മിക്ക SOP-കളും പിന്തുടരാൻ ബുദ്ധിമുട്ടുള്ളത് എന്തുകൊണ്ട്?
മിക്ക SOP-കളും പിന്തുടരാൻ ബുദ്ധിമുട്ടാണ്. കാരണം, വിദഗ്ധർ ഓർമയിൽനിന്ന് എഴുതുന്നതിനാൽ തങ്ങൾ ഇനി ശ്രദ്ധിക്കാറില്ലാത്ത ഘട്ടങ്ങൾ അവയിൽ വിട്ടുപോകുന്നു; എന്തെങ്കിലും തെറ്റിയാൽ എന്തുചെയ്യണമെന്നും അവ പറയുന്നില്ല. യഥാർഥ പ്രവർത്തനക്രമം നൽകിയാൽ, AI ഉപയോഗിച്ച് SOP എഴുതുന്നത് സഹായകരമാണ്. കാരണം, വിവരങ്ങൾ ക്രമപ്പെടുത്താനും എന്താണ് വിട്ടുപോയതെന്ന് ചോദിക്കാനും അതിന് കഴിയും.
വീട്ടുപയോഗ സാധനങ്ങൾ ഓൺലൈനായി വിൽക്കുന്ന, 25 പേരുള്ള ലിൻഡൻ ആൻഡ് മോസ് എന്ന സാങ്കൽപ്പിക സ്ഥാപനത്തിൽ മടക്കിയയക്കുന്ന സാധനങ്ങൾ കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നത് ഒലു എന്ന ഒരാളാണ്. ഒലു അവധിയിലാകുമ്പോൾ അവ കെട്ടിക്കിടക്കും. അദ്ദേഹത്തിന്റെ കുറിപ്പുകൾ ഇങ്ങനെയാണ്: 'ഷോപ്പിഫൈയിൽ ഓർഡർ പരിശോധിക്കുക, കാരണം നോക്കുക. കേടായതാണെങ്കിൽ ഫോട്ടോ വേണം. പണം തിരികെ നൽകുക അല്ലെങ്കിൽ സാധനം മാറ്റിനൽകുക, മാറ്റിനൽകണമെന്ന് അവർ ആവശ്യപ്പെടുന്നില്ലെങ്കിൽ സാധാരണയായി പണം തിരികെ നൽകുക. 100 പൗണ്ടിന് മുകളിലാണെങ്കിൽ കേറ്റിനോട് ചോദിക്കുക. കുഴപ്പമില്ലെങ്കിൽ വീണ്ടും സ്റ്റോക്കിൽ ചേർക്കുക, അല്ലെങ്കിൽ രണ്ടാംതര സാധനങ്ങളുടെ ഷെൽഫിലേക്ക്. ഉപഭോക്താവിന് ഇമെയിൽ അയയ്ക്കുക. ഷീറ്റ് പുതുക്കുക.' പുതുതായി വരുന്ന ഒരാൾക്ക് ചോദിക്കേണ്ടതെല്ലാം ആ കുറിപ്പിൽ മറഞ്ഞുകിടക്കുന്നു: ഏത് ഷീറ്റ്, 'കുഴപ്പമില്ല' എന്നതിന്റെ മാനദണ്ഡം എന്ത്, ഫോട്ടോ ഇല്ലെങ്കിൽ എന്തു ചെയ്യണം.
AI ഉപയോഗിച്ച് SOP ഘട്ടം ഘട്ടമായി എങ്ങനെ എഴുതാം?
പ്രക്രിയ യഥാർഥത്തിൽ നടക്കുന്നതുപോലെ രേഖപ്പെടുത്തുക. ഓരോ ഘട്ടത്തിന്റെയും ഉത്തരവാദികളും പരിശോധനകളും ഉൾപ്പെടുത്തി അതിനെ നമ്പറിട്ട ഘട്ടങ്ങളായി ക്രമീകരിക്കാൻ AI-യോട് ആവശ്യപ്പെടുക. വിട്ടുപോയ കാര്യങ്ങളെക്കുറിച്ചും പ്രത്യേക സാഹചര്യങ്ങളെക്കുറിച്ചും നിങ്ങളോട് ചോദ്യങ്ങൾ ചോദിക്കാൻ അതിനോട് പറയുക. തുടർന്ന്, ആ ജോലി ഒരിക്കലും ചെയ്തിട്ടില്ലാത്ത ഒരാളെക്കൊണ്ട് കരട് പരീക്ഷിക്കുക.
1. യഥാർഥ പ്രവർത്തനം ഘട്ടംഘട്ടമായി രേഖപ്പെടുത്തുക
യഥാർഥമായ ഒരു കേസ് വിദഗ്ധനെക്കൊണ്ട് വിശദീകരിപ്പിക്കുക, അല്ലെങ്കിൽ അത് കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നതിനിടെ കുറിപ്പുകൾ എഴുതാൻ ആവശ്യപ്പെടുക. AI ടൂൾ ഉപയോഗിക്കുന്നതിനുമുമ്പ് ഉപഭോക്താക്കളുടെ പേരുകളും വ്യക്തിഗത വിവരങ്ങളും നീക്കം ചെയ്യുക.
2. SOP-യ്ക്ക് നിശ്ചിത ഘടന ആവശ്യപ്പെടുക
ഉദ്ദേശ്യം, പരിധി, ചുമതലകൾ, നമ്പറിട്ട ഘട്ടങ്ങൾ (ചെയ്യേണ്ട പ്രവൃത്തി, ഉത്തരവാദി, ഉപകരണം, പരിശോധന), ഒഴിവുകളും മേൽനിലയിലേക്ക് കൈമാറേണ്ട സാഹചര്യങ്ങളും, സൂക്ഷിക്കേണ്ട രേഖകളും.
3. AI നിങ്ങളോട് ചോദ്യങ്ങൾ ചോദിക്കട്ടെ
കരട് വായിച്ചശേഷം പുതുതായി ജോലിയിൽ ചേർന്ന ഒരാൾക്ക് ഉണ്ടാകാവുന്ന എല്ലാ ചോദ്യങ്ങളും പട്ടികപ്പെടുത്താൻ അതിനോട് ആവശ്യപ്പെടുക. അവയ്ക്ക് ഉത്തരം നൽകുക; അപ്പോഴാണ് എഴുതിവെച്ചിട്ടില്ലാത്ത അറിവ് പുറത്തുവരുന്നത്.
4. ഒഴിവുകളെ ഇങ്ങനെയെങ്കിൽ-അങ്ങനെ എന്ന നിയമങ്ങളായി എഴുതുക
ഉദാഹരണത്തിന്: ഉൽപ്പന്നത്തിന് കേടുപാടുണ്ടാകുകയും ഉപഭോക്താവ് ഫോട്ടോ അയച്ചിട്ടില്ലാതിരിക്കുകയും ചെയ്താൽ, ഫോട്ടോ ആവശ്യപ്പെട്ട് ഇമെയിൽ അയയ്ക്കുകയും തിരിച്ചെടുക്കൽ നടപടി അഞ്ച് പ്രവൃത്തിദിവസത്തേക്ക് നിർത്തിവയ്ക്കുകയും ചെയ്യുക.
5. പുതുതായി വന്ന ഒരാളെക്കൊണ്ട് പരീക്ഷിപ്പിക്കുക
ആ ജോലി പരിചയമില്ലാത്ത ഒരാളോട് ഒരു യഥാർഥ സാഹചര്യത്തിൽ SOP അനുസരിച്ച് പ്രവർത്തിക്കാൻ പറയുക. വിദഗ്ധൻ നിശ്ശബ്ദമായി നിരീക്ഷിക്കട്ടെ. അവർ മടിച്ചുനിൽക്കുന്ന ഓരോ ഘട്ടവും തിരുത്തുക.
AI തയ്യാറാക്കിയ നിലവാരം കുറഞ്ഞ SOP-യും മെച്ചപ്പെടുത്തിയ SOP-യും എങ്ങനെയിരിക്കും?
ദുർബലമായ നിർദേശം: 'തിരികെ നൽകുന്ന സാധനങ്ങൾ കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നതിനുള്ള ഒരു SOP എഴുതുക.' സാധാരണ ഫലം: 'സാധനം തിരികെ നൽകാനുള്ള അഭ്യർത്ഥന സ്വീകരിക്കുക', 'കമ്പനി നയമനുസരിച്ച് അർഹത പരിശോധിക്കുക', 'സമയബന്ധിതമായി പണം തിരികെ നൽകുക' തുടങ്ങിയ ഘട്ടങ്ങളുള്ള ഒരു പൊതുവായ നടപടിക്രമം. ഇത് ഏത് കടയ്ക്കും ചേരും. ഉത്തരവാദികൾ ആരെന്ന് ഇതിലില്ല. 'കമ്പനി നയമനുസരിച്ച്' എന്ന പ്രയോഗം പുതുതായി വരുന്നയാൾ അറിയേണ്ട നിയമങ്ങൾ തന്നെയാണ് മറച്ചുവയ്ക്കുന്നത്.
ഒലുവിന്റെ കുറിപ്പുകളും മുകളിലുള്ള ഘടനയും ഉൾപ്പെടുത്തിയ മെച്ചപ്പെടുത്തിയ നിർദേശം, തുടർന്ന് വിവരങ്ങളിലെ കുറവുകൾ കണ്ടെത്താനുള്ള ചോദ്യോത്തരം. AI എട്ട് ചോദ്യങ്ങൾ ചോദിക്കുന്നു. ഒരു സാധനം വീണ്ടും വിൽപ്പനയ്ക്കായി സ്റ്റോക്കിൽ ചേർക്കാൻ അനുയോജ്യമാക്കുന്നത് എന്താണ്, ഏത് ഷീറ്റിലെ ഏത് കോളങ്ങളാണ് പുതുക്കുന്നത്, കേറ്റ് ഇല്ലാത്തപ്പോൾ ആരാണ് അംഗീകാരം നൽകുന്നത്, സാധനങ്ങൾ മടക്കിനൽകാനുള്ള സമയപരിധി എന്താണ് എന്നിവ അതിൽ ഉൾപ്പെടുന്നു. ഒലുവിന്റെ ഉത്തരങ്ങളിൽ നിന്ന് ഇത്തരം നടപടികൾ രൂപപ്പെടുന്നു: '4. മടക്കിനൽകേണ്ട തുക GBP 100-ൽ കൂടുതലാണെങ്കിൽ, അംഗീകാരത്തിനായി റിട്ടേൺസ് ചാനലിൽ ഓർഡർ നമ്പർ കേറ്റിന് അയയ്ക്കുക; കേറ്റ് ഇല്ലെങ്കിൽ പ്രവർത്തന വിഭാഗം മേധാവി അംഗീകരിക്കും. പരിശോധിക്കുക: പണം മടക്കിനൽകുന്നതിന് മുമ്പ് റിട്ടേൺസ് ഷീറ്റിലെ F കോളത്തിൽ അംഗീകാരം രേഖപ്പെടുത്തിയിരിക്കണം.' ഒഴിവുസാഹചര്യങ്ങളുടെ വിഭാഗത്തിൽ ഇപ്പോൾ ഫോട്ടോകൾ ഇല്ലാത്തത്, മടക്കിനൽകാനുള്ള കാലാവധി കഴിഞ്ഞ സാധനങ്ങൾ, സ്റ്റോക്കില്ലാത്ത സാധനത്തിന് പകരം മറ്റൊന്ന് ആവശ്യപ്പെടുന്ന ഉപഭോക്താവ് എന്നിവ ഉൾപ്പെടുന്നു.
AI എഴുതിയ SOP എങ്ങനെ പരിശോധിക്കാം?
വിദഗ്ധനെക്കൊണ്ട് ഓരോ ഘട്ടവും യാഥാർഥ്യവുമായി ഒത്തുനോക്കി ഉറപ്പാക്കുകയും പുതുതായി വന്ന ഒരാളെക്കൊണ്ട് ഒരു യഥാർഥ സാഹചര്യത്തിൽ അത് പിന്തുടരാൻ പറയുകയും ചെയ്ത് പരിശോധിക്കുക. ആ ജോലി ഒരിക്കലും ചെയ്തിട്ടില്ലാത്ത ഒരാൾക്ക് സഹായം ചോദിക്കാതെ പൂർത്തിയാക്കാൻ കഴിയുമ്പോൾ മാത്രമാണ് ഒരു SOP ശരിയാകുന്നത്.
വിദഗ്ധ അവലോകനം
ആ ജോലി ചെയ്യുന്ന വ്യക്തി ഓരോ ഘട്ടവും പരിധിയും ഉപകരണത്തിന്റെ പേരും സ്ഥിരീകരിക്കുന്നു. യഥാർഥത്തിൽ ഇല്ലാത്തതും എന്നാൽ വിശ്വസനീയമെന്ന് തോന്നുന്നതുമായ ഘട്ടങ്ങൾ AI ചിലപ്പോൾ കൂട്ടിച്ചേർക്കും.
പുതുതായി വന്നയാൾക്കുള്ള പരിശോധന
ഓരോ മടിച്ചുനിൽപ്പും ചോദ്യവും കുറിച്ചുവെക്കുക. ഓരോന്നും വിട്ടുപോയ ഒരു ഘട്ടത്തെയോ വ്യക്തതയില്ലാത്ത ഒരു പരിശോധനയെയോ സൂചിപ്പിക്കുന്നു.
നയപരിശോധന
പണം തിരികെ നൽകുന്നതിനുള്ള പരിധികളും സാധനങ്ങൾ മടക്കിനൽകാനുള്ള നിയമപരമായ അവകാശങ്ങളും സുരക്ഷാ നടപടികളും ബന്ധപ്പെട്ട നയങ്ങളുടെ ഉത്തരവാദിത്തമുള്ള വ്യക്തിയുമായി സ്ഥിരീകരിക്കുന്നു.
ഉത്തരവാദിത്തമുള്ള വ്യക്തിയും അവലോകന തീയതിയും
SOP-യുടെ ഉത്തരവാദി ആരാണെന്നും അത് അടുത്തതായി എപ്പോൾ അവലോകനം ചെയ്യുമെന്നും വ്യക്തമാക്കുക.
AI ഉപയോഗിച്ച് SOP എഴുതുമ്പോഴുള്ള സാധാരണ തെറ്റുകൾ എന്തൊക്കെയാണ്?
യഥാർഥ പ്രവർത്തനരീതിക്കു പകരം ഒരു വിഷയം മാത്രം നൽകി SOP ആവശ്യപ്പെടുന്നതാണ് ഏറ്റവും സാധാരണമായ പിഴവ്. അതിലൂടെ ആരും പിന്തുടരാത്ത ഒരു പൊതുരേഖയാണ് ലഭിക്കുന്നത്. മറ്റുള്ളവ: അസാധാരണ സാഹചര്യങ്ങൾ ഒഴിവാക്കുക, 'നയപ്രകാരം' എന്നതിന്റെ അർഥം വ്യക്തമാക്കാതിരിക്കുക, നിയമപരമായോ സുരക്ഷാസംബന്ധമായോ ഉള്ള ആവശ്യകതകൾ കെട്ടിച്ചമയ്ക്കാൻ AIയെ അനുവദിക്കുക, പുതുതായി വന്ന ഒരാളെക്കൊണ്ട് ഒരിക്കലും പരീക്ഷിക്കാതിരിക്കുക, ആർക്കും കണ്ടെത്താനാകാത്തിടത്ത് SOP സൂക്ഷിക്കുക.
Tosheo.ai-യിലെ പഠനക്രമത്തിൽ SOP തയ്യാറാക്കൽ എവിടെയാണ് ഉൾപ്പെടുന്നത്?
Tosheo.ai-യുടെ പ്രവർത്തനനിർവഹണ പഠനപാതയിൽ വിവരങ്ങൾ ക്രമീകരിക്കുന്നതും AI നൽകുന്ന ഫലം പരിശോധിക്കുന്നതും സംബന്ധിച്ച പാഠങ്ങൾക്കു ശേഷമാണ് SOP എഴുത്ത് വരുന്നത്. ഏത് ജോലിയിലുമുള്ള ടീം ലീഡുകൾക്ക് ഇത് പ്രയോജനകരമാണ്. പ്രായോഗിക പ്രവർത്തനത്തിൽ, ഒരു പ്രവർത്തനത്തിന്റെ പ്രാഥമിക ഘട്ടവിവരണം SOP ആക്കി മാറ്റാൻ പഠിതാവിനോട് ആവശ്യപ്പെടുന്നു. മൂല്യനിർണയ മാനദണ്ഡങ്ങളെ അടിസ്ഥാനമാക്കിയുള്ള പ്രതികരണത്തിൽ ഉത്തരവാദികളെ വ്യക്തമാക്കാത്തത്, അവ്യക്തമായ പരിശോധനകൾ, ഒഴിവുസാഹചര്യങ്ങൾ ഉൾപ്പെടുത്താത്തത് എന്നിവ പരിശോധിക്കുന്നു.