संचालन टीमों के लिए AI प्रशिक्षण

संचालन कर्मचारी किसी कार्यप्रक्रिया का मसौदा तैयार करने के लिए AI का इस्तेमाल कैसे कर सकते हैं?

सहायक को असली नोट्स दें, व्यवस्थित मसौदा बनाने को कहें और खाली जगहें भरने के बजाय यह सूची देने को कहें कि कौन-सी जानकारी गायब है। यहाँ दुकानों में साज-सज्जा और फिटिंग का काम करने वाली 40 लोगों की एक काल्पनिक कंपनी, नॉर्थगेट फिक्स्चर्स, का उदाहरण दिया गया है। दिए गए नोट्स बताते हैं कि स्थल प्रबंधक डिलीवरी कैसे बुक करता है: आपूर्तिकर्ता को फ़ोन करना, पुष्टि करना कि स्थल पर सामान चढ़ाने-उतारने की जगह है, स्थल के संपर्क व्यक्ति को ईमेल भेजना और साझा ट्रैकर में बुकिंग दर्ज करना।

प्रॉम्प्ट: "इन नोट्स को नए साइट मैनेजर के लिए क्रमांकित प्रक्रिया में बदलें। केवल नोट्स में दिए गए चरणों का उपयोग करें। जहाँ कोई चरण अस्पष्ट हो या कोई निर्णय न दिया गया हो, वहाँ उत्तर गढ़ने के बजाय उसे अंत में प्रश्न के रूप में लिखें।"

उस अंतिम निर्देश के बिना दिए गए प्रॉम्प्ट से बना एक कमज़ोर मसौदा यह चरण जोड़ देता है: "बुकिंग से पहले उद्यम संसाधन नियोजन प्रणाली में वित्त टीम की मंज़ूरी लें" और यह वादा करता है कि 24 घंटों के भीतर डिलीवरी की पुष्टि हो जाती है। दोनों में से कोई बात नोट्स में नहीं है। मसौदा पढ़ने में अच्छा लगता है, और ठीक इसी वजह से गढ़े गए चरण अंतिम दस्तावेज़ में बने रह सकते हैं।

समीक्षा किया गया मसौदा चार वास्तविक चरणों को रखता है और अंत में तीन सवाल पूछता है: साइट मैनेजर के अनुपस्थित होने पर बुकिंग कौन करता है, लोडिंग बे न होने पर क्या होता है, और क्या एक तय मूल्य से अधिक की बुकिंग के लिए मंजूरी चाहिए। ये सवाल प्रक्रिया के ज़िम्मेदार व्यक्ति को भेजे जाते हैं। प्रक्रिया इसलिए बेहतर है क्योंकि कमियाँ दिखाई दे रही हैं, इसलिए नहीं कि सहायक ने अच्छे अनुमान लगाए।

संचालन टीमों के AI इस्तेमाल करने में मुख्य जोखिम क्या है?

मुख्य जोखिम ज़रूरत से ज़्यादा भरोसा करना है: सहज भाषा में दिए गए उत्तर को इसलिए स्वीकार कर लेना क्योंकि उसकी जाँच करना उस पर भरोसा करने से धीमा लगता है। NIST की जनरेटिव AI प्रोफ़ाइल में इंसानों और AI के बीच कामकाज के जोखिमों में स्वचालन के प्रति पक्षपात और अत्यधिक निर्भरता के साथ मनगढ़ंत जानकारी का भी उल्लेख है, जिसे आत्मविश्वास से प्रस्तुत की गई लेकिन गलत सामग्री बताया गया है।

संचालन टीम के लिए इसका मतलब तीन स्थायी नियम हैं। फैसले में इस्तेमाल होने वाली हर संख्या की दोबारा गणना करें। किसी प्रक्रिया के हर चरण के लिए उसका स्रोत या ज़िम्मेदार व्यक्ति पता करें। आपूर्तिकर्ताओं, कर्मचारियों और ग्राहकों का विवरण उन टूल में न डालें जिन्हें कंपनी ने मंज़ूरी नहीं दी है।

संचालन टीम को सबसे पहले किस चीज़ का अभ्यास करना चाहिए?

ऐसे दस्तावेज़ों से शुरुआत करें जिनकी समीक्षा करना किसी को पहले से आता हो, फिर संख्याओं पर जाएँ और उसके बाद वास्तविक काम पर। नीचे दिया गया क्रम एक सुझाव है, मापा गया परिणाम नहीं।