什么是 AI 工作流？
AI 工作流程是针对重复性任务编写的书面操作规程，其中一个或多个步骤由 AI 工具完成，其余步骤（包括检查）由人完成。'每周一，粘贴上周的客服工单，使用已保存的提示词让 AI 归纳主题，对照三份工单样本核查每个主题，然后将摘要发布给团队'就是一个 AI 工作流程。'用 ChatGPT 协助客服工作'则不是。
这个术语也用于指自动化：由软件在应用之间传递数据并调用 AI 模型，无需人工介入。这可能有价值，但属于另一个项目，风险也不同。本页讨论的是大多数团队首先需要的做法：无需代码，每次执行都保留人工核查。手动工作流程可靠运行几周后，你就能判断其中是否有可以安全自动化的环节。
好的 AI 工作流程包含哪些内容？
一套好的AI工作流程应明确六件事：触发条件、输入内容、提示词、检查、审批确认和输出成果。只要其中任何一项仅存在于某个人的脑海里，这个人第一次休假时，流程就会出问题。
触发条件
工作流程何时启动：每周一、收到新的供应商合同时、工单升级处理时。
输入内容
明确说明要输入哪些材料，以及必须先删除哪些内容。'仅输入工单文本，将客户姓名替换为[客户]'是具体要求；'工单'则不是。
提示词
保存的提示词，包含角色、受众、格式和规则，例如“只使用材料中的事实；缺失的内容一律标为[待核实]”。
检查
审核者核实哪些内容，以及如何核实：对照来源核查事实、重新计算数字、对照政策检查承诺，并通过朗读检查语气。
审批
由谁判断输出是否可用，如果不可用又该如何处理。
输出
完成的工作交到哪里、采用什么格式，让下一位接手的人知道会收到什么。
如何逐步构建 AI 工作流？
从你已经能熟练手动完成的任务入手建立工作流程，而不是从工具的功能列表出发。先手动完成任务，才能知道好结果是什么样的，而这正是 AI 版本必须达到的标准。
1. 选择一项重复性任务
选择一项每周或每天都会做、有原始资料和审核人、出错时能在内部发现的工作。
2. 写下你目前的做法
列出步骤、输入内容以及需要检查的事项。这将成为工作流程的框架。
3. 标出可由AI起草的步骤
通常是起草初稿、总结或信息提取。需要判断的环节仍由人来完成。
4. 编写并测试提示词
用三个你已知正确答案的历史案例进行测试。不断调整提示词，直到生成的草稿只需少量修改。
5. 写下检查方法
将测试中修正过的问题整理成简短的检查清单。测试时发现的错误，就是每次都要检查的重点。
6. 交给其他人使用
请一位同事仅依据书面说明执行一遍。他们提出的每个问题，都说明文档中有一处缺漏。
7. 一个月后复盘
查看几份输出、审核人的修改，以及险些出错的情况。决定保留、调整还是停用该工作流程。
实际的 AI 工作流程是什么样的？
北门租赁是一家虚构的 30 人房屋租赁中介。物业经理每逢周五下午都要向房东发送维修进度邮件。该中介将这项工作整理为一个工作流程。触发条件：每周五。输入：从维修管理系统复制的一处房产本周的维修日志条目，将租户姓名替换为 [租户]。提示词：'你正在给房东写一封简短、客观的进度邮件。仅使用下方的日志条目。针对每项维修，说明报修内容、已完成的工作和后续安排。如果日志中没有费用、日期或承包商名称，请写 [待核实]。不要代表中介道歉，也不要承诺完工日期。'
第一次测试就说明了规则为什么重要。没有这些规则时，草稿告诉一位房东，锅炉会'在下周初修好'，但这并未得到任何人确认，还估算维修费用'约为£150'。加入规则后，草稿将锅炉状态列为'已预约工程师上门；完工日期[待核查]'，并省略费用。检查分为三项：每个日期和费用都能在记录中找到依据；不作出承包商尚未确认的承诺；房东姓名和房产地址只在中介自己的邮件系统中添加，绝不输入AI工具。
日常更新由物业经理审批，维修费用超过代理机构审批限额的事项由分店经理审批。工作流程只有一页，存放在共享云盘中。一位新入职的物业经理在第二周仅凭这份文档就正确完成了流程。这才是关键的检验标准。
想看看这与具体岗位有什么联系吗？
了解规划中的团队试用 ↗为什么每个 AI 工作流程都需要人工检查？
因为工具偶尔会自信地给出错误内容，而每周都使用同一工作流程的人，会逐渐不再仔细检查。NIST 的《生成式 AI 概况》描述了“虚构”，即以确信的语气生成错误或虚假的内容，以及“自动化偏见”，即过度信赖自动化系统；该文件指出，后者可能加剧其他风险。书面检查要求可以同时应对这两个问题：它明确告诉审核人要检查什么，也能避免检查变成可做可不做的事。
让核查足够简短，便于每次都执行。三四个具体问题，胜过一份没人能完成的长清单。如果核查比手动完成任务还耗时，这套工作流程就没有节省任何时间，应当重新设计或停用。
哪款 AI 工作流自动化工具最好？
没有普遍适用的最佳工具，而且大多数团队都应先验证手动工作流程确实有效，再选择工具。自动化平台可以连接应用，并按计划调用 AI 模型，省去了复制粘贴，但也省掉了原本供人阅读输出的自然停顿。如果要实现自动化，应在任何内容发给客户之前保留审核步骤，并查明平台会在哪里存储经其传递的数据。
当输入是结构化数据、输出仅供内部使用，且错误容易纠正、纠正成本较低时，自动化更合适，例如给收到的邮件打标签，再交由人工处理。对于未经人工查看就发送消息、更改记录或作出决定的任务，自动化并不合适。
哪些情况下，AI 工作流程并不能解决问题？
如果任务很少发生、输入信息过于敏感，不适合放进已获批准的工具，或者用模板就能完成，就跳过 AI 这一步。每次只改两个字段的标准信函需要的是邮件合并，而不是模型。涉及对具体个人作出判断的任务，例如处理绩效问题，应该由人来做。
如果某个工作流程的产出总是需要审核者从头重写，就停用它。这是有用的信息，并不意味着失败。
如何学会高效运行 AI 工作流？
在真正承担风险之前，让员工用贴近实际的示例练习，并获得反馈。练习检查应与练习编写提示词同样重要：给员工一份故意埋入错误的草稿，例如编造的日期或来源中不存在的费用，看看他们能否发现。我们的提示词模板指南提供了可重复使用的提示词结构。
Tosheo.ai 正围绕这类练习进行设计。规划中的练习场景采用角色扮演形式：学员在贴近真实工作的情境中使用 AI，说明自己修改了什么以及修改原因，再按公开可见的评分标准接受评定。产品尚未开发；计划定价可在定价页面查看。