Excel में AI क्या कर सकता है?
AI सामान्य भाषा में दिए गए विवरण से फ़ॉर्मूले लिख सकता है, पहले से मौजूद किसी फ़ॉर्मूले को समझा सकता है, अव्यवस्थित डेटा को साफ़ करने के तरीके सुझा सकता है, पिवट तालिका या चार्ट का सुझाव दे सकता है और चुनी गई सेल-रेंज में पैटर्न का वर्णन कर सकता है। यह उन कामों में सबसे ज़्यादा मदद करता है जहाँ आपको पता हो कि आप क्या चाहते हैं, लेकिन उसे लिखने का सटीक तरीका नहीं पता हो, जैसे कई शर्तों के आधार पर जोड़ निकालना या ऐसा लुकअप करना जो अनुपस्थित मानों को भी संभाले।
यह नहीं जान सकता कि आपका डेटा सही है या नहीं। अगर तारीखों वाला कोई कॉलम टेक्स्ट के रूप में सहेजा गया है, किसी क्षेत्र का नाम तीन अलग-अलग तरह से लिखा गया है या जोड़ दिखाने वाली पंक्ति चुनी गई रेंज के भीतर है, तो सहायक ऐसा फ़ॉर्मूला बना सकता है जिसकी संरचना बिल्कुल सही हो, लेकिन जो गलत संख्या दे। स्प्रेडशीट का कौशल अब भी ज़रूरी है; AI बस यह बदलता है कि आप उसके किस हिस्से पर समय लगाते हैं।
कौन-से AI टूल Excel और Google Sheets के साथ काम करते हैं?
मुख्य विकल्प हैं Excel में Copilot, Google Sheets में Gemini और स्प्रेडशीट के साथ इस्तेमाल किए जाने वाले ChatGPT या Claude जैसे सामान्य सहायक। आप किसका उपयोग करें, यह इस पर निर्भर होना चाहिए कि आपकी कंपनी ने किसे मंज़ूरी दी है और आपकी योजना में क्या शामिल है।
Microsoft का सहायता पृष्ठ बताता है कि Excel में Copilot के तीन मोड हैं। संपादन मोड कार्यपुस्तिका में सीधे बदलाव करता है और कई चरणों वाले काम के लिए उपयुक्त है। योजना मोड कोई बदलाव करने से पहले आपकी पुष्टि के लिए एक तरीका सुझाता है। केवल चैट मोड कार्यपुस्तिका में बदलाव किए बिना उपयोगी जानकारी देता है। पृष्ठ पर यह भी बताया गया है कि हो सकता है आपके Microsoft 365 सदस्यता पैकेज में Copilot शामिल न हो या आपके संगठन की सेटिंग के कारण उसका उपयोग सीमित हो। प्रशिक्षण की शुरुआत के लिए योजना या चैट मोड समझदारी भरा विकल्प है, क्योंकि सीखने वाला व्यक्ति शीट में बदलाव होने से पहले प्रस्ताव देख सकता है।
Google के सहायता पृष्ठ के अनुसार, Sheets में Gemini तालिकाएँ और फ़ॉर्मूले बना सकता है, विश्लेषण और निष्कर्ष तैयार कर सकता है, चार्ट और पिवट तालिकाएँ बना सकता है तथा शर्तों के आधार पर फ़ॉर्मैटिंग लागू कर सकता है। इसके लिए पात्र Google Workspace या Google AI प्लान चाहिए। पृष्ठ चेतावनी देता है कि Gemini गलत जानकारी सुझा सकता है और बताता है कि साझा स्प्रेडशीट में Gemini जो सामग्री जोड़ता है, वह आपके डोमेन से बाहर के लोगों को भी दिख सकती है।
एक बदलाव जानना ज़रूरी है: सेल के भीतर इस्तेमाल होने वाले COPILOT फ़ंक्शन के लिए Microsoft के पृष्ठ के अनुसार, 14 सितंबर 2026 से यह फ़ंक्शन Excel में उपलब्ध नहीं है। पहले से गणना किए गए नतीजे कैश में सहेजे गए मानों के रूप में रहते हैं, लेकिन दोबारा गणना करने वाले सेल में #NAME? त्रुटि आती है। अगर आपकी टीम ने इस फ़ंक्शन पर आधारित शीट बनाई हैं, तो उनकी जाँच करें। खोज के नतीजों में Excel और Google Sheets के लिए ChatGPT ऐड-इन भी दिखता है, लेकिन यह मार्गदर्शिका तैयार करते समय हम OpenAI का सहायता पृष्ठ नहीं खोल सके। इसलिए हम यहाँ उसकी योजनाओं या कीमत का विवरण नहीं दे रहे हैं; OpenAI के अपने दस्तावेज़ देखें।
AI से Excel का ऐसा फ़ॉर्मूला कैसे लिखवाएँ जिस पर भरोसा किया जा सके?
शीट की बनावट का सटीक वर्णन करें, मानदंड ठीक-ठीक बताएँ और फिर हाथ से गणना करके फ़ॉर्मूले के नतीजे की जाँच करें। यहाँ आयोजनों का काम करने वाली एक काल्पनिक कंपनी, Oakridge Events, का हल किया हुआ उदाहरण है। शीट में कॉलम A में इनवॉइस की तारीख, B में श्रेणी, C में क्षेत्र और D में रकम है। शीर्षक पंक्ति 1 में हैं और डेटा पंक्तियों 2 से 500 में है। प्रबंधक जुलाई से सितंबर 2026 के दौरान कार्यशालाओं की श्रेणी से हुई कुल आय जानना चाहता है।
अस्पष्ट प्रॉम्प्ट: पिछली तिमाही में कार्यशालाओं से हुई कुल आय का फ़ॉर्मूला दें। सामान्य जवाब: =SUMIF(B:B,"Workshop",D:D)। यह सही दिखता है, लेकिन इसमें दो गलतियाँ हैं। शीट में श्रेणी का नाम Workshops लिखा है, इसलिए शर्त किसी भी प्रविष्टि से मेल नहीं खाती। साथ ही, फ़ॉर्मूले में तारीख की कोई शर्त नहीं है, इसलिए वर्तनी ठीक करने के बाद भी यह अब तक दर्ज किए गए हर कार्यशाला चालान को जोड़ देगा।
सटीक निर्देश: Excel में कॉलम A में चालान की तारीखें हैं (वास्तविक तारीखें, टेक्स्ट नहीं), B में श्रेणी है, D में राशि है, पंक्तियाँ 2 से 500 तक हैं और शीर्षक पंक्ति 1 में हैं। D का योग निकालने के लिए एक सूत्र लिखें जहाँ B का मान ठीक Workshops हो और A की तारीख 1 July 2026 से 30 September 2026 तक हो, जिसमें दोनों तारीखें शामिल हों। हर भाग समझाएँ। उत्तर: =SUMIFS(D2:D500,B2:B500,"Workshops",A2:A500,">="&DATE(2026,7,1),A2:A500,"<"&DATE(2026,10,1))। 30 September से कम या बराबर के बजाय 1 October से कम का इस्तेमाल करने से अंतिम दिन के समय-चिह्न वाले चालान छूटते नहीं हैं।
जाँच: शीट को कार्यशालाओं और जुलाई से सितंबर के लिए फ़िल्टर करें, दिखाई दे रही राशियाँ चुनें और स्थिति पट्टी में दिख रहे योग की तुलना फ़ॉर्मूले के परिणाम से करें। अगर वे अलग हों, तो देखें कि कहीं तारीखें पाठ के रूप में तो सहेजी नहीं गईं, श्रेणी के अंत में अतिरिक्त खाली जगह तो नहीं है या कुछ पंक्तियाँ तय सीमा से बाहर तो नहीं हैं। कोई फ़ॉर्मूला तभी सही है जब उसका परिणाम ऐसी जाँच से मेल खाए जो AI पर निर्भर न हो।
क्या AI किसी और का लिखा सूत्र समझा सकता है?
हाँ, और यह अभ्यास करने के सबसे सुरक्षित और उपयोगी तरीकों में से एक है। सूत्र और संबंधित कॉलम के शीर्षक चिपकाएँ और हर हिस्से के साथ-साथ असामान्य स्थितियों में क्या होता है, इसकी सरल भाषा में व्याख्या माँगें। मूल सूत्र आपके पास रहता है, इसलिए व्याख्या पूरी तरह सही न हो तो भी कुछ खोता नहीं है।
उदाहरण: =IFERROR(VLOOKUP(F2,Rates!A:B,2,FALSE),0). एक अच्छी व्याख्या यह बताती है कि यह Rates शीट के पहले कॉलम में F2 का कोड खोजता है, दूसरे कॉलम से उससे मेल खाने वाला मान लौटाता है, बिल्कुल सटीक मिलान माँगता है और कुछ भी गड़बड़ होने पर 0 लौटाता है। इसके बाद पूछने वाला अहम सवाल आखिरी हिस्से से जुड़ा है: क्या 0 लौटाने से दर का न मिलना छिप जाता है? अक्सर ऐसा ही होता है, जिसका मतलब है कि कोई अपरिचित कोड बिना किसी चेतावनी के शून्य शुल्क बन जाता है। टूल से ऐसा संस्करण माँगें जो इसके बजाय कोई स्पष्ट संकेत लौटाए, जैसे दर नहीं मिली, और तय करें कि आप वास्तव में कौन-सा व्यवहार चाहते हैं।
देखना चाहते हैं कि यह किसी भूमिका से कैसे जुड़ता है?
टीम के लिए नियोजित परीक्षण के बारे में जानें ↗स्प्रेडशीट के डेटा को साफ़ करने में AI कैसे मदद कर सकता है?
AI डेटा साफ़ करने के चरण और उसके लिए सूत्र सुझाने में अच्छा है, जैसे अतिरिक्त खाली जगह हटाना, पूरे नाम को दो कॉलम में बाँटना, क्षेत्रों के नामों में एकरूपता लाना या पाठ के रूप में दर्ज तारीखों को तारीख के प्रारूप में बदलना। पहले उससे चरण सुझाने को कहें, फिर उन्हें मूल शीट पर नहीं, उसकी एक प्रति पर लागू करें।
सफ़ाई के बाद गिनती जाँचें। पंक्तियों की संख्या पहले जितनी ही होनी चाहिए, जब तक कि आपका इरादा कुछ पंक्तियाँ हटाने का न रहा हो। साफ़ किए गए कॉलम में अलग-अलग मानों की संख्या तर्कसंगत होनी चाहिए: अगर आपने क्षेत्रों के नाम एक समान किए हैं, तो अपेक्षा के अनुसार कुछ ही नाम होने चाहिए, दर्जनों नहीं। पहले गड़बड़ी वाली कुछ पंक्तियाँ चुनकर जाँचें कि अब वे सही हैं।
एक प्रति पर काम करें
जब तक साफ़ किए गए संस्करण की जाँच न हो जाए, मूल डेटा में कोई बदलाव न करें।
कार्रवाई से पहले चरण पूछें
Copilot में, योजना मोड या चैट मोड से आप कार्यपुस्तिका में बदलाव होने से पहले तरीके की समीक्षा कर सकते हैं।
पहले और बाद में गिनें
पंक्तियों की संख्या और अलग-अलग मानों में बदलाव केवल आपकी मंशा के अनुसार होना चाहिए।
मुश्किल पंक्तियों में से कुछ चुनकर जाँचें
जिन पंक्तियों में समस्याएँ थीं, उन्हें देखें और पुष्टि करें कि हर समस्या सही ढंग से ठीक हो गई है।
क्या आप ChatGPT में स्प्रेडशीट डाल सकते हैं?
कई सहायकों में आप डेटा चिपका सकते हैं या फ़ाइल अपलोड कर सकते हैं, लेकिन आपको ऐसा करना चाहिए या नहीं, यह इस पर निर्भर करता है कि शीट में क्या है और आपकी कंपनी ने किसकी मंज़ूरी दी है। ग्राहकों के नाम, वेतन या ग्राहकों की वित्तीय जानकारी वाली स्प्रेडशीट आम तौर पर किसी गैर-स्वीकृत टूल में नहीं चिपकानी चाहिए। अक्सर आपको असली डेटा की ज़रूरत ही नहीं होती: कॉलम का विवरण दें और उसी प्रारूप में मनगढ़ंत मानों की पाँच पंक्तियाँ चिपकाएँ, फ़ॉर्मूला लें, फिर उसे असली शीट पर ख़ुद लागू करें।
Excel में Copilot जैसे अंतर्निहित सहायक उसी फ़ाइल में काम करते हैं, जो अधिक सुविधाजनक हो सकता है। लेकिन सवाल वही है: क्या इस डेटा के लिए यह टूल स्वीकृत है? वास्तविक आँकड़े इस्तेमाल करने से पहले अपनी कंपनी की AI नीति जाँचें।
क्या AI, Excel के कौशल की जगह ले लेगा?
नहीं। AI यह बदलता है कि Excel के कौन-से कौशल सबसे ज़्यादा मायने रखते हैं, लेकिन उनकी ज़रूरत खत्म नहीं करता। आपको इतना जानना चाहिए कि शीट की बनावट सटीक ढंग से बता सकें, पहचान सकें कि कोई फ़ॉर्मूला डेटा के अनुकूल नहीं है, और किसी स्वतंत्र तरीके से परिणाम की जाँच कर सकें। जो व्यक्ति SUMIF और SUMIFS में अंतर नहीं समझता, वह सहायक से सही फ़ॉर्मूला तो पा सकता है, लेकिन यह नहीं पहचान सकता कि उसे गलत फ़ॉर्मूला मिला है।
जिन कौशलों का प्रशिक्षण देना उपयोगी है, वे इस मार्गदर्शिका में दिए गए हैं: किसी शीट का सटीक वर्णन करना, किसी सूत्र को हाथ से की गई गणना से मिलाकर परखना, असामान्य स्थितियों के बारे में पूछना और मूल डेटा की एक अपरिवर्तित प्रति रखना।
स्प्रेडशीट में आपको AI पर कब भरोसा नहीं करना चाहिए?
वित्तीय रिपोर्टिंग, वेतन गणना, कर, ग्राहकों को बताई जाने वाली कीमतों या ऐसे किसी आँकड़े के लिए AI से बने सूत्रों पर भरोसा न करें जिसे कोई और मंज़ूरी देगा, जब तक किसी सक्षम व्यक्ति ने सूत्र की जाँच और परीक्षण न किया हो। मसौदा बनाने और समझाने के लिए AI का इस्तेमाल करें, फिर किसी भी दूसरे सूत्र की तरह उसकी समीक्षा करें। बहुत बड़े या व्यवसाय के लिए अत्यंत महत्वपूर्ण गणना मॉडलों की समीक्षा के लिए अब भी स्प्रेडशीट मॉडल बनाने का अनुभव रखने वाला व्यक्ति ही उपयुक्त है।
जब समस्या फ़ॉर्मूले के बजाय डेटा में हो, तब भी AI से खास मदद नहीं मिलती। अगर इस पर सहमति नहीं है कि किसे कार्यशाला माना जाए, या बिलों की प्रविष्टियाँ एक समान तरीके से नहीं की जातीं, तो पहले प्रक्रिया ठीक करें।
स्रोत और दायरा
Microsoft सहायता, Excel में Copilot के साथ शुरुआत करें, देखने की तारीख 16 October 2026 ↗
Microsoft सहायता, COPILOT फ़ंक्शन, देखने की तारीख 16 October 2026 ↗