AIが生成したスライド資料は、なぜ伝わりにくいものになりがちなのですか？

AIで作ったプレゼン資料が伝わらないのは、プレゼンで何を達成すべきかを決める前にスライド作成を依頼するためです。その結果、ツールはありきたりな見出しと、もっともらしいものの未確認の数値で十二枚のスライドを埋めてしまいます。改善するには、扱うテーマではなく、どのような意思決定を支える資料なのかをAIに伝えます。

従業員35人の架空の物流ソフトウェア企業、ハーバーラインを例にします。カスタマーサクセス責任者のアミラは、木曜日に経営陣へ四半期の報告をする必要があります。手元のメモは次のとおりです。'Q3の契約更新は46件中41件。価格が理由の失注が2件、競合への乗り換えが1件、未決定が2件。ルーティング機能のリリース後、サポートへの問い合わせが18%増加。大半はログインの問題で、9週目に修正済み。NPS調査の回答は62件。オンボーディング担当者をもう1人採用する承認がほしい。リーズでの顧客向けイベントにも触れる？'

アミラさんがそれをAIツールに貼り付けてプレゼンテーションの作成を依頼すると、見栄えの整った『第3四半期のカスタマーサクセスの主な成果』という資料ができます。しかし、採用要請は11枚目のスライドに埋もれ、46件中41件という数字が、誰も確認していない割合に丸められる可能性があります。

AIでプレゼン資料を作る際に、先に構成を決める方法とは何ですか？

構成から始める方法では、まず対象者、伝える一つのメッセージ、話の流れを決め、最後にスライドを作るという四つの段階を順に進めます。各段階では、自分が持つ事実を基にAIに下書きを作らせます。各段階の内容は一分で確認できる程度の短さなので、最終的なスライド資料でも事実に忠実な内容を保てます。

1. 対象者と、その人が知りたいことを明確にする

会議の参加者は誰で、何を判断し、何を理解する必要がありますか？ Harbourlineの場合は、オンボーディング担当者をもう1名増やすための予算を承認するか判断する経営陣です。

2. 伝えるべきことを1つのメッセージにまとめる

聞き手に覚えてもらいたい1文です。まず自分で書き、次にAIにより的確な表現を3案出してもらい、その中から1つ選びます。

3. スライドではなく話の流れを求める

事実と伝えたいメッセージを貼り付け、主張を示す見出し文を 5〜7 個、順番に作成するよう依頼してください。各見出しの主張を次の見出しが受けて展開し、見出しだけを読んでも短い論旨が伝わるようにします。

4. 各見出しに根拠を添える

各見出しについて、それを裏付ける事実を自分のメモから挙げてください。自分が提供した事実で裏付けられない見出しは削除するか、証拠を探す必要があるものとして印を付けます。

5. 発表者用ノートを下書きしてからスライドを作成

見出しごとに60〜90秒分の発表者用メモを、自分らしい語り口で作るよう依頼します。その後、承認済みの構成案を基にスライドを作成するか、プレゼンテーションツールにレイアウトを依頼します。

AIが作成したプレゼンテーションの構成案は、不十分な例と改善後の例でどう違いますか？

不十分なプロンプト：'第3四半期のカスタマーサクセスの実績について、10枚のスライドでプレゼンテーションを作成してください。' よくある結果は、表紙、'目次'、'主な成果'、'更新率：89%'、'顧客満足度は良好'、'課題'、'次のステップ'、'ありがとうございました'といった構成です。89%は46件中41件、つまり89.1%を丸めた数値なので、今回はたまたま合っています。しかし、この資料ではオンボーディング担当者の配置を求めていません。また、メモにはアンケートの回答者数しか書かれておらず、評価点はないため、'顧客満足度は良好'という記述には根拠がありません。

改善後のプロンプト：'読み手：人員数を決定する経営陣。伝えたいこと：導入支援担当者をもう1人配置すれば、今四半期に失いかけた契約の更新を守れます。以下の事実だけを使い、この主張を組み立てる6つの見出し文を書いてください。それぞれの下に裏付けとなる事実を挙げ、私が提示していない事実が必要な見出しには印を付けてください。' 結果は'46件中41件の契約を更新しました。更新が危ぶまれた5件は、いずれも導入支援に時間がかかっていました'で始まり、問い合わせの急増とその対策を説明し、最後に要望と費用を示します。AIは、NPSスコアそのものと、失った契約と導入支援との関係という2つの不足点を指摘します。アミラは顧客記録でこれらを確認する必要があります。リーズのイベントは、付録の1行に移されます。

AIが作成したプレゼンテーション資料を発表前に確認するには、どうすればよいですか？

すべての数値、名前、因果関係についての主張を元の資料と照合し、見出しだけを読んで話の流れを確認し、発表者用のメモを一度声に出して練習します。未確認の数値が最も大きな悪影響を及ぼすのはプレゼンの場です。意思決定を行う人たちに向けて、自信を持って語られるためです。

数値

元の数値からすべての割合と合計を再計算してください。メモにない数値は削除してください。

原因

「なぜなら」「つながった」「もたらした」といった言葉は、因果関係を主張する表現です。その関係を示せる場合にのみ残してください。

見出しのテスト

見出しだけを順に読んでください。それだけで論旨が伝わらなければ、デザインではなく構成を修正します。

語り口

発表者用のメモを声に出して読みます。会議で自分が使わないような言い回しは置き換えます。

PowerPointの資料作成にChatGPTを使うときによくある間違いは何ですか？

最もよくある間違いは、最初にスライドの作成を頼むことです。次に多いのは、自分が提供していない統計、引用、比較基準をAIに補わせることです。ほかにも、主張を伝える見出しではなく「課題」のような話題名で済ませる、時間切れになる最後の部分に依頼事項を置く、勤務先が承認していないツールに顧客の機密数値を貼り付ける、短縮できた時間をリハーサルではなくアニメーションに使う、といった間違いがあります。

Tosheo.aiの学習コースで、このプレゼンテーションのレッスンはどのような位置づけですか？

Tosheo.aiの学習コースでは、この手法は管理職、カスタマーサクセス、営業、業務運営担当者向けのコミュニケーションレッスンで扱います。事前のレベルチェック後、受講者は自分の職務に関する資料から話の筋道を組み立てる練習をします。実践課題は、以下のような評価基準表に沿って採点され、主張や根拠のどこが弱いかについて具体的なフィードバックを受けます。