Che cos'è un flusso di lavoro con l'IA?
Un flusso di lavoro con l’IA è una procedura scritta per un’attività ricorrente in cui uno strumento di IA esegue uno o più passaggi e una persona svolge gli altri, compreso il controllo. 'Ogni lunedì, incolla le richieste di assistenza della settimana precedente, chiedi di individuare i temi usando il nostro prompt salvato, verifica ciascun tema confrontandolo con tre richieste di esempio, poi condividi il riepilogo con il team' è un flusso di lavoro con l’IA. 'Usa ChatGPT per aiutarti con l’assistenza' non lo è.
Il termine viene usato anche per l'automazione: software che trasferisce dati tra applicazioni e richiama un modello di IA senza l'intervento di una persona. Può essere utile, ma è un progetto diverso, con rischi diversi. Questa pagina riguarda la versione di cui la maggior parte dei team ha bisogno per iniziare: non richiede codice e mantiene un controllo umano a ogni esecuzione. Dopo che un flusso di lavoro manuale ha funzionato in modo affidabile per qualche settimana, saprai se una sua parte può essere automatizzata in sicurezza.
Cosa comprende un buon flusso di lavoro con l’IA?
Un buon flusso di lavoro con l'IA definisce sei elementi: l'evento che lo avvia, i dati in ingresso, l'istruzione, la verifica, l'approvazione e il risultato. Se anche uno solo esiste soltanto nella testa di una persona, il flusso si interrompe la prima volta che quella persona va in ferie.
Evento di attivazione
Quando si attiva il flusso di lavoro: ogni lunedì, quando arriva un nuovo contratto con un fornitore, quando un ticket passa a un livello di assistenza superiore.
Dati in ingresso
Quale materiale viene inserito esattamente e cosa deve essere rimosso prima. 'Solo il testo delle richieste di assistenza, con i nomi dei clienti sostituiti da [CLIENTE]' è specifico; 'le richieste di assistenza' non lo è.
Istruzione
Il prompt salvato, con il ruolo, il pubblico, il formato e le regole, ad esempio 'usa solo i fatti presenti nel materiale; contrassegna tutto ciò che manca con [DA VERIFICARE]'.
Verifica
Che cosa verifica chi effettua la revisione e come: fatti confrontati con la fonte, cifre ricalcolate, promesse confrontate con le regole aziendali, tono valutato leggendo ad alta voce.
Approvazione finale
Chi decide se il risultato è adatto all'uso e cosa succede se non lo è.
Risultato
Dove va consegnato il lavoro finito e in quale formato, così chi lo riceve sa cosa aspettarsi.
Come si crea un flusso di lavoro con l'IA, passo dopo passo?
Costruisci il flusso di lavoro a partire da un'attività che sai già svolgere bene manualmente, non dall'elenco delle funzionalità di uno strumento. Svolgere prima l'attività manualmente ti permette di capire come deve essere un buon risultato: è questo lo standard che la versione con l'IA deve raggiungere.
1. Scegli un'attività ricorrente
Scegli un'attività settimanale o quotidiana, con materiale di riferimento e una persona incaricata della revisione, in cui eventuali errori vengano individuati internamente.
2. Descrivi come lo fai adesso
Elenca i passaggi, i dati in ingresso e ciò che verifichi. Questa sarà la struttura di base del flusso di lavoro.
3. Individua il passaggio per cui l'IA potrebbe preparare una bozza
Di solito la prima bozza, il riepilogo o l'estrazione. Lascia alla persona i passaggi che richiedono capacità di giudizio.
4. Scrivi e prova l'istruzione
Provalo su tre esempi passati di cui conosci la risposta corretta. Correggi le istruzioni finché le bozze non richiedono solo piccole modifiche.
5. Metti per iscritto la verifica da eseguire
Trasforma ciò che hai corretto durante le prove in una breve lista di controllo. Gli errori riscontrati durante le prove sono quelli da cercare ogni volta.
6. Passalo a un'altra persona
Chiedi a un collega di eseguire la procedura basandosi solo sulla versione scritta. Ogni sua domanda segnala una lacuna nel documento.
7. Fai una verifica dopo un mese
Esamina alcuni risultati, le correzioni di chi li ha revisionati ed eventuali errori evitati per poco. Mantieni, modifica o abbandona il flusso di lavoro.
Come si svolge un flusso di lavoro reale con l’IA?
Northgate Lettings è un'agenzia di locazioni fittizia con 30 persone. I gestori degli immobili trascorrono il venerdì pomeriggio a scrivere email di aggiornamento ai proprietari sulle riparazioni. L'agenzia trasforma questa attività in un flusso di lavoro. Avvio: ogni venerdì. Dati in ingresso: le voci del registro delle riparazioni della settimana relative a un immobile, copiate dal sistema di manutenzione, con i nomi degli inquilini sostituiti da [INQUILINO]. Istruzione: 'Stai scrivendo un aggiornamento breve e basato sui fatti per un proprietario. Usa solo le voci del registro riportate di seguito. Per ogni riparazione, indica cosa è stato segnalato, cosa è stato fatto e cosa succederà dopo. Se un costo, una data o il nome di un fornitore non sono nel registro, scrivi [DA VERIFICARE]. Non scusarti a nome dell'agenzia e non promettere date di completamento.'
La prima prova mostra perché le regole sono importanti. Senza regole, la bozza diceva a un proprietario che la caldaia sarebbe stata 'riparata all'inizio della prossima settimana', cosa che nessuno aveva confermato, e stimava una riparazione 'intorno a £150'. Con le regole, la bozza indica per la caldaia 'intervento del tecnico prenotato; data di completamento [DA VERIFICARE]' e omette il costo. Il controllo si articola in tre punti: ogni data e costo compare nel registro, non si promette nulla che il fornitore non abbia confermato e il nome del proprietario e l'indirizzo dell'immobile vengono aggiunti nel sistema di posta elettronica dell'agenzia, mai nello strumento di IA.
L'approvazione finale spetta al responsabile degli immobili per gli aggiornamenti ordinari e al responsabile di filiale per qualsiasi riparazione che superi il limite di spesa autorizzato dall'agenzia. Il flusso di lavoro occupa una pagina, conservata nell'unità condivisa, e una nuova responsabile degli immobili lo ha eseguito correttamente nella sua seconda settimana basandosi solo sul documento. È questa la prova che conta.
Vuoi vedere come si collega a un ruolo?
Scopri la prova per i team prevista ↗Perché ogni flusso di lavoro con l'IA richiede una verifica umana?
Perché lo strumento produrrà occasionalmente errori espressi con sicurezza, e chi segue una procedura ogni settimana smette gradualmente di controllare. Il profilo di NIST sull’IA generativa descrive la confabulazione, cioè la produzione di contenuti errati o falsi espressi con sicurezza, e il pregiudizio di automazione, cioè l’eccessiva fiducia nei sistemi automatizzati, che secondo il documento può aggravare altri rischi. Un controllo scritto contrasta entrambi: indica al revisore esattamente cosa esaminare e impedisce che il controllo diventi facoltativo.
Mantieni il controllo abbastanza breve da poterlo eseguire ogni volta. Tre o quattro domande specifiche sono meglio di un lungo elenco che nessuno completa. Se il controllo richiede più tempo dell'esecuzione manuale dell'attività, il flusso di lavoro non fa risparmiare nulla e va riprogettato o abbandonato.
Qual è il miglior strumento di IA per automatizzare i flussi di lavoro?
Non esiste uno strumento migliore in assoluto e la maggior parte dei gruppi non dovrebbe sceglierne uno prima di aver verificato l'efficacia di un flusso di lavoro manuale. Le piattaforme di automazione collegano le applicazioni e possono richiamare modelli di IA a intervalli programmati, eliminando il copia e incolla, ma anche la pausa naturale in cui una persona legge il risultato. Se automatizzi, mantieni un passaggio di revisione prima di inviare qualsiasi contenuto a un cliente e verifica dove la piattaforma archivia i dati che transitano al suo interno.
L’automazione è più adatta quando i dati in ingresso sono strutturati, il risultato è destinato a un uso interno e correggere gli errori costa poco, per esempio quando si etichettano le email in arrivo che saranno poi gestite da una persona. È poco adatta a qualsiasi attività che invii messaggi, modifichi dati o prenda decisioni senza un controllo preventivo.
Quando un flusso di lavoro basato sull’IA è la soluzione sbagliata?
Salta il passaggio con l'IA quando l'attività è rara, quando i dati in ingresso sono troppo sensibili per inserirli nello strumento approvato o quando basta un modello di documento. Una lettera standard in cui cambiano due campi ogni volta richiede la stampa unione, non un modello di IA. Un'attività che richiede un giudizio su una persona specifica, come un problema di rendimento, dovrebbe restare affidata a una persona.
E se un flusso di lavoro continua a produrre risultati che chi li verifica deve riscrivere da zero, abbandonatelo. È un’informazione utile, non un fallimento.
Come si impara a gestire bene i flussi di lavoro con l'IA?
Facendole svolgere su esempi realistici con un riscontro prima che ci siano conseguenze reali. Esercita il controllo tanto quanto la formulazione delle istruzioni: fornisci alle persone una bozza con errori inseriti appositamente, come una data inventata o un costo assente nella fonte, e verifica se li individuano. La nostra guida ai modelli di istruzioni offre strutture riutilizzabili per la fase di formulazione delle istruzioni.
Tosheo.ai è in fase di progettazione attorno a questo tipo di esercitazione. Gli scenari pratici previsti sono simulazioni di ruolo in cui chi apprende usa l'IA in una situazione lavorativa realistica e spiega cosa ha modificato e perché, ricevendo una valutazione secondo una griglia visibile. Lo sviluppo non è ancora iniziato; i prezzi previsti sono riportati nella pagina dei prezzi.