AIతో నివేదిక రచన: మీరు నమ్మగల వారపు, నెలవారీ పని పురోగతి నివేదికలు

AI పురోగతి నివేదిక రాసేటప్పుడు ఏ పొరపాట్లు జరుగుతాయి?

ఇక్కడ జరిగే పొరపాటు ఏమిటంటే, AI సమాచారం లేని చోట నమ్మకంగా అనిపించే మాటలతో నింపుతుంది, లెక్కించమని అడగని సంఖ్యలను లెక్కిస్తుంది, ప్రమాద స్థితిలో ఉన్న ప్రాజెక్టును 'బాగా ముందుకు సాగుతోంది' అని వివరిస్తుంది. పురోగతి నివేదికల ఉద్దేశం సమస్యలను బయటపెట్టడమే. కాబట్టి, సొగసుగా ఉన్నా సమస్యల తీవ్రతను తగ్గించి చూపే నివేదిక కంటే, మెరుగులు లేకపోయినా నిజాయితీగా ఉన్న నివేదికే మేలు.

నార్త్‌గేట్ ఫెసిలిటీస్ అనే 40 మంది సిబ్బంది ఉన్న ఊహాత్మక సదుపాయాల నిర్వహణ సంస్థను పరిగణించండి. దాని కార్యకలాపాల సమన్వయకర్త సామ్, మేనేజింగ్ డైరెక్టర్‌కు నెలవారీ నివేదిక పంపుతారు. ఈ నెల అందిన సమాచారం ఇలా కలగలిసి ఉంది: 'పూర్తయిన పనులు 312 (గత నెల 298). సమస్యలు తలెత్తినప్పుడు వెళ్లి చేసిన మరమ్మతు పనులు 74, లక్ష్యం 60 కంటే తక్కువ. వ్యాన్ 3 వినియోగంలో లేనిది 9 రోజులు. హాలోవే స్కూల్ కొత్త ఒప్పందం 2వ తేదీన ప్రారంభమైంది. 2 ఫిర్యాదులు - రెండూ ఆలస్యంగా చేరుకున్నందుకే. అదనపు పని 140 గంటలు, బడ్జెట్ 100. 1 ఎలక్ట్రీషియన్ నియామకం, వచ్చే వారం ఇంటర్వ్యూలు.' గణాంకాలు స్ప్రెడ్‌షీట్ నుంచి ఎగుమతి చేసిన డేటాలో ఉన్నాయి; వాటికి సంబంధించిన వివరణ మాత్రం సామ్ మనసులోనే ఉంది.

AIతో నివేదికను దశలవారీగా ఎలా రాయాలి?

ఒక నమూనాను ఒకసారి సరిచేసుకోండి. ఈ కాలానికి సంబంధించిన గమనికలు, గణాంకాలను AIకి ఇవ్వండి. వాటిని అర్థం చేసుకుని వ్యాఖ్యానించమని కాకుండా, క్రమబద్ధీకరించి, గమనించాల్సిన అంశాలను గుర్తించమని అడగండి. ఆ తర్వాత లెక్కలను మీరే వేసి, సంఖ్యలను తనిఖీ చేయండి. నివేదికపై సంతకం చేసే వ్యక్తిదే సంఖ్యల బాధ్యత, ప్రతిసారీ.

AI రాసిన పురోగతి నివేదిక నాసిరకంగా ఉన్నప్పుడు, మెరుగుపరిచిన తర్వాత ఎలా ఉంటుంది?

బలహీనమైన ప్రాంప్ట్: 'ఈ గమనికల ఆధారంగా నా నెలవారీ కార్యకలాపాల నివేదిక రాయండి.' సాధారణ ఫలితం: 'నార్త్‌గేట్‌కు ఇది మంచి నెల. పూర్తయిన పనులు సుమారు 8% పెరిగాయి. హాలోవే స్కూల్ ఒప్పందం విజయవంతంగా ప్రారంభమైంది. వాహనాల లభ్యత వంటి చిన్న సవాళ్లు కొన్ని ఎదురయ్యాయి.' నిజానికి పెరుగుదల 298 పనులపై 14 పనులు, అంటే సుమారు 4.7%. అంతేకాకుండా మేనేజింగ్ డైరెక్టర్‌కు తెలియాల్సిన రెండు సమస్యలను నివేదిక దాచేస్తుంది: అత్యవసర పిలుపులపై వెళ్లాల్సిన సందర్భాలు లక్ష్యాన్ని మించాయి, అదనపు పనిగంటల ఖర్చు బడ్జెట్ కంటే 40% ఎక్కువైంది.

మెరుగుపరచిన సూచన: 'ఈ నమూనాను ఉపయోగించండి. సంఖ్యలను యథాతథంగా ఇవ్వండి; మార్పులను లెక్కించవద్దు, వాటిని [లెక్కించాలి] అని గుర్తించండి. ప్రతి విభాగానికి స్థితిని ఇవ్వండి: లక్ష్యం కంటే 10% మించి అధ్వాన్నంగా ఉంటే లక్ష్యానికి దూరంగా ఉందని పేర్కొనండి. తీసుకోవాల్సిన నిర్ణయాలను జాబితా చేయండి.' ఫలితం: సారాంశం: గత నెల కంటే పూర్తయిన పనులు పెరిగాయి; అత్యవసర సేవా పిలుపులు, అదనపు పని గంటలు లక్ష్యానికి దూరంగా ఉన్నాయి; ఒక ఎలక్ట్రీషియన్ నియామకం జరుగుతోంది. సేవా పిలుపులు 60 లోపు ఉండాలనే లక్ష్యానికి బదులు 74, లక్ష్యానికి దూరంగా ఉన్నాయి. అదనపు పని గంటలు బడ్జెట్‌లోని 100కు బదులు 140 గంటలు, లక్ష్యానికి దూరంగా ఉన్నాయి. వ్యాన్ 3 వినియోగంలో లేనిది 9 రోజులు, ప్రమాద సూచన ఉంది. అవసరమైన నిర్ణయం: ఎలక్ట్రీషియన్‌ను నియమించేలోపు తాత్కాలిక సిబ్బందికి ఆమోదం ఇవ్వాలి. శామ్ [లెక్కించాలి] అంశాలను పూర్తి చేసి, వ్యాన్ అందుబాటులో లేకపోవడం వల్ల కొంత అదనపు పని అవసరమైందని చేర్చుతారు. అప్పుడు నివేదిక ఆ నెలలో నిజంగా ఏమి జరిగిందో చెబుతుంది.

AI రాసిన నివేదికను పంపే ముందు ఎలా తనిఖీ చేయాలి?

ప్రతి అంకెను మూల వ్యవస్థ నుంచి ఎగుమతి చేసిన డేటాతో పోల్చి తనిఖీ చేయండి. ప్రతి మార్పును, శాతాన్ని మళ్లీ లెక్కించండి. స్థితి రేటింగ్‌లు మీ నియమానికి అనుగుణంగా ఉన్నాయో నిర్ధారించండి. తర్వాత సారాంశాన్ని మాత్రమే చదవండి: ఆ మూడు పంక్తులు మాత్రమే చూసే పాఠకుడికి ఎక్కడ సమస్య ఉందో అర్థం కావాలి.

AIతో నివేదికలు రాసేటప్పుడు సాధారణంగా జరిగే తప్పులు ఏమిటి?

కృత్రిమ మేధస్సుతో గణాంకాలను లెక్కించనివ్వడం లేదా విశ్లేషించనివ్వడం, ఫలితాన్ని సరిచూడకుండా పంపడం అత్యంత సాధారణ పొరపాటు. ఇతర పొరపాట్లు: ధోరణులను గమనించడం కష్టమయ్యేలా ప్రతి నెలా నమూనాను మార్చడం, సానుకూల శైలిలో రాయమని అడగడం, పేర్లతో సహా సిబ్బంది గైర్హాజరు వివరాల వంటి వ్యక్తిగత డేటాను అందుకు ఆమోదం లేని సాధనంలో యథాతథంగా అతికించడం, తీసుకోవాల్సిన నిర్ణయాలను కంటపడకుండా అడుగున ఉంచడం.

Tosheo.ai పాఠ్యక్రమంలో నివేదికలు రాయడం ఏ దశలో వస్తుంది?

Tosheo.aiలో కార్యకలాపాలు, ఆర్థిక, ప్రాజెక్టు ఉద్యోగ పాత్రల పాఠ్యక్రమాల్లో నివేదిక రచన ఉంటుంది. వీటితో పాటు కృత్రిమ మేధ ఇచ్చిన ఫలితాలను తనిఖీ చేయడం, దత్తాంశంతో పని చేయడంపై పాఠాలు ఉంటాయి. ఆచరణాత్మక పనిలో అభ్యాసకుడికి ఒక నెలకు సంబంధించిన అస్తవ్యస్తమైన గణాంకాలను ఇస్తారు. మూల్యాంకన ప్రమాణాల ఆధారంగా ఇచ్చే అభిప్రాయంలో గణాంకాల కచ్చితత్వం, స్థితిని నిజాయతీగా అంచనా వేయడం, ఏ నిర్ణయం కావాలో స్పష్టంగా కోరడం వంటివి తనిఖీ చేస్తారు.