AI உருவாக்கும் பெரும்பாலான கூட்டச் சுருக்கங்கள் ஏன் பயனுள்ளதாக இருப்பதில்லை?

பெரும்பாலான AI கூட்டச் சுருக்கங்கள் பயனுள்ளதாக இருப்பதில்லை. ஏனெனில், என்ன முடிவெடுக்கப்பட்டது, ஒவ்வொரு செயலுக்கும் யார் பொறுப்பு, எப்போது முடிக்க வேண்டும் என்பவற்றைப் பதிவு செய்வதற்குப் பதிலாக அவை உரையாடலை விவரிக்கின்றன. 'தயாரிப்பு அறிமுகத்திற்கான கால அட்டவணையைக் குழு விவாதித்தது' என்று சொல்லும் ஒரு பத்தி, உண்மையில் எடுக்கப்பட்ட முடிவை ஒவ்வொருவரும் வெவ்வேறு விதமாக நினைவில் வைத்துக்கொள்ள வழிவகுக்கிறது.

ஃபெர்ன்லீஃப் ஸ்டுடியோ என்ற கற்பனையான 12-பேர் வடிவமைப்பு நிறுவனத்தை, வாடிக்கையாளருடனான 40-நிமிடத் திட்டமிடல் அழைப்புக்குப் பிறகு கற்பனை செய்துகொள்ளுங்கள். திட்ட மேலாளர் டாமிடம் இந்தக் குறிப்புகள் உள்ளன: 'வாடிக்கையாளருக்கு முகப்புப்பக்கம் 14-ஆம் தேதிக்குள் வேண்டுமாம்?? 21-ஆம் தேதிதான் சாத்தியம் என்று ஜாஸ் நினைக்கிறார். வாடிக்கையாளரிடமிருந்து உரை இன்னும் வரவில்லை. கட்டம் 1-இல் வலைப்பதிவுப் பகுதியை நீக்க ஒப்புக்கொள்ளப்பட்டது. மேய் காட்சி உணர்வுப் பலகையின் பதிப்பு 2-ஐ அனுப்ப வேண்டும். புகைப்படத்திற்கான செலவுத்திட்டம் - வாடிக்கையாளர் சரிபார்க்கிறார். அடுத்த அழைப்பு செவ்வாய்.' தானாக உருவாக்கப்பட்ட 6,000 சொற்கள் கொண்ட உரைப்பதிவும் அவரிடம் உள்ளது. அதில் இருவர் ஒரே நேரத்தில் பேசுகிறார்கள்; வாடிக்கையாளர் 'அதைப் பற்றி பிறகு உங்களுக்குப் பதிலளிக்கிறேன்' என்று மூன்று முறை சொல்கிறார்.

AI உதவியுடன் கூட்டக் குறிப்புகளைப் படிப்படியாக எப்படிச் சுருக்குவது?

AI மூலம் கூட்டக் குறிப்புகளைச் சுருக்க, ஒரு நிலையான கட்டமைப்பு, முடிவுகள், பொறுப்பாளர் மற்றும் தேதியுடன் கூடிய செயல்பாடுகள், தீர்க்கப்படாத கேள்விகள், அபாயங்கள் ஆகியவற்றைக் கேளுங்கள். உறுதியில்லாதவற்றைத் தானாக முடிவுசெய்வதற்குப் பதிலாக அவற்றைக் குறித்துக் காட்டுமாறு கருவியிடம் சொல்லுங்கள். கட்டமைப்புதான் ஒரு சுருக்கத்தை முறையான பதிவாக மாற்றுகிறது.

1. பதிவு செய்யவும் பகிரவும் உங்களுக்கு அனுமதி உள்ளதா என்பதை உறுதிப்படுத்துங்கள்

ஒலிப்பதிவு அல்லது எழுத்துப்படியைப் பயன்படுத்தினால், தொடக்கத்திலேயே பங்கேற்பாளர்களிடம் தெரிவித்து, பதிவு மற்றும் ஒப்புதல் தொடர்பான உங்கள் நிறுவனக் கொள்கையையும் உள்ளூர்ச் சட்டத்தையும் பின்பற்றுங்கள். சிலருக்கும் சில சட்ட அதிகாரப் பகுதிகளிலும் அனைவரின் ஒப்புதலும் தேவை. உங்கள் நிறுவனம் அங்கீகரிக்காத கருவியில் எழுத்துப்படியை ஒட்ட வேண்டாம்.

2. எழுத்துப்பதிவில் இல்லாத பின்னணித் தகவலைக் கொடுங்கள்

கலந்துகொண்டவர்கள் மற்றும் அவர்களின் பொறுப்புகள், கூட்டத்தின் நோக்கம், உரைப்பதிவில் தவறாகக் கேட்டு எழுதப்பட்டிருக்கக்கூடிய பெயர்கள் ஆகியவற்றைப் பட்டியலிடுங்கள்.

3. நிர்ணயிக்கப்பட்ட நான்கு பிரிவுகளைக் கேளுங்கள்

எடுக்கப்பட்ட முடிவுகள், நடவடிக்கைகள் (பணி, பொறுப்பாளர், காலக்கெடு), விடை காண வேண்டிய கேள்விகள் (யார் பதிலளிக்க வேண்டும் என்பதுடன்) மற்றும் இடர்கள். வேறு எதுவும் வேண்டாம்.

4. ஊகிப்பதைத் தடை செய்யுங்கள்

கருவியிடம் இவ்வாறு கூறுங்கள்: பொறுப்பாளர் அல்லது தேதி குறிப்பிடப்படவில்லை என்றால், நீங்களாக ஒன்றை ஒதுக்காமல் 'ஒப்புக்கொள்ளப்படவில்லை' என்று எழுதுங்கள்.

5. ஆதாரத்தைக் கேளுங்கள்

ஒவ்வொரு முடிவுக்கும், அது எந்தச் சிறு மேற்கோள் அல்லது குறிப்பிலிருந்து பெறப்பட்டது என்று கேட்கவும். இதனால் விரைவாகச் சரிபார்க்கலாம்.

AI உருவாக்கிய தரம் குறைந்த கூட்டச் சுருக்கத்துக்கும் மேம்படுத்தப்பட்ட கூட்டச் சுருக்கத்துக்கும் என்ன வேறுபாடு இருக்கும்?

பலவீனமான வழிமுறை: 'இந்தக் கூட்டத்தைச் சுருக்குங்கள்.' பொதுவாகக் கிடைக்கும் விளைவு: 'இணையதளத் திட்டம் குறித்து குழுவும் வாடிக்கையாளரும் பயனுள்ள கலந்துரையாடலை நடத்தினர். முகப்புப் பக்கம் 14 ஆம் தேதி வழங்கப்படும். மேய் புதுப்பிக்கப்பட்ட காட்சிப்பாணிப் பலகையைப் பகிர்வார். புகைப்படப் பணிக்கான செலவுத்திட்டம் அங்கீகரிக்கப்பட்டது.' இந்தக் கூற்றுகளில் இரண்டு தவறானவை. 14 ஆம் தேதி என்பது வாடிக்கையாளரின் எதிர்பார்ப்பே தவிர முடிவு அல்ல; புகைப்படப் பணிக்கான செலவுத்திட்டமும் இன்னும் சரிபார்க்கப்பட்டுக்கொண்டிருந்தது.

மேம்படுத்தப்பட்ட வழிமுறை: 'பங்கேற்பாளர்கள்: டாம் (திட்ட மேலாளர்), ஜாஸ் (மென்பொருள் உருவாக்குநர்), மேய் (வடிவமைப்பாளர்), ரியான் (வாடிக்கையாளர்). இந்தக் குறிப்புகளையும் எழுத்துப்படியையும் மட்டுமே பயன்படுத்தி, முடிவுகள், பொறுப்பாளர் மற்றும் காலக்கெடுவுடன் கூடிய செயல்பாடுகள், யார் பதிலளிக்க வேண்டும் என்பதுடன் தீர்க்கப்படாத கேள்விகள் ஆகியவற்றைப் பட்டியலிடுங்கள். காலக்கெடு அல்லது பொறுப்பாளர் ஒப்புக்கொள்ளப்படவில்லை என்றால், ஒப்புக்கொள்ளப்படவில்லை என்று எழுதுங்கள். ஒவ்வொரு முடிவுக்கும் ஆதாரமான வரியை மேற்கோள் காட்டுங்கள்.' முடிவு: முடிவுகள்: கட்டம் 1-இலிருந்து வலைப்பதிவுப் பகுதி நீக்கப்பட்டது ('வலைப்பதிவுப் பகுதியை நீக்க ஒப்புக்கொள்ளப்பட்டது'). செயல்பாடுகள்: மேய் காட்சித் தொகுப்பு v2-ஐ அனுப்புவார், காலக்கெடு ஒப்புக்கொள்ளப்படவில்லை. தீர்க்கப்படாத கேள்விகள்: முகப்புப் பக்கத் தேதி, வாடிக்கையாளர் 14-ஆம் தேதியை விரும்புகிறார், ஜாஸ் 21-ஆம் தேதியை முன்மொழிகிறார், செவ்வாய்க்கிழமை அழைப்பிற்குள் டாம் உறுதிப்படுத்த வேண்டும்; வாடிக்கையாளர் வழங்க வேண்டிய உரை, பொறுப்பாளர் ரியான், தேதி ஒப்புக்கொள்ளப்படவில்லை; புகைப்படச் செலவுத்திட்டத்தை ரியான் சரிபார்க்கிறார். இப்போது எவற்றைப் பின்தொடர வேண்டும் என்பதை டாம் துல்லியமாகப் பார்க்க முடிகிறது.

AI உருவாக்கிய கூட்டக் குறிப்புகளை, கூட்டத்தில் பேசப்பட்டவற்றுடன் ஒப்பிட்டு எப்படிச் சரிபார்ப்பது?

ஒவ்வொரு முடிவையும் அதற்காக மேற்கோள் காட்டப்பட்ட வரியுடன் ஒப்பிட்டுச் சரிபார்த்து, பொறுப்பேற்ற ஒவ்வொருவரும் தங்களுக்கான செயலை ஏற்றுக்கொண்டதை உறுதிசெய்யுங்கள். கூட்டம் நினைவில் இருக்கும்போதே பங்கேற்பாளர்கள் திருத்தங்களைச் செய்யும் வகையில் குறிப்புகளை விரைவாக அனுப்புங்கள். யாரும் சரிபார்க்காத சுருக்கம், பிழைகளுடன் கூட்டத்தின் அதிகாரப்பூர்வப் பதிவாகிவிடும்.

முடிவா அல்லது விருப்பமா?

'விரும்புகிறார்', 'நம்புகிறார்', 'நினைக்கிறார்', 'வேண்டும்' போன்ற சொற்கள் பொதுவாக இன்னும் முடிவெடுக்கப்படாத விஷயத்தைக் குறிக்கின்றன; எடுக்கப்பட்ட முடிவை அல்ல.

பொறுப்பாளர்கள்

ஒரு செயல் பணியை ஒருவர் ஏற்றுக்கொண்டால் மட்டுமே அது அவரது பொறுப்பாகும். ஏற்கப்படாத செயல் பணிகளைத் தீர்க்கப்படாத கேள்விகள் பகுதிக்கு மாற்றுங்கள்.

பெயர்களும் எண்களும்

உரையாடல் எழுத்துப் பதிவுகளில் பெயர்கள், தேதிகள் மற்றும் தொகைகள் தவறாகப் பதிவாகலாம். உங்கள் சொந்தக் குறிப்புகள் அல்லது நாள்காட்டியைப் பார்த்து அவற்றைத் திருத்துங்கள்.

உணர்வுபூர்வமான கருத்துகள்

தனிப்பட்ட கருத்துகள், பதிவில் சேர்க்க வேண்டாம் எனக் கூறப்பட்ட குறிப்புகள் மற்றும் பகிரப்பட்ட பதிவில் இடம்பெறக்கூடாத தனிநபர்கள் பற்றிய தகவல்கள் அனைத்தையும் நீக்குங்கள்.

செயற்கை நுண்ணறிவைப் பயன்படுத்தி கூட்டக் குறிப்புகளைத் தயாரிக்கும்போது ஏற்படும் பொதுவான தவறுகள் என்ன?

சுருக்கத்தைப் படிக்காமல் அனுப்புவதே மிகவும் பொதுவான தவறு. இதனால் ஓர் எதிர்பார்ப்பு காலக்கெடுவாகவும், ஒரு பரிந்துரை முடிவாகவும் மாறிவிடும். பிற தவறுகள்: மற்றவர்களுக்குத் தெரிவிக்காமல் பதிவு செய்வது, வார்ப்புருவில் பொறுப்பாளருக்கான நெடுவரிசை இருப்பதால் செயற்கை நுண்ணறிவு தானாக ஒருவரை உருவாக்க அனுமதிப்பது, உங்கள் கொள்கை அனுமதிக்கும் காலத்தைவிட முழு உரைப் பதிவை நீண்ட காலம் வைத்திருப்பது, மக்கள் செய்ய வேண்டிய பணிகளை மட்டுமே படிக்கும்போது நீண்ட விவரிப்புச் சுருக்கத்தை உருவாக்குவது.

Tosheo.ai கற்றல் பாதையில் கூட்டக் குறிப்புகள் எங்கு இடம்பெறுகின்றன?

திட்ட மேலாளர்கள், செயல்பாட்டுப் பிரிவினர், வாடிக்கையாளர் கணக்கு மேலாளர்கள் மற்றும் குழுத் தலைவர்களுக்கான Tosheo.ai பாட வரிசைகளில் கூட்டக் குறிப்புகள் தொடக்கத்திலேயே இடம்பெறுகின்றன. ஏனெனில், கலந்துரையாடலிலிருந்து முடிவுகளைப் பிரித்தறியும் பழக்கம் மற்ற எல்லா AI பணிகளுக்கும் பயன்படும். ஒழுங்கற்ற குறிப்புகளின் தொகுப்பைச் சுருக்குவது பயிற்சிப் பணியாக வழங்கப்படுகிறது. மதிப்பீட்டு வழிகாட்டியின் அடிப்படையிலான பின்னூட்டம், ஆதாரமின்றி உருவாக்கப்பட்ட ஒவ்வொரு பொறுப்பாளர், தேதி அல்லது முடிவையும் சுட்டிக்காட்டுகிறது.