มีการใช้ AI ในงานบัญชีอย่างไร?
ทั้งในสำนักงานวิชาชีพและทีมภายในองค์กร AI มักใช้กับงานเขียนและการอธิบายที่เกี่ยวข้องกับตัวเลข มากกว่าการจัดการตัวเลขโดยตรง งานเหล่านี้เป็นจุดที่ AI เชื่อถือได้มากที่สุด และตรวจพบข้อผิดพลาดได้ง่ายที่สุด
แพลตฟอร์มบัญชีและทำบัญชีหลายแห่งมีฟีเจอร์ AI ด้วย เช่น การแนะนำหมวดหมู่หรือการจับคู่รายการอัตโนมัติ ฟีเจอร์เหล่านี้ตั้งค่าโดยผู้จำหน่ายซอฟต์แวร์และผู้ดูแลระบบของคุณ ส่วนคู่มือนี้กล่าวถึงวิธีที่นักบัญชีแต่ละคนใช้ผู้ช่วย AI และตรวจสอบคำแนะนำจาก AI ในงานของตนเอง
การสื่อสารกับลูกค้า
ร่างคำขอเอกสารที่ขาด คำอธิบายการยื่นเอกสาร หรือสรุปงบการเงินชุดหนึ่งด้วยภาษาที่เข้าใจง่ายสำหรับลูกค้าที่ไม่ใช่นักบัญชี
จุดเริ่มต้นในการค้นคว้า
สรุปเอกสารคำแนะนำขนาดยาวที่คุณได้รับ หรือจัดทำรายการคำถามเพื่อค้นคว้า ก่อนที่คุณจะไปอ่านแหล่งข้อมูลปฐมภูมิ
บันทึกขั้นตอนการปฏิบัติงาน
เปลี่ยนขั้นตอนการทำงานของคุณเองให้เป็นรายการตรวจสอบหรือเอกสารกระบวนการที่ชัดเจนสำหรับเพื่อนร่วมงานที่มีประสบการณ์น้อยกว่า
บันทึกประกอบการกระทบยอด
การเขียนอธิบายรายการที่ยังกระทบยอดไม่ได้ให้ชัดเจน โดยระบุสิ่งที่ทราบแล้วและประเด็นที่ยังค้างอยู่
ความช่วยเหลือด้านสเปรดชีต
อธิบายสูตรที่รับช่วงต่อมาหรือเสนอสูตรที่เป็นระเบียบขึ้น โดยทดสอบก่อนนำไปใช้อ้างอิง
แนวทางจากองค์กรวิชาชีพกล่าวถึงการใช้ AI ของนักบัญชีไว้อย่างไร?
องค์กรวิชาชีพกำลังนำหลักจริยธรรมที่มีอยู่มาใช้กับ AI แทนที่จะเขียนกฎชุดใหม่แยกต่างหากทั้งหมด คู่มือ AI เชิงกำเนิดของ ICAEW นำหลักการพื้นฐานห้าประการ ได้แก่ ความซื่อสัตย์สุจริต ความเที่ยงธรรม ความรู้ความสามารถทางวิชาชีพและความระมัดระวังรอบคอบ การรักษาความลับ และพฤติกรรมทางวิชาชีพ มาใช้กับการใช้งานเครื่องมือเหล่านี้
ข้อแนะนำเชิงปฏิบัติเหล่านี้เป็นสิ่งที่นักบัญชีทุกคนทำได้ตั้งแต่วันนี้ โดยแนะนำไม่ให้นำข้อมูลลับเข้าเครื่องมือ AI เชิงกำเนิดสาธารณะ เพราะผู้ใช้ควบคุมได้จำกัดว่าใครเห็นข้อมูลและข้อมูลถูกเก็บไว้นานเท่าใด เรียกร้องให้ใช้ความสงสัยเยี่ยงผู้ประกอบวิชาชีพเมื่อตรวจสอบผลลัพธ์ และเตือนเรื่องอคติที่เชื่อระบบอัตโนมัติมากเกินไป สนับสนุนให้เปิดเผยการใช้ AI เชิงกำเนิดในงานของลูกค้า และระบุชัดเจนว่าเครื่องมือเหล่านี้ไม่สามารถชดเชยการขาดความรู้และทักษะทางวิชาชีพได้ พร้อมชี้ว่าเครื่องมืออาจไม่สะท้อนกฎหมายปัจจุบัน.
หากคุณเป็นสมาชิกขององค์กรอื่น ให้ตรวจสอบแนวทางและจรรยาบรรณขององค์กรนั้น ซึ่งอาจระบุความคาดหวังด้วยถ้อยคำที่ต่างกัน หน้านี้เป็นข้อมูลทั่วไป ไม่ใช่คำแนะนำทางวิชาชีพหรือทางกฎหมาย
อีเมลถึงลูกค้าที่ร่างด้วย AI และผ่านการตรวจทานแล้วมีหน้าตาอย่างไร?
ปรียา แนร์ดำเนินธุรกิจออกแบบตกแต่งภายในสมมติในฐานะผู้ประกอบการเจ้าของคนเดียว และนักบัญชีของเธอต้องการเอกสารและข้อมูลที่ยังขาดอีกหลายรายการก่อนจัดทำบัญชีสิ้นปี ได้แก่ รายการเดินบัญชีธนาคารย้อนหลังสามเดือน ใบเสร็จสำหรับการซื้ออุปกรณ์มูลค่าสูงสองรายการ และคำยืนยันว่าเธอใช้พื้นที่ในบ้านเพื่อทำงานมากน้อยเพียงใด
เมื่อได้รับคำสั่งว่า 'เขียนอีเมลถึงลูกค้าด้วยน้ำเสียงเป็นมิตรเพื่อขอเอกสารสิ้นปีที่ยังขาดอยู่' ผู้ช่วยเขียนอีเมลที่สุภาพน่าอ่าน แต่ยังระบุกำหนดยื่นเอกสาร เตือนถึงค่าปรับเป็นจำนวนเงินที่เจาะจง และบอกว่าสามารถนำค่าใช้จ่ายสำนักงานที่บ้านมาใช้ลดหย่อนได้ 'ในอัตราเหมาร้อยละ 30' ข้อมูลเหล่านั้นไม่ได้มาจากนักบัญชีเลย กำหนดเวลาและค่าปรับขึ้นอยู่กับเขตอำนาจกฎหมายและสถานะการยื่นเอกสารของเธอ ส่วนข้อความเรื่องสำนักงานที่บ้านนั้นไม่ถูกต้องหากกล่าวเป็นหลักทั่วไป
คำสั่งที่ผ่านการตรวจทานระบุรายการทั้งสาม วันที่นักบัญชีต้องได้รับ และวิธีอัปโหลด พร้อมเพิ่มว่า 'ห้ามระบุกฎภาษี กำหนดเวลา อัตรา หรือบทลงโทษใด ๆ' จากนั้นนักบัญชีเพิ่มประโยคเกี่ยวกับกำหนดเวลาด้วยตนเองหนึ่งประโยค โดยตรวจสอบกับวันที่ที่หน่วยงานภาษีเผยแพร่ อีเมลฉบับสุดท้ายสั้นลง ชัดเจน และไม่มีสิ่งใดที่นักบัญชีไม่สามารถยืนยันความถูกต้องได้
AI ช่วยเขียนหมายเหตุประกอบการกระทบยอดบัญชีธนาคารได้หรือไม่?
AI ช่วยเขียนให้ชัดเจนได้ แต่ไม่ควรเป็นผู้ตัดสินว่าจะแก้รายการเหล่านั้นอย่างไร สมมติว่าการกระทบยอดธนาคารของลูกค้าสมมติรายหนึ่งมีรายการที่ยังจับคู่ไม่ได้สองรายการ ได้แก่ เงินจ่ายให้ผู้ขายจำนวน 1,240 ที่ปรากฏซ้ำสองครั้งในข้อมูลจากธนาคาร และเงินรับจำนวน 380 ที่ไม่มีใบแจ้งหนี้ตรงกัน.
ร่างที่ AI สร้างอธิบายรายการแรกว่า 'การชำระเงินซ้ำที่ควรเรียกคืนจากผู้ขาย' และรายการที่สองว่า 'น่าจะเป็นเงินที่ลูกค้าชำระล่วงหน้า' ทั้งสองอย่างอาจเป็นจริง และทั้งสองอย่างก็เป็นการคาดเดา การจ่ายเงินสองครั้งอาจเป็นใบแจ้งหนี้จริงสองใบที่มียอดเท่ากัน ส่วนเงินที่รับมาอาจเป็นเงินคืน เงินโอน หรือเงินมัดจำ ฉบับที่ใช้งานได้จริงจะบันทึกแต่ละรายการ วันที่และจำนวนเงิน คำอธิบายที่เป็นไปได้ และหลักฐานที่ต้องใช้เพื่อสรุปรายการนั้น โดยให้ผู้ที่ตรวจสอบใบแจ้งยอดจากผู้ขายและบันทึกของลูกค้าเป็นผู้สรุป
อยากดูว่าสิ่งนี้เชื่อมโยงกับบทบาทงานอย่างไรไหม?
สำรวจการทดลองใช้สำหรับทีมที่อยู่ในแผนพัฒนา ↗AI ตอบคำถามด้านภาษีและประเด็นทางเทคนิคในการบัญชีได้หรือไม่?
ให้มองคำตอบของ AI เกี่ยวกับภาษีหรือมาตรฐานการบัญชีเป็นเพียงเบาะแสสำหรับค้นคว้าต่อ ไม่ใช่คำตอบที่นำไปใช้ได้ทันที ผู้ช่วยทั่วไปอาจอ้างอิงข้อมูลที่ล้าสมัยหรือไม่ครบถ้วน ปะปนกฎจากต่างประเทศ และระบุเกณฑ์ที่เปลี่ยนไปแล้ว โดยยังใช้ถ้อยคำที่มั่นใจ คู่มือของ ICAEW ก็ชี้ประเด็นเดียวกันเกี่ยวกับกฎหมายที่มีผลใช้บังคับในปัจจุบัน.
ใช้ AI ช่วยกำหนดกรอบคำถาม ระบุประเด็นที่เกี่ยวข้อง และทำรายการสิ่งที่ต้องค้นหา จากนั้นไปที่แหล่งข้อมูลปฐมภูมิ ได้แก่ ตัวบทกฎหมาย แนวทางจากหน่วยงานภาษีโดยตรง หรือมาตรฐานการบัญชี บันทึกว่าคุณใช้แหล่งใดอ้างอิง หากเครื่องมืออ้างถึงแหล่งข้อมูล ให้เปิดดูและหาข้อความนั้นให้พบ เอกสารอ้างอิงที่ดูเหมือนจริงไม่ได้แปลว่าเป็นเอกสารอ้างอิงที่ถูกต้อง
ผู้ทำบัญชีควรตรวจทานการจัดหมวดหมู่โดย AI อย่างไร?
ทบทวนกฎ ไม่ใช่แค่รายการธุรกรรม การจัดหมวดหมู่ด้วย AI ในซอฟต์แวร์ทำบัญชีมักเรียนรู้จากการลงรหัสบัญชีในอดีต ความผิดพลาดตั้งแต่ช่วงแรกจึงอาจเกิดซ้ำทุกเดือน ตรวจสอบผู้ขายรายใหม่ ค่าใช้จ่ายที่ใช้หลายวัตถุประสงค์ รายการที่คาบเกี่ยวระหว่างรายจ่ายลงทุนกับรายจ่ายดำเนินงาน และธุรกรรมที่มีคำอธิบายคลุมเครือ เช่น การชำระเงินด้วยบัตรให้แพลตฟอร์มตลาดออนไลน์
จัดทำรายการข้อยกเว้นสำหรับผู้รับเงินและรูปแบบรายการที่ระบบแนะนำผิด และตรวจสอบรายการเหล่านั้นทุกรอบบัญชี การแนะนำการจับคู่ช่วยประหยัดเวลาได้ในกรณีที่ชัดเจน ส่วนกรณีที่ไม่ชัดเจนยังต้องใช้ใบเสร็จตรวจสอบ
AI จะเข้ามาแทนที่นักบัญชีหรือไม่?
ไม่มีใครตอบคำถามนั้นได้อย่างน่าเชื่อถือ และควรระมัดระวังต่อคำคาดการณ์ที่นำเสนอราวกับเป็นข้อเท็จจริง สิ่งที่พูดได้คือ AI กำลังรับหน้าที่ร่าง สรุป และหารูปแบบที่สอดคล้องกันในงานบัญชีมากขึ้น ส่วนความรับผิดชอบด้านการใช้ดุลยพินิจ การสังเกตและสงสัยเยี่ยงผู้ประกอบวิชาชีพ การรักษาความลับของลูกค้า และการลงนามรับรองตัวเลข ยังคงอยู่กับผู้มีคุณสมบัติเหมาะสมภายใต้กฎของวิชาชีพ.
คำถามที่เกี่ยวข้องว่า AI เก่งกว่านักบัญชีที่มีคุณสมบัติตามวิชาชีพหรือไม่นั้น ตั้งอยู่บนการเปรียบเทียบสิ่งที่ทำหน้าที่ต่างกัน เครื่องมือ AI สร้างข้อความที่ฟังดูเหมือนคำแนะนำได้ แต่ไม่สามารถรับผิดชอบต่อคำแนะนำนั้นในทางวิชาชีพ เข้าใจสถานการณ์ทั้งหมดของลูกค้า หรือถูกกำกับด้วยจรรยาบรรณวิชาชีพได้ นักบัญชีที่น่าจะได้ประโยชน์คือผู้ที่เรียนรู้การใช้เครื่องมือเหล่านี้โดยยังคงรับผิดชอบหน้าที่เหล่านั้นอย่างเคร่งครัด
ข้อมูลลูกค้าใดบ้างที่ป้อนลงในเครื่องมือ AI ได้?
ใช้ได้เฉพาะข้อมูลที่บริษัทของคุณอนุมัติสำหรับเครื่องมือและแผนนั้นโดยเฉพาะ และห้ามใส่ข้อมูลใด ๆ ลงในเครื่องมือสำหรับผู้ใช้ทั่วไปที่เปิดให้สาธารณะใช้งาน หากข้อมูลของลูกค้าเป็นความลับ ข้อกำหนดการว่าจ้างอาจจำกัดด้วยว่าข้อมูลลูกค้าจะถูกประมวลผลอย่างไรและโดยใคร
สำหรับการฝึกและการสร้างแม่แบบ ให้ใช้ข้อมูลสมมติเหมือนตัวอย่างในหน้านี้ เมื่อใช้ AI กับงานลูกค้าจริงภายในระบบที่อนุมัติแล้ว ให้เก็บหลักฐานการตรวจทานเช่นเดียวกับงานอื่น ได้แก่ แหล่งข้อมูล การตรวจสอบ และผู้อนุมัติฉบับสุดท้าย
ทีมบัญชีจะฝึกนิสัยเหล่านี้ได้อย่างไร?
ใช้ตัวอย่างอีเมลลูกค้าและการกระทบยอดเป็นแบบฝึกหัดสำหรับทีมโดยใช้ข้อมูลสมมติ ให้แต่ละคนร่างด้วย AI แล้วระบุสิ่งที่ตนตัดออกหรือยังเว้นไว้โดยไม่สรุป รายการเหล่านี้จะแสดงว่าใครตรวจพบกฎที่ AI แต่งขึ้น และใครสรุปรายการที่หลักฐานยังไม่รองรับ
Tosheo.ai มีแผนพัฒนาเส้นทางการเงินและบัญชีที่ใช้งานลักษณะนี้ พร้อมข้อเสนอแนะตามเกณฑ์การให้คะแนนที่เห็นได้ และหน้าสำหรับผู้จัดการดูความก้าวหน้าด้านทักษะโดยไม่มีบันทึกการสนทนา ผลิตภัณฑ์ยังไม่ได้เริ่มสร้าง ดังนั้นนี่จึงเป็นขอบเขตที่วางแผนไว้ ระบบไม่ได้ให้การอบรมด้านบัญชี ภาษี หรือกฎระเบียบ และไม่นับรวมตามข้อกำหนดการพัฒนาวิชาชีพอย่างต่อเนื่อง เว้นแต่องค์กรวิชาชีพของคุณจะระบุว่านับได้