൾ തുടങ്ങി സ്വാഗത ഇമെയിൽ അയയ്ക്കുമ്പോൾ അവസാനിപ്പിക്കുക. തീരുമാനങ്ങൾ അതെ അല്ലെങ്കിൽ അല്ല എന്ന ഉത്തരം നൽകാവുന്ന ചോദ്യങ്ങളായി, രണ്ട് ഫലങ്ങളും ഉൾപ്പെടുത്തി എഴുതുക. ഒഴിവുകൾ പ്രത്യേകം പട്ടികപ്പെടുത്തുക. കുറിപ്പുകളിൽ ഇല്ലാത്ത ഒരു ഘട്ടവും ചേർക്കരുത്. കുറിപ്പുകൾ വ്യക്തമല്ലാത്തിടത്ത് ഊഹിക്കുന്നതിനുപകരം ഞാൻ ചോദിക്കേണ്ട ചോദ്യം എഴുതുക.'
മെച്ചപ്പെടുത്തിയ ഫലം ഉത്തരവാദികളെ നിശ്ചയിച്ച ആറ് ഘട്ടങ്ങൾ, രണ്ട് തീരുമാനങ്ങൾ ('സേവനനിയമന കത്തിൽ ഒപ്പിട്ടോ?', 'ഉപഭോക്താവ് ഒരു കമ്പനിയാണോ?'), രേഖകൾ ഇല്ലാത്ത സാഹചര്യത്തിനുള്ള ഒരു പ്രത്യേക വഴി, Priya-യ്ക്കുള്ള നാല് ചോദ്യങ്ങൾ എന്നിവ കാണിക്കുന്നു: Jo-യ്ക്കും Sam-നും ഒഴിവുള്ളപ്പോൾ ആരാണ് സോഫ്റ്റ്‌വെയർ അക്കൗണ്ട് സജ്ജമാക്കുന്നത്, പങ്കാളി എപ്പോഴാണ് ഫീസ് അംഗീകരിക്കുന്നത്, ആദ്യ ഓർമപ്പെടുത്തലിന് മുമ്പ് സ്ഥാപനം എത്ര സമയം കാത്തിരിക്കുന്നു, ഉപഭോക്താവ് ഒരിക്കലും ഒപ്പിട്ടില്ലെങ്കിൽ എന്ത് സംഭവിക്കുന്നു. ഈ ചോദ്യങ്ങളാണ് ഔട്ട്‌പുട്ടിലെ ഏറ്റവും വിലപ്പെട്ട ഭാഗം.
ജോലി ചെയ്യുന്നവരുമായി ചേർന്ന് പ്രവർത്തനപ്രക്രിയയുടെ ഭൂപടം എങ്ങനെ പരിശോധിക്കാം?
സമീപകാലത്തെ ഒരു യഥാർഥ കേസ് തുടക്കംമുതൽ അവസാനംവരെ എടുത്ത്, ഓരോ ഘട്ടവും ചെയ്യുന്ന ആളുകളോടൊപ്പം അതിലൂടെ കടന്നുപോയി പ്രവർത്തനപ്രക്രിയാ ഭൂപടം പരിശോധിക്കുക. 'വാസ്തവത്തിൽ, ഞങ്ങൾ സാധാരണയായി...' എന്ന് അവർ പറയുന്ന ഓരോ ഇടവും രേഖപ്പെടുത്തുക. അവരുടെ തിരുത്തലുകൾക്കനുസരിച്ചാണ് കരട് മാറേണ്ടത്; മറിച്ചല്ല.
ഒരു യഥാർഥ സംഭവം ഘട്ടംഘട്ടമായി പരിശോധിക്കുക
അവസാനം ചേർത്ത ഉപഭോക്താവ് കടന്നുപോയ ഘട്ടങ്ങൾ പിന്തുടരാൻ ജോയോടും സാമിനോടും ആവശ്യപ്പെടുക. ആ ഉപഭോക്താവിന്റെ കാര്യത്തിൽ നടന്നത് പ്രക്രിയാഭൂപടത്തിൽ നിന്ന് വ്യത്യസ്തമായിടത്ത്, ഭൂപടം തെറ്റോ അപൂർണമോ ആണ്.
ഓരോ ഉത്തരവാദിയും സമ്മതിക്കുന്നുണ്ടെന്ന് പരിശോധിക്കുക
ഒരു ഘട്ടത്തിന്റെ ഉത്തരവാദിത്തം തനിക്കാണെന്ന് അറിയാതിരുന്ന ഉത്തരവാദിയെ കണ്ടെത്തുന്നത് ഒരു പരിശോധനാ കണ്ടെത്തലാണ്, അച്ചടിപ്പിശകല്ല.
'നിലവിലുള്ളത്' എന്നതും 'ഉണ്ടാകേണ്ടത്' എന്നതും വേർതിരിക്കുക
ആദ്യം പ്രക്രിയ ഇപ്പോൾ എങ്ങനെ നടക്കുന്നുവെന്ന് രേഖപ്പെടുത്തുക. മെച്ചപ്പെടുത്തലുകൾ വ്യക്തമായി അടയാളപ്പെടുത്തിയ രണ്ടാമത്തെ പതിപ്പിലായിരിക്കണം.
പ്രക്രിയാ ഭൂപടങ്ങൾക്ക് BPMN പോലുള്ള ഔപചാരിക ചിഹ്നരീതി ആവശ്യമാണോ?
മിക്ക ആഭ്യന്തര പ്രക്രിയാ രൂപരേഖകൾക്കും ഔപചാരിക ചിഹ്നരീതി ആവശ്യമില്ല; ഘട്ടങ്ങൾക്ക് ചതുരങ്ങളും തീരുമാനങ്ങൾക്ക് വജ്രാകൃതികളും ഉപയോഗിച്ച്, ഉത്തരവാദിത്വങ്ങൾ വേർതിരിച്ചുകാണിക്കുന്ന ഒരു സ്വിംലെയ്ൻ രേഖാചിത്രം മതി. രൂപരേഖകൾ ഓട്ടോമേഷനോ ഓഡിറ്റിനോ അടിസ്ഥാനമാകുമ്പോൾ, ഒബ്ജക്റ്റ് മാനേജ്മെന്റ് ഗ്രൂപ്പ് പരിപാലിക്കുന്നതും ISO/IEC 19510 ആയി പ്രസിദ്ധീകരിച്ചതുമായ ബിസിനസ് പ്രോസസ് മോഡൽ ആൻഡ് നൊട്ടേഷൻ (BPMN) ആണ് പൊതുവായ മാനദണ്ഡം.
AI ഉപയോഗിച്ച് പ്രവർത്തനപ്രക്രിയകൾ രൂപരേഖയാക്കുമ്പോൾ സാധാരണ സംഭവിക്കുന്ന പിഴവുകൾ എന്തൊക്കെയാണ്?
AI തയ്യാറാക്കിയ കരടിനെത്തന്നെ യഥാർഥ പ്രക്രിയയായി അംഗീകരിക്കുന്നതാണ് ഏറ്റവും വലിയ തെറ്റ്. മാപ്പ് വെളിപ്പെടുത്തേണ്ടിയിരുന്ന അസാധാരണ സാഹചര്യങ്ങളും വ്യക്തമല്ലാത്ത ഉത്തരവാദിത്തങ്ങളും ഇതിലൂടെ മറഞ്ഞുപോകുന്നു. മറ്റു തെറ്റുകൾ: യഥാർഥ പ്രക്രിയയ്ക്കുപകരം ആദർശ പ്രക്രിയ മാപ്പ് ചെയ്യുക, ഒരു പൊതുവായ മാതൃകയിൽനിന്ന് ഘട്ടങ്ങൾ ചേർക്കാൻ ഉപകരണത്തെ അനുവദിക്കുക, അടിസ്ഥാനമായ പട്ടിക ആരെങ്കിലും പരിശോധിക്കുന്നതിനുമുമ്പ് മിനുക്കിയ രേഖാചിത്രം വരയ്ക്കുക. നിങ്ങൾ ഒട്ടിക്കുന്ന കുറിപ്പുകളിൽ ഉപഭോക്താക്കളുടെ വ്യക്തിഗത വിവരങ്ങൾ ഉൾപ്പെടുത്തരുത്; ഘടന മാത്രമേ ഉപകരണത്തിന് ആവശ്യമുള്ളൂ.
Tosheo.ai പാഠപ്പട്ടികയിൽ ഈ പാഠത്തിന്റെ സ്ഥാനം എവിടെയാണ്?
പ്രവർത്തനനിർവഹണത്തിനുള്ള AI വിഭാഗത്തിലെ പ്രായോഗികതല പാഠമാണ് പ്രക്രിയാ ഭൂപടങ്ങൾ. കുറിപ്പുകളിൽനിന്നുള്ള SOP-കൾ, വിതരണക്കാരുടെ താരതമ്യം, സ്ഥിതി റിപ്പോർട്ടുകൾ, പരിശോധനാപട്ടികകളും ഓഡിറ്റുകളും എന്നിവയും ഈ വിഭാഗത്തിലുണ്ട്. പ്രവർത്തനനിർവഹണ ടീമുകൾക്കുള്ള AI പരിശീലന പേജിൽ മുഴുവൻ പാഠങ്ങളും കാണാം. പ്രായോഗിക ദൗത്യത്തിൽ ഒരു സാങ്കൽപ്പിക പ്രക്രിയാവിവരണം നൽകുന്നു. ഉത്തരവാദികൾ, തീരുമാനങ്ങൾ, അസാധാരണ സാഹചര്യങ്ങൾ, നിങ്ങൾ ഉന്നയിക്കുന്ന ചോദ്യങ്ങൾ എന്നിവ മൂല്യനിർണയ മാനദണ്ഡങ്ങൾ അനുസരിച്ച് പരിശോധിക്കുന്നു. എന്തെങ്കിലും സ്വയമേവ പ്രവർത്തിപ്പിക്കുന്നതിന് മുമ്പുള്ള ആദ്യപടിയും വ്യക്തമായ ഒരു പ്രക്രിയാ ഭൂപടമാണ്. അവിടെനിന്നാണ് AI ഓട്ടോമേഷൻ കോഴ്സ് തുടരുന്നത്.