કાર્યસ્થળે AI: તેનો ઉપયોગ કેવી રીતે થાય છે, તે શું બદલે છે અને કર્મચારીઓ શું પૂછી શકે

કાર્યસ્થળે AIનો ઉપયોગ કેવી રીતે થાય છે?

કાર્યસ્થળે AI નો મોટાભાગનો ઉપયોગ વ્યક્તિગત કર્મચારીઓ લખાણ તૈયાર કરવા માટે કરે છે: ઇમેઇલ અને દસ્તાવેજોના મુસદ્દા બનાવવા, મીટિંગ અને લાંબા અહેવાલોના સારાંશ બનાવવા, જુદા વાચકવર્ગ માટે ફરી લખવું અને માહિતી સમજાવવી. UK સરકારના AI અપનાવવા અંગેના સંશોધનમાં, AI નો ઉપયોગ કરતા 85% વ્યવસાયોએ જણાવ્યું હતું કે તેઓ કુદરતી ભાષા પર પ્રક્રિયા અને લખાણ નિર્માણનો ઉપયોગ કરે છે, અને સૌથી સામાન્ય વ્યવસાયિક ક્ષેત્રો માર્કેટિંગ, વહીવટ અને માહિતી ટેકનોલોજી હતાં. આ આંકડા UK ના વ્યવસાયોએ 2025 ની શરૂઆતમાં પોતે આપેલી માહિતી પર આધારિત છે.

વપરાશનો એક નાનો હિસ્સો અન્ય સોફ્ટવેરમાં સમાવિષ્ટ AIનો હોય છે, જેમ કે સહાય કેન્દ્રમાં સૂચવેલા જવાબો, બેઠકનું લિપ્યંતરણ કે સ્પ્રેડશીટનાં સૂત્રોમાં મદદ. તેનાથી પણ નાનો હિસ્સો લોકો વિશે નિર્ણયો લેતા કે તેમને આકાર આપતા AIનો હોય છે, જેમ કે અરજીઓની છટણી કે પાળીઓનું આયોજન. આ છેલ્લી શ્રેણી નિષ્પક્ષતા, પારદર્શિતા અને રોજગાર કાયદા વિશે સૌથી અઘરા પ્રશ્નો ઊભા કરે છે અને પ્રથમ શ્રેણી કરતાં ઘણી વધુ સાવચેતી માગે છે.

કાર્યસ્થળે AIના ઉપયોગનાં કેટલાંક ઉદાહરણો કયાં છે?

રોજિંદાં ઉદાહરણો સામાન્ય લાગે છે, અને તેથી જ તે ઉપયોગી છે. નીચેના દરેક ઉદાહરણમાં કાર્ય સાથે તેને સુરક્ષિત રાખવા માટે વ્યક્તિએ કરવાની તપાસ પણ આપી છે.

કાર્યસ્થળે AIના ફાયદા અને ગેરફાયદા શું છે?

ફાયદા એ છે કે પ્રથમ મુસદ્દા ઝડપથી તૈયાર થાય છે, લાંબી સામગ્રીનો સાર ઝડપથી મળે છે અને જેમને લખવામાં વધુ સમય લાગે છે તેમને મદદ મળે છે. ગેરફાયદા છે: આત્મવિશ્વાસથી રજૂ કરેલી ભૂલો, સંવેદનશીલ માહિતી ખોટા સાધનમાં જવી, વધુ પડતી નિર્ભરતા અને AIનો પોતાની નોકરી માટે શું અર્થ થાય છે તે અંગે કર્મચારીઓમાં ચિંતા. બંને યાદીઓ વાસ્તવિક છે અને સમજદારીપૂર્વકના અમલીકરણમાં બંને માટે આયોજન થાય છે.

જોખમોની વાત કરીએ તો, NISTની જનરેટિવ AI પ્રોફાઇલમાં જનરેટિવ AIને લગતાં વિશિષ્ટ જોખમોમાં મનઘડંત માહિતી આપવી (આત્મવિશ્વાસપૂર્વક જણાવેલી પણ ખોટી સામગ્રી), ડેટાની ગોપનીયતા, હાનિકારક પક્ષપાત અને માનવ-AI વ્યવસ્થા દર્શાવ્યાં છે. આ વ્યવસ્થામાં વધુ પડતો આધાર અને સ્વચાલિત પ્રણાલીના જવાબોને સાચા માની લેવાનો પક્ષપાત સામેલ છે. કર્મચારીઓના અભિપ્રાય અંગે, માર્ચ અને એપ્રિલ 2025માં YouGov દ્વારા ગ્રેટ બ્રિટનમાં 1,023 કર્મચારીઓ વચ્ચે કરાયેલા Acasના સર્વેક્ષણમાં કાર્યસ્થળે AI વિશેની તેમની સૌથી મોટી ચિંતા પૂછવામાં આવી હતી: 26%એ નોકરીઓ જવાની, 17%એ AI ભૂલો કરવાની અને 15%એ AIનું નિયમન ન હોવાની ચિંતા જણાવી, જ્યારે 17%એ કહ્યું કે તેમને કોઈ ચિંતા નથી. કોષ્ટકમાં લાભ અને મર્યાદાઓ બાજુબાજુ દર્શાવ્યાં છે.

કાર્યસ્થળે AIનો ઉપયોગ શરૂ કરતાં પહેલાં નોકરીદાતાઓએ શું કરવું જોઈએ?

નોકરીદાતાઓએ સ્પષ્ટ નિયમો નક્કી કરવા જોઈએ, શરૂઆતથી જ કર્મચારીઓ સાથે પરામર્શ કરવો જોઈએ, તેઓ ખરેખર જે કાર્યો કરવાના છે તેની તાલીમ આપવી જોઈએ અને પરિણામોની માનવીય તપાસ જાળવી રાખવી જોઈએ. Acas નોકરીદાતાઓને કામના સ્થળે AI માટે સ્પષ્ટ નીતિઓ ઘડવાની અને કર્મચારીઓ તથા તેમના પ્રતિનિધિઓ સાથે પરામર્શ કરવાની સલાહ આપે છે, ખાસ કરીને જ્યાં AIને કારણે ભૂમિકાઓમાં કામ કરવાની રીત બદલાવાની હોય. તે નોંધે છે કે જવાબદારીઓમાં ફેરફાર થવાથી નિયમો અને શરતોમાં સુધારો કરવો પડી શકે છે. તે પરિણામોની ચોકસાઈ, ભાષાનો સૂર અને પક્ષપાત તપાસવાની, AIનો ઉપયોગ થયો હોય ત્યારે તેનો ઉલ્લેખ કરવાની અને હાલની ડેટા ગોપનીયતા નીતિઓ લાગુ રાખવાની પણ સલાહ આપે છે.

જો તમે યુરોપિયન સંઘમાં કામ કરો છો અથવા ત્યાંના ગ્રાહકોને સેવા આપો છો, તો AI કાયદાની AI સાક્ષરતા અંગેની જોગવાઈ ધ્યાનમાં લો. યુરોપિયન આયોગના AI સાક્ષરતા અંગેના પ્રશ્નોત્તરીમાં જણાવાયું છે કે કલમ 4 2 ફેબ્રુઆરી 2025થી લાગુ છે, AI પ્રણાલીઓના પ્રદાતાઓ અને તેને અમલમાં મૂકનારાઓએ પોતાના કર્મચારીઓની AI સાક્ષરતા વધારવા માટે પગલાં લેવાં જરૂરી છે, પ્રમાણપત્ર જરૂરી નથી, અને જુલાઈ 2026ના મધ્યમાં ડિજિટલ ઓમ્નિબસ દ્વારા તેમાં સુધારો કરવામાં આવ્યો હતો, જેમાં AI સાક્ષરતાની જવાબદારી યથાવત્ છે પરંતુ કોઈ 'પૂરતું' સ્તર નક્કી કરાયું નથી. તેમાં એવી ચેતવણી પણ છે કે કર્મચારીઓને માત્ર ઉપયોગની સૂચનાઓ વાંચવાનું કહેવું અસરકારક ન પણ હોય. આ પૃષ્ઠ સામાન્ય માહિતી આપે છે, કાનૂની સલાહ નહીં; તમારી સંસ્થા માટે સલાહ લો.

શું કાર્યસ્થળે તમને AI વાપરવાની ફરજ પાડી શકાય છે, અને શું તમે ના પાડી શકો છો?

નોકરીદાતા તમને AI સાધન વાપરવાનું ફરજિયાત કહી શકે કે નહીં તે તમારા કરાર, આપવામાં આવેલી સૂચના, તેનાથી તમારી ભૂમિકામાં થતા ફેરફાર અને તમે જ્યાં કામ કરો છો ત્યાંના રોજગાર કાયદા પર આધાર રાખે છે, એટલે તેનો એક જ જવાબ નથી. ઘણા કિસ્સાઓમાં નોકરીદાતા કામના ભાગરૂપે કર્મચારીઓને નવું સોફ્ટવેર વાપરવાનું વાજબી રીતે કહી શકે છે, જેમ કે નવું CRM રજૂ કરવામાં આવે ત્યારે. જ્યાં AIથી ફરજોમાં નોંધપાત્ર ફેરફાર થાય છે, ત્યાં પરામર્શ કરવાની અને જરૂર પડે તો નિયમો અને શરતોમાં સુધારો કરવાની Acasની સલાહ લાગુ પડે છે.

જો તમને કોઈ ચિંતા હોય, તો તેને ચોક્કસ રીતે વ્યક્ત કરો. 'મને વ્યક્તિગત ChatGPT ખાતામાં ગ્રાહકના કરારો પેસ્ટ કરવા યોગ્ય લાગતા નથી' એવી ચિંતા છે જેના પર તમારા નોકરીદાતા પગલાં લઈ શકે; 'મને AI ગમતું નથી'નો ઉકેલ લાવવો વધુ મુશ્કેલ છે. કયાં સાધનો મંજૂર છે, કયો ડેટા દાખલ કરી શકાય, પરિણામ કોણ તપાસે છે અને કઈ તાલીમ ઉપલબ્ધ છે તે પૂછો. જો મતભેદ ગંભીર બને, તો યુકેમાં Acas, અથવા રોજગાર સલાહકાર કે કર્મચારી સંઘના પ્રતિનિધિ મદદ કરી શકે છે. આ સામાન્ય માહિતી છે, કાનૂની સલાહ નહીં.

સાવચેતીપૂર્વક કરાવેલો પરિચય કેવો હોય?

ક્વોરી સ્ટ્રીટ સ્ટુડિયો એ 18-વ્યક્તિઓની એક કાલ્પનિક ડિઝાઇન એજન્સી છે. સહાયકને મંજૂરી આપતાં પહેલાં, મેનેજિંગ ડિરેક્ટર ટીમની 30-મિનિટની બેઠક યોજે છે. તેઓ સમજાવે છે કે આ શા માટે કરાઈ રહ્યું છે (દરખાસ્તોનું લખાણ તૈયાર કરવામાં વરિષ્ઠ ડિઝાઇનરોની સાંજ પસાર થઈ જાય છે), શેને મંજૂરી છે (વ્યવસાયિક સબ્સ્ક્રિપ્શનવાળો એક સહાયક, બે કાર્યો: કૉલના સંક્ષિપ્ત અહેવાલ પરથી દરખાસ્તનું લખાણ તૈયાર કરવું અને ક્લાયન્ટના પ્રતિસાદના તબક્કાઓનો સારાંશ બનાવવો), શેને મંજૂરી નથી (ક્લાયન્ટની ફાઇલો નહીં, કર્મચારીઓને લગતી બાબતો પર કામ નહીં, ક્લાયન્ટની સંમતિ વિના તેમને સોંપવાના કામમાં AIથી બનાવેલી છબીઓ નહીં) અને આ ફેરફારના ભાગરૂપે કોઈની નોકરીની ભૂમિકા દૂર કરવામાં આવી રહી નથી.

એક જુનિયર ડિઝાઇનર ચિંતા વ્યક્ત કરે છે: ગ્રાહકો ક્યારેક ગોપનીયતા કરાર હેઠળ કામ મોકલે છે. તેથી નિયમ બને છે: 'જો કામની રૂપરેખા ગોપનીયતા કરાર હેઠળ હોય, તો તેના માટે સહાયકનો ઉપયોગ ન કરો'. એક મહિના પછી સમીક્ષામાં જાણવા મળે છે કે પ્રસ્તાવ તૈયાર કરવાનું કાર્ય સારી રીતે ચાલી રહ્યું છે, પરંતુ પ્રતિસાદના સારાંશોમાં સૂક્ષ્મ વિગતો છૂટી જાય છે. તેથી બીજું કાર્ય બદલાઈને આ બને છે: 'સારાંશ બનાવો, પછી જવાબ આપતાં પહેલાં ગ્રાહક ખાતાના વડા મૂળ પ્રતિસાદ વાંચે'. પરામર્શમાં એક બેઠક થઈ અને તેમાંથી બે એવા નિયમો બન્યા જેનો વિચાર સંચાલક નિર્દેશકને એકલા ન આવ્યો હોત.

કામકાજમાં AI નો વધુ ઉપયોગ ક્યારે ખોટો ઉપાય બને છે?

જ્યારે સમસ્યા અસ્પષ્ટ પ્રક્રિયા, નિપુણતાનો અભાવ કે ઓછા વિશ્વાસની હોય, ત્યારે AIનો વધુ ઉપયોગ તેને વકરાવે છે. સારો પ્રસ્તાવ કેવો હોવો જોઈએ તે અંગે જ ટીમમાં સહમતી ન હોય, તો કોઈ સહાયક એ સમસ્યા ઉકેલી શકતો નથી; તે એવા મુસદ્દા વધુ ઝડપથી તૈયાર કરશે જેના પર કોઈ સહમત ન હોય. અને જો કર્મચારીઓને પોતાની નોકરીની ચિંતા હોય, તો સ્પષ્ટ વાતચીત કર્યા વિના વધુ સાધનો આપવાથી ચિંતા ઘટશે નહીં, વધશે.

ભરતી, કામગીરી અને શિસ્ત જેવા લોકો વિશેના નિર્ણયોમાં સૌથી વધુ સાવચેતી જરૂરી છે. આ નિર્ણયો સામાન્ય સહાયકને સોંપશો નહીં, અને આ માટે કોઈ વિશિષ્ટ સાધન વાપરતાં પહેલાં તમારી કાનૂની સ્થિતિ તપાસો.

કર્મચારીઓએ કામમાં AIનો ઉપયોગ કેવી રીતે શીખવો જોઈએ?

કર્મચારીઓ માત્ર સામાન્ય પરિચય કરતાં સ્પષ્ટ નિયમો અને પરિણામ પરના પ્રતિસાદ સાથે પોતાનાં કાર્યો પર વધુ સારી રીતે શીખે છે. CIPDએ AI અજમાવવા માટે સલામત વાતાવરણ ઊભું કરવામાં અને કાર્યના કયા તબક્કે માનવીય દેખરેખ જરૂરી છે તે ઓળખવામાં માનવ સંસાધન વ્યાવસાયિકોની ભૂમિકા પર ભાર મૂક્યો છે. AI સાક્ષરતા અંગેની અમારી માર્ગદર્શિકા વધુ વ્યાપક પાયો સમજાવે છે.

Tosheo.ai 5 થી 200 લોકોની ટીમોને ભૂમિકા-વિશિષ્ટ અભ્યાસ કરાવવા માટે વિકસાવવાની પ્રક્રિયામાં છે, જેમાં દરેક પાઠના અંતે વાસ્તવિક AI સાધન વડે પ્રત્યક્ષ કાર્ય કરવાનું હોય અને દેખાતા મૂલ્યાંકન માપદંડોના આધારે ગુણ આપવામાં આવે. મેનેજરોને કૌશલ્યની પ્રગતિ અને પૂર્ણતા દેખાય, મૂળ ચેટ રેકોર્ડ ક્યારેય નહીં, એવું આયોજન છે. તેનું નિર્માણ હજી શરૂ થયું નથી; આયોજન હેઠળની કિંમતો કિંમતના પાને છે.

સ્રોતો અને વ્યાપ

DSIT, AI અપનાવવા અંગેનો સંશોધન અહેવાલ (ક્ષેત્રીય કાર્ય ફેબ્રુઆરીથી મે 2025), જાન્યુઆરી 2026માં પ્રકાશિત ↗

NIST, AI 600-1 જનરેટિવ AI પ્રોફાઇલ, July 2024 ↗

Acas, 4માંથી 1 કર્મચારીને ચિંતા છે કે AIને કારણે નોકરીઓ જશે, 28 એપ્રિલ 2025 ↗

Acas, ત્રીજા ભાગના નોકરીદાતાઓ માને છે કે AI ઉત્પાદકતા વધારશે, 15 મે 2025 ↗

યુરોપીય આયોગ, AI સાક્ષરતા: પ્રશ્નો અને જવાબો, 27 July 2026ના રોજ સુધારેલ ↗

CIPD, કાર્યસ્થળે AIના સલામત અને નૈતિક ઉપયોગ માટેના સિદ્ધાંતો અને માર્ગદર્શન, 19 ફેબ્રુઆરી 2024 ↗