ప్రతిరోజూ నిర్వహించే ప్రక్రియను పటంగా చూపించడంలో బృందాలు ఎందుకు ఇబ్బంది పడతాయి?
ప్రక్రియ ఒక దశల క్రమంగా కాకుండా, అలవాట్ల రూపంలో మనుషుల తలల్లో ఉంటుంది కాబట్టి బృందాలు ఇబ్బంది పడతాయి. అందుకే మీకు మొదట వచ్చే వివరణలో అన్నీ సజావుగా జరిగే సందర్భమే ఉంటుంది, చిక్కులు ఉండే భాగాలు ఉండవు. మినహాయింపులు, వేచి ఉండాల్సిన సమయాలు, 'ఎవరు ఖాళీగా ఉంటే వారు' చేసే దశల దగ్గరే ఆలస్యాలు, పొరపాట్లు తలెత్తుతాయి.
25 మంది పనిచేసే లిండ్‌క్విస్ట్ & రావు అనే కల్పిత అకౌంటింగ్ సంస్థను తీసుకోండి. ఇద్దరు కొత్త సిబ్బందిని నియమించుకునే ముందు, కొత్త క్లయింట్లను చేర్చుకునే ప్రక్రియను వివరంగా నమోదు చేయాలని ఆఫీస్ మేనేజర్ ప్రియను అడిగారు. ఆమె నోట్స్ ఇలా ఉన్నాయి: 'కొత్త క్లయింట్ - సామ్ సేవల ఒప్పంద లేఖ తయారు చేసి ఈమెయిల్‌లో పంపుతారు, క్లయింట్ సంతకం చేస్తారు (కొన్నిసార్లు వారాల తరబడి చేయరు). తర్వాత గుర్తింపు పత్రాలు - ఫోటో గుర్తింపు పత్రం + చిరునామా రుజువు, జో తనిఖీ చేస్తారు. ఏవైనా లేకపోతే రెండుసార్లు గుర్తుచేయాలి, ఆ తర్వాత భాగస్వామి ఫోన్ చేస్తారు. అన్నీ సరిగా ఉంటే సంస్థ సాఫ్ట్‌వేర్‌లో నమోదు చేయాలి - జో లేదా సామ్, ఎవరు ఖాళీగా ఉంటే వారు. భాగస్వామి రుసుమును ఆమోదిస్తారు. కంపెనీ అయితే, కంపెనీస్ హౌస్‌లో తనిఖీ. స్వాగత ఈమెయిల్.'
ప్రక్రియ పటాన్ని దశలవారీగా ఎలా రూపొందించాలి?
ముందుగా ప్రారంభ, ముగింపు బిందువులను నిర్ణయించి ప్రక్రియ పటాన్ని రూపొందించండి. తర్వాత ప్రతి దశను ఒక క్రియ, దానికి సంబంధించిన అంశం, ఒక బాధ్యుడితో జాబితా చేయండి. ఆ తర్వాతే పని అప్పగింతలు, నిర్ణయాలు, మినహాయింపులను చేర్చండి. గమనికలను ఈ నిర్మాణంలోకి త్వరగా మార్చడంలో AI బాగా పనిచేస్తుంది; కానీ వాస్తవంగా ఏం జరుగుతుందో దానికి తెలియదు. కాబట్టి అది గుర్తించే ప్రతి లోటూ బృందాన్ని అడగాల్సిన ప్రశ్న అవుతుంది.
1. పరిమితులను నిర్ణయించండి
ప్రక్రియను ప్రారంభించే సంఘటనను (క్లయింట్ ధర ప్రతిపాదనను అంగీకరించడం), దానిని ముగించే ఫలితాన్ని (స్వాగత ఈమెయిల్ పంపడం) పేర్కొనండి.
2. చర్యను తెలిపే పదం, ఆ చర్య దేనిపై చేయాలో కలిపి ప్రతి దశను రాయండి
'సేవా ఒప్పంద లేఖను పంపండి', 'గుర్తింపు పత్రాలను తనిఖీ చేయండి'. ప్రతి దశలో ఒకే చర్య ఉండాలి. ఒక దశకు 'మరియు' అవసరమైతే, దాన్ని వేర్వేరు దశలుగా విభజించండి.
3. ప్రతి దశకు ఒకరిని బాధ్యులుగా నియమించండి
సాధ్యమైన చోట వ్యక్తి పేరు బదులుగా ఉద్యోగ పాత్రను ఉపయోగించండి. బాధ్యులు స్విమ్లేన్ పటంలో వేర్వేరు వరుసలుగా ఉంటారు. 'ఎవరు ఖాళీగా ఉంటే వారు' అనేది తేలాల్సిన ప్రశ్నగా నమోదు చేయాలి, బాధ్యులుగా కాదు.
4. బాధ్యతలు చేతులు మారే చోట్లను గుర్తించండి
పని ఒక బాధ్యుడి నుంచి మరొకరికి మారడమే పని బదిలీ. ఇలాంటి బదిలీల దగ్గరే పని ఆగిపోతుంటుంది, కాబట్టి ఏం అప్పగిస్తున్నారో నమోదు చేయండి.
5. నిర్ణయాలను అవును లేదా కాదు అని సమాధానం ఇవ్వగల ప్రశ్నలుగా రాయండి
'గుర్తింపు పత్రాలన్నీ అందాయా?' ప్రతి సమాధానానికి ప్రత్యేకంగా తదుపరి చర్య ఉండాలి.
6. మినహాయింపులను విడిగా జాబితా చేయండి
మినహాయింపులు అంటే సాధారణ ప్రక్రియకు భిన్నంగా సాగే సందర్భాలు: ఎంతకీ సంతకం చేయని క్లయింట్, గడువు ముగిసిన పత్రం. అప్పుడు ఏమి జరుగుతుందో, ఎవరు నిర్ణయం తీసుకుంటారో అడగండి.
7. చిత్రం అడిగే ముందు AIని పట్టిక అడగండి
దశ, బాధ్యత వహించేవారు, ఇన్‌పుట్, అవుట్‌పుట్, తదుపరి దశ ఉన్న పట్టికను వరుసవారీగా తనిఖీ చేయడం సులభం. ఆ తర్వాత రేఖాచిత్రం గీయండి.
బలహీనమైన AI ప్రక్రియ పటం, మెరుగుపరిచిన పటం ఎలా ఉంటాయి?
బలహీనమైన సూచన: 'ఈ గమనికల నుంచి మా కొత్త క్లయింట్లను చేర్చుకునే ప్రక్రియ పటం రూపొందించండి.' సాధారణ ఫలితం: 'క్లయింట్ విచారణ అందింది'తో మొదలయ్యే తొమ్మిది దశల చక్కని ఏకరేఖా జాబితా. ఎవరూ ప్రస్తావించని 'క్లయింట్‌ను CRMలో చేర్చండి' అనే దశ కూడా ఉంటుంది. ప్రతి దశ వరుసగా జరుగుతుంది, బాధ్యులు ఉండరు, పదేపదే సంప్రదించడం, భాగస్వామికి ఫోన్ చేయడం కనిపించవు, కంపెనీస్ హౌస్ తనిఖీ అందరికీ వర్తిస్తుంది.
మెరుగైన సూచన: 'కింద ఉన్న గమనికల నుంచి ఈ కాలమ్‌లతో ఒక ప్రక్రియ పటాన్ని పట్టికగా రూపొందించండి: దశ సంఖ్య, దశ (క్రియతో పాటు దాని కర్మ), బాధ్యత వహించే పాత్ర, ఇన్‌పుట్, అవుట్‌పుట్, తదుపరి దశ. క్లయింట్ ధర ప్రతిపాదనను అంగీకరించిన దగ్గర ప్రారంభించి, స్వాగత ఇమెయిల్ పంపిన దగ్గర ముగించండి. నిర్ణయాలను అవును లేదా కాదు అనే ప్రశ్నలుగా, రెండు ఫలితాలతో సహా రాయండి. మినహాయింపులను వేరుగా జాబితా చేయండి. గమనికల్లో లేని ఏ దశనూ చేర్చవద్దు. గమనికలు స్పష్టంగా లేనిచోట ఊహించకుండా, నేను అడగాల్సిన ప్రశ్నను రాయండి.'
మెరుగుపరిచిన ఫలితంలో బాధ్యులు నిర్దేశించిన ఆరు దశలు, రెండు నిర్ణయాలు ('సేవా ఒప్పంద లేఖపై సంతకం చేశారా?', 'క్లయింట్ ఒక కంపెనీయా?'), పత్రాలు లేనప్పుడు అనుసరించాల్సిన ఒక మినహాయింపు మార్గం, ప్రియ కోసం నాలుగు ప్రశ్నలు ఉంటాయి: జో, శామ్ ఇద్దరూ ఖాళీగా ఉన్నప్పుడు సాఫ్ట్‌వేర్ ఖాతాను ఎవరు ఏర్పాటు చేస్తారు, భాగస్వామి రుసుమును ఎప్పుడు ఆమోదిస్తారు, మొదటిసారి గుర్తుచేసే ముందు సంస్థ ఎంతకాలం వేచి ఉంటుంది, క్లయింట్ అసలు సంతకం చేయకపోతే ఏమవుతుంది. ఆ ప్రశ్నలే అవుట్‌పుట్‌లో అత్యంత విలువైన భాగం.
ఆ పని చేసే వ్యక్తులతో కలిసి ప్రక్రియ పటాన్ని ఎలా తనిఖీ చేయాలి?
ఇటీవల జరిగిన ఒక నిజమైన ఉదంతాన్ని మొదటి నుంచి చివరి వరకు తీసుకుని, ప్రతి దశను చేసే వారితో కలిసి ప్రక్రియ పటాన్ని పరిశీలించండి. వారు 'నిజానికి, మేము సాధారణంగా...' అని చెప్పే ప్రతి అంశాన్నీ నమోదు చేయండి. వారి సవరణలతో ముసాయిదాను మార్చాలి; ముసాయిదాకు సరిపోయేలా వారి విధానాన్ని మార్చకూడదు.
ఒక వాస్తవ ఉదంతాన్ని దశలవారీగా పరిశీలించండి
జో, శామ్‌లను వారు చివరిగా చేర్చుకున్న క్లయింట్‌కు అనుసరించిన ప్రక్రియను వివరించమని అడగండి. ఆ సందర్భంలో ప్రక్రియ పటానికి భిన్నంగా జరిగిన చోట, పటం తప్పుగా లేదా అసంపూర్ణంగా ఉన్నట్లు.
ప్రతి బాధ్యుడూ అంగీకరించారో లేదో తనిఖీ చేయండి
ఒక దశకు తానే బాధ్యుడినని ఆ వ్యక్తికి తెలియకపోవడం అనేది సమీక్షలో బయటపడిన లోపం, అక్షరదోషం కాదు.
'ఉన్నది' ఏమిటో, 'ఉండాల్సింది' ఏమిటో వేరు చేయండి
ముందుగా ప్రక్రియ ప్రస్తుతం ఎలా నడుస్తోందో చిత్రీకరించండి. మెరుగుదలలను స్పష్టంగా గుర్తించిన రెండో రూపంలో చూపాలి.
ప్రక్రియ పటాలకు BPMN వంటి అధికారిక సంకేత పద్ధతి అవసరమా?
చాలా అంతర్గత ప్రక్రియ పటాలకు అధికారిక సంకేత పద్ధతి అవసరం లేదు; దశలకు పెట్టెలు, నిర్ణయాలకు వజ్రాకారాలు ఉపయోగించి, బాధ్యతల వారీగా విభాగాలుగా చూపే రేఖాచిత్రం సరిపోతుంది. ప్రక్రియ పటాలను స్వయంచాలకీకరణకు లేదా తనిఖీలకు ఉపయోగించినప్పుడు, ఆబ్జెక్ట్ మేనేజ్‌మెంట్ గ్రూప్ నిర్వహిస్తూ ISO/IEC 19510గా ప్రచురించిన వ్యాపార ప్రక్రియ నమూనా మరియు సంకేత పద్ధతి (BPMN) ఉమ్మడి ప్రమాణంగా ఉంటుంది.
AIతో ప్రక్రియలను పటాలుగా రూపొందించేటప్పుడు సాధారణంగా జరిగే పొరపాట్లు ఏమిటి?
AI ముసాయిదానే అసలు ప్రక్రియగా అంగీకరించడం అతిపెద్ద తప్పు. అలా చేస్తే, ప్రక్రియ పటం బయటపెట్టాల్సిన మినహాయింపులు, బాధ్యత ఎవరిదో స్పష్టంగా లేని అంశాలు దాగిపోతాయి. ఇతర తప్పులు: వాస్తవ ప్రక్రియకు బదులు ఆదర్శ ప్రక్రియను చిత్రించడం, సాధారణ మూస నుంచి సాధనం దశలను జోడించనివ్వడం, దాని వెనుక ఉన్న పట్టికను ఎవరూ తనిఖీ చేయకముందే మెరుగైన రేఖాచిత్రాన్ని గీయడం. మీరు అతికించే గమనికల్లో క్లయింట్ల వ్యక్తిగత వివరాలను ఉంచవద్దు; సాధనానికి కావాల్సింది నిర్మాణం మాత్రమే.
Tosheo.ai కోర్సుల జాబితాలో ఈ పాఠం ఏ విభాగంలో ఉంటుంది?
ప్రక్రియ పటాలు అనేది కార్యకలాపాల కోసం AI విభాగంలోని ఆచరణ స్థాయి పాఠం. గమనికల నుంచి SOPలు, సరఫరాదారుల పోలికలు, స్థితి నివేదికలు, తనిఖీ జాబితాలు, ఆడిట్‌లతో పాటు ఇది కూడా ఉంటుంది. కార్యకలాపాల బృందాలకు AI శిక్షణ పేజీలో పూర్తి పాఠాల సమాహారాన్ని చూడవచ్చు. ఆచరణాత్మక పనిలో మీకు ఒక కల్పిత ప్రక్రియ వివరణ ఇస్తారు. బాధ్యులు, నిర్ణయాలు, మినహాయింపులు, మీరు లేవనెత్తే ప్రశ్నలను మూల్యాంకన ప్రమాణాల పట్టిక తనిఖీ చేస్తుంది. ఏ పనినైనా స్వయంచాలకం చేసే ముందు స్పష్టమైన పటం తయారు చేయడం మొదటి అడుగు. AI స్వయంచాలకీకరణ కోర్సు అక్కడి నుంచి కొనసాగుతుంది.