AIతో SOP రూపొందించే సాధనం: పని ఎలా చేయాలో చూపే వివరణను అందరూ అనుసరించే విధానంగా మార్చండి

చాలా SOPలను అనుసరించడం ఎందుకు కష్టంగా ఉంటుంది?

చాలా SOPలను అనుసరించడం కష్టంగా ఉంటుంది. ఎందుకంటే నిపుణులు వాటిని జ్ఞాపకం ఆధారంగా రాస్తారు. దాంతో, వారికి అలవాటైపోయి ప్రత్యేకంగా గుర్తించని దశలు అందులో ఉండవు. ఏదైనా తప్పు జరిగినప్పుడు ఏం చేయాలో కూడా చెప్పవు. మీరు వాస్తవ ప్రక్రియను అందిస్తే, AIతో SOPలను రాయడం ఉపయోగపడుతుంది. ఎందుకంటే సమాచారాన్ని క్రమబద్ధీకరించడంలో, ఏం మిస్సయిందో అడగడంలో AI బాగా పనిచేస్తుంది.

ఇంటి సామగ్రిని ఆన్‌లైన్‌లో అమ్మే కల్పిత దుకాణం Linden and Mossలో 25 మంది పనిచేస్తారు. తిరిగి వచ్చిన వస్తువుల వ్యవహారాన్ని Olu ఒక్కరే చూసుకుంటారు. Olu సెలవులో ఉన్నప్పుడు ఆ వస్తువులు పేరుకుపోతాయి. ఆయన రాసుకున్న సూచనలు ఇలా ఉన్నాయి: 'Shopifyలో ఆర్డర్ చూడాలి, కారణం చూడాలి. దెబ్బతింటే ఫొటో కావాలి. డబ్బు తిరిగి ఇవ్వాలి లేదా వస్తువు మార్చాలి, వాళ్లు మార్చమని కోరితే తప్ప సాధారణంగా డబ్బే తిరిగి ఇవ్వాలి. 100 పౌండ్లు దాటితే Kateను అడగాలి. బాగుంటే మళ్లీ నిల్వలో చేర్చాలి, లేకపోతే లోపాలున్న వస్తువుల అరలో పెట్టాలి. కస్టమర్‌కు ఈమెయిల్ పంపాలి. షీట్‌లో వివరాలు మార్చాలి.' కొత్తగా వచ్చిన వ్యక్తి అడగాల్సిన విషయాలన్నీ ఈ సూచనలోనే దాగున్నాయి: ఏ షీట్, 'బాగుంది' అనడానికి ప్రమాణాలేంటి, ఫొటో లేకపోతే ఏం చేయాలి.

AIతో SOPని దశలవారీగా ఎలా రాయాలి?

ప్రక్రియ వాస్తవంగా ఎలా జరుగుతుందో నమోదు చేయండి. బాధ్యులు, తనిఖీలతో కూడిన క్రమసంఖ్యల దశలుగా దాన్ని అమర్చమని AIని అడగండి. లోపాలు, మినహాయింపుల గురించి మిమ్మల్ని ప్రశ్నించేలా చేయండి. తర్వాత ఆ పనిని ఎప్పుడూ చేయని వ్యక్తితో ముసాయిదాను పరీక్షించండి.

AI రూపొందించిన SOP నాసిరకంగా ఉన్నప్పుడు, మెరుగుపరిచిన తర్వాత ఎలా ఉంటుంది?

బలహీనమైన ప్రాంప్ట్: 'వాపసు వస్తువులను నిర్వహించడానికి SOP రాయండి.' సాధారణ ఫలితం: 'వాపసు అభ్యర్థనను స్వీకరించండి', 'కంపెనీ విధానం ప్రకారం అర్హతను నిర్ధారించండి', 'సకాలంలో డబ్బు తిరిగి చెల్లించండి' వంటి దశలతో ఒక సాధారణ విధానం. ఇది ఏ దుకాణానికైనా వర్తించవచ్చు. ఎవరు బాధ్యత వహిస్తారో చెప్పదు. 'కంపెనీ విధానం ప్రకారం' అనే మాట కొత్తగా చేరిన వ్యక్తికి అవసరమైన అసలు నియమాలను చెప్పకుండా దాచేస్తుంది.

ఓలు నోట్స్, పైన ఇచ్చిన నిర్మాణంతో మెరుగుపరచిన సూచన ఇచ్చి, తర్వాత లోటుపాట్లను గుర్తించే ప్రశ్నలు అడిగించారు. AI ఎనిమిది ప్రశ్నలు అడుగుతుంది. వాటిలో: ఒక వస్తువును మళ్లీ నిల్వలో చేర్చడానికి ఏ అర్హతలు ఉండాలి, ఏ షీట్‌లో ఏ నిలువు వరుసలను నవీకరించాలి, కేట్ లేనప్పుడు ఆమె బదులు ఎవరు ఆమోదిస్తారు, తిరిగి ఇచ్చే వస్తువులకు గడువు ఎంత అనేవి ఉన్నాయి. ఓలు సమాధానాలతో ఇలాంటి దశలు తయారవుతాయి: '4. తిరిగి చెల్లించాల్సిన మొత్తం GBP 100 కంటే ఎక్కువైతే, ఆమోదం కోసం రిటర్న్స్ ఛానల్‌లో ఆర్డర్ సంఖ్యను కేట్‌కు పంపండి; కేట్ లేకపోతే, కార్యకలాపాల అధిపతి ఆమోదిస్తారు. తనిఖీ: డబ్బు తిరిగి చెల్లించే ముందు రిటర్న్స్ షీట్‌లోని F నిలువు వరుసలో ఆమోదం నమోదై ఉండాలి.' మినహాయింపుల విభాగంలో ఇప్పుడు ఫొటోలు లేకపోవడం, తిరిగి ఇచ్చే గడువు ముగిసిన వస్తువులు, నిల్వలో లేని వస్తువుకు బదులు మరో వస్తువు కోరే కస్టమర్ వంటి సందర్భాలు కూడా ఉన్నాయి.

AI రాసిన SOPని ఎలా తనిఖీ చేయాలి?

ప్రతి దశ వాస్తవ పరిస్థితులకు సరిపోతుందో నిపుణుడితో నిర్ధారించండి. కొత్తగా వచ్చిన వ్యక్తితో దాన్ని వాస్తవ సందర్భంలో అనుసరింపజేసి తనిఖీ చేయండి. ఆ పని ఎప్పుడూ చేయని వ్యక్తి సహాయం అడగకుండా పూర్తి చేయగలిగినప్పుడే SOP సరైనదిగా పరిగణించాలి.

AIతో SOP రాసేటప్పుడు సాధారణంగా జరిగే తప్పులు ఏమిటి?

వాస్తవ ప్రక్రియ ఆధారంగా కాకుండా, ఒక అంశం ఆధారంగా SOP అడగడం అత్యంత సాధారణ తప్పు. దీంతో ఎవరూ అనుసరించని సాధారణ పత్రం తయారవుతుంది. ఇతర తప్పులు: మినహాయింపులను వదిలేయడం, 'విధానం ప్రకారం' అంటే ఏమిటో నిర్వచించకపోవడం, చట్టపరమైన లేదా భద్రతా అవసరాలను AI కల్పించేలా వదిలేయడం, కొత్తగా చేరిన వ్యక్తితో ఎప్పుడూ పరీక్షించకపోవడం, SOPను ఎవరికీ దొరకని చోట నిల్వ చేయడం.

Tosheo.ai పాఠ్యక్రమంలో SOP రాయడం ఏ దశలో వస్తుంది?

SOP రచన Tosheo.ai కార్యకలాపాల అభ్యాస క్రమంలో, సమాచారాన్ని క్రమబద్ధీకరించడం, AI ఫలితాలను తనిఖీ చేయడం వంటి పాఠాల తర్వాత ఉంటుంది. ఇది ఏ పాత్రలో ఉన్న బృంద నాయకులకైనా ఉపయోగపడుతుంది. ఆచరణాత్మక పనిలో, అభ్యాసకులు ఒక అసంపూర్ణ ప్రక్రియ వివరణను SOPగా మార్చాలి. మూల్యాంకన ప్రమాణాల ఆధారంగా ఇచ్చే అభిప్రాయం, బాధ్యులను పేర్కొనకపోవడం, తనిఖీలు అస్పష్టంగా ఉండటం, మినహాయింపులను చేర్చకపోవడం వంటి అంశాలను తనిఖీ చేస్తుంది.