คู่มือนี้ครอบคลุมและไม่ครอบคลุมอะไรบ้าง?
คู่มือนี้สำหรับสมาชิกทีมการเงินที่ใช้ AI ในงานของตนเอง ได้แก่ นักวิเคราะห์ FP&A ผู้ร่วมวางแผนธุรกิจด้านการเงิน นักบัญชีบริหาร และผู้จัดการฝ่ายการเงินที่จัดทำรายงาน คำอธิบายประกอบ และบทวิเคราะห์ เนื้อหาเกี่ยวกับการร่าง การอธิบาย และการตรวจสอบด้วยเครื่องมือ เช่น ChatGPT, Claude, Gemini หรือ Copilot ใน Excel
เนื้อหานี้ไม่ได้ว่าด้วย AI ในอุตสาหกรรมธนาคารหรือบริการทางการเงิน เช่น การตรวจจับการฉ้อโกง การให้คะแนนเครดิต การซื้อขายด้วยอัลกอริทึม หรือบริการให้คำแนะนำการลงทุนอัตโนมัติ สิ่งเหล่านั้นเป็นผลิตภัณฑ์ที่พัฒนาและกำกับดูแลในฐานะระบบ และมีประเด็นที่ต้องพิจารณาต่างออกไป งานบัญชีและการบันทึกบัญชีมีคู่มือแยกต่างหากตามลิงก์ด้านล่าง เนื้อหาที่นี่ไม่ใช่คำแนะนำด้านการลงทุน ภาษี หรือบัญชี
AI ช่วยทีมการเงินได้มากที่สุดในเรื่องใด?
AI ช่วยได้มากที่สุดในงานอธิบายตัวเลขที่คุณมีอยู่แล้ว มากกว่าการสร้างตัวเลขใหม่ AI ทำงานด้านภาษาและโครงสร้างได้ดี แต่ไม่น่าเชื่อถือในด้านการคำนวณและการระบุสาเหตุที่ตัวเลขเปลี่ยนแปลง.
ร่างคำอธิบายประกอบ
นำตารางผลต่างที่ตรวจสอบแล้วมาร่างคำอธิบายผลการดำเนินงานสำหรับผู้บริหารฉบับแรก จากนั้นคุณแก้ไขและเติมสาเหตุที่ยืนยันแล้วให้ครบถ้วน
ความช่วยเหลือเรื่องสูตร
อธิบายสูตรที่รับช่วงต่อมาด้วยภาษาอังกฤษที่เข้าใจง่าย เสนอโครงสร้างที่เป็นระเบียบขึ้น หรือเขียนสูตรค้นหาค่า แล้วทดสอบกับค่าที่ทราบอยู่แล้ว
บทสรุปเอกสาร
ย่อสัญญา สัญญาเช่า หรือเอกสารเสนอคณะกรรมการที่มีเนื้อหายาว ให้เหลือข้อกำหนดที่สำคัญต่อแบบจำลอง โดยคงเลขข้ออ้างอิงไว้
คำถามสำหรับการทบทวน
ระบุคำถามที่ผู้อำนวยการฝ่ายการเงินซึ่งไม่เชื่ออะไรง่าย ๆ จะถามเกี่ยวกับการพยากรณ์ เพื่อให้คุณเตรียมคำตอบได้
การอธิบายให้เพื่อนร่วมงานที่ไม่ได้ทำงานด้านการเงินเข้าใจ
การเขียนคำอธิบายงบประมาณใหม่สำหรับหัวหน้าแผนกที่ไม่อ่านงบกำไรขาดทุน.
คำอธิบายผลต่างที่เขียนด้วย AI และผ่านการตรวจสอบแล้วมีหน้าตาอย่างไร?
มาร์โลว์เอาต์ดอร์เป็นร้านค้าปลีกอุปกรณ์ตั้งแคมป์สมมติ ชุดรายงานสำหรับผู้บริหารประจำเดือนตุลาคมแสดงรายได้ตามงบประมาณที่ 420 (หน่วยพัน) และรายได้จริงที่ 388 ส่วนค่าใช้จ่ายการตลาดตามงบประมาณอยู่ที่ 60 และค่าใช้จ่ายจริงที่ 71 นักวิเคราะห์วางตารางลงในผู้ช่วยแล้วขอให้เขียน 'บทวิเคราะห์ผลการดำเนินงานเดือนตุลาคม'
ร่างระบุว่ารายได้ลดลงร้อยละ 8.2 'เนื่องจากความต้องการตามฤดูกาลที่ชะลอตัว' ระบุว่าการใช้จ่ายด้านการตลาดเกินงบ 'สะท้อนการลงทุนในแคมเปญฤดูใบไม้ร่วง ซึ่งน่าจะช่วยให้ผลประกอบการเดือนพฤศจิกายนดีขึ้น' และสรุปสถานการณ์โดยรวมว่า 'โดยรวมยังเป็นไปตามแผน' เมื่อคำนวณใหม่พบว่ารายได้ต่ำกว่างบ 32 หรือร้อยละ 7.6 ของงบ ไม่ใช่ 8.2 ค่าใช้จ่ายด้านการตลาดเกินงบ 11 หรือร้อยละ 18.3 ตารางไม่ได้กล่าวถึงปัจจัยตามฤดูกาลหรือแคมเปญฤดูใบไม้ร่วง และข้อความว่า 'น่าจะช่วยให้ผลประกอบการเดือนพฤศจิกายนดีขึ้น' ก็เป็นการคาดการณ์ที่ไม่มีใครให้ไว้
นักวิเคราะห์เขียนคำสั่งใหม่ว่า: 'ใช้เฉพาะตารางนี้ ระบุผลต่างแต่ละรายการทั้งเป็นจำนวนและเปอร์เซ็นต์ ไม่ต้องระบุสาเหตุหรือคาดการณ์ แจกแจงคำถามที่ฉันต้องตอบก่อนจะอธิบายผลต่างแต่ละรายการได้' ร่างใหม่ระบุตัวเลขได้ถูกต้องและถามคำถามที่เป็นประโยชน์ เช่น ค่าใช้จ่ายการตลาดที่เกินงบเกี่ยวข้องกับช่วงเวลาของใบแจ้งหนี้ที่ต่างกันหรือไม่ และรายได้ที่ต่ำกว่าเป้ากระจุกตัวอยู่ในช่องทางเดียวหรือไม่ นักวิเคราะห์หาคำตอบจากบัญชีแยกประเภทและรายงานการขายออนไลน์ แล้วเพิ่มสาเหตุที่ยืนยันแล้วด้วยถ้อยคำของตนเอง
นิสัยที่ควรนำไปใช้คือแบ่งงานเป็นสองส่วน ให้เครื่องมือจัดโครงสร้างและเรียบเรียงถ้อยคำ ส่วนการคำนวณและอธิบายสาเหตุให้ทำเองโดยอิงจากแหล่งข้อมูล
จะใช้ AI กับตารางคำนวณอย่างปลอดภัยได้อย่างไร?
ให้ปฏิบัติต่อสูตรที่ AI เขียนเหมือนสูตรจากเพื่อนร่วมงานใหม่ คือมีประโยชน์ แต่ต้องทดสอบก่อนเชื่อถือ Microsoft อธิบายว่า Copilot ใน Excel สามารถแก้ไขแผ่นงาน สร้างสูตร สร้างแผนภูมิและตารางสรุปข้อมูล และทำงานในโหมดแก้ไข วางแผน หรือแชตได้ พร้อมระบุว่าคุณยังคงควบคุมสิ่งที่เครื่องมือเปลี่ยนแปลง โหมดวางแผนซึ่งเสนอแนวทางก่อนลงมือแก้ไข เป็นจุดเริ่มต้นที่ปลอดภัยกว่าสำหรับงานสำคัญ.
ทดสอบสูตรใหม่ทุกสูตรกับข้อมูลไม่กี่แถวที่คุณทราบคำตอบอยู่แล้ว รวมถึงกรณีพิเศษ เช่น เซลล์ว่าง ค่าติดลบ หรือวันที่สิ้นเดือน ตรวจหาตัวเลขที่ใส่ค่าตายตัวทั้งที่ควรอ้างอิงเซลล์ ช่วงข้อมูลที่ครอบคลุมไม่ครบ และการค้นหาที่คืนค่าเฉพาะรายการแรกที่ตรงกันโดยไม่แจ้งเตือน หากผู้ช่วย AI ทั่วไปแนะนำสูตร ให้วางสูตรนั้นในสำเนาสมุดงาน ไม่ใช่แบบจำลองที่ใช้งานจริง
อยากดูว่าสิ่งนี้เชื่อมโยงกับบทบาทงานอย่างไรไหม?
สำรวจการทดลองใช้สำหรับทีมที่อยู่ในแผนพัฒนา ↗ควรตรวจสอบการวิเคราะห์ทางการเงินของ AI อย่างไร?
ตรวจสอบราวกับว่าพนักงานรุ่นน้องที่มั่นใจในตัวเองเป็นผู้จัดทำ โดยไม่ได้เข้าถึงบัญชีแยกประเภท เอกสารแนวทางด้านความเสี่ยงของ AI เชิงกำเนิดของ NIST อธิบายการแต่งข้อมูลขึ้นว่าเป็นการสร้างเนื้อหาที่กล่าวอย่างมั่นใจแต่คลาดเคลื่อนหรือเป็นเท็จ และข้อความทางการเงินที่เขียนอย่างมั่นใจนี่เองที่ทำให้มองข้ามปัญหานี้ได้ง่าย
คำนวณใหม่
คำนวณยอดรวม ผลต่าง และเปอร์เซ็นต์ทุกรายการใหม่จากข้อมูลต้นทาง โดยคำนวณในตารางคำนวณ ไม่ใช่คิดในใจ.
หน่วยและช่วงเวลา
ตรวจสอบว่าตัวเลขใช้หน่วยพันหรือหน่วยปกติ เป็นข้อมูลรายเดือนหรือสะสมตั้งแต่ต้นปี และกำลังเปรียบเทียบกับงบประมาณฉบับใด
หลักการใช้เครื่องหมายบวกและลบ
ตรวจสอบว่าระบุผลต่างที่เป็นผลดีและผลเสียถูกด้าน โดยเฉพาะรายการต้นทุน
สาเหตุกับการเปลี่ยนแปลง
ลบคำอธิบายสาเหตุที่ตัวเลขเปลี่ยนแปลงออก เว้นแต่คุณจะยืนยันจากแหล่งอื่นแล้ว
ถ้อยคำสำหรับการคาดการณ์
ตัดคำว่า 'ควรจะ' 'จะ' และ 'คาดว่าจะ' ออก เว้นแต่จะมีการคาดการณ์ที่ได้รับอนุมัติแล้ว
ร่องรอย
เก็บตารางต้นทาง ผลการคำนวณซ้ำของคุณ และข้อความฉบับสุดท้ายไว้ด้วยกัน เพื่อให้ผู้ตรวจทานติดตามได้
มี ChatGPT สำหรับงานการเงินหรือไม่ และ AI ตัวใดเหมาะกับการวิเคราะห์ทางการเงินที่สุด?
ไม่มีรุ่นสำหรับงานการเงินเพียงรุ่นเดียวที่ดีที่สุดอย่างชัดเจน ทีมการเงินมักเลือกจากเครื่องมือสามประเภท ได้แก่ ผู้ช่วยอเนกประสงค์ที่มีฟีเจอร์วิเคราะห์ไฟล์ AI ที่อยู่ในโปรแกรมตารางคำนวณ เช่น Copilot ใน Excel และฟีเจอร์ AI ในซอฟต์แวร์การเงินและการวางแผน ตัวเลือกที่เหมาะสมขึ้นอยู่กับว่าข้อมูลของคุณอยู่ที่ใดและบริษัทอนุมัติอะไร มากกว่าว่าโมเดลใดอยู่อันดับหนึ่งในเดือนนี้
ไม่ว่าคุณจะใช้แบบใด ให้ตรวจสอบข้อกำหนดของแผนบริการว่าไฟล์ที่อัปโหลดถูกจัดเก็บอย่างไร และมีการนำเนื้อหาไปใช้ปรับปรุงโมเดลหรือไม่ การอัปโหลดชุดเอกสารสำหรับผู้บริหารไปยังบัญชีส่วนตัวเป็นคนละเรื่องกับการวิเคราะห์เอกสารนั้นภายในพื้นที่ทำงานสำหรับธุรกิจที่ได้รับอนุมัติ.
ข้อมูลทางการเงินใดไม่ควรใส่ในเครื่องมือ AI?
อย่าใส่ข้อมูลใดที่บริษัทยังไม่ได้อนุมัติให้ใช้กับเครื่องมือนั้น และเข้มงวดเป็นพิเศษกับผลประกอบการที่ยังไม่เผยแพร่ ข้อมูลเงินเดือนรวมและรายบุคคล งานเกี่ยวกับข้อตกลงทางธุรกิจและการเข้าซื้อกิจการ รายละเอียดบัญชีธนาคาร และข้อมูลใดก็ตามที่อาจกระทบราคาหลักทรัพย์ สำหรับบริษัทจดทะเบียน ข้อมูลภายในอยู่ภายใต้กฎเกณฑ์ที่ไม่ได้เปลี่ยนไปเพียงเพราะเครื่องมือใช้งานสะดวก
นิสัยที่นำไปใช้ได้จริงคือฝึกและวางโครงสร้างด้วยข้อมูลสมมติหรือข้อมูลที่ทำให้ไม่สามารถระบุตัวบุคคลได้ จากนั้นนำสูตรหรือแม่แบบที่ทำเสร็จแล้วไปใช้กับไฟล์จริงภายในระบบที่ได้รับอนุมัติ.
เมื่อไรทีมการเงินไม่ควรใช้ AI?
อย่าใช้ผลลัพธ์จาก AI เป็นแหล่งอ้างอิงของตัวเลขในรายงาน เป็นข้อมูลคาดการณ์ที่นำเสนอเสมือนข้อเท็จจริง หรือเป็นหลักฐานสำหรับการตรวจสอบบัญชี อย่าใช้ผลลัพธ์นั้นตัดสินใจเกี่ยวกับวิธีปฏิบัติทางบัญชี แนวทางภาษี หรือการลงทุน AI ช่วยร่างคำถามที่คุณจะนำไปถามที่ปรึกษาที่มีคุณสมบัติเหมาะสมได้ ซึ่งมักเป็นสิ่งที่มีประโยชน์ที่สุดที่ AI ทำได้
นอกจากนี้ยังไม่คุ้มสำหรับการคำนวณเล็ก ๆ ที่คุ้นเคย การพิมพ์โจทย์หาผลต่างลงในแชตแล้วตรวจคำตอบใช้เวลามากกว่าการเขียนสูตร
ทีมการเงินจะพัฒนาทักษะนี้ได้อย่างไร?
ใช้แบบฝึกหัด Marlow Outdoor หรือแบบฝึกหัดที่คล้ายกันเป็นงานฝึกสำหรับทีม โดยใช้ตารางเดียวกัน ร่างที่ AI สร้าง และรายการสั้น ๆ จากแต่ละคนว่าแก้ไขอะไรบ้าง สิ่งที่แก้ไขจะแสดงว่าใครคำนวณซ้ำ และใครเชื่อข้อความที่เขียนมา
Tosheo.ai มีแผนพัฒนาเส้นทางการเงินที่มีงานเช่นตัวอย่างนี้ พร้อมข้อเสนอแนะตามเกณฑ์การให้คะแนนที่เห็นได้ และหน้าสำหรับผู้จัดการดูความก้าวหน้าด้านทักษะโดยไม่มีบันทึกการสนทนา ผลิตภัณฑ์ยังไม่ได้เริ่มสร้าง ดังนั้นนี่จึงเป็นขอบเขตที่วางแผนไว้ ไม่ใช่บริการที่เปิดใช้งานแล้ว และบทเรียนไม่ใช่การฝึกอบรมหรือคำแนะนำทางวิชาชีพด้านการเงิน