મોટાભાગના ડૅશબોર્ડ નિર્ણયો બદલવામાં નિષ્ફળ કેમ જાય છે?
મોટાભાગનાં ડૅશબોર્ડ નિષ્ફળ જાય છે કારણ કે તેમાં માપી શકાય તેવું બધું જ બતાવવામાં આવે છે, એટલે કયા આંકડાઓના આધારે પગલાં લેવાની જરૂર છે તે કોઈને દેખાતું નથી. વળી, ઘણા આલેખો માટે કોઈ જવાબદાર વ્યક્તિ કે લક્ષ્ય નક્કી હોતું નથી, જેનાથી સમજાય કે કોઈ ફેરફાર સારો છે કે ખરાબ.
45 કર્મચારીઓ ધરાવતી એક કાલ્પનિક વ્યાવસાયિક સફાઈ કંપની, બ્રાઇટસ્ટેપ ફેસિલિટીઝનો વિચાર કરો. સંચાલન નિયામક અમારાને અગાઉથી તૈયાર કરેલું એક ડૅશબોર્ડ મળે છે, જેમાં ચાર ટૅબમાં 34 ચાર્ટ છે. સોમવારની બેઠકની તેની નોંધોમાં લખ્યું છે: 'કોઈ ટૅબ 1થી આગળ જોતું નથી. આવકનો ચાર્ટ માસિક છે, ફરિયાદોનો ચાર્ટ સાપ્તાહિક છે, સરખામણી થઈ શકતી નથી. ગુમાવેલા ગ્રાહકની ત્રણ અલગ વ્યાખ્યાઓ છે. ક્યાંય કોઈ લક્ષ્યાંક નથી. વેચાણ ટીમે પૂછ્યું કે કામોની સંખ્યા કેમ ઘટી અને કોઈને ખબર નહોતી કે આ ચિંતાજનક છે કે નહીં.' તેને એવી એક સ્ક્રીન જોઈએ છે જેનો ઉપયોગ સંચાલન ટીમ દર અઠવાડિયે શું કરવું તે નક્કી કરવા માટે કરે.
ડૅશબોર્ડ માટે મુખ્ય કામગીરી સૂચકાંકો ક્રમશઃ કેવી રીતે પસંદ કરવા?
KPI પસંદ કરવા માટે ટીમ કયા નિર્ણયો લે છે ત્યાંથી શરૂઆત કરો. પછી દરેક નિર્ણયને બદલી શકે એવાં એક કે બે માપદંડ પસંદ કરો અને દરેક માટે જવાબદાર વ્યક્તિ, વ્યાખ્યા અને લક્ષ્ય નક્કી કરો. નીચેના પગલાં ઇરાદાપૂર્વક યાદી ટૂંકી રાખે છે.
1. વારંવાર લેવાના નિર્ણયો યાદીબદ્ધ કરો
બ્રાઇટસ્ટેપમાં: આવતા મહિને કેટલા સફાઈ કર્મચારીઓને ફરજ પર મૂકવા, કયા ગ્રાહકોને સેવા અંગે ફોન કરવાની જરૂર છે, વેચાણના પ્રયત્નો ક્યાં કેન્દ્રિત કરવા અને ગુણવત્તા ઘટી રહી છે કે નહીં.
2. દરેક નિર્ણય માટે એક માપદંડ પસંદ કરો
દરેક નિર્ણય માટે, કયો આંકડો તે નિર્ણય બદલી શકે તે પસંદ કરો. કુલ ચારથી સાત KPI રાખવાનું લક્ષ્ય રાખો. જે માહિતી કોઈ નિર્ણય લેવામાં ઉપયોગી ન હોય તે અહેવાલમાં હોવી જોઈએ, ડૅશબોર્ડ પર નહીં.
3. આગોતરા અને પરિણામલક્ષી સૂચકોને સાથે રાખો
પાછળથી પરિણામ દર્શાવતા સૂચકો, જેમ કે માસિક આવક કે ગુમાવેલા ગ્રાહકો, જે થઈ ચૂક્યું છે તેની પુષ્ટિ કરે છે. અગાઉથી સંકેત આપતા સૂચકો, જેમ કે આ અઠવાડિયે મોકલેલાં ભાવપત્રકો કે ચૂકી ગયેલી મુલાકાતો, વહેલા બદલાય છે અને પગલાં લેવાનો સમય આપે છે. પાછળથી પરિણામ દર્શાવતા દરેક KPI સાથે ઓછામાં ઓછો એક અગાઉથી સંકેત આપતો સૂચક હોવો જોઈએ.
4. દરેક KPIની વ્યાખ્યા એક જ વાર નક્કી કરો
એક વ્યાખ્યા, ડેટાનો સ્રોત, તે કેટલી વાર અપડેટ થાય છે અને તેના માટે કોણ જવાબદાર છે તે લખો. દરેક માટે 'ગ્રાહક ગુમાવ્યો'નો અર્થ છે કે કરાર સમાપ્ત થયો અને 30 દિવસમાં તેનું નવીનીકરણ થયું નહીં.
5. લક્ષ્ય અથવા મર્યાદા નક્કી કરો
લક્ષ્ય વગરની સંખ્યા કોઈને કહી શકતી નથી કે પગલાં લેવાં જોઈએ કે નહીં. દરેક KPI માટે લક્ષ્ય અને ચેતવણી આપવાની સીમા ઉમેરો.
KPI ડૅશબોર્ડની ગોઠવણી કેવી હોવી જોઈએ?
KPI ડૅશબોર્ડમાં મુખ્ય માપદંડો સૌથી ઉપર ગોઠવો, દરેકને તેના લક્ષ્ય અને અગાઉના સમયગાળાની સરખામણીમાં દર્શાવો, તેમને સમજાવતા અગાઉથી સંકેત આપતા સૂચકો નીચે રાખો અને વિગત માત્ર એક ક્લિકથી મળી શકે તેવી રાખો. એક જ હરોળમાં સમાન સમયગાળો વાપરો જેથી આંકડાઓની સરખામણી કરી શકાય.
છેલ્લા અપડેટની તારીખ, ડેટાનો સ્રોત અને જાણીતી મર્યાદાઓ વિશે ટૂંકી નોંધ બતાવો, ઉદાહરણ તરીકે '3 Novemberથી માત્ર ફોન દ્વારા નોંધાયેલી ફરિયાદો'. યુકેની આંકડાકીય નિયમન કચેરીનું જાહેર ક્ષેત્રનાં ડૅશબોર્ડ અંગેનું માર્ગદર્શન આવી જ પદ્ધતિઓ સૂચવે છે, જેમ કે ડેટાના સ્રોતની સ્પષ્ટ લિંક્સ, ખૂબીઓ અને મર્યાદાઓની માહિતી તથા જાહેર કરેલું અપડેટ સમયપત્રક. આ પદ્ધતિઓ ખાનગી ટીમો માટે પણ એટલી જ ઉપયોગી છે. તપાસો કે સ્થિતિ દર્શાવવા માટે માત્ર રંગનો જ ઉપયોગ ન થતો હોય, જેથી ડૅશબોર્ડ સૌને સમજાય તેવું રહે.
KPIનો નબળો અને સુધારેલો સમૂહ કેવો હોય છે?
નબળા સંસ્કરણમાં બધા 34 આલેખ રાખવામાં આવે છે અને 'ટોચના 10' નામની ટૅબ ઉમેરવામાં આવે છે. સોમવારની બેઠકમાં હજી પણ આંકડાનો અર્થ શું છે તેની જ ચર્ચા થાય છે.
સુધારેલા સંસ્કરણમાં એક સ્ક્રીન પર છ KPI છે. ઉપરની હરોળમાં, પરિણામ દર્શાવતા માપદંડ: લક્ષ્ય સામે માસિક આવર્તક આવક; આ ત્રિમાસિકમાં ગુમાવેલા ગ્રાહકો. બીજી હરોળમાં, આગોતરા સંકેત આપતા માપદંડ: 25 ના લક્ષ્ય સામે આ અઠવાડિયે મોકલેલા ભાવપત્રકો; આ અઠવાડિયે ચૂકી ગયેલી કે મોડી થયેલી મુલાકાતો, મર્યાદા 3%; પાંચ દિવસથી વધુ જૂની વણઉકેલાયેલી ફરિયાદો; આવતા મહિને બુક થયેલા કલાકો સામે સફાઈ કર્મચારીઓના ફાળવેલા કલાકો. દરેક ખાનામાં જવાબદાર વ્યક્તિના નામના આદ્યાક્ષરો અને વિગતની કડી છે. જ્યારે કામની સંખ્યા ઘટી, ત્યારે ટીમ જોઈ શકી કે વેચાણ વિભાગમાં ખાલી જગ્યા હોવાના કારણે ત્રણ અઠવાડિયાં પહેલાં ભાવપત્રકો ઘટ્યાં હતાં; આ એવું કારણ હતું જેના પર તેઓ પગલું લઈ શકતા હતા.
ડેશબોર્ડ માટેની ટિપ્પણીઓનો મુસદ્દો તૈયાર કરવા અને તેને ચકાસવા AI નો ઉપયોગ કેવી રીતે કરવો?
ડૅશબોર્ડની નીચેની ટૂંકી લેખિત ટિપ્પણીનો મુસદ્દો બનાવવા AI ને આંકડા, વ્યાખ્યાઓ અને લક્ષ્યો આપો. તેને લક્ષ્ય અને અગાઉના સમયગાળાની સરખામણીમાં થયેલા ફેરફારો વર્ણવવા કહો, પણ તે જોઈ ન શકે તેવાં કારણો સમજાવવા ન કહો. પછી તેણે આપેલો દરેક આંકડો ડૅશબોર્ડ સાથે ચકાસો.
AIના મુસદ્દામાં ઘણી વાર 'મોસમી માગને કારણે આવક ઘટી' જેવાં વિશ્વસનીય લાગતાં કારણો ઉમેરાય છે, જેની કોઈએ ચકાસણી કરી નથી. સહાયકને કહો કે કોઈ પણ ખુલાસાને KPI માટે જવાબદાર વ્યક્તિને પૂછવાના પ્રશ્ન તરીકે ચિહ્નિત કરે. તમારા નોકરીદાતાએ મંજૂર ન કરેલા ટૂલમાં ગ્રાહકોનાં નામ કે વ્યક્તિગત ડેટા પેસ્ટ ન કરો; ટિપ્પણી માટે કુલ આંકડા અને વ્યાખ્યાઓ પૂરતાં છે.
ડૅશબોર્ડ તેનો હેતુ પૂરો કરે છે કે નહીં તે કેવી રીતે ચકાસવું?
એક મહિના પછી ડૅશબોર્ડ તપાસતી વખતે પૂછો કે તેના કારણે કયા નિર્ણયો બદલાયા. જો કોઈ KPI એ એક પણ પ્રશ્ન કે કાર્યવાહી માટે પ્રેરણા આપી ન હોય, તો તેને બદલો. ખાતરી કરો કે દરેક ખાના માટે જવાબદાર વ્યક્તિ, વ્યાખ્યા અને લક્ષ્યાંક નક્કી છે, બધી પંક્તિઓમાં સમયગાળા મેળ ખાય છે અને AI ની ટિપ્પણીમાં સ્ક્રીન પર ન હોય એવો કોઈ આંકડો કે કારણ નથી.
ડૅશબોર્ડ અને મુખ્ય કામગીરી સૂચકોના ઉપયોગમાં થતી સામાન્ય ભૂલો કઈ છે?
સૌથી સામાન્ય ભૂલ એ છે કે નિર્ણય માટે ઉપયોગી બાબતોને બદલે સરળતાથી ગણી શકાય તેવી બાબતોનું માપન કરવું. અન્ય ભૂલો: ફક્ત પરિણામ પછી દેખાતાં માપદંડ રાખવા, જેથી સમસ્યા સુધારવાનો સમય વીતી ગયા પછી દેખાય; એક જ KPIની ઘણી વ્યાખ્યાઓ; કોઈ લક્ષ્ય નહીં; એક જ પંક્તિમાં સાપ્તાહિક અને માસિક આંકડા ભેળવવા; અને KPI સાથે એટલું મોટું પ્રોત્સાહન જોડવું કે લોકો પરિણામને બદલે આંકડો સુધારે, જેમ કે લક્ષ્ય પૂરું કરવા ફરિયાદો વહેલી બંધ કરી દેવી.
Tosheo.aiમાં આ પાઠ ક્યાં આવે છે?
આ પાઠ ડેટા વિજ્ઞાન અભ્યાસક્રમની ડેટા વિજ્ઞાન અને વિશ્લેષણ શ્રેણીનો છે અને સહસંબંધ તથા કારણ-પરિણામના સંબંધ અંગેના પાઠ પછી આવે છે. Tosheo.aiમાં પ્રાયોગિક કાર્ય તમને એક કાલ્પનિક, માહિતીથી ભરચક ડૅશબોર્ડને ઘટાડીને નિર્ણય માટે જરૂરી KPIના સમૂહમાં ફેરવવા અને AIની મદદથી ટિપ્પણીઓ લખવા કહે છે. ગુણાંકન માર્ગદર્શિકા મુજબનો પ્રતિસાદ લક્ષ્યો, વ્યાખ્યાઓ અને કારણ અંગેના કોઈ પણ આધારવિહોણા દાવા તપાસે છે. આ વિશ્લેષકો અને સંચાલકો માટેનો વ્યાવસાયિક પાયો છે, કોઈ ચોક્કસ વ્યવસાયિક માહિતી વિશ્લેષણ ઉત્પાદનનો અભ્યાસક્રમ નથી.