ബിസിനസ് പ്രവർത്തനങ്ങൾക്കുള്ള AI: പ്രവർത്തനനിർവഹണ ടീമുകൾക്കുള്ള പ്രായോഗിക ഉപയോഗങ്ങൾ

ദൈനംദിന പ്രവർത്തനങ്ങളുമായി ബന്ധപ്പെട്ട ജോലികളിൽ AI എങ്ങനെയാണ് ഉപയോഗിക്കുന്നത്?

പ്രവർത്തനവിഭാഗത്തിലെ ജീവനക്കാർ AI പ്രധാനമായും ഉപയോഗിക്കുന്നത് പ്രക്രിയകൾ സുഗമമായി തുടരാൻ സഹായിക്കുന്ന എഴുത്തിനും വിശകലനത്തിനുമാണ്; പ്രക്രിയ തന്നെ നടത്താനല്ല. പതിവായി ചെയ്യേണ്ടതും മടുപ്പിക്കുന്നതും മൂലസ്രോതസ്സുമായി ഒത്തുനോക്കി എളുപ്പത്തിൽ പരിശോധിക്കാവുന്നതുമായ ജോലികളിലാണ് ഇതിന്റെ പ്രയോജനം.

പങ്കിടാൻ നിങ്ങൾക്ക് അനുമതിയുള്ള വിവരങ്ങൾ ഉപയോഗിച്ച് ChatGPT, Claude, Gemini അല്ലെങ്കിൽ Copilot പോലുള്ള ഒരു പൊതുസഹായിക്ക് ചെയ്യാൻ കഴിയുന്ന കാര്യങ്ങളാണ് താഴെയുള്ള പട്ടികയിൽ:

ഒരു AI സഹായിയെ ഉപയോഗിക്കണോ, അതോ പ്രക്രിയ സ്വയമേവ നടക്കുന്നതാക്കണോ?

ഓരോ മറുപടിയും ഒരാൾ പരിശോധിക്കുന്ന രീതിയിൽ ഒരു സഹായിയെ ഉപയോഗിച്ച് തുടങ്ങുക. സ്ഥിരതയുള്ളതും നന്നായി രേഖപ്പെടുത്തിയതും തെറ്റിയാൽ ചെറിയ നഷ്ടം മാത്രമുണ്ടാകുന്നതുമായ ഘട്ടങ്ങൾക്ക് മാത്രം സ്വയംപ്രവർത്തനം പരിഗണിക്കുക. പ്രവർത്തനനിർവഹണത്തിൽ AI ഉപയോഗിക്കുന്നതിനെക്കുറിച്ചുള്ള പല തിരച്ചിലുകളും യഥാർഥത്തിൽ സ്വയംപ്രവർത്തനത്തെയും AI ഏജന്റുകളെയും കുറിച്ചാണ്. അവ വ്യത്യസ്തമായ അപകടസാധ്യതകളുള്ള മറ്റൊരു തരത്തിലുള്ള പദ്ധതിയാണ്.

താഴെയുള്ള താരതമ്യം ആസൂത്രണത്തിനുള്ള സഹായമാണ്; ഏതെങ്കിലും ഉൽപ്പന്നത്തിന്റെ സാങ്കേതിക വിലയിരുത്തലല്ല.

AI തയ്യാറാക്കുന്ന SOP കരടിൽ എന്തൊക്കെ തെറ്റുകൾ വരാം?

സാധാരണ നടപടികളെന്നു തോന്നുന്ന, എന്നാൽ നിങ്ങളുടെ സ്ഥാപനം പ്രവർത്തിക്കുന്ന രീതിയുമായി പൊരുത്തപ്പെടാത്ത ഘട്ടങ്ങൾ ചേർത്ത് അത് വിടവുകൾ നികത്തുന്നു. ഇമെയിലിനെക്കാൾ SOP-യിൽ ഇത് കൂടുതൽ അപകടകരമാണ്. കാരണം ആളുകൾ ചോദ്യം ചെയ്യാതെ SOP പിന്തുടരുന്നു.

ഒരു സാങ്കൽപ്പിക ഉദാഹരണം. Ashford Print Co ഒരു ചെറിയ അച്ചടിശാലയാണ്. അടിയന്തര ഓർഡർ കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നതിനെക്കുറിച്ചുള്ള പ്രവർത്തനവിഭാഗം മേധാവിയുടെ കുറിപ്പുകൾ: 'രൂപകൽപ്പന അച്ചടിക്കാൻ തയ്യാറാണെന്ന് പരിശോധിക്കുക. കടലാസ് സ്റ്റോക്കിലുണ്ടെന്ന് ഉറപ്പാക്കുക. 48 മണിക്കൂറിൽ താഴെ സമയത്തിനുള്ളിൽ പൂർത്തിയാക്കേണ്ടതിന് അടിയന്തര നിരക്ക് ബാധകമാണ്. 500 യൂണിറ്റിൽ കൂടുതലുള്ള ഏതൊരു ഓർഡറിനും ഉൽപ്പാദന മാനേജരുടെ അനുമതി വേണം. ഉപഭോക്താവിന് ഇമെയിലിൽ പ്രൂഫ് ലഭിക്കും.'

'അടിയന്തര ഓർഡറുകൾക്കായി ഒരു SOP എഴുതുക' എന്ന അവ്യക്തമായ നിർദേശം നൽകിയപ്പോൾ വൃത്തിയായി ക്രമപ്പെടുത്തിയ പത്ത് ഘട്ടങ്ങളുള്ള ഒരു നടപടിക്രമം ലഭിച്ചു. അതിൽ 'ഓർഡർ അയയ്ക്കുമ്പോൾ ഉപഭോക്താവിനെ ഹ്രസ്വസന്ദേശത്തിലൂടെ അറിയിക്കുക', '250 യൂണിറ്റിൽ കൂടുതലുള്ള ഓർഡറുകൾക്ക് ഡയറക്ടറുടെ അനുമതി വേണം', 'സമയപരിധി പാലിക്കാനാകുന്നില്ലെങ്കിൽ 10% കിഴിവ് നൽകുക' എന്നിവ ഉൾപ്പെട്ടിരുന്നു. ഇവയൊന്നും കുറിപ്പുകളിലില്ല. അനുമതി ആവശ്യമായ പരിധിയും അനുമതി നൽകേണ്ട വ്യക്തിയും തെറ്റാണ്. കിഴിവ് നൽകുക എന്നത് ആരും എടുത്തിട്ടില്ലാത്ത ഒരു വാണിജ്യ തീരുമാനവുമാണ്.

മെച്ചപ്പെട്ട നിർദേശം: 'ഈ കുറിപ്പുകൾ ക്രമനമ്പറുകളുള്ള ഒരു SOP ആക്കുക. കുറിപ്പുകളിലെ ഘട്ടങ്ങൾ മാത്രം ഉപയോഗിക്കുക. ഏതെങ്കിലും ഘട്ടം വിട്ടുപോയതായി തോന്നിയാൽ, അത് ചേർക്കുന്നതിന് പകരം നടപടിക്രമത്തിന്റെ ചുമതലയുള്ള വ്യക്തിക്കുള്ള ചോദ്യമായി പട്ടികപ്പെടുത്തുക.' മറുപടി അഞ്ച് ഘട്ടങ്ങളും നിലനിർത്തി, 500-യൂണിറ്റ് അംഗീകാരത്തിന്റെ ചുമതല ഉൽപ്പാദന മാനേജർക്ക് നൽകി, മൂന്ന് ചോദ്യങ്ങൾ പട്ടികപ്പെടുത്തി: രൂപരേഖ ആരാണ് പരിശോധിക്കുന്നത്, പേപ്പർ സ്റ്റോക്കില്ലെങ്കിൽ എന്ത് സംഭവിക്കും, മാതൃകയ്ക്ക് ഉപഭോക്താവ് എങ്ങനെ അംഗീകാരം നൽകും. പ്രവർത്തനങ്ങളുടെ തലവൻ അവയ്ക്ക് ഉത്തരം നൽകി; അതിനുശേഷം മാത്രമാണ് SOP പ്രസിദ്ധീകരിച്ചത്.

വിതരണക്കാരുടെ വിലനിർദേശങ്ങൾ AI താരതമ്യം ചെയ്യുമ്പോൾ അതിന്റെ കൃത്യത എങ്ങനെ പരിശോധിക്കാം?

ഒരേ അടിസ്ഥാനത്തിൽ താരതമ്യം സ്വയം വീണ്ടും കണക്കാക്കുക; കാരണം മോഡലുകൾ പ്രധാനമായി കാണിച്ചിരിക്കുന്ന വിലകൾ താരതമ്യം ചെയ്യുകയും അധിക ചാർജുകൾ ശ്രദ്ധിക്കാതിരിക്കുകയും ചെയ്യാം. ഒഴുക്കുള്ള എഴുത്തിലെ കണക്കുകൾ പരിശോധിക്കാതെ അംഗീകരിക്കാൻ എളുപ്പമാണ്.

ഒരേ പാഴ്സൽ സേവനത്തിനുള്ള സാങ്കൽപ്പിക നിരക്കുകൾ: സേവനദാതാവ് എ, ഒരു പാഴ്സലിന് £4.10 കൂടാതെ 12% ഇന്ധന സർചാർജ്; സേവനദാതാവ് ബി, എല്ലാ ചെലവുകളും ഉൾപ്പെടെ ഒരു പാഴ്സലിന് £4.40; സേവനദാതാവ് സി, ഒരു പാഴ്സലിന് £3.95 കൂടാതെ £0.60 കൈകാര്യം ചെയ്യൽ ഫീസ്. 'ഏതാണ് ഏറ്റവും ചെലവ് കുറവ്?' എന്ന് ചോദിച്ചപ്പോൾ, മുൻനിരയിൽ കാണിച്ച £3.95 നിരക്ക് അടിസ്ഥാനമാക്കി ഒരു സഹായി സേവനദാതാവ് സി എന്ന് മറുപടി നൽകി.

ഒരേ അടിസ്ഥാനത്തിൽ താരതമ്യം ചെയ്യുമ്പോൾ: A എന്നത് 4.10-നൊപ്പം 12%, അതായത് £4.592, ഏകദേശം £4.59; B എന്നത് £4.40; C എന്നത് 3.95-നൊപ്പം 0.60, അതായത് £4.55. ഓരോ പാഴ്‌സലിനും ഏറ്റവും കുറഞ്ഞ ചെലവ് വിതരണക്കാരൻ B-ക്കാണ്; അധിക നിരക്കുകൾ ഉൾപ്പെടുത്തുമ്പോൾ ക്രമം മാറുന്നു. യഥാർഥ തീരുമാനത്തിന് കുറഞ്ഞ ഓർഡർ അളവുകൾ, കരാർ കാലാവധി, സേവനനിലവാരങ്ങൾ എന്നിവയും ആവശ്യമാണ്; നിരക്കുപത്രങ്ങളിൽ ഇവ വ്യത്യസ്ത രീതിയിൽ നൽകിയിരിക്കാം. താരതമ്യപ്പട്ടിക തയ്യാറാക്കാൻ സഹായിയോട് ആവശ്യപ്പെടുക. തുടർന്ന് ഓരോ കളവും നിരക്കുപത്രങ്ങളുമായി ഒത്തുനോക്കുകയും മൊത്തങ്ങൾ ഒരു സ്പ്രെഡ്‌ഷീറ്റിൽ കണക്കാക്കുകയും ചെയ്യുക.

പ്രവർത്തനങ്ങളിൽ AI ഉപയോഗിക്കാൻ എങ്ങനെ തുടങ്ങാം?

എഴുതിവെച്ച ഒരു നടപടിക്രമം, അതിന്റെ ചുമതലയുള്ള ഒരാൾ, അപകടസാധ്യത കുറഞ്ഞ ഒരു രേഖാസംബന്ധമായ ജോലി എന്നിവയിൽ നിന്ന് തുടങ്ങുക. പരിശോധനാഘട്ടം വ്യക്തമായി നിർവചിക്കുക.

പ്രവർത്തനങ്ങളിൽ AI ഉപയോഗിക്കുന്നതിന്റെ പ്രധാന അപകടസാധ്യതകൾ എന്തൊക്കെയാണ്?

ഒരു നടപടിക്രമം ആവർത്തിക്കുന്നതിനാൽ പടരുന്ന പിശകുകൾ, അനുയോജ്യമല്ലാത്ത ഉപകരണവുമായി പങ്കിടുന്ന വിവരങ്ങൾ, ആധികാരികമെന്ന് തോന്നുന്ന ഫലങ്ങളെ ജീവനക്കാർ ചോദ്യം ചെയ്യാതെ ആശ്രയിക്കുന്നത് എന്നിവയാണ് അപകടസാധ്യതകൾ. ഒരു ഇമെയിലിൽ സാങ്കൽപ്പികമായി ചേർത്ത ഒരു ഘട്ടം ഒരു ഉപഭോക്താവിനെ ബാധിക്കും; ഒരു SOP-യിൽ അങ്ങനെ ചേർത്ത ഘട്ടം അതനുസരിച്ച് കൈകാര്യം ചെയ്യുന്ന എല്ലാ ഓർഡറുകളെയും ബാധിക്കും.

യാന്ത്രിക സംവിധാനങ്ങളെ അമിതമായി വിശ്വസിക്കുന്ന ഓട്ടോമേഷൻ പക്ഷപാതം, ഹാലൂസിനേഷൻ പോലുള്ള മറ്റ് അപകടസാധ്യതകളെ വഷളാക്കാവുന്ന ഒന്നായി NIST-ന്റെ ജനറേറ്റീവ് AI പ്രൊഫൈൽ ചൂണ്ടിക്കാട്ടുന്നു. പ്രവർത്തന നടത്തിപ്പുമായി ബന്ധപ്പെട്ട ജോലികളിൽ ഈ അപകടസാധ്യത കൂടുതലാണ്; അവയിൽ വലിയൊരു പങ്കും നടപടിക്രമങ്ങൾ പിന്തുടരുന്നതാണ് എന്നതാണ് കാരണം. ഈ അപകടസാധ്യതകളെ ക്രമബദ്ധമായി വിലയിരുത്താൻ നിങ്ങളുടെ സ്ഥാപനം ആഗ്രഹിക്കുന്നുവെങ്കിൽ, സ്വമേധയാ ഉപയോഗിക്കാൻ ഉദ്ദേശിച്ചുള്ള, കൂടുതൽ വിശാലമായ NIST AI അപകടസാധ്യതാ കൈകാര്യ ചട്ടക്കൂട് ഉപകാരപ്രദമായ ഒരു അവലംബമാണ്.

ഈ മാർഗദർശിയോ Tosheo.ai-യോ എപ്പോഴാണ് ഉചിതമായ പരിഹാരമല്ലാതാകുന്നത്?

വ്യത്യസ്ത സംവിധാനങ്ങളിലുടനീളം പ്രക്രിയകൾ സ്വയമേവ പ്രവർത്തിപ്പിക്കുക, ഒരു സ്ഥാപന വിഭവ ആസൂത്രണ സംവിധാനം തിരഞ്ഞെടുക്കുക, റോബോട്ടിക് പ്രക്രിയാ സ്വയമേവൽ നടപ്പാക്കുക, അല്ലെങ്കിൽ പ്രക്രിയകളുടെ പ്രവർത്തനവിവരങ്ങൾ വിശകലനം ചെയ്യുക എന്നിവയാണ് ലക്ഷ്യമെങ്കിൽ, നിങ്ങൾക്ക് വേണ്ടത് സാങ്കേതിക വിദഗ്ധർ ഉൾപ്പെടുന്ന ഒരു സംവിധാന പദ്ധതിയാണ്; ദൈനംദിന AI ഉപയോഗത്തിനുള്ള മാർഗദർശിയല്ല. ഒരു പ്രക്രിയ വിവരിക്കാനും പരിശോധിക്കാനും കഴിയുന്ന ജീവനക്കാർ ആ പദ്ധതികൾക്കും ഉപകാരപ്പെടും, പക്ഷേ അവ വേറിട്ട നിക്ഷേപമാണ്.

ആളുകളെ പരിശീലിപ്പിക്കാനാണ് Tosheo.ai ഒരുക്കുന്നത്, പ്രക്രിയകൾ യാന്ത്രികമാക്കാനല്ല. മുകളിലെ SOP, വിലവാഗ്ദാന ഉദാഹരണങ്ങൾ പോലുള്ള പ്രവർത്തനങ്ങൾ, ഹ്രസ്വപാഠങ്ങളിലൂടെയും കാണാവുന്ന മൂല്യനിർണയ മാനദണ്ഡങ്ങളുടെ അടിസ്ഥാനത്തിൽ മാർക്ക് നൽകുന്ന പരിശീലനപ്രവർത്തനങ്ങളിലൂടെയും ആസൂത്രണം ചെയ്ത പ്രവർത്തന പഠനപാതയിൽ ഉൾപ്പെടുന്നു. ഇത് നിങ്ങളുടെ സംവിധാനങ്ങളുമായി ബന്ധിപ്പിക്കുകയോ നിങ്ങൾക്കുവേണ്ടി പ്രവർത്തനക്രമങ്ങൾ നടത്തുകയോ ചെയ്യുന്നില്ല.

ഉറവിടങ്ങളും പരിധിയും

NIST AI 600-1, ഉള്ളടക്കം സൃഷ്ടിക്കുന്ന നിർമിതബുദ്ധിയുടെ രൂപരേഖ, ജൂലൈ 2024 ↗

NIST, AI അപകടസാധ്യതാ നിർവഹണ ചട്ടക്കൂട്, പ്രസിദ്ധീകരിച്ചത് 26 January 2023 ↗