AI రూపొందించే సమావేశ సారాంశాల్లో చాలా వరకు ఎందుకు ఉపయోగకరంగా ఉండవు?
చాలా AI సమావేశ సారాంశాలు ఉపయోగకరంగా ఉండవు. ఎందుకంటే అవి ఏ నిర్ణయాలు తీసుకున్నారు, ఏ చర్యకు ఎవరు బాధ్యులు, ఎప్పటిలోగా పూర్తి చేయాలి అనేవి నమోదు చేయకుండా సంభాషణను వివరిస్తాయి. 'బృందం ఆవిష్కరణ కాలక్రమం గురించి చర్చించింది' అని చెప్పే పేరా వల్ల, అసలు నిర్ణయాన్ని ఒక్కొక్కరూ ఒక్కోలా గుర్తుపెట్టుకునే అవకాశం ఉంటుంది.
12 మంది పనిచేసే ఫెర్న్‌లీఫ్ స్టూడియో అనే కల్పిత డిజైన్ స్టూడియోలో, ఖాతాదారుతో 40-నిమిషాల ప్రణాళిక సంభాషణ ముగిసిన పరిస్థితిని ఊహించండి. ప్రాజెక్ట్ మేనేజర్ టామ్ వద్ద ఈ నోట్స్ ఉన్నాయి: 'ఖాతాదారుకు హోమ్‌పేజీ 14వ తేదీకల్లా కావాలా?? 21వ తేదీ అయితే సాధ్యమని జాస్ అభిప్రాయం. ఖాతాదారు నుంచి పాఠ్యం ఇంకా రాలేదు. దశ 1లో బ్లాగ్ విభాగాన్ని తీసేయడానికి అంగీకరించారు. మేయ్ మూడ్‌బోర్డ్ v2 పంపాలి. ఫొటోగ్రఫీ బడ్జెట్ - ఖాతాదారు తనిఖీ చేస్తున్నారు. తదుపరి కాల్ మంగళవారం.' అతని వద్ద స్వయంచాలకంగా రూపొందించిన 6,000 పదాల సంభాషణ లిపి కూడా ఉంది. అందులో ఇద్దరు ఒకేసారి మాట్లాడతారు, ఖాతాదారు 'దాని గురించి మళ్లీ మీకు చెబుతాను' అని మూడు సార్లు అంటారు.
AIతో సమావేశ గమనికల సారాంశాన్ని దశలవారీగా ఎలా రూపొందించాలి?
కృత్రిమ మేధతో సమావేశ గమనికలను సంక్షిప్తీకరించడానికి, ఒక నిర్దిష్ట నిర్మాణాన్ని అడగండి: నిర్ణయాలు, బాధ్యులు మరియు తేదీలతో కూడిన చర్యలు, ఇంకా సమాధానం దొరకని ప్రశ్నలు, నష్టభయాలు. అనిశ్చితంగా ఉన్న విషయాలను తానే తేల్చేయకుండా, వాటిని అలాగే గుర్తించమని సాధనానికి చెప్పండి. ఈ నిర్మాణమే సారాంశాన్ని ఒక నమోదు పత్రంగా మారుస్తుంది.
1. రికార్డు చేయడానికి, పంచుకోవడానికి మీకు అనుమతి ఉందని నిర్ధారించుకోండి
మీరు రికార్డింగ్ లేదా లిఖిత ప్రతిని ఉపయోగిస్తే, ప్రారంభంలోనే పాల్గొనేవారికి చెప్పండి. రికార్డింగ్, సమ్మతి విషయంలో మీ సంస్థ విధానాన్ని, స్థానిక చట్టాన్ని పాటించండి. కొందరు వ్యక్తులు, కొన్ని ప్రాంతాల చట్టాలు అందరి అంగీకారాన్ని కోరుతాయి. మీ సంస్థ ఆమోదించని సాధనంలో లిఖిత ప్రతిని అతికించవద్దు.
2. లిప్యంతరీకరణలో లేని సందర్భాన్ని అందించండి
హాజరైనవారు, వారి పాత్రలు, సమావేశ ఉద్దేశం, లిప్యంతరీకరణలో తప్పుగా వినిపించి నమోదై ఉండవచ్చని భావించే పేర్లను జాబితా చేయండి.
3. ముందుగా నిర్ణయించిన నాలుగు విభాగాలను అడగండి
తీసుకున్న నిర్ణయాలు, చర్యలు (పని, బాధ్యులు, గడువు), సమాధానం రావాల్సిన ప్రశ్నలు (ఎవరు సమాధానం ఇవ్వాలో సహా), నష్టభయాలు. మరేమీ వద్దు.
4. ఊహించి చెప్పడాన్ని నిషేధించండి
సాధనానికి ఇలా చెప్పండి: బాధ్యులెవరో లేదా తేదీ ఏమిటో పేర్కొనకపోతే, మీరే నిర్ణయించకుండా 'అంగీకారం కుదరలేదు' అని రాయండి.
5. ఆధారాలు అడగండి
ప్రతి నిర్ణయానికి, దానికి ఆధారమైన చిన్న ఉల్లేఖనాన్ని లేదా గమనికను అడగండి. ఇలా చేస్తే మీరు త్వరగా తనిఖీ చేయవచ్చు.
AI రాసిన సమావేశ సారాంశం నాసిరకంగా ఉన్నప్పుడు, మెరుగుపరిచిన తర్వాత ఎలా ఉంటుంది?
బలహీనమైన ప్రాంప్ట్: 'ఈ సమావేశాన్ని సంక్షిప్తంగా వివరించండి.' సాధారణ ఫలితం: 'వెబ్‌సైట్ ప్రాజెక్ట్ గురించి బృందం, క్లయింట్ ఫలవంతంగా చర్చించారు. హోమ్‌పేజీని 14వ తేదీన అందిస్తారు. మే నవీకరించిన దృశ్యశైలి బోర్డును పంచుకుంటారు. ఫొటోగ్రఫీ బడ్జెట్‌కు ఆమోదం లభించింది.' వీటిలో రెండు వాక్యాలు తప్పు. 14వ తేదీ అనేది క్లయింట్ ఆశించిన తేదీ మాత్రమే, తీసుకున్న నిర్ణయం కాదు. ఫొటోగ్రఫీ బడ్జెట్‌ను ఇంకా పరిశీలిస్తూనే ఉన్నారు.
మెరుగుపరచిన సూచన: 'హాజరైనవారు: టామ్ (ప్రాజెక్ట్ మేనేజర్), జాస్ (డెవలపర్), మే (డిజైనర్), రియాన్ (క్లయింట్). ఈ నోట్స్, లిఖిత ప్రతిని మాత్రమే ఉపయోగించి, నిర్ణయాలు, బాధ్యులు మరియు గడువులతో కూడిన చర్యలు, సమాధానం ఇవ్వాల్సినవారితో సహా పెండింగ్ ప్రశ్నలను జాబితా చేయండి. గడువు లేదా బాధ్యులపై అంగీకారం లేకపోతే, అంగీకరించలేదు అని రాయండి. ప్రతి నిర్ణయానికి ఆధారమైన వాక్యాన్ని యథాతథంగా ఇవ్వండి.' ఫలితం: నిర్ణయాలు: దశ 1 నుంచి బ్లాగ్ విభాగాన్ని తొలగించారు ('బ్లాగ్ విభాగాన్ని తొలగించడానికి అంగీకరించారు'). చర్యలు: మే దృశ్య ప్రేరణల బోర్డు v2 పంపాలి, గడువుపై అంగీకరించలేదు. పెండింగ్ ప్రశ్నలు: హోమ్‌పేజీ తేదీ, క్లయింట్‌కు 14వ తేదీ కావాలి, జాస్ 21వ తేదీని ప్రతిపాదించారు, మంగళవారం కాల్‌లోపు టామ్ నిర్ధారించాలి; క్లయింట్ ఇవ్వాల్సిన పాఠ్యం, బాధ్యులు రియాన్, తేదీపై అంగీకరించలేదు; ఫొటోగ్రఫీ బడ్జెట్, రియాన్ పరిశీలిస్తున్నారు. ఎవరిని ఏ విషయం గురించి అడిగి పని పూర్తి చేయించాలో ఇప్పుడు టామ్‌కు స్పష్టంగా తెలుస్తుంది.
సమావేశంలో చెప్పిన విషయాలతో AI రూపొందించిన సమావేశ గమనికలను పోల్చి ఎలా తనిఖీ చేయాలి?
ప్రతి నిర్ణయాన్ని దానికి ఆధారంగా ఉటంకించిన వాక్యంతో పోల్చి తనిఖీ చేయండి. ప్రతి బాధ్యుడు తనకు అప్పగించిన పనికి అంగీకరించారో నిర్ధారించండి. సమావేశం ఇంకా గుర్తుండగానే హాజరైనవారు దిద్దుబాట్లు చేయగలిగేలా నోట్స్‌ను త్వరగా పంపండి. ఎవరూ తనిఖీ చేయని సారాంశమే, అందులోని పొరపాట్లతో సహా, సమావేశానికి అధికారిక రికార్డుగా మారుతుంది.
నిర్ణయమా, కోరికా?
'కోరుకుంటున్నారు', 'ఆశిస్తున్నారు', 'అనుకుంటున్నారు', 'చేయాలి' వంటి పదాలు సాధారణంగా ఇంకా తేలని విషయాన్ని సూచిస్తాయి, నిర్ణయాన్ని కాదు.
బాధ్యులు
ఒక పనిని ఎవరైనా అంగీకరించినప్పుడే అది వారి బాధ్యత అవుతుంది. ఎవరూ అంగీకరించని పనులను ఇంకా తేలాల్సిన ప్రశ్నల జాబితాకు తరలించండి.
పేర్లు, సంఖ్యలు
సంభాషణలను లిఖిత రూపంలోకి మార్చేటప్పుడు పేర్లు, తేదీలు, మొత్తాలు తప్పుగా నమోదవవచ్చు. మీ సొంత గమనికలు లేదా క్యాలెండర్ ఆధారంగా వాటిని సరిచేయండి.
సున్నితమైన వ్యాఖ్యలు
వ్యక్తిగత వ్యాఖ్యలు, నమోదు చేయవద్దని చెప్పిన వ్యాఖ్యలు, అందరితో పంచుకునే రికార్డులో ఉండకూడని వ్యక్తులకు సంబంధించిన విషయాలను తొలగించండి.
AIతో సమావేశ గమనికలు తయారు చేసేటప్పుడు సాధారణంగా జరిగే తప్పులు ఏమిటి?
సారాంశాన్ని చదవకుండా పంపడం అత్యంత సాధారణ పొరపాటు. దీనివల్ల ఒక ఆశ గడువుగా, ఒక సూచన నిర్ణయంగా మారిపోతాయి. ఇతర పొరపాట్లు: వ్యక్తులకు చెప్పకుండా రికార్డు చేయడం, నమూనాలో బాధ్యుడి కోసం ఒక నిలువు వరుస ఉందని కృత్రిమ మేధస్సును బాధ్యుడి పేరు కల్పించనివ్వడం, మీ విధానం అనుమతించిన దానికంటే ఎక్కువ కాలం పూర్తి సంభాషణ ప్రతిని ఉంచడం, అందరూ చేయాల్సిన పనులను మాత్రమే చదువుతున్నప్పుడు పొడవైన కథన సారాంశాన్ని తయారు చేయడం.
Tosheo.ai అభ్యాస క్రమంలో సమావేశ గమనికలకు ఎక్కడ స్థానం ఉంటుంది?
ప్రాజెక్ట్ మేనేజర్లు, కార్యకలాపాల సిబ్బంది, ఖాతా మేనేజర్లు, టీమ్ లీడర్ల కోసం Tosheo.ai పాఠ్యక్రమాల్లో సమావేశ గమనికలు ప్రారంభంలోనే వస్తాయి. ఎందుకంటే చర్చ నుంచి నిర్ణయాలను వేరు చేసే అలవాటు మిగతా అన్ని AI పనుల్లోనూ ఉపయోగపడుతుంది. అభ్యాసకులు క్రమపద్ధతిలో లేని గమనికలను సంక్షిప్తీకరించడం ఆచరణాత్మక పని. కల్పించిన ప్రతి బాధ్యుని పేరు, తేదీ లేదా నిర్ణయాన్ని మూల్యాంకన ప్రమాణాల ఆధారంగా ఇచ్చే అభిప్రాయం ఎత్తిచూపుతుంది.